Cómo las nuevas estructuras de las oficinas minimizan los costes
La oficina flexible y a prueba de crisis En tiempos de inflación e incertidumbre económica persistente.
La oficina flexible con la combinación adecuada de infraestructura digital y analógica hará que el trabajo de oficina sea mejor, más eficaz y … reduzca los costes en el futuro. Por tanto, la mezcla adecuada de trabajo virtual, digital, y analógico, de encuentros reales, es lo que hace que el trabajo tenga éxito.
La crisis de Corona nos ha enseñado muchas cosas: sobre todo, cómo utilizar las nuevas infraestructuras digitales como herramientas de trabajo funcionales. El enorme impulso de la digitalización en el trabajo de oficina nos ha demostrado que muchas de las cosas que hacíamos de forma analógica antes de Corona ya no son necesarias hoy en día. Qué ingenioso es darse cuenta hoy de que ya no hay que volar de Hamburgo a Múnich para reuniones de una hora, pasar un día entero en la carretera, contaminar el medio ambiente e incurrir en costes inmensos. Estas reuniones también son más eficientes a través de Teams, Zoom, Meet y otras plataformas de vídeo.
Pero al mismo tiempo nos damos cuenta de lo importante que es a veces tener un intenso intercambio directo en vivo y en directo, de persona a persona. Entonces sentimos las vibraciones, los matices y la inspiración creativa de la colaboración directa.
Este artículo arroja luz sobre esta tensión entre lo offline y lo online en el nuevo mundo de las oficinas y la sensible reducción de costes mediante estructuras de oficina flexibles.
Índice
7 cosas que la digitalización ha cambiado en la oficina
En los dos últimos años, la digitalización del trabajo ha progresado enormemente. Se calcula que es cinco veces más rápido que en dos años en la época anterior a Corona. ¿Qué es lo que más ha cambiado en la vida de la oficina?
1. Menos presencia física en la oficina
A distancia o en la oficina en casa, podemos trabajar en ciertas actividades con la misma eficacia que en la oficina o incluso más.
2. Menos reuniones con presencia real en la misma sala.
Una reunión también funciona a través de la pantalla de vídeo, sin duda. Demostrado cien veces. No siempre tenemos que subirnos a un avión. También podemos «controlar» la relación con socios y clientes a distancia.
3. Menos viajes de negocios
Hemos aprendido que no siempre merece la pena cruzar media Alemania o incluso más lejos sólo para tener una reunión con un cliente. Trágicamente, sólo hemos llegado a esta conclusión ahora porque no nos pusimos de acuerdo en ninguna convención sobre el uso de las plataformas de vídeo antes de Corona. Las reuniones virtuales iban más allá de nuestra imaginación. Estos días tenemos que volver a experimentar, y yo también lo he sufrido, lo complicado que es viajar actualmente. Muchos vuelos se cancelan. Caos en los aeropuertos. Y como se cancelan tantos vuelos, los trenes también están abarrotados. Viajar es una pérdida de tiempo y una molestia. Y más costosas que las reuniones virtuales.
4. Ya casi no usamos el teléfono fijo
El trabajo a distancia significa que nos comunicamos a través de nuestro smartphone. Esto se aprende. Ahora marcamos primero el número del móvil y después el del teléfono fijo.
5. Nuestras herramientas de trabajo son móviles
La densidad de ordenadores portátiles ha aumentado porque queremos ser flexibles a la hora de decidir dónde trabajar. Llevamos nuestra principal herramienta de trabajo con nosotros.
6. Cada vez menos armarios de servidores.
Ya no necesitamos armarios para servidores en la oficina. Existe un alojamiento de datos en la nube que cumple con la DSGVO. El acceso es fácil y podemos trabajar juntos en los archivos. Simplemente desde la oficina en casa. De forma rápida y sencilla.
7. Más soluciones de oficina digital
Si no nos reunimos en la vida real tan a menudo como antes, imprimir, archivar y presentar físicamente los recibos de facturación se ha extinguido a más tardar. Las oficinas cada vez tienen menos papel. Hay herramientas digitales para presentar recibos de gastos de viaje, colaboramos en documentos en la nube. Ya no llevamos archivos a cuestas.
El resultado de este cambio en el comportamiento laboral, que ha sido aprendido pero que también corresponde a convenciones completamente nuevas, es que en muchos ámbitos los empleados están más satisfechos, tienen más libertad y el rendimiento se consigue incluso de forma más eficiente en algunas áreas. La experiencia generalizada no significa que los miembros del equipo en la oficina de origen no cumplan con sus responsabilidades o se sustraigan a las garras de los superiores. Al contrario.
En los últimos años, se ha demostrado cada vez más que el trabajo a distancia puede funcionar si se establecen el software y el hardware adecuados y se fomenta una cultura de comunicación y de equipo de apoyo. Con el paso de los meses, se han establecido ciertos dispositivos estilísticos en el ritmo de trabajo que favorecen el flujo de información y la colaboración a pesar del trabajo a distancia. Estos dispositivos estilísticos son, por ejemplo, el híbrido matutino diario o la reunión de los viernes con todo el equipo y el resto de compañeros conectados a la pantalla.
Pero también hemos experimentado de vez en cuando que trabajar en estrecha colaboración con un contacto visual real, sin una pantalla de por medio, puede ser muy agradable, humanizador, facilitador, motivador y creativo.
Cuando las reuniones analógicas tienen sentido
En proyectos muy intensos que requieren el intercambio simultáneo de muchos oficios y conocimientos, la reunión temporal de equipos es increíblemente útil. Podemos comunicarnos más rápido, intercambiar pensamientos con mayor celeridad, pasar de una habitación a otra para tranquilizarnos brevemente o aclarar informalmente sensibilidades. En todos los casos, el verdadero trabajo en equipo nos ayuda a sentir el «nosotros» más intensamente y a dejar que el aprecio y la motivación mutuos fluyan más directamente en el trabajo creativo del proyecto. Y pegar papeles amarillos o desarrollar un diagrama en el rotafolio crea una dinámica más fuerte que garabatearla en el software del taller Miro.
Pero el trabajo en proyectos a distancia también tiene sentido cuando, sencillamente, sería demasiado costoso para el equipo diverso de todas las partes del mundo reunirse en un lugar en términos reales. Es mucho más rentable agrupar competencias que, de otro modo, nunca se habrían reunido y sacar la fuerza del proyecto de esta mezcla diversa de competencias. Esa es la ingeniosa ventaja de la cooperación digital independiente de la ubicación.
Sin embargo, cuando se trata de formar opiniones, estados de ánimo, sensibilidades, debates difíciles o de marcar el rumbo de los negocios, hay que unirse. Es la única manera de percibir plenamente entre líneas, de captar las vibraciones de la sala. Y estas vibraciones representan al menos el 50 % de la toma de decisiones.
La familiarización y el conocimiento de los nuevos colegas deben producirse sin duda en el lugar y no a distancia. Las primeras semanas son cruciales para conocer las necesidades del nuevo empleado, sus puntos fuertes y débiles y su forma de trabajar.
Al estar en la oficina, la interacción espontánea con miembros de la empresa con los que uno no tendría ningún punto de contacto en el proceso fijo del proyecto, nos da oportunidades e impulsos para el siguiente proyecto o quizás permite que surja una idea conjunta que de otro modo nunca habría surgido. Una empresa es siempre un conjunto de personas diferentes que se hacen un bien o que a veces pueden ponerse de los nervios porque confluyen opiniones o formas de trabajar diferentes. Pero estas experiencias de comunicación en equipo son importantes porque promueven una mejor comprensión de los demás y, en última instancia, provocan experiencias de cómo pueden trabajar juntos los equipos óptimos. Sobre este tema de la cultura híbrida, véase también este artículo: Éxito económico a pesar del nuevo trabajo.
No tendríamos estas experiencias en una colaboración puramente digital en la pantalla remota.
La mezcla marca la diferencia: sistemas de trabajo eficientes y que reducen los costes
Hemos visto que necesitamos la reunión analógica y real de los compañeros de equipo o del equipo de clientes y proveedores de servicios. Y hemos visto que a menudo no necesitamos encontrarnos en la vida real. Las soluciones digitales para reuniones permiten una colaboración eficaz entre los miembros del equipo que no se habrían reunido en un principio. La mezcla marca la diferencia.
Ganamos en libertad para los compañeros, que pueden encajar más fácilmente su familia, las citas con el médico o las visitas a las autoridades en su rutina diaria de trabajo. Y ganamos libertades dentro de la empresa, que sobre todo tienen un efecto de reducción de costes y se destacan aquí:
Reducción de los costes de contratación de nuevos empleados
Es más fácil contratar a trabajadores y, por tanto, su experiencia, que de otro modo no serían accesibles en una relación laboral tradicional, ya sea porque están en su casa en otra parte del mundo o porque no quieren dejar su querida residencia cerca de la sede de la empresa. Esto sería demasiado lejos para un viaje diario. A través del trabajo a distancia, la empresa ha accedido, sin embargo, a una persona de competencia que no habría tenido de otro modo. Las posibles dietas de viaje de los empleados por parte del empresario son menores.
Reducción de los gastos de viaje
A veces es necesario reunirse con los clientes y los socios de cooperación en persona. Pero de ninguna manera tenemos que viajar a todos los intercambios. Sin duda, hemos comprobado que el intercambio a través de Zoom y Co. es a menudo más intenso que por teléfono y que el curso puede establecerse muy rápidamente. Las reuniones por vídeo no sustituyen a las reuniones presenciales, pero sin duda reducen la frecuencia de las reuniones presenciales. De este modo, los costes de los vuelos también se reducirán considerablemente en el futuro.
Flexibilidad en el alquiler de habitaciones
El espacio de las oficinas se utilizará de forma más flexible en el futuro. Si el número de empleados vuelve a aumentar después de Corona y de la actual crisis económica provocada por la guerra de Ucrania, no habrá necesidad de alquilar espacio adicional en la misma medida. Debido al aumento de la proporción de trabajo a distancia, nunca están todos juntos en el sitio al mismo tiempo. Esto da a la oficina un enfoque diferente. Al igual que el panorama del comercio minorista está cambiando a través de la digitalización y el comercio electrónico y las tiendas se están convirtiendo cada vez más en salas de exposición, las oficinas se están convirtiendo en «salas wow». Las personas se reúnen en ocasiones especiales, para eventos o para un intercambio intensivo. Cuando estáis en la oficina juntos como un equipo, lo celebráis más. Aprovechamos el momento para un intercambio más intenso.
Si tenemos menos lugares de trabajo que empleados, eso significa que utilizamos herramientas de reserva digital para reservar nuestros lugares de trabajo. Esto es cada vez más posible porque cada vez llevamos menos lastre analógico (como archivos y carpetas) con nosotros. Si todavía necesitamos materiales analógicos, los almacenamos en lugares centrales. Es concebible que cada empleado tenga su propio compartimento o contenedor de rollos para lo esencial.
Con las puertas correderas o los «elementos plegables de la pared» cambiamos el tamaño de las habitaciones y los planos de la planta según sea necesario. Tal vez necesitemos una «sala creativa» a corto plazo, donde un equipo específico con diferentes competencias trabaje en un proyecto complejo. Este proyecto necesita una interacción personal y un intercambio creativo durante el periodo de intercambio intensivo. El equipo del proyecto diseña su espacio en función de las necesidades del proyecto. Este espacio temporal se ha creado en la empresa exclusivamente para este fin.
Flexibilización de las telecomunicaciones
Los costosos sistemas telefónicos, instalados permanentemente en la empresa, son cosa del pasado. Seamos sinceros. ¿Con qué frecuencia seguimos haciendo llamadas telefónicas a través de la red fija? El trabajo a distancia ha convertido nuestro smartphone en el centro de comunicación. Tiene sentido dar a todos los empleados teléfonos inteligentes. Esto facilita enormemente la comunicación móvil a través del correo, Slack, equipos, teléfono, etc.
Si una empresa no quiere equipar a todos los empleados con smartphones, son adecuadas las aplicaciones específicas en los teléfonos móviles privados, que permiten realizar llamadas relacionadas con el trabajo u otras comunicaciones a través de un número de empresa y con una contabilidad de costes independiente.
Escalabilidad del almacenamiento de datos mediante la computación en nube
Por último, nuestro Internet también es cada vez más rápido. La computación en nube se generalizará. Los armarios de los servidores de la empresa serán cada vez menos. A menudo nos molestamos cuando cargamos lentamente los datos en el servidor a través de la conexión VPN. Surgirán mejores infraestructuras en la nube, que permitirán intercambiar y archivar incluso grandes cantidades de datos de forma rápida y segura. Al mismo tiempo, se mejorará el trabajo conjunto en un mismo expediente mediante soluciones específicas para cada programa. El cambio de V1 y V2_changed_by_Egon de un lado a otro es por fin cosa del pasado.
Entonces sólo pagamos por el número de usuarios registrados y el volumen de datos realmente utilizado.
Por tanto, la mezcla adecuada de trabajo digital y analógico con encuentros reales entre sí es lo que hace que el trabajo tenga éxito. Pero también es responsabilidad de cada miembro del equipo poder decidir si va a la oficina hoy o trabaja a distancia. La «oficina flexible», con la combinación adecuada de infraestructura digital y analógica, hará que el trabajo de oficina sea mejor, más eficaz y… más barato en el futuro.
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