Как новые офисные структуры минимизируют расходы

Гибкий и устойчивый к кризисам офис Во времена инфляции и постоянной экономической неопределенности.

Гибкий офис с правильным сочетанием цифровой и аналоговой инфраструктуры сделает офисную работу лучше, эффективнее и … снизит затраты в будущем. Таким образом, именно правильное сочетание виртуальной, цифровой работы и аналоговых, реальных встреч друг с другом делает работу успешной.

Кризис Corona научил нас многому: прежде всего, тому, как использовать новые цифровые инфраструктуры в качестве рабочих инструментов. Огромный толчок к цифровизации в офисной работе показал нам, что многие вещи, которые мы делали в аналоговой форме до появления Corona, сегодня уже не нужны. Как гениально мы сегодня понимаем, что больше не нужно лететь из Гамбурга в Мюнхен на часовые встречи, тратить целый день на дорогу, загрязнять окружающую среду и нести огромные расходы. Эти встречи также проходят более эффективно с помощью Teams, Zoom, Meet и различных других видеоплатформ.

Но в то же время мы замечаем, как важно иногда иметь интенсивный прямой обмен мнениями вживую и в цвете — от человека к человеку. Мы ощущаем вибрации, нюансы и творческое вдохновение от прямого сотрудничества.

Данная статья проливает свет на это противоречие между офлайн и онлайн в новом офисном мире и на разумное снижение затрат за счет гибких офисных структур.

7 вещей, как цифровизация изменила офис

За последние два года цифровизация труда достигла огромного прогресса. По оценкам, это в пять раз быстрее, чем за два года в докоронные времена. Что больше всего изменилось в жизни офиса?

1. Меньше физического присутствия в офисе

Удаленно или в домашнем офисе мы можем работать над определенными видами деятельности так же эффективно, как в офисе, или даже более эффективно.

2. Меньше встреч с фактическим присутствием в одном помещении

Совещание также работает через видеоэкран, без сомнения. Доказано уже сотни раз. Нам не всегда нужно садиться в самолет. Мы также можем «контролировать» отношения с партнерами и клиентами удаленно.

3. Меньшее количество командировок

Мы поняли, что не всегда стоит лететь через пол-Германии или даже дальше, чтобы встретиться с клиентом. К сожалению, мы пришли к этому пониманию только сейчас, потому что до Corona мы не договорились ни о каких соглашениях относительно использования видеоплатформ. Виртуальные встречи были выше нашего воображения. В наши дни нам приходится снова переживать, и я тоже пережил, насколько сложны путешествия в настоящее время. Многие рейсы отменены. Хаос в аэропортах. А поскольку так много рейсов отменено, поезда также переполнены. Путешествия отнимают много времени и раздражают. И более дорогостоящие, чем виртуальные встречи.

4. Мы больше не пользуемся стационарным телефоном

Удаленная работа означает, что мы общаемся через смартфон. Этому можно научиться. Теперь мы набираем номер мобильного телефона первым, а номер стационарного телефона — вторым.

5. Наши рабочие инструменты мобильны

Плотность размещения ноутбуков увеличилась, потому что мы хотим быть гибкими в выборе места работы. Мы носим с собой наш главный рабочий инструмент.

6. Все меньше и меньше серверных шкафов

Нам больше не нужны серверные шкафы в офисе. Существует хостинг данных в облаке в соответствии с требованиями DSGVO. Доступ к нему прост, и мы можем совместно работать над файлами. Просто из домашнего офиса. Быстро и легко.

7. Больше решений для цифрового офиса

Если мы не встречаемся в реальной жизни так часто, как раньше, то распечатывание, подшивка и физическое предъявление квитанций для оплаты счетов теперь вымерло как минимум. Офисы становятся все более безбумажными. Существуют цифровые инструменты для предоставления квитанций о командировочных расходах, мы работаем над документами в облаке. Мы больше не носим с собой файлы.

Результатом такого изменения рабочего поведения, которое было усвоено, но также соответствует совершенно новым представлениям, является то, что во многих областях сотрудники более удовлетворены, имеют больше свободы, а в некоторых областях производительность даже достигается более эффективно. Широкий опыт отнюдь не означает, что члены команды в домашнем офисе не справляются со своими обязанностями или уходят из-под контроля начальства. Наоборот.

В последние годы все чаще доказывается, что удаленная работа может быть эффективной, если вы установите правильное программное и аппаратное обеспечение и создадите благоприятную атмосферу в коллективе и культуру общения. За несколько месяцев в рабочем ритме сложились определенные стилистические приемы, которые способствуют обмену информацией и сотрудничеству, несмотря на удаленную работу. Такими стилистическими приемами являются, например, ежедневный утренний гибрид или пятничное совещание со всей командой и остальными коллегами, подключенными к экрану.

Но мы также время от времени убеждаемся, что тесная совместная работа с реальным зрительным контактом без экрана между ними может быть очень приятной, человечной, облегчающей, мотивирующей и творческой.

Где аналоговые встречи имеют смысл

В очень интенсивных проектах, требующих одновременного обмена многими профессиями и опытом, временное объединение команд оказывается невероятно полезным. Мы можем быстрее общаться, быстрее обмениваться мыслями, переходить из одной комнаты в другую, чтобы ненадолго успокоить себя или неформально прояснить чувствительность.  В любом случае, настоящая командная работа помогает нам еще сильнее ощутить чувство «мы» и позволить взаимной благодарности и мотивации более непосредственно проникать в творческую работу над проектом. А наклеивание пожелтевших листков бумаги или разработка диаграммы на флипчарте создает более сильную динамику, чем написание ее в программе Miro workshop.

Но удаленная работа над проектом имеет смысл и в тех случаях, когда для разношерстной команды из разных уголков мира было бы слишком дорого собраться в одном месте в реальных условиях. Гораздо экономичнее объединить компетенции, которые в противном случае никогда бы не собрались вместе, и извлечь силу проекта из этого разнообразного сочетания компетенций. В этом и заключается гениальное преимущество независимого от местоположения цифрового сотрудничества.

Однако, когда речь идет о формировании мнений, настроений, чувствительности, сложных дебатах или определении курса для бизнеса, вы должны объединиться. Это единственный способ полностью воспринять между строк, уловить вибрации в комнате. И на эти вибрации приходится не менее 50 % принятия решений.

Ознакомление и знакомство с новыми коллегами должно происходить на месте, а не удаленно. Первые несколько недель крайне важны для того, чтобы понять потребности нового сотрудника, его сильные и слабые стороны и методы работы.

Нахождение на месте в офисе, спонтанное взаимодействие с членами компании, с которыми на самом деле не было бы никаких точек соприкосновения в рамках фиксированного проектного процесса, дает нам возможности и импульсы для следующего проекта или, возможно, позволяет возникнуть совместной идее, которая иначе никогда бы не появилась. Компания — это всегда собрание разных людей, которые приносят друг другу пользу или могут иногда действовать друг другу на нервы из-за того, что в компании сталкиваются разные мнения или способы работы. Но этот опыт общения в команде важен, поскольку он способствует лучшему пониманию друг друга и в конечном итоге вызывает опыт оптимальной совместной работы команд. По теме гибридной культуры см. также эту статью: Экономически успешный, несмотря на новую работу. 

У нас не было бы такого опыта в чисто цифровом сотрудничестве за удаленным экраном.

Микс делает разницу: Эффективные, снижающие затраты рабочие системы

Мы видели, что нам необходим аналог, реальная встреча коллег по команде или команды клиента и поставщика услуг. И мы убедились, что часто нам не нужно встречаться в реальной жизни. Цифровые решения для проведения совещаний позволяют эффективно сотрудничать между членами команды, которые могли бы и не собраться вместе в первый раз. Разница заключается в составе смеси.

Мы получаем свободу для коллег, которые могут легче вписать свою семью, визиты к врачу или посещение властей в свой рабочий распорядок дня. И мы получаем свободу внутри компании, которая, прежде всего, имеет эффект снижения затрат, о чем здесь и пойдет речь:

Сокращение расходов на подбор новых сотрудников

Легче нанимать работников и, соответственно, их опыт, которые иначе были бы недоступны в традиционных трудовых отношениях, либо потому что они находятся дома в другой части света, либо потому что они не хотят покидать свое любимое место жительства рядом с головным офисом компании. Это было бы слишком далеко для ежедневной поездки. Благодаря удаленной работе компания, тем не менее, получила доступ к компетентному специалисту, которого иначе не имела бы. Возможные льготы на проезд для сотрудников со стороны работодателя ниже.

Сокращение расходов на поездки

Иногда необходимо лично встречаться с клиентами и партнерами по сотрудничеству. Но мы ни в коем случае не обязаны посещать все биржи. Мы убедились, что обмен мнениями через Zoom и Co. часто более интенсивный, чем по телефону, и что курс может быть установлен очень быстро. Видеовстречи не заменяют личные встречи, но они определенно снижают частоту встреч с присутствием. Это также значительно снизит стоимость полетов в будущем.

Гибкость в аренде номеров

В будущем офисные помещения будут использоваться более гибко. Если в какой-то момент после Corona и после нынешнего экономического кризиса в связи с войной в Украине количество сотрудников снова увеличится, то не будет необходимости арендовать дополнительные площади в прежнем объеме. В связи с увеличением доли удаленной работы все сотрудники никогда не находятся на месте одновременно. Это придает офису другую направленность. Подобно тому, как ландшафт розничной торговли меняется благодаря цифровизации и электронной коммерции, а магазины все больше превращаются в демонстрационные залы, офисы становятся «комнатами вау». Люди встречаются по особым случаям, для проведения мероприятий или для интенсивного обмена мнениями. Когда вы находитесь в офисе вместе, как одна команда, вы больше празднуете. Мы используем момент для более интенсивного обмена.

Если у нас меньше рабочих мест, чем сотрудников, это означает, что мы используем цифровые инструменты бронирования для резервирования рабочих мест. Это становится все более возможным, поскольку мы носим с собой все меньше и меньше аналогового балласта (например, файлов и папок). Если нам все еще нужны аналоговые материалы, мы храним их в центральных местах. Можно предположить, что у каждого сотрудника есть свое отделение или рулонный контейнер для самого необходимого.

С помощью раздвижных дверей или «элементов, складывающихся в стену», мы меняем размеры комнат и планы этажей по мере необходимости. Возможно, нам нужна «творческая комната» на короткое время, где определенная команда с различными компетенциями работает над сложным проектом. Этот проект нуждается в личном взаимодействии и творческом спарринге на период интенсивного обмена. Проектная группа проектирует свое проектное пространство в соответствии с потребностями проекта. Это временное пространство было создано в компании исключительно для этой цели.

Повышение гибкости телекоммуникаций

Дорогостоящие телефонные системы, постоянно установленные в компании, уходят в прошлое. Давайте будем честными. Как часто мы все еще звоним по стационарной сети? Удаленная работа сделала наш смартфон центром коммуникации. Имеет смысл выдать каждому сотруднику смартфоны. Это значительно упрощает мобильное общение через почту, Slack, команды, телефон и т.д.

Если компания не хочет оснащать всех сотрудников смартфонами, то подойдут специальные приложения на личных мобильных телефонах, которые позволяют совершать рабочие звонки или другие коммуникации через рабочий номер и с отдельным учетом затрат.

Масштабируемость хранения данных с помощью облачных вычислений

Наконец, наш интернет также становится быстрее. Облачные вычисления получат более широкое распространение. Серверных шкафов в компании станет меньше. Нас часто раздражает, когда мы медленно загружаем данные на сервер через VPN-соединение. Появятся более совершенные облачные инфраструктуры, которые позволят быстро и безопасно обмениваться и архивировать даже большие объемы данных. В то же время совместная работа над одним и тем же файлом будет улучшена благодаря решениям, ориентированным на конкретные программы. Переключение V1 и V2_changed_by_Egon туда и обратно наконец-то осталось в прошлом.

В этом случае мы платим только за количество зарегистрированных пользователей и фактически использованный объем данных.

Поэтому именно правильное сочетание цифровой и аналоговой работы с реальными встречами друг с другом делает работу успешной. Но каждый член команды также несет ответственность за то, чтобы иметь возможность решать, идти ли ему сегодня в офис или работать удаленно. Гибкий офис» с правильным сочетанием цифровой и аналоговой инфраструктуры сделает офисную работу лучше, эффективнее и … дешевле в будущем. 

Kai Bösterling ist seit 20 Jahren Berater in verschiedenen Werbe- und Kommunikationsagenturen. In den letzten Jahren verantwortete er in der Geschäftsleitung von Digitalagenturen die Markenberatung. In Agenturen wie Zum goldenen Hirschen und GREY klassisch ausgebildet, ist er heute überzeugt, dass Marke, Idee und Kundenerlebnis Leitfunktionen in Unternehmen übernehmen müssen – als geistige Haltung, als service-orientiertes Handeln für den Kunden und als Brücke zwischen digital und analog.

Комментарии закрыты.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More