Facteur de réussite pour une digitalisation rapide = capacité !
L'astuce de la gestion des goulots d'étranglement et des capacités
Les idées de numérisation ne manquent pas, mais ce sont toujours les ressources qui font défaut. Et si les ressources étaient déjà là, mais que vous ne les voyiez pas ? Le truc, c’est le goulet d’étranglement. L’article montre comment atteindre ces capacités pour enfin donner un élan aux activités de numérisation !
Les idées de numérisation ne manquent pas – ce qui fait toujours défaut, ce sont les ressources. Mais que se passe-t-il si les ressources sont déjà là, mais que vous ne les voyez pas ? L’astuce est le goulot d’étranglement …
Aujourd’hui, personne n’a besoin d’être convaincu de la nécessité et des avantages de la numérisation. Le simple fait de la loi de Moore, selon laquelle les performances des technologies numériques doublent tous les deux ans, suffit amplement. Néanmoins, pour le dire clairement une fois de plus : Les augmentations de productivité dans le domaine numérique nous sont pratiquement offertes en cadeau ! Même les idées de numérisation sont généralement suffisamment disponibles dans les entreprises – numériser tous les processus, construire un jumeau numérique, tout mettre dans le nuage et faire du client un acteur, bien sûr. L’étape suivante – organiser un atelier et planifier la mise en œuvre – fonctionne également assez bien pour la plupart. Ce qui vient ensuite, la mise en œuvre dans la pratique de l’entreprise au cours des activités quotidiennes, s’avère alors difficile ou s’arrête complètement. Qui est censé faire cela ? Les entreprises travaillent à leurs limites, les employés sont occupés à faire fonctionner l’entreprise avec beaucoup d’énergie et de force. Les choses sont bloquées dans tous les coins et recoins. Pourtant, la percée est à portée de main – si les entreprises apprennent à reconnaître et à gérer leurs goulets d’étranglement.
Index
Manque de ressources ? Le truc avec le goulot d’étranglement – les ressources sont là !
La première pensée quand il s’agit de changement : Nous avons besoin de capacités pour réaliser quelque chose. Mais personne ne sera prêt à embaucher de nouveaux employés pour la numérisation, qui a pour but ultime d’accroître l’efficacité. Outre le fait que le marché est vide, les nouveaux employés auraient besoin d’une formation poussée et ne feraient qu’augmenter les coûts d’exploitation pour l’instant. Mais où trouver les ressources pour les projets de numérisation ? L’astuce est dans le système ! Si vous regardez de plus près les systèmes complexes, vous pouvez constater quelque chose d’intéressant.
Tous les systèmes complexes ont exactement un goulot d’étranglement – et pas plusieurs !
Un exemple : un aéroport. Des milliers d’employés, d’innombrables professions différentes, beaucoup de gens avec des objectifs différents, tous travaillant ensemble – très complexe. Mais tout tourne autour de la piste. Elle ne peut accueillir qu’un seul avion à la fois. Tout le monde travaille donc en permanence pour que la piste ne soit jamais vide, mais aussi pour qu’il n’y ait jamais deux avions dessus en même temps. Autre exemple : la production d’une automobile. Des chaînes d’approvisionnement très complexes avec des millions d’employés dans le monde entier. Et un seul goulot d’étranglement : le mariage entre le châssis et la carrosserie lors de l’assemblage final.
Il en va de même pour l’informatique, les processus, les départements et les entreprises entières : il y a toujours un goulet d’étranglement. Mais comment cela se fait-il ? Avez-vous aussi l’impression que les choses sont bloquées à plusieurs coins et extrémités dans votre entreprise – des goulets d’étranglement partout ? Tout prend plus de temps qu’il n’en faut, et vous vous mettez souvent des bâtons dans les roues ?
Le problème de base : nous pensons tous que si nous commençons plus tôt, nous finirons plus vite. Ou que si l’on dispose de plus de temps, on peut mieux respecter les délais. Et surtout, si tout le monde est occupé, c’est le plus qui sort par derrière. C’est le contraire qui est vrai ! Si vous commencez tout tout de suite, vous avez beaucoup de travail en suspens. Si vous vous donnez beaucoup de temps, vous avez toujours du travail en tête. Et si vous essayez de garder tout le monde occupé ? Vous surchargez le goulot d’étranglement, celui-ci trébuche, il est multitâche et fait des erreurs, il est frustré et au final, il en sort moins que ce qui est possible – les ressources sont gaspillées !
La solution : La recette du goulot d’étranglement
Pour obtenir plus rapidement et ne pas se perdre dans le simple fait de faire, il suffit de trois étapes simples, semblables à une bonne recette de cuisine, car compréhensible :
- Trouvez le seul goulot d’étranglement (généralement caché).
- Soulagez le goulot d’étranglement en supprimant toutes les tâches que quelqu’un d’autre pourrait faire.
- Veillez à ce que le goulet d’étranglement ne soit jamais vide, mais aussi qu’il n’ait jamais trop de travail. Adaptez le début des projets, des missions ou des initiatives de manière à ce que le goulet d’étranglement ne soit jamais surchargé.
Si le goulet d’étranglement n’est plus surchargé, il peut à nouveau fonctionner de manière optimale, les projets sont menés à bien, le taux d’achèvement augmente – en fin de compte, vous avez plus de capacité !
Plus de capacité dans le goulot d’étranglement – plus de temps pour la numérisation
Grâce à l’étude « Multitasking in Project Management – Status Quo and Potential » (Prof. Dr. Ayelt Komus, Koblenz University of Applied Sciences, 2016), nous savons que 60 % des entreprises partent du principe qu’elles cèdent environ 25 % de leurs capacités parce qu’elles autorisent le multitasking dans les goulets d’étranglement. Un potentiel énorme.
Mais le mode d’action doit être considéré encore plus loin : Si le goulet d’étranglement n’est plus surchargé, automatiquement – rappelez-vous : il y a toujours un goulet d’étranglement – aucune autre équipe, employé ou ressource ne peut être surchargé non plus. Vous voyez soudain où des employés bien formés et expérimentés sont « libres » partout. Des employés qui ont également fait un excellent travail auparavant, mais souvent sur des choses qui ne pourraient jamais passer le goulot d’étranglement.
Nous savons, grâce à plusieurs publications et à l’expérience pratique acquise dans le cadre de projets clients, que 30 à 50 % des employés sont souvent inactifs pendant un certain temps, lorsque le goulet d’étranglement n’est plus surchargé. Si les entreprises ou les départements ne permettent qu’à une toute petite partie – souvent 1 à 2 personnes suffisent – de soutenir le goulet d’étranglement, la capacité dans le goulet d’étranglement augmente rapidement de 50 à 100 %. Cela signifie deux fois plus de projets dans le même temps avec les mêmes ressources. Où est donc le problème maintenant ? Il n’y a pas de problème ! Il suffit d’une simple recette de cuisine pour le goulot d’étranglement (voir ci-dessus) qui libère la capacité, faisant ainsi de la place pour tous ces beaux projets de numérisation.
Mais attention : Le goulet d’étranglement est « un cerf craintif » – il n’est jamais là où vous le pensez. Sinon, vous l’auriez sûrement déjà éliminé !
Voici quelques indices :
- Le plus souvent, le goulot d’étranglement n’est pas une personne ou une équipe,
- le plus souvent, c’est une combinaison des personnes les plus expérimentées et des décideurs,
- le plus souvent, il s’agit d’une phase critique du projet – lors de la conception ou juste avant la livraison,
- parfois, c’est simplement une règle dépassée qui crée le goulot d’étranglement en premier lieu,
- tout le monde le sait et personne n’ose le dire.
Voyez grand !
Si c’est censé être si facile, pourquoi tout le monde ne le fait pas ? Vraiment ? Qu’en est-il d’Amazon, Skype, Bosch, McDonald’s ou Mazda, pour n’en citer que quelques-uns ? Il suffit de chercher sur Google « Théorie des contraintes » ou « Gestion de projet de la chaîne critique » – vous serez étonné de voir combien d’entreprises, en particulier de grandes entreprises du secteur technologique, utilisent ces idées avec succès.
Allez-y !
Afin de créer des capacités pour la numérisation urgente, il est nécessaire de rechercher son propre goulot d’étranglement et de lancer des projets de manière à ce que ce goulot ne soit jamais surchargé. La première augmentation des performances ne sera alors que de courte durée. La deuxième augmentation des performances suivra si l’on parvient à soutenir le goulet d’étranglement avec une main-d’œuvre supplémentaire.
Résultat : des employés plus heureux et plus créatifs et, en même temps, la capacité nécessaire pour mettre le turbo en matière de numérisation.
Sources:
- „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potentiale“ (Prof. Dr. Ayelt Komus, Hochschule Koblenz, 2016)
s. https://www.process-and-project.net/studien/multitasking-im-projektmanagement/ - Excel-Tools um direkt mit Engpassmanagement zu starten – egal ob agil oder klassisch
s. https://reliable-scrum.com - Eliyahu Goldratt – „Das Ziel“, Campus Verlag 2013 oder „The Goal“, North River Press 2012
- Uwe Techt – “Goldratt und die Theory of Constraints” oder „Goldratt and the Theory of Constraints”, ibidem 2015
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