Factor de éxito para una rápida digitalización = ¡capacidad!
El truco del cuello de botella y la gestión de las capacidades
Hay muchas ideas para la digitalización, lo que siempre falta son los recursos. ¿Y si los recursos ya estuvieran ahí, pero no los vieras? El truco es el cuello de botella. El artículo muestra cómo llegar a estas capacidades para dar por fin un impulso a las actividades de digitalización.
Hay muchas ideas para la digitalización, lo que siempre falta son los recursos. Pero, ¿y si los recursos ya estuvieran ahí, sólo que no los vieras? El truco es el cuello de botella…
Hoy en día, no hace falta convencer a nadie de la necesidad y las ventajas de la digitalización. El mero hecho de la Ley de Moore, según la cual el rendimiento de las tecnologías digitales se duplica cada dos años, es suficiente. Sin embargo, hay que decirlo claramente una vez más: El aumento de la productividad en el ámbito digital nos viene prácticamente regalado. Incluso las ideas para la digitalización suelen estar suficientemente disponibles en las empresas: digitalizar todos los procesos, construir un gemelo digital, poner todo en la nube y convertir al cliente en un actor, claro. El siguiente paso -realizar un taller y planificar la implementación- también funciona bastante bien en su mayoría. Lo que viene después, la implantación en la práctica de la empresa durante el día a día, resulta difícil o se paraliza por completo. ¿Quién puede hacerlo? Las empresas están trabajando al límite, los empleados están ocupados manteniendo el negocio en marcha con mucha energía y fuerza. Las cosas están atascadas en todos los rincones y extremos. Sin embargo, el avance está al alcance de la mano, si las empresas aprenden a reconocer y solucionar sus cuellos de botella.
Índice
¿Falta de recursos? El truco del cuello de botella: ¡los recursos están ahí!
El primer pensamiento cuando se trata del cambio: Necesitamos capacidades para conseguir algo. Pero nadie estará dispuesto a contratar nuevos empleados para la digitalización, que en última instancia pretende aumentar la eficiencia. Aparte de que el mercado está vacío, los nuevos empleados necesitarían una amplia formación y simplemente aumentarían los costes operativos por el momento. Pero, ¿dónde se encuentran los recursos para los proyectos de digitalización? El truco está en el sistema. Si observamos con detenimiento los sistemas complejos, podemos ver algo interesante.
Todos los sistemas complejos tienen exactamente un cuello de botella, ¡y no muchos!
Un ejemplo: un aeropuerto. Miles de empleados, innumerables profesiones diferentes, muchas personas con objetivos distintos, todos trabajando juntos: muy complejo. Pero todo gira en torno a la pista de aterrizaje. En ella sólo cabe un avión a la vez. Así que todo el mundo trabaja siempre para que la pista no se quede nunca vacía, pero que tampoco haya nunca dos aviones en ella al mismo tiempo. Otro ejemplo: la producción de un automóvil. Cadenas de suministro muy complejas con millones de empleados en todo el mundo. Y un cuello de botella: el matrimonio cuando el chasis y la carrocería se unen en el montaje final.
Lo mismo ocurre con las TI, los procesos, los departamentos y las empresas enteras: siempre hay un cuello de botella. ¿Pero cómo puede ser eso? ¿Usted también tiene la sensación de que las cosas están atascadas en varios rincones y extremos de su empresa: cuellos de botella por todas partes? ¿Todo tarda más de lo necesario, y a menudo te estorbas a ti mismo?
El problema básico: todos pensamos que si empiezas antes, terminarás más rápido. O que si tienes más tiempo, podrás cumplir mejor los plazos. Sobre todo, si todo el mundo está ocupado, entonces lo más sale por detrás. Lo cierto es lo contrario. Si empiezas todo enseguida, tienes mucho trabajo abierto. Si te das mucho tiempo, siempre tienes trabajo en la cabeza. ¿Y si tratas de mantener a todos ocupados? Entonces sobrecargas al único cuello de botella, éste tropieza, hace varias tareas y comete errores, se frustra y al final sale menos de lo posible: ¡se desperdician recursos!
La solución: La receta del cuello de botella
Para conseguir más rápidamente y no perderse en el mero hacer, sólo hay que seguir tres sencillos pasos, similares a los de una buena, porque comprensible, receta de cocina:
- Encuentre el único cuello de botella (normalmente oculto).
- Alivie el cuello de botella quitando todas las tareas que podría hacer otra persona.
- Asegúrate de que el cuello de botella nunca esté vacío, pero tampoco tenga demasiado trabajo. Ajusta el inicio de los proyectos, asignaciones o iniciativas para que el cuello de botella nunca esté sobrecargado.
Si el cuello de botella ya no está sobrecargado, puede volver a trabajar de forma óptima, los proyectos se completan, la tasa de finalización aumenta… ¡El resultado final es que tiene más capacidad!
Más capacidad en el cuello de botella: más tiempo para la digitalización
Del estudio «Multitasking in Project Management – Status Quo and Potential» (Prof. Dr. Ayelt Komus, Koblenz University of Applied Sciences, 2016), sabemos que el 60 por ciento de las empresas asumen que están regalando alrededor del 25 por ciento de su capacidad porque permiten la multitarea en los cuellos de botella. Un potencial enorme.
Pero hay que considerar aún más el modo de actuación: Si el cuello de botella ya no está sobrecargado, automáticamente -recuerda: siempre hay un cuello de botella- tampoco se puede sobrecargar a ningún otro equipo, empleado o recurso. De repente, se ve que hay empleados con gran formación y experiencia «libres» por todas partes. Empleados que también han hecho un trabajo excelente antes, pero a menudo en cosas que nunca podrían pasar por el cuello de botella.
Sabemos por varias publicaciones y por la experiencia práctica en proyectos de clientes que, a menudo, entre el 30 y el 50% de los empleados están ociosos durante un cierto periodo de tiempo cuando el cuello de botella deja de estar sobrecargado. Si las empresas o los departamentos habilitan sólo una parte muy pequeña -a menudo basta con 1 ó 2 personas- para dar soporte al cuello de botella, la capacidad de éste aumenta rápidamente entre un 50 y un 100%. Eso significa el doble de proyectos en el mismo tiempo con los mismos recursos. Entonces, ¿dónde está el problema ahora? No hay ningún problema. Sólo una simple receta de cocina para el cuello de botella (ver arriba) que libera capacidad, haciendo espacio para todos esos encantadores proyectos de digitalización.
Pero cuidado: El cuello de botella es «un ciervo tímido»: nunca está donde crees que está. Si no, seguro que ya lo habrías eliminado.
He aquí algunas pistas:
- la mayoría de las veces el cuello de botella no es una persona o un equipo,
- la mayoría de las veces es una combinación de sus personas más experimentadas y los responsables de la toma de decisiones,
- la mayoría de las veces es una fase crítica del proyecto, en la concepción o justo antes de la entrega,
- a veces es simplemente una norma obsoleta que crea el cuello de botella en primer lugar,
- todo el mundo lo sabe y nadie se atreve a decirlo.
Piensa en grande.
Si es tan supuestamente fácil, ¿por qué no lo hace todo el mundo? ¿De verdad? ¿Qué pasa con Amazon, Skype, Bosch, McDonalds o Mazda, por nombrar algunos? Basta con que busques en Google «Teoría de las Restricciones» o «Gestión de Proyectos de la Cadena Crítica»: te sorprenderá la cantidad de empresas, sobre todo grandes, del entorno tecnológico que utilizan con éxito estas mismas ideas.
¡Adelante!
Para crear capacidad para la digitalización que se necesita urgentemente, es necesario buscar el propio cuello de botella y empezar los proyectos de tal manera que el cuello de botella nunca se sobrecargue. Así, el primer aumento de rendimiento tardará poco en llegar. El segundo aumento de rendimiento se produce si se consigue apoyar el cuello de botella con mano de obra adicional.
El resultado: empleados más felices y creativos y, al mismo tiempo, la capacidad necesaria para pisar realmente el acelerador cuando se trata de la digitalización.
Fuentes:
- „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potentiale“ (Prof. Dr. Ayelt Komus, Hochschule Koblenz, 2016)
s. https://www.process-and-project.net/studien/multitasking-im-projektmanagement/ - Excel-Tools um direkt mit Engpassmanagement zu starten – egal ob agil oder klassisch
s. https://reliable-scrum.com - Eliyahu Goldratt – „Das Ziel“, Campus Verlag 2013 oder „The Goal“, North River Press 2012
- Uwe Techt – “Goldratt und die Theory of Constraints” oder „Goldratt and the Theory of Constraints”, ibidem 2015
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