Robotic Process Automation (RPA) – Definição e Introdução

A Robotic Process Automation está actualmente na boca de todos. Mas afinal o que é isso? Por que devo utilizá-lo na minha empresa e que vantagens podem ser geradas por ele? Este artigo responde a estas questões e apresenta a Robotic Process Automation como uma tecnologia para a digitalização (digitalização versus transformação digital) e automatização dos processos empresariais.

O que é afinal a Robotic Process Automation (RPA)?

Em princípio, a Robotic Process Automation é uma utilização automatizada do software no nosso PC. O PC funciona por si mesmo, ou seja, controla o rato e o teclado e faz entradas em todas as ferramentas possíveis (por exemplo, Microsoft Excel, SAP ou Outlook), no browser e também directamente no sistema operativo. Um PC que é controlado por meio de Robotic Process Automation é chamado bot.

O objectivo é configurar o software de Robotic Process Automation de modo a que este assuma as actividades do ser humano no computador e assim automatize os seus processos na empresa. Especialmente adequados são constantemente repetidos, processos padronizados com poucas e claramente definidas decisões. 

A automatização dos processos é feita de uma forma simples como um fluxograma e é necessário muito pouco know-how de programação. Os passos individuais que o robot executa são as chamadas actividades que podem ser enfiadas juntas.

Porque devo usar a Robotic Process Automation (RPA) na minha empresa?

O uso da automatização de processos robóticos permite libertar a capacidade do pessoal para que este tenha tempo para atender os clientes ou para pensar em questões estratégicas. Além disso, os empregados devem continuar a tomar decisões para os robôs que não podem ser mapeados numa regra ou tratar manualmente de casos especiais que não podem ser processados economicamente pelo robô. Por exemplo, o caso padrão de um processo, que é realizado em 80% dos casos, deve ser assumido por um robô e os casos especiais devem continuar a ser tratados por um empregado. Normalmente o robô informa o funcionário num caso especial através de correio electrónico ou cria uma tarefa num sistema de gestão de fluxo de trabalho e acrescenta imediatamente à notificação as informações necessárias para o funcionário.

Basicamente, as razões para a utilização da Robotic Process Automation são as mesmas que para a automatização de processos em geral. A razão mais importante é a pressão dos custos no mercado. Todos os processos devem ser continuamente revistos e, se possível, os custos devem ser reduzidos. Naturalmente, a automatização de tarefas repetitivas ajuda muito neste aspecto, uma vez que um robô trabalha 365 dias por ano, 24 horas por dia, por uma fracção do custo de um empregado. Outra razão é que o uso da automatização de processos robotizados facilita o crescimento das empresas, uma vez que os processos automatizados com robots podem ser escalados fácil e rapidamente. Além disso, a utilização da Robotic Process Automation garante uma qualidade consistente de serviço e conformidade. O processo é sempre executado conforme definido, não há erros devido a descuido no tratamento do caso. Um caso especial é a integração de sistemas antigos em novos processos. Com a Robotic Process Automation, os dados podem ser extraídos destes sistemas e disponibilizados para análise em modernas ferramentas de business intelligence.

Assim, há várias razões para utilizar a Robotic Process Automation numa empresa. Devido ao custo relativamente baixo da introdução dos sistemas, muitos casos de negócios pagam-se a si próprios no primeiro ano.

Que vantagens podem ser geradas pela Robotic Process Automation?

Em seguida mencionarei as diferentes vantagens da Robotic Process Automation. Estas são naturalmente um pouco diferentes dependendo da empresa, mas em geral, as seguintes vantagens podem ser geradas a partir da minha experiência.

• Retorno mais rápido do investimento: Regra geral, um projecto de automatização de processos robóticos compensa ao fim de apenas cerca de 6 meses. Nenhum trabalho preparatório importante é necessário até que um processo automatizado possa ser utilizado na empresa. A instalação do software de Robotic Process Automation pode ser realizada sem problemas numa manhã, após preparação adequada. Um CdP pode normalmente ser implementado no prazo de 30 dias, dos quais aproximadamente 5 dias de tempo de desenvolvimento devem ser planeados. Além disso, não são necessárias grandes equipas para um PoC, é suficiente ter um bom consultor que analise e desenvolva o processo na sua primeira versão com uma PME seleccionada.
• Tecnologia não invasiva: A tecnologia da Robotic Process Automation funciona através da interface das aplicações existentes. As aplicações utilizadas não estão conscientes da utilização da Robotic Process Automation, não é necessário programar interfaces especiais ou fazer outras adaptações. Como resultado, a Robotic Process Automation pode ser facilmente implementada em qualquer empresa e não envolve custos adicionais para a adaptação de outros sistemas. Isto também acelera os projectos e encurta o tempo para o retorno do investimento.
• Integração de sistemas herdados: Sistemas legados que ainda não têm uma API podem também ser integrados em processos automatizados através da Robotic Process Automation porque podem ser acedidos através da interface do utilizador. 
• Maior satisfação do cliente e melhor qualidade de serviço: A satisfação do cliente aumenta através de tempos de resposta rápidos e maior disponibilidade de serviço. O robô pode responder às perguntas dos clientes 24 horas por dia, 365 dias por ano.
• Redução do trabalho aborrecido e repetitivo: Os empregados podem dedicar-se novamente a actividades excitantes. As tarefas constantemente repetitivas e enfadonhas são assumidas pelo robô. Isto aumenta a satisfação dos empregados e mais tempo é investido no desenvolvimento estratégico da empresa.
• Gestão mais fácil dos processos: Uma mudança de processo é implementada imediatamente após a publicação do processo automatizado. Não há esforço de formação e não há necessidade de um processo de mudança devido a um novo fluxo de processo.
• Redução de custos: A instalação e administração de robôs é mais rentável do que fornecer os recursos correspondentes com a ajuda de empregados.
• Conformidade melhorada: O robô nunca se afasta da instrução do processo.
• Melhor visão geral dos tempos de execução do processo: As estatísticas sobre os processos são recolhidas e podem ser analisadas directamente.
• Escalabilidade e flexibilidade: Os robôs podem ser facilmente escalados e podem ser utilizados de forma flexível. Um robô pode executar sucessivamente um processo desde a contabilidade e desde a construção.

Conclusão sobre a RPA

Neste artigo, o tópico da automatização do processo robótico foi fundamentalmente explicado. Devido à sua integração não invasiva na paisagem do sistema existente, a Robotic Process Automation pode ser facilmente introduzida e os processos iniciais podem ser automatizados rapidamente. Isto torna-a uma boa oportunidade para abordar o tema da digitalização na sua empresa ou para a expandir ainda mais.

Marcel Schneider

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.