Wie neue Office-Strukturen Kosten minimieren

Die Corona-Krise hat uns vieles gelehrt: vor allem den nutzenstiftenden Umgang mit neuen, digitalen Infrastrukturen als funktionierendes Arbeitsmittel. Der enorme Digitalisierungsschub in der Büroarbeit hat uns gezeigt, dass vieles, was wir vor Corona noch aufwendig analog erledigt haben, heute gar nicht mehr notwendig ist. Wie genial ist heute unsere Erkenntnis, dass man für einstündige Meetings nicht mehr von Hamburg nach München fliegen muss, einen ganzen Tag unterwegs ist, die Umwelt belastet und immense Kosten verursacht. Diese Meetings gehen auch effizienter über Teams, Zoom, Meet und diverse andere Video-Plattformen.

Wir bemerken aber auch gleichzeitig, wie wichtig manchmal der intensive direkte Austausch live und in Farbe ist – so von Mensch zu Mensch. Wir spüren dann nämlich die Schwingungen, die Zwischentöne und die kreative Inspiration der direkten Zusammenarbeit.

Dieser Artikel beleuchtet dieses Spannungsfeld zwischen offline und online in der neuen Bürowelt und die sinnvolle Kostenreduktion durch flexible Office-Strukturen.

7 Dinge wie Digitalisierung das Büro verändert hat

In den letzten zwei Jahren ist die Digitalisierung der Arbeit gewaltig vorangeschritten. Schätzungsweise fünf mal so schnell wie in zwei Jahren in Vor-Corona-Zeiten. Was hat sich im Büroleben vor allen Dingen verändert:

1. Weniger physische Anwesenheit im Office

Remote oder im Home Office können wir bei bestimmten Tätigkeiten entweder genauso effektiv abarbeiten wie im Office oder sogar noch effektiver.

2. Weniger Zusammenkünfte mit tatsächlicher Anwesenheit im selben Raum

Ein Meeting funktioniert auch über den Video-Screen, keine Frage. Hundertfach bewiesen. Wir müssen uns nicht immer in den Flieger setzen. Wir können die Beziehung zu Partnern und Kunden auch remote “kontrollieren”.

3. Weniger Dienstreisen

Wir haben gelernt, dass nicht immer der Aufwand lohnt, durch halb Deutschland oder noch weiter zu jetten, nur um ein Meeting mit dem Kunden zu machen. Tragisch: Diese Erkenntnis ist uns jetzt erst gekommen, weil wir vor Corona keine Konventionen bezüglich der Verwendung von Video-Plattformen vereinbart haben. Virtuelle Meetings waren jenseits unserer Vorstellungskraft. In diesen Tagen müssen wir wieder erfahren, auch ich leidvoll, wie kompliziert aktuell Reisen sind. Viele Flüge werden annulliert. Chaos auf den Flughäfen. Und weil so viele Flüge annulliert werden, sind auch gerade die Züge überfüllt. Reisen ist aufwendig und nervig. Und kostenaufwendiger als virtuelle Zusammentreffen.

4. Wir benutzen kaum noch das Festnetz

Durch Remote Work kommunizieren wir über unser Smartphone. Das ist gelernt. Wir wählen heute zuerst die Mobil-Nummer und dann erst die Festnetznummer.

5. Unsere Arbeitswerkzeuge sind mobil

Die Laptop-Dichte hat zugenommen, weil wir flexibel entscheiden wollen, wo wir arbeiten. Wir führen unser Hauptarbeitsmittel mit uns.

6. Immer weniger Serverschränke.

Wir benötigen keine Serverschränke mehr im Büro. Es gibt DSGVO-konforme Hostings von Daten in der Cloud. Der Zugriff ist leicht und wir können kollaborativ gemeinsam an Dateien arbeiten. Einfach vom Home Office aus. Schnell und unkompliziert.

7. Mehr digitale Office-Lösungen

Wenn wir nicht mehr so häufig in echt zusammenkommen, dann ist spätestens jetzt das Ausdrucken, Abheften und physische Einreichen von Abrechnungsbelegen ausgestorben. Die Büros werden papierloser. Es gibt digitale Tools, um Reisekosten-Belege einzureichen, wie arbeiten gemeinsam in der Cloud an Dokumenten. Wir schleppen keine Akten mehr mit uns herum.

Dieses veränderte, gelernte und aber auch ganz neuen Konventionen entsprechende Arbeitsverhalten hat zum Ergebnis, dass in vielen Bereichen der Arbeitnehmer zufriedener ist, mehr Freiräume bekommt und Output in Teilen sogar effizienter érreicht wird. Die breite Erfahrung ist keinesfalls, dass Teammitglieder im Home Office ihrer Verantwortung nicht gerecht werden oder sich dem Zugriff der Vorgesetzten entziehen. Im Gegenteil.

In den letzten Jahren ist zunehmend bewiesen, dass Remote Work funktionieren kann, wenn man die richtige Soft- und Hardware etabliert und die unterstützende Team- und Kommunikationskultur fördert. Im Laufe der Monate haben sich bestimmte Stilmittel im Arbeitsrhythmus etabliert, die trotz Remote Work Informationsfluss und Zusammenarbeit fördern. Diese Stilmittel sind z. B. das morgendliche hybride Daily oder das Freitagsmeeting mit versammelter Mannschaft und dem Rest der Kollegen zugeschaltet am Screen.

Aber wir haben manchmal auch leidvoll erfahren, das hin und wieder das enge Zusammenarbeiten mit echtem Blickkontakt ohne Bildschirm dazwischen sehr angenehm, menschelnd, erleichternd, motivierend und kreativ sein kann.

Wo analoge Zusammenkünfte sinnvoll sind

Bei sehr intensiven Projekten, welche einen gleichzeitigen Austausch von vielen Gewerken und Expertisen benötigen ist die zeitweise Zusammenkunft von Teams unglaublich hilfreich. Wir können schneller kommunizieren, schneller Gedanken austauschen, von einem Raum zum anderen wandern, um sich kurz rückzuversichern oder informell Befindlichkeiten zu klären.  Allemal hilft das echte Zusammenarbeiten, das Wir-Gefühl noch intensiver zu spüren und die gegenseitige Wertschätzung und Motivation unmittelbarer in die kreative Projektarbeit fließen zu lassen. Tja, und das Kleben von gelben Zettelchen oder die Entwicklung eines Schaubildes auf dem Flipchart bewirkt eine stärkere Dynamik als wenn wir das in die Workshop-Software Miro kritzeln.

Doch auch die Projektarbeit in Remote ist sinnvoll, wenn es einfach viel zu aufwendig wäre, dass das diverse Team aus allen Teilen der Welt an einem Ort real zusammenkommt. Da ist es dann doch viel kosteneffizienter, Kompetenzen ortsungebunden zu bündeln, die sonst nie zusammengekommen wären und aus diesem diversen Kompetenzmix die Kraft des Projekts zu ziehen. Das ist der geniale Vorteil der ortsungebundenen digitalen Zusammenarbeit.

Wenn es allerdings um Meinungsbildung, um Stimmungen, um Befindlichkeiten, um diffizile Aussprachen oder um geschäftliche Weichenstellungen geht, dann muss man zusammen kommen. Nur so ist die Wahrnehmung zwischen den Zeilen, das Erfassen der Schwingungen, die im Raum vibrieren, vollends möglich. Und diese Schwingungen machen mindestens 50 % der Entscheidungsfindung aus.

Das Einarbeiten und das Kennenlernen neuer Kollegen sollte unbedingt vor Ort passieren und nicht remote. Die ersten Wochen sind entscheidend, um ein Verständnis für die Bedürfnisse, die Stärken, die Schwächen und die Arbeitsweisen des neuen Mitarbeiters zu erhalten.

Das Vor-Ort-Sein im Büro, die spontane Interaktion mit Unternehmensmitgliedern, mit denen man eigentlich im festen Projektablauf gar keine Berührungspunkte hätte, gibt uns Möglichkeiten und Impulse für das nächste Projekt oder lässt vielleicht eine gemeinsame Idee entstehen, die sonst nie entstanden wäre. Ein Unternehmen ist immer auch eine Ansammlung verschiedener Menschen, die sich gegenseitig gut tun oder aber die sich auch mal nerven können, weil unmittelbar andere Meinungen oder Arbeitsweisen aufeinandertreffen. Aber diese Erlebnisse der Teamkommunikation sind wichtig, weil sie ein besseres Verständnis füreinander fördern und letztendlich Erfahrungen verursachen, wie optimale Teams zusammenwirken können. Siehe zu diesem Thema der hybriden Kultur auch diesen Artikel: Wirtschaftlich erfolgreich trotz New Work. 

Diese Erfahrungen hätten wir im rein digitalen Zusammenarbeiten am Remote Screen so nicht.

Die Mischung machts: Effiziente, kostenreduzierende Arbeitssysteme

Wir haben gesehen, wir brauchen die analoge, echte Zusammenkunft von Teamkollegen oder von Kunde und Dienstleister-Team. Und wir haben gesehen, wir brauchen oft gar nicht real zusammenkommen. Die digitalen Meetinglösungen ermöglichen effizientes Zusammenarbeiten von Teammitgliedern, die vielleicht so gar nicht zusammengekommen wären. Die Mischung machts.

Wir gewinnen Freiheiten für Kollegen, die ihre Familie, Arztbesuche oder Behördengänge einfacher in den Arbeitsalltag einbauen können. Und wir gewinnen Freiheiten im Unternehmen, die vor allem kostenreduzierend wirken und hier schlaglichtartig beleuchtet werden:

Reduzierung der Anbahnungskosten für neue Arbeitnehmer

Arbeitskräfte und damit ihre Expertise können leichter gewonnen werden, die ansonsten im klassischen Arbeitsverhältnis gar nicht zugänglich wären, entweder weil sie in einem anderen Erdteil zu hause sind oder weil sie ihren geliebten Wohnsitz in der Nähe des Firmensitzes nicht verlassen wollen. Zum täglichen Pendeln wäre der zu ggf. weit weg. Durch Remote Work hat das Unternehmen trotzdem Zugang zu einem Kompetenzträger gewonnen, den es sonst nicht bekommen hätte. Eventuelle Fahrtkostenzuschüsse für Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber fallen geringer aus.

Reduktion der Reisekosten

Es ist auch mal notwendig, Kunden und Kooperationspartner persönlich zu treffen. Aber längst nicht zu jedem Austausch müssen wir reisen. Wir haben definitiv erfahren, dass über Zoom und Co. der Austausch oft intensiver ist als per Telefon und so sehr schnell Weichen gestellt werden. Video-Meetings ersetzen zwar nicht persönliche Meetings, sie reduzieren aber definitiv die Häufigkeit von Meetings mit Anwesenheit. Flugkosten werden so auch in Zukunft deutlich reduziert werden.

Flexibilität bei Raummieten

Büroflächen werden zukünftig flexibler genutzt. Wenn die Mannschaftsstärke jetzt nach Corona und nach der aktuellen wirtschaftlichen Krise durch den Ukraine-Krieg irgendwann wieder steigt, müssen nicht in gleichem Maße Flächen hinzu gemietet werden. Durch den erhöhten Anteil von Remote Work sind nie alle gemeinsam zur gleichen Zeit vor Ort. Dadurch bekommt das Büro einen anderen Schwerpunkt. So wie sich die Handelslandschaft durch Digitalisierung und E-Commerce ändert und Geschäfte immer mehr zu Showrooms werden, werden Büros zu “Wowrooms”. Man trifft sich zu besonderen Anlässen, zu Events oder zum intensiven Austausch. Wenn man gemeinsam im Team im Büro ist, dann zelebriert man das mehr. Wir nutzen den Moment zu intensiverem Austausch.

Wenn wir weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter haben, bedeutet das, dass wir mit digitalen Buchungstools unsere Arbeitsplätze reservieren. Das ist immer besser möglich, weil wir immer weniger analogen Ballast (wie Akten und Ordner) mit uns herumschleppen. Sollten wir doch noch analoge Materialien benötigen, so lagern wir diese an zentralen Plätzen. Denkbar ist es, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Fach oder seinen Rollcontainer für die wesentlichen Dinge besitzt.

Mit Schiebetüren oder “Wandklapp-Elementen” verändern wir Raumgrößen und Grundrisse nach Bedarf. Vielleicht brauchen wir kurzfristig einen “Kreativ-Raum”, in dem ein spezifisches Team mit verschiedenen Kompetenzen an einem komplexen Projekt arbeitet. Diese Projekt benötigt für den Zeitraum des intensiven Austauschs persönliche Interaktion und kreatives Sparring. Das Projekt-Team gestaltet seinen Projektraum nach den Befürfnissen des Projektes. Nur für diesen Zweck ist dann in der Firma dieser Raum auf Zeit geschaffen worden.

Flexibilisierung der Telekommunikation

Aufwendige Telefonanlagen, fest installiert im Unternehmen, gehören der Vergangenheit an. Seien wir mal ehrlich. Wie häufig telefonieren wir noch über das Festnetz? Durch Remote Work ist unser Smartphone Kommunikationszentrale geworden. Sinnvoll ist es, jedem Mitarbeiter Smartphones an die Hand zu geben. Das erleichtert die Kommunikation mobil per Mail, Slack, Teams, Telefon etc. immens.

Wenn ein Unternehmen nicht alle Mitarbeiter mit Smartphones ausstatten will, dann eignen sich spezifische Apps auf den privaten Mobiltelefonen, welche per dienstlicher Nummer und mit separater Kostenabrechnung berufsbezogene Anrufe oder sonstige Kommunikation ermöglichen.

Skalierbarkeit der Datenhaltung durch Cloud Computing

Endlich wird unser Internet auch schneller. Cloudcomputing wird sich weiter verbreiten. Serverschränke im Unternehmen weniger werden. Wir sind oft genervt, wenn wir langsam über die VPN-Verbindung Daten auf den Server laden. Es werden bessere Cloud-Infrastrukturen entstehen, welche es erlauben, schnell und sicher auch große Datenmengen auszutauschen und zu archivieren. Gleichzeitig wird das gemeinsame Arbeiten an der gleichen Datei durch programm-spezifische Lösunen verbessert. Das hin und her schieben von V1 und V2_geaendert_von_Egon gehört endlich der Vergangenheit.

Wir bezahlen dann nur noch die Anzahl der angemeldeten User und das tatsächlich genutzte Datenvolumen.

Es ist also die richtige Mischung aus digitaler und analoger Arbeit mit echter Begegnung untereinander, die Arbeit erfolgreich macht. Es ist aber auch die Verantwortung eines jeden Teammitglieds auch mal entscheiden zu können, heute ins Büro zu gehen oder remote zu arbeiten. Das “Flexi-Office” mit dem richtigen Mix aus digitaler und analoger Infrastruktur macht Büroarbeit in Zukunft besser, effektiver und … günstiger. 

Kai Bösterling

Kai Bösterling ist seit 20 Jahren Berater in verschiedenen Werbe- und Kommunikationsagenturen. In den letzten Jahren verantwortete er in der Geschäftsleitung von Digitalagenturen die Markenberatung. In Agenturen wie Zum goldenen Hirschen und GREY klassisch ausgebildet, ist er heute überzeugt, dass Marke, Idee und Kundenerlebnis Leitfunktionen in Unternehmen übernehmen müssen – als geistige Haltung, als service-orientiertes Handeln für den Kunden und als Brücke zwischen digital und analog.