灵活的办公室与正确的数字和模拟基础设施的组合将使办公室工作更好，更有效，并……减少未来的成本。因此，正是虚拟的、数字的工作和模拟的、真实的相互接触的正确组合，使工作取得成功。
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科罗娜危机让我们学到了很多东西：首先是如何使用新的、数字化的基础设施作为运作的工作工具。办公室工作中巨大的数字化推动力告诉我们，在Corona之前，我们曾经以模拟形式做的许多事情在今天已不再需要。我们今天意识到，你不必再为一小时的会议从汉堡飞到慕尼黑，花一整天的时间在路上，污染环境并产生巨大的费用，这是多么的巧妙。这些会议也通过Teams、Zoom、Meet和其他各种视频平台更有效地进行。
但与此同时，我们注意到，有时在现场进行密集的直接交流是多么重要，而且是彩色的，从人到人。然后我们感受到直接合作的振动、细微差别和创造性的灵感。
这篇文章揭示了在新的办公世界中离线和在线之间的这种紧张关系，以及通过灵活的办公结构合理地减少成本。
数字化如何改变办公室的7件事
在过去的两年里，工作的数字化取得了巨大的进展。据估计，其速度是前科罗纳时代两年内的五倍。办公室生活中的主要变化是什么？
1. 减少在办公室的实际存在
在远程或家庭办公室，我们既可以像在办公室一样有效地开展某些活动，甚至更有效地开展工作。
2.在同一房间内实际存在的会议减少。
会议也可以通过视屏进行，这是毫无疑问的。已经证明了一百次了。我们并不总是要坐飞机。我们还可以远程 “控制 “与合作伙伴和客户的关系。
3.减少商务旅行
我们已经了解到，为了与客户会面而飞越半个德国甚至更远的地方，并不总是值得的。可悲的是，我们现在才意识到这一点，因为在Corona之前，我们没有就有关视频平台的使用达成任何公约。虚拟会议超出了我们的想象。这些天来，我们不得不再次体验，我也曾遭受过，此刻的旅行是多么复杂。许多航班被取消。机场的混乱局面。而且因为有这么多航班被取消，火车也是人满为患。旅行很费时间，也很烦人。而且比虚拟会议的成本要高。
4.我们几乎不再使用固定电话了
远程工作意味着我们通过智能手机进行沟通。这是有学问的。我们现在先拨手机号码，然后再拨座机号码。
5.我们的工作工具是移动的
笔记本电脑的密度增加了，因为我们想灵活地决定我们的工作地点。我们随身携带主要的工作工具。
6. 越来越少的服务器机柜。
我们不再需要办公室里的服务器机柜了。在云端有符合DSGVO的数据托管。访问很容易，我们可以一起协作处理文件。只需从家庭办公室出发。快速和容易。
7.更多的数字化办公解决方案
如果我们在现实生活中不像以前那样经常聚在一起，那么打印、归档和实际提交账单收据现在最晚已经绝迹。办公室正变得越来越无纸化。有数字工具可以提交旅行费用收据，我们在云端协作处理文件。我们不再随身携带文件。
这种工作行为的变化，既是学来的，也对应着全新的惯例，其结果是，在许多领域，员工更加满意，有更多的自由，在某些领域甚至能更有效地实现产出。广泛的经验绝不是说家庭办公室的团队成员不履行他们的责任或从上级的掌握中撤出。恰恰相反。
近年来，越来越多的事实证明，如果你建立正确的软件和硬件，并培养一个支持性的团队和沟通文化，远程工作是可以实现的。 几个月来，某些风格的装置已经在工作节奏中确立，尽管是远程工作，也能促进信息流动和协作。 这些风格化的设备是，例如，每天早上的混合式会议或周五的会议，整个团队和其他同事都与屏幕相连。
但我们也不时地体验到，在没有屏幕的情况下，通过真正的目光接触紧密合作，可以非常愉快、人性化、促进、激励和创新。
模拟会议有意义的地方
在需要同时交流许多行业和专业知识的非常密集的项目中，团队的临时聚集是令人难以置信的帮助。我们可以更快地沟通，更迅速地交流思想，从一个房间移到另一个房间，简短地自我安慰或非正式地澄清敏感问题。 在所有情况下，真正的团队合作有助于我们更强烈地感受到 “我们 “的感觉，并让相互欣赏和激励更直接地流向创造性的项目工作。而贴上黄色的纸片或在挂图上制定图表，比在米罗工作室软件中潦草地写下更有活力。
但是，当来自世界各地的不同团队真正聚集在一个地方的成本太高时，远程项目工作也有意义。将原本不可能走到一起的能力捆绑在一起，并从这种不同的能力组合中汲取项目的力量，这样做的成本效益要高得多。这就是与地点无关的数字合作的巧妙优势。
然而，当涉及到形成意见、情绪、敏感问题、困难的辩论或确定业务方向时，你们必须走到一起。这是完全感知字里行间，掌握房间里的振动的唯一方法。而这些振动至少占到决策的50%。
熟悉和了解新同事肯定应该在现场进行，而不是远程进行。最初的几周对于了解新员工的需求、优势、劣势和工作方式至关重要。
在办公室的现场，与公司成员的自发互动，实际上在固定的项目过程中不会与他们有任何接触点，这给了我们下一个项目的机会和动力，或者也许让一个共同的想法出现，否则就不会出现了。一个公司总是由不同的人组成的，他们互相帮助，或者有时会因为不同的意见或工作方式走到一起而互相产生矛盾。但这些团队沟通的经验是很重要的，因为它们促进了对彼此的了解，并最终引起了最佳团队合作方式的经验。关于这个混合文化的话题，还可以参考这篇文章。尽管有新的工作，但经济上是成功的。
在远程屏幕的纯数字协作中，我们不会有这些经验。
组合使人与众不同：高效、降低成本的工作系统
我们已经看到，我们需要模拟，需要团队同事或客户和服务提供者团队的真实会议。而且我们已经看到，我们往往不需要在现实生活中见面。数字化会议解决方案使最初可能没有走到一起的团队成员之间能够高效协作。混合使人与众不同。
我们为同事们赢得了自由，他们可以更容易地将家庭、医生预约或访问当局纳入他们的日常工作。我们在公司内部获得了自由，这首先具有降低成本的作用，并在此予以强调。
减少新员工的招聘成本
更容易招聘到工人，从而招聘到他们的专业知识，否则他们在传统的雇佣关系中是无法接触到的，因为他们在世界另一个地方的家里，或者因为他们不愿意离开他们在公司总部附近的心爱的住所。这对于日常通勤来说太远了。通过远程工作，公司还是获得了它本来不可能拥有的能力。雇主为雇员提供的可能的旅行津贴较低。
减少差旅费用
有时有必要亲自与客户和合作伙伴见面。但我们决不是要去参加每一个交流会。我们绝对体会到，通过Zoom和Co.的交流往往比通过电话更密集，而且课程可以很快就定下来。视频会议不能取代面对面的会议，但肯定会减少出席会议的频率。这样一来，未来的飞行成本也将大大降低。
房间租赁的灵活性
今后将更灵活地使用办公空间。如果在科罗纳和目前乌克兰战争造成的经济危机之后，员工人数再次增加，将不需要在同样程度上租用额外的空间。由于远程工作的份额增加，每个人都不可能同时在现场。这让办公室有了不同的重点。正如零售业的格局正在通过数字化和电子商务发生变化，商店日益成为展厅一样，办公室也正在成为 “令人惊叹的房间”。人们为特殊场合、活动或深入交流而聚会。当你作为一个团队一起在办公室时，你会更加庆祝。我们利用这个时机进行更深入的交流。
如果我们的工作场所比员工少，这意味着我们使用数字预订工具来预订工作场所。这越来越有可能，因为我们随身携带的模拟压舱物（如文件和文件夹）越来越少。如果我们仍然需要模拟材料，我们就把它们储存在中心位置。可以想象的是，每个员工都有自己的隔间或卷筒来存放必需品。
通过推拉门或 “墙面折叠元素”，我们可以根据需要改变房间的大小和平面图。也许我们在短时间内需要一个 “创意室”，让具有不同能力的特定团队在一个复杂的项目上工作。这个项目需要个人的互动和密集交流期的创意拼接。项目组根据项目的需要设计其项目空间。然后在公司内专门为此目的创建了这一临时空间。
让电信更灵活
昂贵的电话系统，永久性地安装在公司里，已经成为过去。让我们坦诚相待。我们还经常通过固定网络进行电话通话吗？远程工作使我们的智能手机成为通信中心。给每个员工提供智能手机是有意义的。这使得通过邮件、Slack、团队、电话等进行移动通信变得非常容易。
如果公司不想为所有员工配备智能手机，那么私人手机上的特定应用程序是合适的，它可以通过一个商业号码进行与工作有关的呼叫或其他通信，并有单独的成本核算。
通过云计算实现数据存储的可扩展性
最后，我们的互联网也越来越快。云计算将变得更加广泛。公司的服务器机柜将变得更少。当我们通过VPN连接缓慢地将数据加载到服务器上时，我们常常感到很恼火。更好的云基础设施将出现，这将使快速和安全地交换和存档甚至大量的数据成为可能。同时，对同一文件的联合工作将通过针对方案的解决方案得到改善。V1和V2_changed_by_Egon的来回转换终于成为过去。
然后，我们只为注册用户的数量和实际使用的数据量付费。
因此，正是数字和模拟工作的正确组合与相互之间的真正接触，使工作取得成功。但是，每个团队成员也有责任能够决定今天是去办公室还是去远程工作。具有正确的数字和模拟基础设施组合的 “灵活办公室 “将在未来使办公室工作变得更好、更有效和……更便宜。
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