Как новите офис структури намаляват разходите до минимум
Гъвкавият и устойчив на кризи офис Във времена на инфлация и постоянна икономическа несигурност.
Гъвкавият офис с правилната комбинация от цифрова и аналогова инфраструктура ще направи работата в офис по-добра, по-ефективна и ще намали разходите в бъдеще. Така че успешната работа се дължи на правилната комбинация от работа от разстояние с работни взаимоотношения на живо.
Covid-19 ни научи на много неща: преди всичко как да използваме новите дигитални инфраструктури като работещи инструменти. Огромният тласък на дигитализацията в работата в офиса ни показа, че много от нещата, които сме правили в аналогова форма преди епидемията, днес вече не са необходими. Колко гениално е днешното ни разбиране, че вече не е необходимо да летите от Хамбург до Мюнхен за едночасови срещи, да прекарвате цял ден в пътуване, да замърсявате околната среда и да правите огромни разходи. Тези срещи протичат по-ефективно и чрез Teams, Zoom, Meet и различни други видео платформи.
Същевременно обаче забелязваме колко е важно понякога да се осъществи пряк контакт на живо – човек с човек. Тогава усещаме вибрациите, нюансите и творческото вдъхновение от прякото сътрудничество.
Тази статия хвърля светлина върху положителните и отрицателните страни на офлайн и онлайн работните процеси, и по-ниските разходи чрез гъвкави офис структури.
7 промени в офиса след дигитализацията
През последните две години дигитализацията на работните процеси напредна значително. Смята се, че тя се рапространява пет пъти по-бързо, отколкото за две години преди пандемията. Кои са най-ярките промени в офиса?
1. По-малко физическо присъствие в офиса
Отдалечено или в домашния офис можем да работим по определени дейности също толкова ефективно, колкото и в офиса, или дори по-ефективно.
2. По-малко срещи с реално присъствие в една и съща стая
Срещите се провеждат и от разстояние. Вече не е задължително да се качваме на самолет. Можем също така да „контролираме“ отношенията с партньори и клиенти от разстояние.
3. По-малко бизнес пътувания
Научихме, че невинаги си заслужава да прекосяваме половин Германия или дори по-далеч, само за да проведем среща с клиент. Трагично е, че осъзнахме това едва сега, защото не бяхме постигнали съгласие за никакви конвенции относно използването на видеоплатформи преди Covid-19. Виртуалните срещи надхвърлиха очакванията ни. В днешно време се налага да изпитаме отново колко сложно е пътуването в момента. Много полети са отменени. Хаос по летищата. И тъй като много полети са отменени, влаковете също са препълнени. Пътуването отнема много време и е досадно.
4. Вече почти не използваме стационарния телефон
Дистанционната работа означава, че общуваме чрез смартфона си. Това е научено. Сега първо набираме мобилния номер, а след това стационарния.
5. Мобилни работни инструменти
Броят на лаптопите се увеличи, защото искаме да сме гъвкави при определянето на работното си място. Носим основния си работен инструмент със себе си.
6. Все по-малко сървърни помещения
Вече нямаме нужда от сървърни помещения в офиса. Съществува съвместим с DSGVO облачен хостинг на данни. Достъпът е лесен и можем да работим съвместно с файловете. Просто от домашния офис. Бързо и лесно.
7. Още дигитални офис решения
Ако не се събираме в реалния живот толкова често, колкото преди, отпечатването, архивирането и физическото представяне на разписки за фактуриране изчезва. Офисите стават все по-безхартиени. Има дигитални инструменти за подаване на разписки за пътни разходи, работим съвместно върху документи в облака. Вече не носим хартиени документи със себе си.
Резултатът от тази промяна в работното поведение, която е била усвоена, но също така отговаря на напълно нови конвенции е, че в много области служителите са по-удовлетворени, имат повече свобода и в някои области дори се постига по-ефективно производство. Опитът в никакъв случай не показва, че членовете на екипа в домашния офис не изпълняват задълженията си или се отдръпват от обсега на своите началници. Напротив.
През последните години все по-често се доказва, че работата от разстояние може да е ефективна, ако създадете правилния софтуер и хардуер и насърчите културата на работа в екип и добра комуникация. С течение на месеците в работния ритъм се утвърдиха определени похвати, които насърчават информационния поток и сътрудничеството въпреки работата от разстояние. Тези похвати са например сутрешни срещи или петъчна среща с целия екип и останалите колеги, свързани с екрана.
Но от време на време се убеждаваме, че работата в тясно сътрудничество с реален визуален контакт без екран може да бъде много приятна, човечна, улесняваща, мотивираща и творческа.
Къде има смисъл от аналогови срещи
При много интензивни проекти, които изискват едновременен обмен на много професии и опит, временното събиране на екипи е изключително полезно. Можем да общуваме по-бързо, да обменяме мисли по-бързо, да се преместваме от една стая в друга, за да се успокоим за кратко или да изясним неофициално чувствителни въпроси. Във всички случаи истинската работа в екип ни помага да усетим още по-силно чувството „ние“ и да позволим на взаимната признателност и мотивация да се влеят по-пряко в творческата работа по проекта. А лепенето на пожълтели листове хартия или разработването на диаграма върху флипчарт създава по-силна динамика, отколкото записването в уъркшопа Miro.
Но работата по проекти от разстояние има смисъл и когато просто би било твърде скъпо разнородният екип от всички краища на света да се събере на едно място в реални условия. Много по-рентабилно е да се обединят компетентности, които иначе никога не биха се събрали, и да се извлече силата на проекта от тази разнообразна комбинация. Това е гениалното предимство на независимото от местоположението дигитално сътрудничество.
Когато обаче става дума за формиране на мнения, настроения, чувствителност, трудни дебати или определяне на курса на бизнеса, трябва да се обедините. Това е единственият начин за пълноценно проникване между редовете, за възприемане на вибрациите в стаята. Тези вибрации са причина за поне 50% от процеса на вземане на решения.
Запознаването и опознаването на новите колеги определено трябва да става на място, а не от разстояние. Първите няколко седмици са изключително важни за опознаване на нуждите, силните и слабите страни и начина на работа на новия служител.
Намирайки се на място в офиса, спонтанното взаимодействие с членове на компанията, с които човек всъщност не би имал никакъв контакт в рамките на фиксирания процес на проект, ни дава възможности и импулси за следващия проект или да се появи съвместна идея. Една компания винаги е съвкупност от различни хора, които са добри един към друг или които понякога могат да си лазят по нервите, защото имат различни мнения или различни начини на работа. Но тези преживявания в екипната комуникация са важни, защото насърчават по-доброто взаимно разбиране и в крайна сметка водят до опит за това как оптимално да заедно работят заедно. По темата за хибридната култура вижте също тази статия: Да бъдеш икономически успешен в днешно време
Не бихме могли да придобием този опит при изцяло дигитално сътрудничество.
Комбинацията прави разликата: Ефективни, намаляващи разходите работни системи
Видяхме, че се нуждаем от аналогова, реална среща на колегите от екипа или на екипа на клиента и доставчика на услугата. И видяхме, че често няма нужда да се срещаме на живо.
Възможността за работа от разстояние, позволява по-лесно съчетание на служебните задължения със семейството, посещенията при лекаря или административни ангажименти. Освен това получаваме свобода в рамките на компанията, която преди всичко има ефект на намаляване на разходите, които са изброени тук:
Намаляване на разходите за нови служители
По-лесно е да се наемат работници, които иначе не биха били достъпни при традиционни трудови отношения, защото са си у дома в друга част на света или не искат да напускат любимото си жилище в близост до централата на компанията. Това би било твърде далеч за ежедневно пътуване. Благодарение на дистанционната работа компанията все пак е получила достъп до компетентно лице, което иначе не би имала. Възможните командировъчни за служителите от страна на работодателя са по-ниски.
Намаляване на разходите за пътуване
Понякога е необходимо да се срещнете лично с клиенти и партньори за сътрудничество. Но далеч не е необходимо да пътуваме за всяко нещо. Напълно сме наясно, че интеракциите чрез Zoom и Co. са често по-интензивни, отколкото по телефона, и че резултатът се определя много бързо. Видеосрещите не заместват срещите лице в лице, но определено намаляват честотата на присъствените срещи. По този начин разходите за полети в бъдеще също ще бъдат значително намалени.
Гъвкавост при наем на офис площи
Офис площите ще се използват по-гъвкаво в бъдеще. Ако броят на служителите отново се увеличи след короната и настоящата икономическа криза, причинена от войната в Украйна, няма да има нужда от наемане на допълнителни помещения в същия размер. Поради все по-големия дял на дистанционната работа всички никога не са заедно на едно място по едно и също време. Това дава на офиса различен фокус. Точно както ландшафтът на търговията на дребно се променя чрез дигитализация и електронна търговия, а магазините все повече се превръщат в изложбени зали, така и офисите се превръщат в „wow стаи“. Хората се срещат по специални поводи, за събития или за интензивен обмен.
Ако имаме по-малко работни места, отколкото служители, това означава, че използваме инструменти за цифрова резервация, за да резервираме работните си места. Това е все по-възможно, защото носим все по-малко аналогов баласт (като файлове и папки) със себе си. Ако все още имаме нужда от аналогови материали, ги съхраняваме на централни места. Възможно е всеки служител да разполага със собствено отделение или контейнер за основните вещи.
С помощта на плъзгащи се врати или „сгъваеми стенни елементи“ променяме размерите на помещенията и плановете на етажите според нуждите. Може би се нуждаем от „творческа стая“ в кратък срок, където определен екип с различни компетенции да работи по сложен проект. Този проект се нуждае от лично взаимодействие и творчески спаринг за периода на интензивен обмен. Екипът на проекта проектира своето проектно пространство в съответствие с нуждите на проекта. Това временно пространство е създадено в компанията единствено за тази цел.
Повишаване на гъвкавостта на телекомуникациите
Скъпите телефонни системи, постоянно инсталирани във фирмата, остават в миналото. Нека бъдем честни. Колко често все още провеждаме телефонни разговори чрез фиксираната мрежа? Дистанционната работа превърна смартфона ни в център за комуникация. Има смисъл да дадете на всеки служител смартфони. Това прави мобилната комуникация чрез поща, Slack, teams, телефон и т.н. много по-лесна.
Ако компанията не желае да оборудва всички служители със смартфони, тогава са подходящи специфични приложения за личните мобилни телефони, които позволяват провеждането на разговори, свързани с работата, или друга комуникация чрез служебен номер и с отделно отчитане на разходите.
Мащабируемост на съхранението на данни чрез изчисления в облак
И накрая, нашият интернет също става все по-бърз. Изчисленията в облак ще станат по-широко разпространени. Сървърните помещения в компанията ще станат по-малко. Често се дразним, когато бавно зареждаме данни на сървъра чрез VPN връзката. Ще се появят по-добри облачни инфраструктури, които ще позволят бърз и сигурен обмен и архивиране на големи количества данни. В същото време съвместната работа по един и същи файл ще бъде подобрена чрез специфични функционалности. Преместването на V1 и V2_geaendert_von_Egon напред и назад най-накрая остана в миналото.
След това плащаме само за броя на регистрираните потребители и за действително използвания обем данни.
Така че успешната работа се дължи на правилната комбинация от дигитална и аналогова работана живо. Но също така всеки член на екипа трябва да може да реши дали да отиде в офиса днес, или да работи от разстояние. „Гъвкавият офис“ с подходяща комбинация от дигитална и аналогова инфраструктура ще направи работата в офиса по-добра, по-ефективна и… по-евтина в бъдеще.
Comments are closed.