Automatización de Procesos Robóticos (RPA) – Definición e Introducción

La Automatización de Procesos Robóticos está actualmente en boca de todos. ¿Pero qué es eso de todas formas? ¿Por qué debería usarlo en mi empresa y qué ventajas puede generar? Este artículo responde a estas preguntas y presenta la Automatización de Procesos Robóticos como una tecnología para la digitalización (digitalización vs. transformación digital) y la automatización de los procesos de negocio.

¿Qué es la Automatización de Procesos Robóticos (RPA)?

En principio, la Automatización de Procesos Robóticos es un uso automatizado del software de nuestro PC. El PC funciona por sí mismo, es decir, controla el ratón y el teclado y realiza entradas en todas las herramientas posibles (por ejemplo, Microsoft Excel, SAP o Outlook), en el navegador y también directamente en el sistema operativo. Un PC controlado por medio de la Automatización de Procesos Robóticos se llama bot.

El objetivo es configurar el software de Automatización de Procesos Robóticos de tal manera que asuma las actividades del ser humano en el ordenador y así automatizar sus procesos en la empresa. Especialmente adecuados son los procesos repetidos y estandarizados con pocas decisiones claramente definidas. 

La automatización de los procesos se hace de forma sencilla como un diagrama de flujo y se requieren muy pocos conocimientos de programación. Los pasos individuales que el robot lleva a cabo son las llamadas actividades que se pueden encadenar.

¿Por qué debería usar la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) en mi empresa?

El uso de la automatización de los procesos robóticos permite liberar la capacidad del personal para que tenga tiempo de atender a los clientes o de pensar en cuestiones estratégicas. Además, los empleados deben continuar tomando decisiones para los robots que no pueden ser mapeados en una regla o manejar manualmente casos especiales que no pueden ser procesados económicamente por el robot. Por ejemplo, el caso estándar de un proceso, que se lleva a cabo en el 80% de los casos, debería ser asumido por un robot y los casos especiales deberían seguir siendo manejados por un empleado. Por lo general, el robot informa al empleado en un caso especial por correo electrónico o crea una tarea en un sistema de gestión de flujo de trabajo y añade la información necesaria para el empleado inmediatamente a la notificación.

Básicamente, las razones para usar la Automatización de Procesos Robóticos son las mismas que para la automatización de procesos en general. La razón más importante es la presión de los costos en el mercado. Todos los procesos deben ser revisados continuamente y, si es posible, los costos deben ser reducidos. Por supuesto, la automatización de tareas repetitivas ayuda mucho en este sentido, ya que un robot trabaja 365 días al año, 24 horas al día, por una fracción del costo de un empleado. Otra razón es que el uso de la automatización de procesos robóticos facilita el crecimiento de las empresas, ya que los procesos automatizados con robots se pueden ampliar de forma fácil y rápida. Además, el uso de la Automatización de Procesos Robóticos garantiza una calidad constante de servicio y cumplimiento. El proceso se ejecuta siempre según lo definido, no hay errores por descuido en el manejo del caso. Un caso especial es la integración de los sistemas antiguos en los nuevos procesos. Con la Automatización de Procesos Robóticos, se pueden extraer datos de estos sistemas y ponerlos a disposición para su análisis en las modernas herramientas de inteligencia comercial.

Así que hay varias razones para usar la Automatización de Procesos Robóticos en una empresa. Debido al costo relativamente bajo de la introducción de los sistemas, muchos casos de negocios se pagan por sí mismos dentro del primer año.

¿Qué ventajas puede generar la automatización de los procesos robóticos?

A continuación mencionaré las diferentes ventajas de la Automatización de Procesos Robóticos. Por supuesto que son algo diferentes según la empresa, pero en general, las siguientes ventajas se pueden generar a partir de mi experiencia.

• Un retorno más rápido de la inversión: Por regla general, un proyecto de automatización de procesos robóticos se amortiza en sólo unos 6 meses. No se necesita ningún trabajo preparatorio importante hasta que se pueda utilizar un proceso automatizado en la empresa. La instalación del software de Automatización de Procesos Robóticos puede realizarse sin problemas en una mañana después de la preparación adecuada. Un PoC puede ser implementado normalmente en 30 días, de los cuales se debe planificar un tiempo de desarrollo de aproximadamente 5 días. Además, no se requieren grandes equipos para un PdC, basta con tener un buen consultor que analice y desarrolle el proceso en su primera versión con una PYME seleccionada.
• Tecnología no invasiva: La tecnología de Automatización de Procesos Robóticos funciona a través de la interfaz de las aplicaciones existentes. Las aplicaciones utilizadas no conocen el uso de la Automatización de Procesos Robóticos, no es necesario programar interfaces especiales o hacer otras adaptaciones. Como resultado, la Automatización de Procesos Robóticos puede ser fácilmente implementada en cualquier compañía y no implica costos adicionales para adaptar otros sistemas. Esto también acelera los proyectos y acorta el tiempo de retorno de la inversión.
• Integración de sistemas heredados: Los sistemas heredados que aún no tienen una API también pueden integrarse en procesos automatizados mediante la automatización de procesos robóticos porque se puede acceder a ellos a través de la interfaz de usuario. 
• Mayor satisfacción del cliente y mejora de la calidad del servicio: La satisfacción del cliente aumenta gracias a los rápidos tiempos de respuesta y a la mayor disponibilidad del servicio. El robot puede responder a las preguntas de los clientes las 24 horas del día, los 365 días del año.
• Reducción del trabajo aburrido y repetitivo: Los empleados pueden volver a dedicarse a actividades excitantes. Las tareas aburridas que se repiten constantemente son asumidas por el robot. Esto aumenta la satisfacción de los empleados y se invierte más tiempo en el desarrollo estratégico de la empresa.
• Una gestión más fácil de los procesos: Un cambio de proceso se implementa inmediatamente después de que se publica el proceso automatizado. No hay ningún esfuerzo de capacitación y no hay necesidad de un proceso de cambio debido a un nuevo flujo de procesos.
• Reducción de costos: La instalación y administración de los robots es más rentable que proporcionar los recursos correspondientes con la ayuda de los empleados.
• Mejora de la conformidad: El robot nunca se desvía de la instrucción del proceso.
• Mejor visión general de los tiempos de ejecución de los procesos: Se recogen estadísticas sobre las ejecuciones de los procesos y pueden ser analizadas directamente.
• Escalabilidad y flexibilidad: Los robots se pueden escalar fácilmente y se pueden utilizar de manera flexible. Un robot puede ejecutar sucesivamente un proceso desde la contabilidad y desde la construcción.

Conclusión sobre RPA

En este artículo, el tema de la automatización de los procesos robóticos fue explicado fundamentalmente. Debido a su integración no invasiva en el paisaje de sistemas existentes, la Automatización de Procesos Robóticos puede introducirse fácilmente y los procesos iniciales pueden automatizarse rápidamente. Esto lo convierte en una buena oportunidad para abordar el tema de la digitalización en su empresa o para ampliarla aún más.

Marcel Schneider

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.