Factor de sucesso para uma digitalização rápida = capacidade!

O truque do estrangulamento e da gestão das capacidades

Há muitas ideias para a digitalização – o que falta são sempre os recursos. E se os recursos já lá estivessem, mas simplesmente não os viu? O truque é o engarrafamento. O artigo mostra como chegar a estas capacidades para finalmente dar um impulso às actividades de digitalização!

Há muitas ideias para a digitalização – o que falta são sempre os recursos. Mas e se os recursos já lá estivessem, simplesmente não os viu? O truque é o engarrafamento …

Hoje em dia, ninguém precisa de ser convencido da necessidade e das vantagens da digitalização. O simples facto da Lei de Moore, de que o desempenho das tecnologias digitais duplica de dois em dois anos, é suficiente. No entanto, para o afirmar claramente, mais uma vez: Praticamente, dá-se-nos aumentos de produtividade no domínio digital como um presente! Mesmo as ideias para a digitalização estão normalmente suficientemente disponíveis nas empresas – digitalizar todos os processos, construir um gémeo digital, colocar tudo na nuvem e fazer do cliente um jogador, claro. O passo seguinte – realizar um workshop e planear a implementação – também funciona bastante bem na sua maior parte. O que vem depois disso, a implementação na prática da empresa durante o dia-a-dia da empresa, acaba por ser difícil ou chega a um impasse total. Quem é suposto fazer isso? As empresas estão a trabalhar nos seus limites, os empregados estão ocupados a manter o negócio a funcionar com muita energia e força. As coisas estão encravadas em todos os cantos e extremidades. No entanto, o avanço está ao nosso alcance – se as empresas aprenderem a reconhecer e a lidar com os seus estrangulamentos.

Falta de recursos? O truque do engarrafamento – os recursos estão lá!

O primeiro pensamento quando se trata de mudança: Precisamos de capacidades para conseguir algo. Mas ninguém estará disposto a contratar novos funcionários para a digitalização, que se destina, em última análise, a aumentar a eficiência. Para além do facto de o mercado estar vazio, os novos empregados precisariam de formação extensiva e, de momento, apenas aumentariam os custos operacionais. Mas onde se encontram os recursos para projectos de digitalização? O truque está no sistema! Se olhar mais de perto para sistemas complexos, pode ver algo interessante.

Todos os sistemas complexos têm exactamente um estrangulamento – e não muitos!

Um exemplo: um aeroporto. Milhares de empregados, inúmeras profissões diferentes, muitas pessoas com objectivos diferentes, todos a trabalhar em conjunto – altamente complexos. Mas tudo gira em torno da pista de descolagem e aterragem. Apenas uma aeronave pode caber nela de cada vez. Assim, todos estão sempre a trabalhar para garantir que a pista nunca fique vazia, mas que também nunca haja dois aviões ao mesmo tempo. Outro exemplo: a produção de um automóvel. Cadeias de abastecimento altamente complexas com milhões de empregados em todo o mundo. E um estrangulamento: o casamento quando o chassis e a carroçaria se juntam na montagem final.

O mesmo se aplica às TI, processos, departamentos e empresas inteiras – há sempre um engarrafamento. Mas como pode isso acontecer? Também tem a sensação de que as coisas estão encravadas em vários cantos e acabam na sua empresa – estrangulamentos em todo o lado? Tudo leva mais tempo do que o necessário, e muitas vezes atrapalha-se no seu próprio caminho?

O problema básico: todos pensamos que se começar mais cedo, acabará mais depressa. Ou, se tiver mais tempo, poderá cumprir melhor os prazos. Acima de tudo, se todos estiverem ocupados, então a maioria sai pelas traseiras. O oposto é verdade! Se começar tudo de imediato, tem muito trabalho em aberto. Se se der muito tempo a si próprio, tem sempre trabalho em mente. E se tentar manter toda a gente ocupada? Então sobrecarrega o único gargalo, o gargalo tropeça, multitarefa e comete erros, fica frustrado e no final sai menos do que é possível – os recursos são desperdiçados!

A solução: A receita para o engarrafamento

Para se conseguir mais rapidamente e não se perder no mero fazer, são necessários apenas três passos simples, semelhantes a uma boa, porque compreensível, receita culinária:

  1. Encontrar o gargalo (geralmente escondido).
  2. Aliviar o estrangulamento, retirando todas as tarefas que outra pessoa poderia fazer.
  3. Certifique-se de que o gargalo nunca corre vazio – mas também de que nunca tem muito trabalho. Ajustar o início dos projectos, tarefas ou iniciativas para que o gargalo nunca fique sobrecarregado.

Se o estrangulamento já não estiver sobrecarregado, pode voltar a funcionar de forma óptima, os projectos são concluídos, a taxa de conclusão aumenta – o resultado final é que tem mais capacidade!

Mais capacidade no gargalo – mais tempo para a digitalização

Do estudo “Multitarefa em Gestão de Projectos – Status Quo e Potencial” (Prof. Dr. Ayelt Komus, Koblenz University of Applied Sciences, 2016), sabemos que 60% das empresas assumem que estão a dar cerca de 25% da sua capacidade porque permitem a multitarefa em estrangulamentos. Enorme potencial.

Mas o modo de acção precisa de ser ainda mais considerado: Se o estrangulamento já não estiver sobrecarregado, automaticamente – lembrem-se: há sempre um estrangulamento – nenhuma outra equipa, funcionário ou recursos pode ser sobrecarregada também. Vê-se subitamente onde grandes funcionários com formação e experiência são “livres” em todo o lado. Empregados que também já fizeram um excelente trabalho antes, mas muitas vezes em coisas que nunca conseguiriam ultrapassar o gargalo.

Sabemos por várias publicações e pela experiência prática em projectos de clientes que muitas vezes 30-50% dos empregados estão inactivos durante um certo período de tempo, quando o gargalo já não está sobrecarregado. Se as empresas ou departamentos permitem apenas uma parte muito pequena – muitas vezes 1-2 pessoas são suficientes – para suportar o estrangulamento, a capacidade no estrangulamento aumenta rapidamente em 50-100 por cento. Isto significa o dobro de projectos ao mesmo tempo com os mesmos recursos. Então, onde está o problema agora? Não há problema nenhum! Apenas uma simples receita de cozinha para o gargalo (ver acima) que liberta a capacidade, abrindo espaço para todos esses encantadores projectos de digitalização.

Mas tenha cuidado: O gargalo é “um veado tímido” – nunca está onde se pensa que está. Caso contrário, certamente já o teria eliminado?!

Aqui estão apenas algumas pistas:

  • na maioria das vezes o gargalo não é uma pessoa ou uma equipa,
  • na maioria das vezes é uma combinação do seu povo mais experiente e dos decisores,
  • na maioria das vezes é uma fase crítica do projecto – na concepção ou imediatamente antes da entrega,
  • por vezes é simplesmente uma regra ultrapassada que cria o estrangulamento em primeiro lugar,
  • tudo sabe sobre isso e ninguém ousa dizê-lo.

Pense grande!

Se é assim tão supostamente fácil, porque não o fazem todos? A sério? E a Amazon, Skype, Bosch, McDonalds ou Mazda, só para citar alguns? Apenas Google “Theory of Constraints” ou “Critical Chain Project Management” – ficará espantado com o número, especialmente grandes, de empresas no ambiente tecnológico que estão a utilizar com sucesso estas mesmas ideias.

Força nisso!

A fim de criar capacidade para a digitalização urgentemente necessária, é necessário procurar o seu próprio estrangulamento e iniciar projectos de tal forma que o estrangulamento nunca seja sobrecarregado. O primeiro impulso de desempenho é, então, apenas um curto período de tempo. O segundo impulso de desempenho segue-se se conseguirem suportar o estrangulamento com mão-de-obra adicional.

O resultado: funcionários mais felizes, mais criativos e, ao mesmo tempo, a capacidade necessária para pisar realmente o gás quando se trata de digitalização.

 

Fontes:

  • „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potentiale“ (Prof. Dr. Ayelt Komus, Hochschule Koblenz, 2016)
    s. https://www.process-and-project.net/studien/multitasking-im-projektmanagement/
  • Excel-Tools um direkt mit Engpassmanagement zu starten – egal ob agil oder klassisch
    s. https://reliable-scrum.com
  • Eliyahu Goldratt – „Das Ziel“, Campus Verlag 2013 oder „The Goal“, North River Press 2012
  • Uwe Techt – “Goldratt und die Theory of Constraints” oder „Goldratt and the Theory of Constraints”, ibidem 2015
Founder of BlueDolphin – the first international community for supporting self-organized changes. As Senior expert for high-performance/high-speed agile transformations at Consileon and former head of PMO of 1&1 Internet, GMX, and web.de, he brought over 500 digital innovations to life. He has always questioned the speed and productivity of organizations – and integrated classic project management with Agile since the beginning. As an international keynote speaker, author of many books about hyper-productivity, and consultant for breakthrough performance increases – Wolfram is known to bring flow to organizations and the sparkling back into the employees’ eyes.

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