Automatisation des procédés robotiques (APR) – Définition et introduction

L’automatisation des procédés robotiques est actuellement sur toutes les lèvres. Mais qu’est-ce que c’est ? Pourquoi devrais-je l’utiliser dans mon entreprise et quels sont les avantages qu’il peut générer ? Cet article répond à ces questions et présente l’automatisation des processus robotiques comme une technologie de numérisation (numérisation vs transformation numérique) et d’automatisation des processus d’entreprise.

Qu’est-ce que l’automatisation des procédés robotiques (APR) ?

En principe, l’automatisation des processus robotiques est une utilisation automatisée du logiciel sur notre PC. Le PC fonctionne de manière autonome, c’est-à-dire qu’il contrôle la souris et le clavier et effectue des saisies dans tous les outils possibles (par exemple Microsoft Excel, SAP ou Outlook), dans le navigateur et aussi directement dans le système d’exploitation. Un PC qui est contrôlé au moyen de l’automatisation des processus robotisés est appelé un bot.

L’objectif est de configurer le logiciel d’automatisation des processus robotisés de manière à ce qu’il prenne en charge les activités de l’être humain sur l’ordinateur et automatise ainsi ses processus dans l’entreprise. Les processus standardisés qui se répètent constamment, avec peu de décisions clairement définies, sont particulièrement adaptés. 

L’automatisation des processus se fait de manière simple sous la forme d’un organigramme et nécessite très peu de savoir-faire en matière de programmation. Les différentes étapes que le robot exécute sont des activités qui peuvent être liées entre elles.

Pourquoi devrais-je utiliser l’automatisation des procédés robotisés (RPA) dans mon entreprise ?

L’utilisation de l’automatisation des processus robotisés permet de libérer les capacités du personnel afin qu’il ait le temps de s’occuper des clients ou de réfléchir à des questions stratégiques. En outre, les employés doivent continuer à prendre des décisions pour les robots qui ne peuvent pas être cartographiés dans une règle ou traiter manuellement des cas particuliers qui ne peuvent pas être traités de manière économique par le robot. Par exemple, le cas standard d’un processus, qui est exécuté dans 80 % des cas, devrait être pris en charge par un robot et les cas spéciaux devraient continuer à être traités par un employé. En général, le robot informe l’employé dans un cas particulier par courrier électronique ou crée une tâche dans un système de gestion des flux de travail et ajoute immédiatement à la notification les informations requises pour l’employé.

Fondamentalement, les raisons d’utiliser l’automatisation des processus robotisés sont les mêmes que pour l’automatisation des processus en général. La raison la plus importante est la pression des coûts sur le marché. Tous les processus doivent être continuellement révisés et, si possible, les coûts doivent être réduits. Bien sûr, l’automatisation des tâches répétitives aide beaucoup à cet égard, car un robot travaille 365 jours par an, 24 heures sur 24, pour une fraction du coût d’un employé. Une autre raison est que l’utilisation de l’automatisation des processus robotisés facilite la croissance des entreprises, puisque les processus automatisés par des robots peuvent être mis à l’échelle facilement et rapidement. En outre, l’utilisation de l’automatisation des processus robotisés garantit une qualité de service et une conformité constantes. Le processus est toujours exécuté comme défini, il n’y a pas d’erreurs dues à une négligence dans le traitement des cas. Un cas particulier est l’intégration d’anciens systèmes dans de nouveaux processus. Grâce à l’automatisation des processus robotisés, les données peuvent être extraites de ces systèmes et mises à disposition pour analyse dans des outils modernes de veille économique.

Il y a donc plusieurs raisons d’utiliser l’automatisation des processus robotisés dans une entreprise. En raison du coût relativement faible de l’introduction de ces systèmes, de nombreux cas d’entreprises sont rentabilisés dès la première année.

Quels avantages peuvent être générés par l’automatisation des processus robotisés ?

Dans ce qui suit, je mentionnerai les différents avantages de l’automatisation des processus robotisés. Bien sûr, ces derniers sont quelque peu différents selon les entreprises, mais en général, mon expérience m’a permis de dégager les avantages suivants.

• Retour sur investissement plus rapide : en règle générale, un projet d’automatisation de processus robotisés est rentable après seulement 6 mois environ. Aucun travail préparatoire important n’est nécessaire tant qu’un processus automatisé ne peut être utilisé dans l’entreprise. L’installation du logiciel Robotic Process Automation peut être effectuée sans problème en une matinée après une préparation appropriée. Un PoC peut généralement être mis en œuvre dans un délai de 30 jours, dont environ 5 jours de développement doivent être prévus. En outre, aucune grande équipe n’est nécessaire pour un PoC, il suffit d’avoir un bon consultant qui analyse et développe le processus dans sa première version avec une PME sélectionnée.
• Technologie non invasive : la technologie de l’automatisation des processus robotisés fonctionne via l’interface des applications existantes. Les applications utilisées ne connaissent pas l’utilisation de l’automatisation des processus robotisés, aucune interface spéciale ne doit être programmée ou d’autres adaptations doivent être effectuées. Par conséquent, l’automatisation des processus robotisés peut être facilement mise en œuvre dans n’importe quelle entreprise et n’implique pas de coûts supplémentaires pour l’adaptation d’autres systèmes. Cela permet également d’accélérer les projets et de réduire le temps de retour sur investissement.
• Intégration des systèmes existants : Les anciens systèmes qui ne disposent pas encore d’une API peuvent également être intégrés dans des processus automatisés par le biais de l’automatisation des processus robotisés, car ils sont accessibles via l’interface utilisateur. 
• Plus grande satisfaction des clients et amélioration de la qualité du service : la satisfaction des clients augmente grâce à des temps de réponse rapides et à une plus grande disponibilité du service. Le robot peut répondre aux demandes des clients 24 heures sur 24, 365 jours par an.
• Réduction du travail ennuyeux et répétitif : les employés peuvent à nouveau se consacrer à des activités passionnantes. Les tâches répétitives et ennuyeuses sont prises en charge par le robot. Cela augmente la satisfaction des employés et plus de temps est investi dans le développement stratégique de l’entreprise.
• Une gestion plus facile des processus : Un changement de processus est mis en œuvre immédiatement après la publication du processus automatisé. Il n’y a pas d’effort de formation et il n’est pas nécessaire de procéder à un changement en raison d’un nouveau flux de processus.
• Réduction des coûts : l’installation et l’administration de robots sont plus rentables que la mise à disposition des ressources correspondantes avec l’aide d’employés.
• Conformité améliorée : le robot ne s’écarte jamais de l’instruction de processus.
• Meilleur aperçu des durées d’exécution des processus : Les statistiques sur les processus sont collectées et peuvent être analysées directement.
• Évolutivité et flexibilité : les robots peuvent être facilement mis à l’échelle et utilisés de manière flexible. Un robot peut successivement exécuter un processus de comptabilité et de construction.

Conclusion sur l’APR

Dans cet article, le sujet de l’automatisation des processus robotisés a été fondamentalement expliqué. En raison de son intégration non invasive dans le paysage des systèmes existants, l’automatisation des processus robotisés peut être facilement introduite et les processus initiaux peuvent être automatisés rapidement. C’est donc une bonne occasion d’aborder le thème de la numérisation dans votre entreprise ou de le développer davantage.

Marcel Schneider

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.