Robotic Process Automation (RPA) – Definition und Einführung

Eine Einführung in das Thema Robotic Process Automation (RPA)

Robotic Process Automation ist zur Zeit in aller Munde. Aber was ist das überhaupt? Wieso sollte ich es in meinem Unternehmen verwenden und welche Vorteile können dadurch generiert werden? Dieser Artikel beantwortet diese Fragen und stellt Robotic Process Automation als Technologie für die Digitalisierung und die Automatisierung von Geschäftsprozessen vor.

Was ist Robotic Process Automation (RPA) überhaupt?

Im Prinzip ist Robotic Process Automation eine automatisierte Benutzung der Software auf unserem PC. Der PC bedient sich quasi selbst, steuert also Maus und Tastatur und vollführt Eingaben in allen möglichen Tools (z.B. Microsoft Excel, SAP oder Outlook), im Browser und auch direkt im Betriebssystem. Ein PC, der mittels Robotic Process Automation gesteuert wird, wird als Bot bezeichnet.

Das Ziel ist die Robotic Process Automation Software so zu konfigurieren, dass sie die Aktivitäten des Menschen am Rechner übernimmt und man dadurch seine Prozesse im Unternehmen automatisiert. Besonders geeignet sind sich ständig wiederholende, standardisierte Prozesse mit wenigen, klar definierten Entscheidungen. 

Die Automatisierung der Prozesse erfolgt auf einfache Art und Weise als Flow Chart und es wird nur sehr wenig Programmier Know-How benötigt. Die einzelnen Schritte, die der Bot ausführt sind sogenannte Aktivitäten, die sich aneinander reihen lassen.

Wieso sollte ich Robotic Process Automation (RPA) in meinem Unternehmen einsetzen?

Der Einsatz von Robotic Process Automation ermöglicht es die Kapazitäten der Mitarbeiter frei zu bekommen damit diese Zeit haben sich um Kunden zu kümmern oder über strategische Themen Gedanken zu machen. Außerdem müssen die Mitarbeiter auch weiterhin Entscheidungen für die Roboter übernehmen, welche nicht in einer Regel abbildbar sind oder Sonderfälle, welche vom Roboter nicht wirtschaftlich verarbeitet werden können, manuell bearbeiten. Z.B. sollte der Standardfall eines Prozesses, welcher in 80% der Fälle durchlaufen wird, von einem Roboter übernommen werden und die Sonderfälle weiterhin von einem Mitarbeiter. In der Regel informiert der Roboter in einem Sonderfall den Mitarbeiter via Email oder erstellt eine Aufgabe in einem Workflow Management System und fügt die benötigten Informationen für den Mitarbeiter gleich zur Benachrichtigung hinzu.

Grundsätzlich sind die Gründe für den Einsatz von Robotic Process Automation die selben wie für die Automatisierung von Prozessen generell. Der wichtigste Grund ist der Kostendruck am Markt. Es müssen kontinuierlich alle Prozesse überprüft werden und wenn möglich die Kosten reduziert werden. Dabei hilft die Automatisierung von repetiven Aufgaben natürlich sehr, da ein Roboter 365 Tage 24 Stunden am Tage für einen Bruchteil der Kosten eines Mitarbeiters arbeitet. Ein weiterer Grund ist, dass der Einsatz von Robotic Process Automation Unternehmenswachstum besser ermöglicht, da mit Robotern automatisierte Prozesse einfach und schnell skalierbar sind. Außerdem wird durch den Einsatz von Robotic Process Automation eine gleichbleibende Quality of Service und Compliance garantiert. Der Prozess wird immer wie definiert ausgeführt, es gibt keine Fehler aufgrund von Unachtsamkeiten bei der Bearbeitung von Fällen. Ein Sonderfall ist die Integration von Altsystemen in neue Prozesse. Mit Robotic Process Automation können Daten aus diesen Systemen extrahiert werden und für Auswertungen in modernen Business Intelligence Tools zur Verfügung gestellt werden.

Es gibt also verschiedenste Gründe Robotic Process Automation im Unternehmen einzusetzen. Aufgrund der relativ günstigen Kosten für die Einführung der Systeme, rechnen sich auch viele Business Cases bereits innerhalb des ersten Jahres.

Welche Vorteile können durch Robotic Process Automation generiert werden?

Im folgenden werde ich die verschiedenen Vorteile von Robotic Process Automation nennen. Diese sind natürlich je nach Unternehmen etwas unterschiedlich, aber generell lassen sich aus meiner Erfahrung folgende Vorteile generieren.

  • Schneller Return On Invest: In der Regel lohnt sich ein Robotic Process Automation Projekt bereits nach ca. 6 Monaten. Es sind keine großen vorbereitenden Arbeiten notwendig bis ein automatisierter Prozess im Unternehmen verwendet werden kann. Die Installation der Robotic Process Automation Software kann nach einer entsprechenden Vorbereitung problemfrei an einem Vormittag erfolgen. Ein PoC lässt sich in der Regel innerhalb von 30 Tagen durchführen, davon sind ca. 5 Tage Entwicklungszeit zu planen. Zusätzlich werden keine großen Teams für einen PoC benötigt, es reicht ein guter Berater der mit einem ausgewählten SME den Prozess in seiner ersten Version analysiert und entwickelt.
  • Non invasive Technologie: Die Technologie von Robotic Process Automation arbeitet über die Oberfläche von bereits existierenden Applikationen. Die benutzten Anwendungen bekommen vom Einsatz von Robotic Process Automation nichts mit, es müssen keine speziellen Schnittstellen programmiert werden oder andere Anpassungen vorgenommen werden. Von daher kann Robotic Process Automation in jedem Unternehmen einfach eingeführt werden und ist nicht mit zusätzlichen Kosten für die Anpassung von anderen Systemen verbunden. Dies beschleunigt ebenfalls die Projekte und verkürzt die Zeit bis zum Return on Investment.
  • Integration von Legacy Systemen: Legacy Systeme, die noch nicht über eine API verfügen, können durch Robotic Process Automation ebenfalls aufgrund des Zugriffs über die Oberfläche in automatisierte Prozesse integriert werden. 
  • Größere Kundenzufriedenheit & verbesserte Servicequalität: Die Kundenzufriedenheit steigt durch schnelle Reaktionszeiten und höhere Serviceverfügbarkeit. Der Roboter kann Kundenanfragen rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr beantworten.
  • Reduktion von langweiliger, sich wiederholender Arbeit: Die Mitarbeiter können sich wieder spannenden Tätigkeiten widmen. Die sich ständig wiederholenden, langweiligen Aufgaben werden vom Roboter übernommen. Dadurch steigt die Mitarbeiterzufriedenheit und es wird mehr Zeit in die strategische Unternehmensentwicklung gesteckt.
  • Einfachere Verwaltbarkeit von Prozessen: Eine Prozessänderung wird nach Veröffentlichung des automatisierten Prozesses sofort umgesetzt. Es gibt keinen Schulungsaufwand und es ist kein Veränderungsprozess aufgrund eines neuen Ablaufs erforderlich.
  • Kostenreduktion: Die Installation und Verwaltung von Robotern ist kostengünstiger als die entsprechenden Ressourcen mit Hilfe von Mitarbeitern zu erbringen.
  • Verbesserte Compliance: Der Roboter weicht nie von der Prozessvorgabe ab.
  • Bessere Übersicht über Prozesslaufzeiten: Die Statistiken über Prozessabläufe werden erhoben und können direkt analysiert werden.
  • Skalierbarkeit und Flexibilität: Roboter können einfach skaliert werden und können flexibel verwendet werden. Ein Roboter kann nacheinander einen Prozess aus der Buchhaltung und aus der Konstruktion ausführen.

Fazit zu RPA

In diesem Artikel wurde das Thema Robotic Process Automation grundlegend erläutert. Aufgrund seiner non invasiven Integration in die vorhandene Systemlandschaft lässt sich Robotic Process Automation einfach einführen und es lassen sich schnell erste Prozesse automatisieren. Dadurch ist es eine gute Möglichkeit das Thema Digitalisierung in seinem Unternehmen anzugehen bzw. weiter auszubauen.

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.

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