Comment les nouvelles structures de bureau minimisent les coûts

La crise Corona nous a appris beaucoup de choses : avant tout, à utiliser les nouvelles infrastructures numériques comme un outil de travail efficace. L’énorme poussée de la numérisation dans le travail de bureau nous a montré que beaucoup de choses que nous faisions encore de manière analogique et coûteuse avant Corona ne sont plus du tout nécessaires aujourd’hui. Quel génie de constater que pour des réunions d’une heure, il n’est plus nécessaire de prendre l’avion de Hambourg à Munich, de passer une journée entière sur la route, de polluer l’environnement et de générer d’immenses coûts. Ces réunions se déroulent également de manière plus efficace via Teams, Zoom, Meet et diverses autres plates-formes vidéo.

Mais nous remarquons aussi à quel point il est parfois important d’avoir un échange direct et intensif, en direct et en couleur, comme ça, de personne à personne. Nous ressentons alors les vibrations, les nuances et l’inspiration créative de la collaboration directe.

Cet article met en lumière ce champ de tension entre offline et online dans le nouveau monde du bureau et la réduction judicieuse des coûts grâce à des structures de bureau flexibles.

7 choses que la numérisation a changé au bureau

Au cours des deux dernières années, la numérisation du travail a fait des progrès considérables. On estime qu’elle est cinq fois plus rapide qu’en deux ans, à l’époque pré-Corona. Qu’est-ce qui a changé dans la vie de bureau avant tout ?

1. Moins de présence physique au bureau

Pour certaines activités, nous pouvons travailler à distance ou à domicile aussi efficacement qu’au bureau, voire même plus efficacement.

2. Moins de réunions avec présence effective dans la même pièce.

Une réunion fonctionne aussi via l’écran vidéo, cela ne fait aucun doute. C’est prouvé des centaines de fois. Nous ne devons pas toujours prendre l’avion. Nous pouvons aussi « contrôler » à distance les relations avec les partenaires et les clients.

3. Moins de déplacements professionnels

Nous avons appris qu’il ne valait pas toujours la peine de traverser la moitié de l’Allemagne, voire plus loin encore, à bord d’un jet, juste pour faire une réunion avec un client. Tragique : nous venons seulement d’en prendre conscience parce qu’avant Corona, nous n’avions pas convenu de conventions concernant l’utilisation de plates-formes vidéo. Les réunions virtuelles étaient au-delà de notre imagination. Ces jours-ci, nous devons à nouveau constater, moi aussi à mes dépens, combien les voyages sont actuellement compliqués. De nombreux vols sont annulés. Le chaos dans les aéroports. Et parce que tant de vols sont annulés, les trains sont également bondés. Voyager est fastidieux et énervant. Et plus coûteux que les rencontres virtuelles.

4. Nous n’utilisons presque plus le téléphone fixe

Grâce au travail à distance, nous communiquons via notre smartphone. Nous avons appris à le faire. Aujourd’hui, nous composons d’abord le numéro de téléphone mobile avant de composer le numéro de téléphone fixe.

5. Nos outils de travail sont mobiles

La densité des ordinateurs portables a augmenté parce que nous voulons décider de manière flexible de l’endroit où nous travaillons. Nous emportons notre principal outil de travail avec nous.

6. De moins en moins d’armoires de serveurs.

Nous n’avons plus besoin d’armoires de serveurs au bureau. Il existe des hébergements de données conformes au RGPD dans le cloud. L’accès est facile et nous pouvons travailler ensemble sur des fichiers de manière collaborative. Tout simplement depuis le bureau à domicile. Rapidement et sans complications.

7. Davantage de solutions de bureau numérique

Si nous ne nous réunissons plus aussi souvent en vrai, c’est au plus tard maintenant que l’impression, le classement et la remise physique des justificatifs de facturation ont disparu. Les bureaux se débarrassent du papier. Il existe des outils numériques pour présenter les justificatifs de frais de déplacement, nous travaillons ensemble sur des documents dans le cloud. Nous ne transportons plus de dossiers avec nous.

Ce changement de comportement au travail, appris mais aussi conforme à de toutes nouvelles conventions, a pour résultat que, dans de nombreux domaines, le travailleur est plus satisfait, a plus de liberté et que l’output est même en partie atteint de manière plus efficace. L’expérience montre que les membres d’une équipe travaillant à domicile n’assument pas leurs responsabilités et ne se soustraient pas à l’influence de leurs supérieurs. Bien au contraire.

Ces dernières années, il a été de plus en plus prouvé que le travail à distance pouvait fonctionner si l’on mettait en place les logiciels et le matériel adéquats et si l’on encourageait une culture d’équipe et de communication favorable. Au fil des mois, certaines figures de style se sont imposées dans le rythme de travail, qui favorisent le flux d’informations et la collaboration malgré le travail à distance. Il s’agit par exemple de la journée hybride du matin ou de la réunion du vendredi avec l’équipe réunie et le reste des collègues connectés à l’écran.

Mais nous avons aussi parfois appris à nos dépens que, de temps en temps, la collaboration étroite avec un vrai contact visuel sans écran entre les deux peut être très agréable, humanisante, facilitante, motivante et créative.

Lorsque des réunions analogues sont utiles

Pour les projets très intensifs qui nécessitent un échange simultané de nombreux corps de métier et d’expertises, la réunion temporaire des équipes est incroyablement utile. Nous pouvons communiquer plus rapidement, échanger des idées plus rapidement, nous déplacer d’une pièce à l’autre pour nous rassurer brièvement ou clarifier des sensibilités de manière informelle.  La véritable collaboration aide à ressentir encore plus intensément le sentiment d’appartenance à une équipe et à faire en sorte que l’estime et la motivation mutuelles se reflètent plus directement dans le travail créatif du projet. Et le fait de coller des petits papiers jaunes ou de développer un schéma sur le flipchart crée une dynamique plus forte que lorsque nous gribouillons cela dans le logiciel d’atelier Miro.

Mais le travail de projet à distance est également utile lorsqu’il serait tout simplement trop coûteux de réunir en un seul endroit une équipe diverse venant des quatre coins du monde. Il est alors beaucoup plus rentable de regrouper des compétences qui ne se seraient jamais rencontrées autrement et de tirer la force du projet de ce mélange de compétences. C’est l’avantage génial de la collaboration numérique mobile.

Mais lorsqu’il s’agit de former des opinions, des humeurs, des sensibilités, des débats délicats ou des orientations commerciales, il faut se réunir. Ce n’est qu’ainsi que la perception entre les lignes, la saisie des vibrations qui vibrent dans la pièce, est pleinement possible. Et ces vibrations représentent au moins 50 % de la prise de décision.

L’intégration et la connaissance de nouveaux collègues doivent absolument se faire sur place et non à distance. Les premières semaines sont cruciales pour comprendre les besoins, les forces, les faiblesses et les méthodes de travail du nouveau collaborateur.

Le fait d’être sur place au bureau, d’interagir spontanément avec des membres de l’entreprise avec lesquels on n’aurait en fait aucun point de contact dans le déroulement fixe du projet, nous donne des possibilités et des impulsions pour le prochain projet ou fait peut-être naître une idée commune qui n’aurait jamais vu le jour autrement. Une entreprise est toujours un ensemble de personnes différentes qui se font du bien les unes aux autres, mais qui peuvent aussi s’énerver parce que leurs opinions ou leurs méthodes de travail sont directement différentes. Mais ces expériences de communication d’équipe sont importantes, car elles favorisent une meilleure compréhension mutuelle et créent finalement des expériences sur la manière dont des équipes optimales peuvent travailler ensemble. Sur ce thème de la culture hybride, voir également cet article : Réussir économiquement malgré le New Work. 

Nous n’aurions pas ces expériences dans le cadre d’une collaboration purement numérique à l’écran distant.

Le mélange fait la différence : des systèmes de travail efficaces qui réduisent les coûts

Nous avons vu que nous avons besoin de la réunion analogique et réelle de collègues d’équipe ou de l’équipe du client et du prestataire de services. Et nous avons vu que nous n’avons souvent pas besoin de nous réunir réellement. Les solutions de réunion numériques permettent une collaboration efficace entre les membres d’une équipe qui ne se seraient peut-être pas rencontrés de la sorte. C’est le mélange qui fait la différence.

Nous gagnons des libertés pour les collègues qui peuvent plus facilement intégrer leur famille, leurs visites médicales ou leurs démarches administratives dans leur travail quotidien. Et nous gagnons des libertés au sein de l’entreprise, qui ont surtout pour effet de réduire les coûts et qui sont mises en lumière ici de manière succincte :

Réduction des coûts de recrutement pour les nouveaux travailleurs

Il est plus facile de recruter des travailleurs, et donc leur expertise, qui ne seraient pas accessibles dans le cadre d’une relation de travail classique, soit parce qu’ils habitent dans une autre région du monde, soit parce qu’ils ne veulent pas quitter leur domicile bien-aimé à proximité du siège de l’entreprise. Le cas échéant, il serait trop éloigné pour faire la navette tous les jours. Le travail à distance a néanmoins permis à l’entreprise d’avoir accès à une personne compétente qu’elle n’aurait pas pu obtenir autrement. Les éventuelles indemnités de déplacement versées aux salariés par l’employeur sont moins élevées.

Réduction des frais de déplacement

Il est parfois nécessaire de rencontrer personnellement des clients et des partenaires de coopération. Mais nous ne devons de loin pas nous déplacer pour chaque échange. Nous avons définitivement appris que l’échange est souvent plus intense via Zoom et autres que par téléphone, ce qui permet de poser très rapidement des jalons. Les réunions vidéo ne remplacent certes pas les réunions en face à face, mais elles réduisent définitivement la fréquence des réunions en présence. Les frais d’avion seront ainsi nettement réduits à l’avenir.

Flexibilité dans la location de locaux

Les espaces de bureaux seront utilisés de manière plus flexible à l’avenir. Si les effectifs augmentent à nouveau après Corona et après la crise économique actuelle due à la guerre en Ukraine, il ne sera pas nécessaire de louer des surfaces supplémentaires dans les mêmes proportions. En raison de l’augmentation du travail à distance, tout le monde n’est jamais sur place au même moment. Le bureau a donc un autre centre d’intérêt. De même que le paysage commercial évolue avec la numérisation et le commerce électronique et que les magasins se transforment de plus en plus en showrooms, les bureaux deviennent des « wowrooms ». On s’y retrouve pour des occasions spéciales, des événements ou des échanges intensifs. Lorsque l’on est ensemble au bureau en équipe, on célèbre davantage cet événement. On profite de ce moment pour intensifier les échanges.

Si nous avons moins de postes de travail que de collaborateurs, cela signifie que nous réservons nos postes de travail avec des outils de réservation numériques. C’est de plus en plus possible, car nous traînons de moins en moins de bagages analogiques (comme des dossiers et des classeurs). Si nous avons encore besoin de matériel analogique, nous le stockons dans des endroits centraux. Il est envisageable que chaque collaborateur possède son propre casier ou son conteneur à roulettes pour les choses essentielles.

Avec des portes coulissantes ou des « éléments muraux rabattables », nous modifions la taille des pièces et les plans selon les besoins. Peut-être avons-nous besoin à court terme d’une « salle de créativité » dans laquelle une équipe spécifique dotée de différentes compétences travaille sur un projet complexe. Ce projet nécessite une interaction personnelle et un sparring créatif pendant la période d’échanges intensifs. L’équipe du projet aménage son espace de projet en fonction des besoins du projet. C’est uniquement dans ce but que cet espace temporaire a été créé dans l’entreprise.

Flexibilisation des télécommunications

Les installations téléphoniques coûteuses, installées à demeure dans l’entreprise, appartiennent au passé. Soyons honnêtes. Combien de fois téléphonons-nous encore via le réseau fixe ? Grâce au travail à distance, notre smartphone est devenu le centre de communication. Il est judicieux de mettre des smartphones à la disposition de chaque collaborateur. Cela facilite énormément la communication mobile par mail, Slack, Teams, téléphone, etc.

Si une entreprise ne souhaite pas équiper tous ses collaborateurs de smartphones, il existe des applications spécifiques sur les téléphones portables privés qui permettent de passer des appels professionnels ou d’autres communications via un numéro professionnel et avec une facturation séparée.

Évolutivité de la gestion des données grâce au cloud computing

Enfin, notre Internet devient aussi plus rapide. Le cloud computing va se généraliser. Les armoires de serveurs dans l’entreprise seront moins nombreuses. Nous sommes souvent agacés lorsque nous téléchargeons lentement des données sur le serveur via la connexion VPN. De meilleures infrastructures cloud verront le jour, qui permettront d’échanger et d’archiver rapidement et en toute sécurité de grandes quantités de données. Parallèlement, le travail en commun sur le même fichier sera amélioré grâce à des solutions spécifiques aux programmes. L’échange de V1 et V2_changed_by_Egon appartient enfin au passé.

Nous ne payons alors plus que le nombre d’utilisateurs inscrits et le volume de données effectivement utilisé.

C’est donc le bon mélange de travail numérique et analogique, avec une véritable rencontre entre les uns et les autres, qui fait le succès du travail. Mais c’est aussi la responsabilité de chaque membre de l’équipe de pouvoir décider de temps en temps de se rendre au bureau ou de travailler à distance. Le « flexi-office » avec le bon mélange d’infrastructure numérique et analogique rendra le travail de bureau meilleur, plus efficace et … moins cher à l’avenir. 

Kai Bösterling

Kai Bösterling ist seit 20 Jahren Berater in verschiedenen Werbe- und Kommunikationsagenturen. In den letzten Jahren verantwortete er in der Geschäftsleitung von Digitalagenturen die Markenberatung. In Agenturen wie Zum goldenen Hirschen und GREY klassisch ausgebildet, ist er heute überzeugt, dass Marke, Idee und Kundenerlebnis Leitfunktionen in Unternehmen übernehmen müssen – als geistige Haltung, als service-orientiertes Handeln für den Kunden und als Brücke zwischen digital und analog.