Remote Work Policy für Unternehmen – 7 Schritte zu einer Digital Nomad Policy

Erläuterung und Umsetzung von Digital Nomad Policies zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität

n diesem Artikel geht es um das Remote Work Angebot von Unternehmen. Wir beleuchten das Thema aus verschiedenen Blickwinkeln und zeigen auf Grundlage von Studien, warum immer mehr Unternehmen auf Remote Work setzen. Erfahre, wie Remote Work die Arbeitgeberattraktivität beeinflusst und welche Rahmenbedingungen geschaffen werden müssen, um erfolgreich auf Remote Work umzusteigen. Ich gebe dir außerdem einen Einblick in eine Variante, die von vielen Unternehmen im Jahr 2023 genutzt wird.

Digital Nomad Policy: Ein Boost für die Arbeitgebermarke

In der Arbeitswelt von heute ist es unerlässlich, innovativ und anpassungsfähig zu sein, um talentierte Mitarbeiter:innen zu gewinnen und zu halten. Eine erfolgreiche Maßnahme dafür ist es, den Mitarbeiter:innen mehr Freiheit bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes zu geben. Unternehmen, die diese Möglichkeit bieten, verbessern ihre Arbeitgeberattraktivität (Mehr dazu: Employer Branding). Das Angebot von Remote Work führt zu einem Anstieg des Recruitingerfolgs und des Talentpoolaufbaus. Darüber hinaus profitieren die Mitarbeiter:innen von einer besseren Work-Life-Balance und höherer Zufriedenheit am Arbeitsplatz.

Studien im Zusammenhang mit „Remote Work“

Laut der jährlichen Studie „State of Remote Work“ von Buffer, die rund 2000 Remote Worker weltweit befragt, stammen mehr als die Hälfte der digitalen Nomaden im Jahr 2022 aus den USA. Unglaubliche 16,9 Millionen amerikanische Arbeitnehmer bezeichnen sich derzeit als digitale Nomaden, was einem Anstieg von 131 % gegenüber dem Jahr 2019 entspricht, dem Jahr vor der Pandemie. Laut Statista sind 83 % der digitalen Nomaden selbstständig, 66 % sind Geschäftsinhaber, 34 % sind Freelancer oder Gigworker und 17 % sind bei einem Unternehmen angestellt (Buffer 2023). Interessant ist in diesem Zusammenhang auch auch eine aktuelle Studie aus Österreich von karriere.at sowie eine Studie von Slack & Statista für Deutschland. Bei dem Studien handelt es sich um eine Befragung in Hinsicht Home Office Möglichkeiten, welche als erste Schritte in Richtung „Digital Normad Policy“ ausgelegt werden können. So würden mittlerweile 47 % der Befragten einen Arbeitsplatz ablehnen, wenn z.B. keine Homeoffice-Möglichkeiten angeboten werden würden (karriere.at 2022). Für Deutschland zeigt die Studie von Slack und Statista, dass sich zwei Drittel aller Teilnehmer:innen ein Hybrid-Modell wünschen – also teilweise im Büro und teilweise von zuhause oder an einem anderen Ort arbeiten möchten (Slack & Statista 2021).

Anlehnend und schlussfolgernd an die genannten Studien bestätigen diese, dass ein starker Zusammenhang mit der Arbeitgeberattraktivität und einer digitalen Normaden Policy gegeben ist. Obwohl die meisten digitalen Nomaden als Selbstständige arbeiten, können Arbeitgeber ihre Arbeitgebermarke durch die Einführung einer digitalen Nomadenrichtlinie stärken und damit die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter:innen erfüllen, den Ort des Arbeitsplatzes selbst bestimmen zu können. Es ist an der Zeit, dass Unternehmen die Chance nutzen, sich an die aktuellen Gamechanger anzupassen.

Vorteile von Remote Work Policies

Neben den offensichtlichen Vorteilen wie der Steigerung der Arbeitgeberattraktivität und der Verbesserung der Mitarbeiter:innenzufriedenheit und -verbundenheit, gibt es auch finanzielle Vorteile für Unternehmen, die auf Remote-Work setzen. So können z.B. Energie- und Bürokosten gesenkt werden, indem Büroräume verkleinert und ein Shared Desk Modell genutzt wird. Durch ein richtig angewendetes Remote-Work-Konzept wird die Flexibilität und Agilität des Unternehmens erhöht, was sich wiederum positiv auf die Produktivität auswirkt und gleichzeitig die Kosten senkt.

Mögliche Herausforderungen von Remote Work Policies

Remote-Work führt zu einer Verminderung der Präsenzzusammenarbeit. Es ist daher erforderlich, passende Führungsmodelle zu entwickeln, um die Bindung zum Unternehmen zu stärken. Andernfalls kann dies zu einer höheren Fluktuation führen. Zusätzlich erhöht Remote-Work die IT-Sicherheitsrisiken, da Cyber-Angriffe von außen leichter durchgeführt werden können. Eine umfassende Vorbereitung ist daher von entscheidender Bedeutung.

7 Schritte um eine Digital Nomad Policy richtig einzuführen

Folgend behandeln werden sieben erste Schritte aufgeführt um Remote Work im Unternehmen umzusetzen.

1. Analyse der Unternehmenssituation und der Zielgruppe

Um eine Digital Normad Policy aufzubauen, ist eine Analyse der erste Schritt. Dazu können Internetrecherchen sowie direkte Befragungen der Mitarbeiter:innen durchgeführt werden, um sich in das Thema „Remote Work“ einzuarbeiten. Es ist wichtig, den Status quo sowie Möglichkeiten, Herausforderungen und Ziele zu analysieren. Denn nicht nur rechtliche Gegebenheiten, sondern auch Aspekte wie Kommunikation, Hardware und IT-Sicherheit müssen berücksichtigt werden, um die passenden Rahmenbedingungen zu schaffen.

Wichtige Fragen die in diesem Zusammenhang gestellt werden sollten:

  • Welche Mitarbeiter:innen können die Digital Normad Policy nutzen?
  • Gibt es bereits Analysen, bestehende Strategien, Protokolle und Verfahren?
  • Gibt es erforderliche Hardware wie Laptops, Tablets usw.?
  • Gibt es die Software-Infrastruktur für Remote Work, einschließlich Internet-Konnektivität, VPNs usw.
  • Aus welchen Ländern sollten die Mitarbeiter:innen arbeiten können?
  • Wie lange sollen Sie aus dem Ausland arbeiten können?

2. Legale Eagles: Rechtliche Abklärung & externe Unterstützung

Für die Implementierung einer digitalen Nomad Policy im Ausland sind zudem zahlreiche rechtliche Aspekte zu berücksichtigen, insbesondere im Arbeits-, Sozialversicherungs-, Aufenthalts- und Steuerrecht. Es ist empfehlenswert, juristischen Beistand in Anspruch zu nehmen. Der Bitkom-Leitfaden (Bitkom 2022) bietet viele nützliche Informationen zu diesem Thema.

3. Digital Nomad Policy schriftlich aufsetzen

Um das Beste aus Remote Work herauszuholen, braucht es eine schlagkräftige digitale Unternehmensrichtlinie! Später mehr dazu, welche wichtigen Elemente in eine Digital Nomad Policy berücksichtigt werden sollten.

4. Policy intern kommunizieren

Nachdem die Digital Normad Policy verschriftlicht wurde, ist es an der Zeit sie intern zu kommunizieren. Dazu müssen alle Mitarbeiter:innen über die neue Policy informiert werden und verstehen, was diese für sie bedeutet. Ein effektiver Weg um das zu erreichen ist eine Kombination aus schriftlicher Kommunikation und persönlicher Besprechungen mit dem Managementteam und wichtigen Ansprechpartnern.

5. High-Tech-Hardware, Top-Software – Technische Ausstattung

Um das bestmögliche Remote Work-Erlebnis zu ermöglichen, müssen Unternehmen Hardware und Software bereitstellen oder diese optimieren. Dazu gehört beispielsweise die Bereitstellung von Laptops, Tablets usw., aber auch die Bereitstellung von Software wie Video-Konferenzsystemen, VPNs und Cloud Lösungen.

6. Schulung der Mitarbeiter:innen und des Managements

Ein letzter wichtiger Schritt ist die Einführung von Schulungen. Es ist wichtig, Mitarbeiter:innen zu schulen, damit sie mit den neuen Tools und Technologien vertraut sind und die notwendigen Best Practices befolgen. Zudem muss das Management geschult werden, damit alle an einem Strang ziehen und sich so reibungslos auf Remote Work umstellen lässt.

7. Regelmäßige Evaluation und Anpassung

Um sicherzustellen, dass die digitale Unternehmensrichtlinie immer auf dem neuesten Stand ist und den Anforderungen der Mitarbeiter:innen entspricht, ist eine regelmäßige Evaluation und Anpassung unerlässlich. Unternehmen sollten die Einhaltung der Richtlinie überwachen und Feedback von den Mitarbeiter:innen einholen. So können sie beurteilen, ob die Richtlinie tatsächlich den Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen entspricht und ob Anpassungen notwendig sind, um das Arbeiten von zu Hause oder im Ausland zu erleichtern.

12 Wichtige Elemente zur Verschriftlichung der Digital Nomad Policy

Eine schriftliche Digital Nomad Policy legt die Rahmenbedingungen von Remote Work fest. Die fertige Policy sollte den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt und upgedated werden, damit diese immer auf dem neuesten Stand ist.

Hier ist eine Liste mit Empfehlung der Inhalte einer Digital Nomad Policy:

  • Kriterien für den Standort (bspw. Länderlisten, Gefahrengebiete)
  • Dauer des Aufenthalts
  • Position des Arbeitnehmers
  • Bewerbungs- und Genehmigungsverfahren 
  • Tools und Technologien für die Fernarbeit 
  • Zu erwartetende Arbeitszeiten 
  • Online-Sicherheitsanforderungen  
  • Erstattung von Reisekosten 
  • Notfallkontakte oder -Prozeduren
  • Steuerliche und rechtliche Verpflichtungen 
  • Prozesse zur Leistungsbeurteilung 
  • Richtlinien für die Zusammenarbeit von Remote-Teams

Mit diesen Elementen im Hinterkopf, können Unternehmen eine maßgeschneiderte Digital Nomad Policy erstellen und die wichtigsten Aspekte des Remote Works berücksichtigen.

Praxisbeispiel – 30 Tage Ausland

Einige Unternehmen bieten Remote Work mit einer Dauer von 30 Tagen an. Der Grund hierfür liegt im Steuerrecht, da die Dauer von 30 Tagen das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte in dem jeweiligen Land weitestgehend ausschließt. Eine Betriebsstätte ist übrigens eine wirtschaftliche Aktivität eines Unternehmens im Ausland, die so stark ist, dass der ausländische Staat das Unternehmen besteuern kann. Eine Betriebsstätte kann bereits nach einem kürzeren Zeitraum angenommen werden, was zu rechtlichen und steuerlichen Konsequenzen führen kann. Bei einer Dauer von bis zu 30 Tagen gilt das Tätigwerden im Ausland noch als vorübergehend, wodurch eine Einzelfallprüfung der steuerlichen Situation im jeweiligen Land unter Umständen nicht notwendig ist.

Wrap-up & Zusammenfassung

Arbeiten im Home-Office oder im Ausland als digitaler Nomade ist beliebter denn je. Unternehmen, die es ihren Mitarbeiter:innen ermöglichen, flexibel zu arbeiten, beeinflussen ihre Arbeitgebermarke positiv. Eine Digital Nomad Policy kann nicht nur das Arbeitsklima verbessern, sondern auch die Arbeitgebermarke stärken. Mein Rat aus Employer Branding Perspektive: Setze dich schnellstmöglich an die Umsetzung einer digitalen Normaden Policy. Steuerlich einfach umzusetzen ist die Möglichkeit 30 Tage Auslandsarbeit anzubieten. Dein Unternehmen wird damit Mitglied digitalen Revolution und rockt die Arbeitswelt! Also worauf wartest du noch? Starte jetzt die Einführung deiner Digital Nomad Policy und lass dein Unternehmen zum angesagten Hotspot werden!

Quellen

karriere.at 2022: https://www.ots.at/presseaussendung/OTS_20220518_OTS0046/karriereat-umfrage-fast-die-haelfte-will-keine-jobs-ohne-homeoffice-annehmen-bild.

Slack & Statista 2021: https://spaces.statista.com/225a142b985d4e4b8f85ea137f037fab.pdf

Bitkom 2022: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Remote-Work-aus-dem-Ausland

I am Johanna Ehses, I am an expert in employer branding. My focus is on supporting SMEs in attracting and retaining talent and strengthening the corporate culture. With my clients, mainly from IT and consulting, I work both internally on the development of the corporate culture and EVP - and externally on aspects such as the career site and social media. My approach is strategic and data-driven in order to use resources effectively and optimally. As I am passionate about Employer Branding, I also want to share my knowledge and promote the topic in Europe and beyond.

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