Роботизирана автоматизация на процеси (RPA) – определение и въведение

Роботизираната автоматизация на процеси е на дневен ред в момента. Защо трябва да я използвате във вашата компания и какви ползи може да ви донесе? Тази статия дава отговор на тези въпроси и представя автоматизацията на роботизирани процеси като технология за дигитализация (Дигитализация vs. Дигитална трансформация) и автоматизация на бизнес процесите.

Какво изобщо представлява Роботизираната автоматизация на процеси (RPA)?

По принцип роботизираната автоматизация на процеси е автоматизирано използване на софтуер на компютър. Компютърът на практика работи сам, т.е. управлява мишката и клавиатурата и прави записи във всички видове инструменти (напр. Microsoft Excel, SAP или Outlook), в браузъра, а също и директно в операционната система. Компютър, който се контролира чрез роботизирана автоматизация на процеси, се нарича бот.

Целта е да се конфигурира софтуерът за роботизирана автоматизация на процеси по такъв начин, че той да поеме дейностите на човека, като по този начин автоматизира процесите в компанията. Особено подходящи са постоянно повтарящите се, стандартизирани процеси с малко на брой, ясно определени функции.

Автоматизацията на процесите се извършва по прост начин като блок-схема и са необходими много малко познания по програмиране. Отделните стъпки, които ботът извършва, са така наречените дейности, които могат да бъдат свързани.

Защо трябва да използвам Роботизирана автоматизация на процесите (RPA) в моята компания?

Използването на роботизирана автоматизация на процесите спестява време на служителите. Освен това служителите все още трябва да вземат решения вместо ботовете или да обработват ръчно специални случаи, които не могат да бъдат обработени чрез автоматизация. Например стандартният случай на даден процес, който се изпълнява в 80 % от случаите, трябва да се поеме от робот, а специалните случаи трябва да се обработват от служител. Обикновено роботът информира служителя при поява на специален случай чрез имейл или създава задача в система за управление на работните процеси и добавя необходимата информация за служителя.

В общи линии причините за използване на роботизирана автоматизация на процесите са същите като тези за автоматизиране на процесите като цяло. Най-голямата полза е намалението на разходите. Всички процеси трябва да се преразглеждат непрекъснато и, ако е възможно, да се намалят разходите. Автоматизацията на повтарящи се задачи помага много, разбира се, защото роботът работи 365 дни в годината, 24 часа в денонощието, за част от цената на един служител. Друга причина е, че използването на роботизирана автоматизация на процесите дава по-добри възможности за растеж на бизнеса, тъй като автоматизираните с помощта на роботи процеси могат да се увеличават лесно и бързо. Освен това използването на роботизирана автоматизация на процесите гарантира за качествени и консистентни процеси. Процесите винаги се изпълняват, както са зададени, с липса човешки грешки. Специален случай е интегрирането на наследени системи в нови процеси. С помощта на роботизираната автоматизация на процесите данните могат да бъдат извлечени от тези системи и да бъдат предоставени за бизнес анализ чрез съвременни инструменти.

Има различни причини да се използва RPA в компаниите. Поради сравнително ниските разходи за интеграция, в много от случаите разходите се възвръщат още през първата година.

Какви предимства могат да бъдат генерирани с RPA?

По-долу ще бъдат посочени предимствата на роботизираната автоматизация на процеси. Разбира се, те варират в известна степен в зависимост от естеството на компанията, но като цяло от моя опит могат да се извлекат следните предимства.

• Бърза възвръщаемост на инвестицията: По правило един проект за роботизирана автоматизация на процесите се изплаща след около 6 месеца. Не е необходима сериозна подготвителна работа, за да може да се използва RPA. Инсталирането на софтуера за автоматизация на процеси може да се извърши за една сутрин без никакви проблеми след подходяща подготовка. Обикновено проверката за рентабилност може да бъде извършена в рамките на 30 дни, от които трябва да се планират около 5 дни време за разработка. Освен това няма необходимост от големи екипи за провеждането на проверка за рентабилност; необходим е само добър консултант, който да анализира и разработи процеса в неговата основна версия.
• Неинвазивна технология: Технологията за роботизирана автоматизация на процеси работи чрез интерфейса на съществуващите приложения. Използваните приложения не се влияят от използването на роботизираната автоматизация на процесите, не е необходимо да се програмират специални интерфейси или да се правят други настройки. Следователно роботизираната автоматизация на процеси може лесно да се внедри във всяка компания и не изисква допълнителни разходи за адаптиране на други системи. Това също така ускорява проектите и съкращава времето за възвръщане на инвестициите.
• Интегриране на наследени системи: Наследствените системи, които все още нямат API, също могат да бъдат интегрирани в автоматизирани процеси чрез роботизирана автоматизация на процесите благодарение на достъпа чрез интерфейса.
• По-голяма удовлетвореност на клиентите и подобрено качество на услугите: Удовлетвореността на клиентите се повишава благодарение на бързото време за реакция и по-високата наличност на услуги. Роботът може да отговаря на запитвания на клиенти денонощно, всеки ден.
• По-малко скучна, еднообразна работа: Служителите могат отново да се посветят на вълнуващи дейности. Повтарящите се и скучни задачи се поемат от робота. Това повишава удовлетвореността на служителите и дава повече време за стратегическо развитие на бизнеса.
• По-лесно управление на процесите: Промяната в процесите се случва незабавно след прилагане на автоматизацията. Не е необходимо обучение и промяна на съществуващите процеси заради автоматизацията.
• По-малко разходи: Инсталирането и управлението на роботи е по-рентабилно, отколкото осигуряването на съответните ресурси с помощта на служители.
• Консистентност: Роботът никога не се отклонява от спецификацията на процеса.
• Обобщен поглед върху всички процеси: Събират се статистически данни за изпълнението на процесите, които могат да се анализират директно.
• Разширение и гъвкавост: Броят на роботите може лесно да се увеличи и да се използват гъвкаво. Роботите могат да изпълняват процеси от счетоводството и от строителството един след друг.

Заключение

В тази статия темата за роботизираната автоматизация на процесите беше обяснена в основни линии. Благодарение на неинвазивната интеграция в съществуващи системи, RPA може да се интегрира с лекота и основните процеси да бъдат автоматизирани бързо. Тази статия е полезна, както за компании обмислящи интеграция на RPA, така и за такива които планират разширяване на наличната автоматизация.

Marcel Schneider

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.