Como as novas estruturas de escritório minimizam os custos

A crise da Corona ensinou-nos muitas coisas: sobretudo, como utilizar novas infra-estruturas digitais como instrumentos de trabalho funcionais. O enorme impulso da digitalização no trabalho de escritório mostrou-nos que muitas das coisas que fazíamos em forma analógica antes da Corona já não são necessárias hoje em dia. Quão engenhosa é hoje a nossa percepção de que já não é preciso voar de Hamburgo para Munique para reuniões de uma hora, passar um dia inteiro na estrada, poluir o ambiente e incorrer em custos imensos. Estas reuniões também são mais eficientes através de Equipas, Zoom, Meet e várias outras plataformas de vídeo.

Ao mesmo tempo, porém, notamos como por vezes é importante ter uma troca directa intensiva ao vivo e a cores – pessoa a pessoa. Sentimos então as vibrações, as nuances e a inspiração criativa da colaboração directa.

Este artigo lança luz sobre esta tensão entre offline e online no novo mundo dos escritórios e a sensata redução de custos através de estruturas de escritório flexíveis.

7 coisas como a digitalização mudou o escritório

Nos últimos dois anos, a digitalização do trabalho avançou tremendamente. Estima-se que seja cinco vezes mais rápido do que em dois anos no período pré-Corona. Quais têm sido as principais mudanças na vida do escritório?

1. Menos presença física no escritório

À distância ou no escritório em casa, podemos trabalhar em certas actividades tão eficazmente como no escritório ou ainda mais eficazmente.

2. Menos reuniões com presença real na mesma sala.

Uma reunião também funciona através do ecrã de vídeo, sem dúvida. Provado uma centena de vezes. Nem sempre temos de entrar num avião. Podemos também “controlar” remotamente a relação com parceiros e clientes.

3. Menos viagens de negócios

Aprendemos que nem sempre vale a pena o esforço de atravessar metade da Alemanha ou ainda mais apenas para ter uma reunião com um cliente. Tragicamente, só chegámos a esta realização agora porque não chegámos a acordo sobre nenhuma convenção relativa à utilização de plataformas de vídeo antes da Corona. As reuniões virtuais estavam para além da nossa imaginação. Hoje em dia temos de experimentar novamente, e eu também já sofri, como as viagens actualmente são complicadas. Muitos voos são cancelados. O caos nos aeroportos. E porque tantos voos são cancelados, os comboios também estão sobrelotados. Viajar é demorado e aborrecido. E mais dispendioso do que as reuniões virtuais.

4. Já quase não utilizamos a linha fixa

O trabalho à distância significa que comunicamos através do nosso smartphone. Isto é aprendido. Agora marcamos primeiro o número de telemóvel e depois o número de telefone fixo.

5. Os nossos instrumentos de trabalho são móveis

A densidade dos computadores portáteis aumentou porque queremos ser flexíveis na decisão de onde trabalhamos. Levamos connosco a nossa principal ferramenta de trabalho.

6. Cada vez menos armários de servidores.

Já não precisamos de armários de servidores no escritório. Existe um alojamento de dados compatível com DSGVO na nuvem. O acesso é fácil e podemos trabalhar em colaboração em ficheiros em conjunto. Simplesmente a partir do escritório em casa. De forma rápida e fácil.

7. Mais soluções de escritório digital

Se não nos reunirmos na vida real com a mesma frequência com que costumávamos, a impressão, arquivo e apresentação física de recibos de facturação está agora extinta, o mais tardar. Os escritórios estão a ficar cada vez mais sem papel. Existem ferramentas digitais para apresentar recibos de despesas de viagem, colaboramos em documentos na nuvem. Já não andamos connosco com ficheiros.

O resultado desta mudança no comportamento laboral, que foi aprendida mas também corresponde a convenções completamente novas, é que em muitas áreas os empregados estão mais satisfeitos, têm mais liberdade e a produção é ainda mais eficiente em algumas áreas. A vasta experiência não é de forma alguma que os membros da equipa no escritório em casa não estejam à altura das suas responsabilidades ou se afastem do domínio dos seus superiores. Pelo contrário.

Nos últimos anos, tem sido cada vez mais provado que o trabalho remoto pode funcionar se se estabelecer o software e hardware adequados e se se fomentar uma equipa de apoio e uma cultura de comunicação. Ao longo dos meses, certos dispositivos estilísticos foram-se estabelecendo no ritmo de trabalho que promovem o fluxo de informação e colaboração, apesar do trabalho remoto. Estes dispositivos estilísticos são, por exemplo, o híbrido da manhã diariamente ou a reunião de sexta-feira com toda a equipa e o resto dos colegas ligados ao ecrã.

Mas também temos experimentado de vez em quando que trabalhar em estreita colaboração com o contacto visual real sem um ecrã intermédio pode ser muito agradável, humanizador, facilitador, motivador e criativo.

Onde as reuniões analógicas fazem sentido

Em projectos muito intensivos que requerem uma troca simultânea de muitos ofícios e conhecimentos, a reunião temporária de equipas é incrivelmente útil. Podemos comunicar mais rapidamente, trocar pensamentos mais rapidamente, passar de uma sala para outra para nos tranquilizarmos brevemente ou clarificar informalmente as sensibilidades.  Em todos os casos, o verdadeiro trabalho de equipa ajuda-nos a sentir o “nós” ainda mais intensamente e a deixar que a apreciação mútua e a motivação fluam mais directamente para o trabalho criativo do projecto. E colar pedaços de papel amarelo ou desenvolver um diagrama no flipchart cria uma dinâmica mais forte do que rabiscá-lo no software da oficina de Miro.

Mas o trabalho em projectos remotos também faz sentido quando seria simplesmente demasiado caro para a equipa diversa de todas as partes do mundo reunir-se num só lugar em termos reais. É muito mais rentável agrupar competências que de outra forma nunca se teriam reunido e retirar o poder do projecto desta mistura diversificada de competências. Esta é a vantagem engenhosa da cooperação digital independente da localização.

No entanto, quando se trata de formar opiniões, estados de espírito, sensibilidades, debates difíceis ou definir o rumo para os negócios, é necessário que se juntem. Esta é a única forma de perceber plenamente as entrelinhas, de captar as vibrações na sala. E estas vibrações são responsáveis por pelo menos 50% do processo de tomada de decisão.

A familiarização e o conhecimento de novos colegas deve definitivamente acontecer no local e não remotamente. As primeiras semanas são cruciais para compreender as necessidades, pontos fortes, fraquezas e formas de trabalho do novo empregado.

Estando no local no escritório, a interacção espontânea com membros da empresa com os quais não se teria realmente quaisquer pontos de contacto no processo de projecto fixo, dá-nos oportunidades e impulsos para o próximo projecto ou talvez permita o surgimento de uma ideia conjunta que de outra forma nunca teria surgido. Uma empresa é sempre uma colecção de pessoas diferentes que se fazem bem umas às outras ou que podem por vezes enervar-se umas às outras porque opiniões ou formas de trabalho diferentes se juntam. Mas estas experiências de comunicação de equipas são importantes porque promovem uma melhor compreensão mútua e, em última análise, causam experiências de como as equipas podem trabalhar em conjunto de forma óptima. Sobre este tema da cultura híbrida, ver também este artigo: Economicamente bem sucedido apesar do novo trabalho. 

Não teríamos estas experiências em colaboração puramente digital no ecrã remoto.

A mistura faz a diferença: Sistemas de trabalho eficientes e com redução de custos

Vimos que precisamos da reunião analógica e real dos colegas de equipa ou da equipa do cliente e do prestador de serviços. E já vimos que muitas vezes não precisamos de nos encontrar na vida real. As soluções de reunião digital permitem uma colaboração eficiente entre os membros da equipa que possam não se ter reunido em primeiro lugar. A mistura faz a diferença.

Ganhamos liberdade para os colegas que podem mais facilmente encaixar a sua família, consultas médicas ou visitas às autoridades na sua rotina diária de trabalho. E ganhamos liberdades dentro da empresa, as quais têm sobretudo um efeito de redução de custos e são aqui destacadas:

Redução dos custos de recrutamento de novos empregados

É mais fácil recrutar trabalhadores e, portanto, os seus conhecimentos especializados que de outra forma não seriam acessíveis numa relação de trabalho tradicional, ou porque estão em casa noutra parte do mundo ou porque não querem deixar a sua amada residência perto da sede da empresa. Isto seria demasiado longe para uma deslocação diária. Através do trabalho à distância, a empresa ganhou, no entanto, acesso a uma pessoa de competência que de outra forma não teria. Os possíveis subsídios de viagem para os empregados pelo empregador são mais baixos.

Redução dos custos de viagem

Por vezes é necessário encontrar pessoalmente clientes e parceiros de cooperação. Mas de forma alguma temos de viajar para cada intercâmbio. Temos definitivamente experimentado que a troca via Zoom and Co. é muitas vezes mais intensiva do que via telefone e que o curso pode ser definido muito rapidamente. As reuniões em vídeo não substituem as reuniões presenciais, mas reduzem definitivamente a frequência das reuniões com presença. Desta forma, os custos de voo serão também significativamente reduzidos no futuro.

Flexibilidade no aluguer de quartos

O espaço de escritórios será utilizado de forma mais flexível no futuro. Se o número de empregados aumentar novamente após a Corona e a actual crise económica causada pela guerra na Ucrânia, não haverá necessidade de alugar espaço adicional na mesma medida. Devido ao aumento da percentagem de trabalho remoto, nunca todos estão juntos no local ao mesmo tempo. Isto dá ao escritório um enfoque diferente. Assim como o panorama retalhista está a mudar através da digitalização e do comércio electrónico e as lojas estão a tornar-se cada vez mais showrooms, os escritórios estão a tornar-se “wow rooms”. As pessoas encontram-se para ocasiões especiais, para eventos ou para intercâmbios intensivos. Quando estão juntos no escritório como uma equipa, celebram-no mais. Utilizamos o momento para um intercâmbio mais intensivo.

Se tivermos menos locais de trabalho do que empregados, isso significa que utilizamos ferramentas de reserva digital para reservar os nossos locais de trabalho. Isto é cada vez mais possível porque transportamos cada vez menos lastro analógico (como ficheiros e pastas) connosco. Se ainda precisarmos de materiais analógicos, armazenamo-los em locais centrais. É concebível que cada empregado tenha o seu próprio compartimento ou contentor de rolo para o essencial.

Com portas de correr ou “elementos dobráveis de parede” mudamos os tamanhos das salas e as plantas dos pisos conforme as necessidades. Talvez precisemos de uma “sala criativa” a curto prazo, onde uma equipa específica com diferentes competências trabalhe num projecto complexo. Este projecto necessita de interacção pessoal e de sparring criativo para o período de troca intensiva. A equipa do projecto projecta o seu espaço de projecto de acordo com as necessidades do projecto. Este espaço temporário foi então criado na empresa exclusivamente para este fim.

Tornar as telecomunicações mais flexíveis

Sistemas telefónicos dispendiosos, permanentemente instalados na empresa, são coisa do passado. Sejamos honestos. Com que frequência é que ainda fazemos chamadas telefónicas através da rede fixa? O trabalho remoto fez do nosso smartphone o centro de comunicação. Faz sentido dar a cada empregado smartphones. Isto torna a comunicação móvel via correio, Slack, equipas, telefone, etc. imensamente mais fácil.

Se uma empresa não quiser equipar todos os empregados com smartphones, então são adequadas aplicações específicas nos telemóveis privados, que permitem chamadas relacionadas com o trabalho ou outras comunicações através de um número comercial e com contabilidade de custos separada.

Escalabilidade do armazenamento de dados através da computação em nuvem

Finalmente, a nossa Internet também está a ficar mais rápida. A computação em nuvem tornar-se-á mais generalizada. Os armários dos servidores na empresa serão cada vez menos. Ficamos frequentemente aborrecidos quando carregamos lentamente os dados para o servidor através da ligação VPN. Surgirão melhores infra-estruturas de nuvem, o que tornará possível trocar e arquivar mesmo grandes quantidades de dados de forma rápida e segura. Ao mesmo tempo, o trabalho conjunto sobre o mesmo ficheiro será melhorado através de soluções específicas do programa. Mudar V1 e V2_changed_by_Egon para trás e para a frente é finalmente uma coisa do passado.

Pagamos então apenas o número de utilizadores registados e o volume de dados efectivamente utilizado.

Portanto, é a mistura certa de trabalho digital e analógico com encontros reais entre si que torna o trabalho bem sucedido. Mas é também da responsabilidade de cada membro da equipa poder decidir se vai para o escritório hoje ou se trabalha remotamente. O “flexi-escritório” com a mistura certa de infra-estrutura digital e analógica tornará o escritório melhor, mais eficaz e … mais barato no futuro. 

Kai Bösterling

Kai Bösterling ist seit 20 Jahren Berater in verschiedenen Werbe- und Kommunikationsagenturen. In den letzten Jahren verantwortete er in der Geschäftsleitung von Digitalagenturen die Markenberatung. In Agenturen wie Zum goldenen Hirschen und GREY klassisch ausgebildet, ist er heute überzeugt, dass Marke, Idee und Kundenerlebnis Leitfunktionen in Unternehmen übernehmen müssen – als geistige Haltung, als service-orientiertes Handeln für den Kunden und als Brücke zwischen digital und analog.