Фактор за успех за бърза дигитализация = капацитет!
Трикът с управлението на проблемните места и капацитета
Има много идеи за дигитализация – винаги липсват ресурси. Ами ако ресурсите вече са били там, но вие просто не сте ги виждали? Трикът е в тясното място. Статията показва как да стигнете до тези възможности, за да дадете най-накрая тласък на дейностите по дигитализация!
Има много идеи за дигитализация – винаги липсват ресурси. Но какво, ако ресурсите вече са били там, а вие просто не сте ги виждали? Трикът е в тясното място…
Днес вече не е необходимо да убеждаваме никого в необходимостта и предимствата на дигитализацията. Самият факт на закона на Мур, че производителността на дигиталните технологии се удвоява на всеки две години, е напълно достатъчен. Въпреки това, за да го кажем ясно още веднъж: на практика ни е подарено увеличение на производителността в дигиталната сфера! Дори идеите за дигитализация обикновено са достатъчно налични в компаниите – дигитализирайте всички процеси, изградете дигитален близнак, поставете всичко в облака и направете клиента играч, разбира се. Следващата стъпка – провеждане на семинар и планиране на изпълнението – също работи доста добре в по-голямата си част. Това, което следва след това, внедряването в практиката на компанията по време на текущата ежедневна дейност, тогава.. се оказва трудно или стига до пълен застой. Кой трябва да се заеме с това? Предприятията работят на предела на възможностите си, служителите са заети да поддържат бизнеса с много енергия и сили. Нещата са затрупани по всички краища и ъгли. И все пак пробивът е на една ръка разстояние – ако компаниите се научат да разпознават и да се справят със своите слаби места.
Index
Липса на ресурси? Трикът със тясното място – ресурсите са там!
Първата мисъл, когато става дума за промяна: Нуждаем се от капацитет, за да постигнем нещо. Но никой няма да пожелае да наеме нови служители за дигитализацията, която в крайна сметка има за цел да повиши ефективността. Освен че пазарът е празен, новите служители ще се нуждаят от продължително обучение и засега просто ще увеличат оперативните разходи. Но откъде да намерите ресурси за проектите за дигитализация? Трикът е в системата! Ако се вгледате по-внимателно в сложните системи, можете да видите нещо интересно.
Всички сложни системи имат точно едно тясно място!
Един пример: летище. Хиляди служители, безброй различни професии, много хора с различни цели, всички работещи заедно – изключително сложно. Но всичко се върти около пистата. На нея може да се качи само един самолет в даден момент. Така че всички винаги работят, за да гарантират, че пистата никога няма да е празна, но и че на нея никога няма да има два самолета едновременно. Друг пример: производството на автомобил. Изключително сложни вериги за доставки с милиони служители по целия свят. И едно тясно място: момента в който шасито и каросерията се събират при окончателното сглобяване.
Същото се отнася и за ИТ, процеси, отдели и цели компании – винаги има едно тясно място. Но как може да се случи това? Имате ли и вие усещането, че във вашата компания нещата са задръстени на няколко ъгъла и края – навсякъде има тесни места? Всичко отнема повече време, отколкото трябва, и често сами си пречите?
Основният проблем: Всички си мислим, че ако започнем по-рано, ще завършим по-бързо. Или ако разполагате с повече време, ще можете да спазвате сроковете по-добре. Преди всичко, ако всички са заети, тогава най-много се излиза отзад. Точно обратното е вярно! Ако започнете всичко веднага, ще имате много отворена работа. Ако си давате много време, винаги имате работа в главата си. А ако се опитвате да държите всички заети? Тогава претоварвате едното тясно място, то се спъва, работи многократно и прави грешки, изнервя се и в крайна сметка излиза по-малко, отколкото е възможно – ресурсите се разпиляват!
Решението: Рецептата за тясното място
За да постигнете повече и по-бързо и да не се изгубите в самия процес, са необходими само три прости стъпки, подобно на добра и разбираема готварска рецепта:
- Намерете единственото (обикновено скрито) тясно място.
- Освободете тясното място, като отнемете всички задачи, които някой друг би могъл да свърши.
- Уверете се, че тясното място никога не остава празно – но също така никога няма прекалено много работа. Регулирайте началото на проектите, задачите или инициативите, така че тясното място никога да не бъде претоварено.
Ако тясното място вече не е претоварено, то отново може да работи оптимално, проектите се завършват, процентът на завършените проекти се увеличава – крайният резултат е, че имате повече капацитет!
Повече капацитет в тясното място – повече време за дигитализация
От проучването „Многозадачност в управлението на проекти – статукво и потенциал“ (проф. д-р Айелт Комус, Университет за приложни науки в Кобленц, 2016 г.) знаем, че 60 % от компаниите предполагат, че отдават около 25% от капацитета си, защото позволяват многозадачност в слабите места. Огромен потенциал.
Но начинът на действие трябва да бъде разгледан още по-задълбочено: Ако тясното място вече не е претоварено, автоматично – помнете: винаги има тясно място – никой друг екип, служител или ресурси също не могат да бъдат претоварени. Изведнъж виждате къде навсякъде са „свободни“ чудесно обучени, опитни служители. Служители, които и преди са вършили отлична работа, но често по неща, които никога не биха могли да преминат през тясното място.
От няколко публикации и от практическия си опит в проекти на клиенти знаем, че често 30-50% от служителите са свободни за определен период от време, когато тясното място вече не е претоварено. Ако компаниите или отделите дадат възможност само на много малка част – често 1-2 души са достатъчни – да поддържат тясното място, капацитетът в тясното място бързо се увеличава с 50-100 процента. Това означава два пъти повече проекти за същото време със същите ресурси. И така, къде е проблемът сега? Няма проблем! Просто една проста готварска рецепта за тясното място (вж. по-горе), която освобождава капацитет, правейки място за всички тези прекрасни проекти за дигитализация.
Но внимавайте: Тясното място е „плах елен“ – то никога не е там, където си мислите, че е. В противен случай със сигурност вече щяхте да сте го отстранили?!
Ето само няколко улики:
- най-често тясното място не е човек или екип,
- най-често това е комбинация от най-опитните хора и хората, които вземат решения,
- най-често това е критична фаза на проекта – в концепцията или непосредствено преди доставката,
- понякога това е просто остаряло правило, което създава пречките на първо място,
- всички знаят за него и никой не смее да го каже.
Мислете мащабно!
Ако е толкова лесно, защо не го правят всички? Наистина ли? Какво ще кажете за Amazon, Skype, Bosch, McDonalds или Mazda, само за някои от тях? Просто потърсете в Google „Теория на ограниченията“ или „Управление на проекти по критичната верига“ – ще се изумите колко много, особено големи, компании в технологичната среда успешно използват именно тези идеи.
Вървете напред!
За да се създаде капацитет за спешно необходимата дигитализация, е необходимо да се потърси собственото тясно място и да се започнат проекти така, че тясното място никога да не бъде претоварено. Тогава първото повишаване на производителността ще се случи след кратко време. Второто повишаване на производителността следва, ако успеят да поддържат тясното място с допълнителна работна ръка.
Резултатът е: по-щастливи и по-креативни служители и в същото време необходимия капацитет за реална трансформация, когато става въпрос за дигитализация.
Източници:
- „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potentiale“ (Prof. Dr. Ayelt Komus, Hochschule Koblenz, 2016)
s. https://www.process-and-project.net/studien/multitasking-im-projektmanagement/ - Excel-Tools um direkt mit Engpassmanagement zu starten – egal ob agil oder klassisch
s. https://reliable-scrum.com - Eliyahu Goldratt – „Das Ziel“, Campus Verlag 2013 oder „The Goal“, North River Press 2012
- Uwe Techt – “Goldratt und die Theory of Constraints” oder „Goldratt and the Theory of Constraints”, ibidem 2015
Comments are closed.