Betriebliche Altersvorsorge – Digitalisierung ist dringend nötig!
BAV im digitalen Wandel - Mehr Benefits und trotzdem weniger Aufwand
Die Betriebliche Altersvorsorge ist der älteste und am weitesten verbreitete Mitarbeiterbenefit in Deutschland und ist bei Unternehmen und deren Beschäftigten gleichermaßen beliebt. Auch wenn neue Benefits wie Jobrad, Jobticket, Diensthandy und andere Add-Ons in den letzten Jahren hinzugekommen sind, ist doch kein Bereich so weitverbreitet und beliebt wie die BAV.
Index
Die Entwicklung der BAV
Und in der Beliebtheit und der Bedeutung für die Beschäftigten erlebt sie durch den 2001 eingeführten Rechtsanspruch auf Entgeltumwandlung und den 2018 hinzugekommenen verpflichtenden Arbeitgeberzuschuss nach § 1a Abs 1a BetrAVG gerade eine wahre Renaissance – sehr zum Leidwesen vieler Personalabteilungen.
Die große Beliebtheit der BAV und deren Entwicklung ist mit wenigen Zahlen zu skizzieren.
Verträge in der Privatwirtschaft 2001 – 8,5 Mio. und 2019 16,25 Mio. Und Experten prognostizieren durch den immer bekannter werdenden Arbeitgeberpflichtzuschuss von 15% einen nochmaligen Anstieg der zu verwaltenden BAV-Verträge bis 2025 von weiteren ca. 5 Mio. Verträgen.
Die Prognose lautet also Ende 2025 ca. 22 Mio. zu verwaltende BAV-Verträge.
Form der Benefits
Auch bei der Frage, welche Form der Benefits Mitarbeitende besonders schätzen und als wichtig empfinden, erleben Arbeitgeber oft große Überraschungen, denn es ist nicht das frische Obst, der schicke Dienstwagen oder das hippe Diensthandy, was bei den Menschen ankommt – es ist eine solide Versorgung im Alter, die der aufgeklärten Mitarbeiter*in wichtig ist.
Wer als Arbeitgeber diese Informationen kennt und solide validiert, stellt sich zwingend die Frage, wie hierauf zu reagieren oder vorausschauend zu agieren ist. Das Ergebnis dieser Validierung wird wohl immer lauten:
- BAV-Verwaltung macht Arbeit
- 50% mehr BAV macht mehr Arbeit
- mehr Arbeit bedeutet mehr Personalaufwand
- oder schlankere Prozesse
… durch die frühzeitige Einführung digitale Prozesse kann personeller Mehraufwand abgemildert werden
Auswirkungen der Pandemie auf die HR-Abteilung
Schon während der Pandemie 2020/2021 wussten die Personaler nicht mehr, wo ihnen der Kopf steht, als die zusätzliche Administration der Kurzarbeit auf der gleichen Anzahl Schultern verteilt werden musst. In dieser Zeit konnten solche Arbeitsspitzen nicht durch planbares neues Personal oder durch erprobte digitale Hilfsmittel abgefangen werden aber die Mehrarbeit, die sich durch die schleichende Erhöhung der BAV-Akzeptanz einstellen wird, kann vorhergesehen und folglich auch geplant bewältigt werden.
Wer 2025 nicht hektisch Planstellen schaffen will, sollte 2022 vorausschauend planen und agieren und das Zauberwort in diesem Spannungsfeld heißt nicht zwingend mehr Personal sondern bessere digitale Prozesse und Outsourcing der Administration.
An der BAV-Administration hängt so viel mehr, als Personaler für gewöhnlich leisten können und wollen. Die Entscheidung „Beitragsorientierte Leistungszusage versus Beitragszusage mit Mindestleistung“ ist ohne fundierte fachliche Ausbildung genauso unmöglich zu klären wie die Frage nach „Übernahme der Zusage versus Deckungskapitalübertragung“, wenn ein neuer Beschäftigter eine BAV vom vorherigen Arbeitgeber mitbringt und den Wunsch zur Fortführung äußert.
Die Administration und Druckstückgestaltung bei Ausscheiden, Beginn und Ende von Elternzeit sowie die entgeltfreie Beschäftigung während Krankheitszeiten, ist nicht nur zeitraubend, sondern erfordert auch viel Know-how. Durch die Geschäftsvorfälle der BAV bei Diensteintritt, Ausscheiden, Elternzeit und Krankheit zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und involvierten Versichern viel Papier bewegt. Nicht selten wird hier mehrfach verschickt, gedruckt, signiert, gescannt und am Ende ein fast unleserliches Dokumente händisch archiviert und an den Versicherer geleitet – von rechtssicherer Aktenführung ist dieses Procedere weit entfernt und mancherorts fragt sich manche Sachbearbeiter*in, ob er/sie noch in der Personalabteilung oder schon in der Poststelle arbeitet.
Auch die Vorschriften zur Aufbewahrung von Akten ausgeschiedener Beschäftigter mit Versorgungsanwartschaften ist ein Thema, das oft unterschätzt und rechtswidrig behandelt wird, weil nach dem Ausscheiden Akten nach 10 Jahren vernichtet werden, während das Gesetz die Aufbewahrung bis zum Ende der Versorgungszusage vorschreibt, was bei Rentenzusagen nun einmal bis zum Tode des ausgeschiedenen Anwärters ist.
Das tägliche Doing für Personaler ist die Payroll, die Zeiterfassung, Urlaub, Krankeit und Vertragsangelegenheiten, denn das ist ihr fachliche Domaine und genau hierauf ist in der Regel auch die Personalbedarfsplanung abgestimmt. Die arbeitsrechtlichen Themen der Betrieblichen Altersvorsorge und der harmonische Abgleich zwischen Zusage und Vorsorgeprodukt ist ein Grenzbereich der HR-Tätigkeit und nicht selten eine Aufgabe, auf die Personalreferenten nicht vorbereitet werden, deren kompetente Erledigung aber als selbstverständlich angesehen wird. Zeit und Geld für fachliche Schulungen in diesem Bereich oder die tägliche Administration ist allerdings nicht eingeplant
Autor: Guido Großjean von BAV WORKFLOW
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