Erfolgsfaktor für schnelle Digitalisierung = Kapazität!
Der Trick mit dem Engpass und Kapazitäten Management
Ideen für Digitalisierung gibt es genug – woran es fehlt, sind immer die Ressourcen. Was wäre, wenn die Ressourcen aber schon da wären, man würde sie nur nicht sehen? Der Trick ist der Engpass. Der Artikel zeigt, wie man an diese Kapazitäten kommt, um den Digitalisierungsaktivitäten endlich Schwung zu geben!
Ideen für Digitalisierung gibt es genug – woran es fehlt, sind immer die Ressourcen. Was wäre, wenn die Ressourcen aber schon da wären, man würde sie nur nicht sehen? Der Trick ist der Engpass …
Von der Notwendigkeit und den Vorteilen der Digitalisierung muss man heute niemanden mehr überzeugen. Allein die Tatsache des Mooreschen-Gesetzes, dass sich die Leistungsfähigkeit digitaler Technologien alle zwei Jahre verdoppelt, reicht völlig. Um es dennoch nochmals deutlich zu sagen: Wir bekommen Produktivitätssteigerungen im Digitalen praktisch geschenkt! Auch Ideen für die Digitalisierung sind in Unternehmen meist ausreichend vorhanden – alle Prozesse digitalisieren, digitaler Zwilling aufbauen, alles in die Cloud und den Kunden zum Akteur machen, klar. Der nächste Schritt – also einen Workshop abhalten und die Umsetzung planen – auch das funktioniert größtenteils noch recht gut. Was danach kommt, die Umsetzung in die Unternehmenspraxis bei laufendem Tagesgeschäft, gestaltet sich dann zäh oder gerät komplett ins Stocken. Wer soll das auch machen? Die Unternehmen arbeiten am Limit, die Mitarbeiter sind damit beschäftigt, mit viel Energie und Kraft den Laden am Laufen zu halten. Es klemmt an allen Ecken und Enden. Dabei ist der Durchbruch – wenn Unternehmen ihre Engpässe (er)kennen und damit umzugehen lernen – zum Greifen nah.
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Ressourcenmangel? Der Trick mit dem Engpass – die Ressourcen sind vorhanden!
Der erste Gedanke, wenn es um Change geht: Wir brauchen Kapazitäten, um etwas zu erreichen. Aber niemand wird gewillt sein, für die Digitalisierung, die letztlich ja die Effizienz steigern soll, neue Mitarbeiter einzustellen. Abgesehen davon, dass der Markt leer ist, neue Mitarbeiter eine umfassende Einarbeitung bräuchten und erstmal einfach nur die Betriebskosten erhöhen. Woher aber dann die Ressourcen für Digitalisierungsprojekte nehmen? Der Trick steckt im System! Wenn man sich komplexe Systeme genauer ansieht, kann man etwas Interessantes erkennen.
Alle komplexen Systeme haben genau einen Engpass – und eben nicht viele!
Ein Beispiel: ein Flughafen. Tausende Mitarbeiter, unzählige unterschiedliche Berufe, viele Menschen mit unterschiedlichen Zielen, die alle zusammenarbeiten – hochkomplex. Aber alles dreht sich um die Start- und Landebahn. Da passt immer nur ein Flugzeug gleichzeitig darauf. Alle arbeiten also immer daran, dass die Start- und Landebahn nie leerläuft, aber sich auch nie zwei Flugzeuge gleichzeitig darauf befinden. Anderes Beispiel: die Produktion eines Automobils. Hochkomplexe Lieferketten mit Millionen von Mitarbeitenden weltweit. Und ein Engpass: die Hochzeit, wenn Chassis und Karosserie in der Endmontage zusammenkommen.
Gleiches gilt auch für IT, Prozesse, Abteilungen und ganze Unternehmen – es gibt immer nur einen Engpass. Aber wie kann das sein? Haben Sie auch das Gefühl, dass es in Ihrem Unternehmen an mehreren Ecken und Enden klemmt – gefühlt Engpässe überall? Alles dauert länger, als es muss und man steht sich oft selbst im Weg?
Das grundlegende Problem: Wir alle denken, wenn man früher anfängt, wird man schneller fertig. Oder wenn man mehr Zeit hat, kann man Termine besser einhalten. Vor allem aber, wenn jeder ausgelastet ist, dann kommt hinten am meisten raus. Das Gegenteil ist der Fall! Wenn man alles sofort anfängt, hat man viel offene Arbeit. Wenn man sich viel Zeit gibt, hat man die Arbeit immer im Kopf. Und wenn man versucht, alle zu beschäftigen? Dann überlastet man den einen Engpass, der Engpass kommt ins Straucheln, er macht Multitasking und Fehler, ist frustriert und am Schluss kommt weniger raus, als möglich ist – Ressourcen werden verschwendet!
Die Lösung: Das Kochrezept für den Engpass
Um schneller mehr zu erreichen und sich nicht im bloßen Tun zu verlieren, bedarf es, ähnlich eines guten, weil verständlichen, Kochrezepts, lediglich drei einfacher Schritte:
- Finden Sie den einen (meist verdeckten) Engpass.
- Entlasten Sie den Engpass, indem Sie ihm alle Aufgaben entziehen, die auch jemand anderes machen könnte.
- Sorgen Sie dafür, dass der Engpass nie leerläuft – aber auch nie zu viel Arbeit hat. Passen Sie den Start von Projekten, Aufträgen oder Initiativen so an, dass der Engpass nie überlastet ist.
Wird der Engpass nicht mehr überlastet, kann er wieder optimal arbeiten, Projekte kommen zum Abschluss, die Fertigstellungsrate steigt – man hat unterm Strich mehr Kapazität!
Mehr Kapazität im Engpass – mehr Zeit für Digitalisierung
Aus der Studie „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potenziale“ (Prof. Dr. Ayelt Komus, Hochschule Koblenz, 2016) wissen wir, dass 60 Prozent der Unternehmen davon ausgehen, dass sie rund 25 Prozent ihrer Kapazität verschenken, weil sie Multitasking im Engpass zulassen. Ein riesiges Potenzial.
Die Wirkweise ist aber noch weiter zu betrachten: Wird der Engpass nicht mehr überlastet, können automatisch – zur Erinnerung: es gibt immer einen Engpass – auch kein anderes Team, kein anderer Mitarbeiter oder Ressourcen überlastet sein. Man sieht plötzlich, wo überall toll ausgebildete, erfahrene Mitarbeiter „frei“ sind. Mitarbeiter, die auch früher schon hervorragende Arbeit geleistet haben, oft jedoch an Sachen, die es nie durch den Engpass schaffen konnten.
Aus mehreren Veröffentlichungen und aus der Praxiserfahrung in Kundenprojekten wissen wir, dass oft 30-50 Prozent der Mitarbeiter sich für einen gewissen Zeitraum im Leerlauf befinden, wenn man den Engpass nicht mehr überlastet. Befähigen Unternehmen oder Abteilungen nur einen sehr kleinen Teil – oft reichen 1-2 Leute –, den Engpass zu unterstützen, steigt die Kapazität im Engpass schnell um 50-100 Prozent. Das heißt, doppelt so viele Projekte in der gleichen Zeit mit den gleichen Ressourcen. Und wo ist jetzt das Problem? Es gibt kein Problem! Nur ein einfaches Kochrezept für den Engpass (siehe oben), das Kapazitäten freigibt und so Raum schafft für die vielen schönen Digitalisierungsprojekte.
Aber Achtung: Der Engpass ist „ein scheues Reh“ – er ist nie dort, wo man ihn vermutet. Sonst hätten Sie ihn sicher schon beseitigt?!
Hier nur ein paar Fahndungshinweise:
- meist ist der Engpass keine Person und kein Team,
- meist ist er eine Kombination aus ihren erfahrensten Leuten und den Entscheidern,
- meist ist es eine kritische Phase im Projekt – in der Konzeption oder kurz vor der Auslieferung,
- manchmal ist es auch einfach nur eine veraltete Regel, die den Engpass erst erzeugt,
- alles wissen Bescheid und keiner traut sich es auszusprechen.
Denken Sie groß!
Wenn es so vermeintlich einfach ist, warum macht es dann nicht jeder? Wirklich? Was ist mit Amazon, Skype, Bosch, McDonalds oder Mazda, um nur ein paar zu nennen? Googeln Sie einfach mal nach “Theory of Constraints” oder “Critical Chain Project Management” – Sie werden erstaunt sein, wie viele, vor allem große, Unternehmen im Tech-Umfeld genau diese Ideen erfolgreich nutzen.
Legen sie Los!
Um sich Kapazität für die dringend nötige Digitalisierung zu schaffen, gilt es, den eigenen Engpass zu suchen und Projekte so zu starten, dass der Engpass nie überlastet ist. Der erste Performanceboost lässt dann nur kurz auf sich warten. Der zweite Performanceboost folgt, wenn sie es schaffen, den Engpass mit zusätzlicher Manpower zu unterstützen.
Das Ergebnis: zufriedenere, kreativere Mitarbeiter und gleichzeitig die notwendige Kapazität, um in Sachen Digitalisierung richtig Gas zu geben.
Quellen:
- „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potentiale“ (Prof. Dr. Ayelt Komus, Hochschule Koblenz, 2016)
s. https://www.process-and-project.net/studien/multitasking-im-projektmanagement/ - Excel-Tools um direkt mit Engpassmanagement zu starten – egal ob agil oder klassisch
s. https://reliable-scrum.com - Eliyahu Goldratt – „Das Ziel“, Campus Verlag 2013 oder „The Goal“, North River Press 2012
- Uwe Techt – “Goldratt und die Theory of Constraints” oder „Goldratt and the Theory of Constraints”, ibidem 2015
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