Digitalisierung des Auftragsmanagements – 5 Vorteile Incl. Praxisbeispiele

Der Wandel in der Wirtschaft von analogen Strukturen hin zu digitalen Prozessen ist allgegenwärtig. Auch Ihr Unternehmen ist sicherlich bereits mitten in der digitalen Transformation. Dabei geht es vor allem um die Frage: Wie können Sie Ihre internen Prozesse so gestalten, dass Sie den Anforderungen der digitalen Welt gerecht werden? In diesem Artikel möchte ich Ihnen fünf Vorteile aufzeigen, die sich bei der Digitalisierung Ihres Auftragsmanagements ergeben. Ich gehe hierbei speziell auf die Bedürfnisse von technisch orientierten Service-Unternehmen ein.

Ergänzende Artikel zum Thema

• Leitfaden Digitalisierung für Entscheider – Mehr Klarheit in der Praxis
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1. Effizienzsteigerung Ihrer internen Arbeitsabläufe

Noch zu Beginn der Corona-Pandemie war das Papier noch das führende Medium zur Weitergabe von Informationen. Ganze Aktenberge wurden da von A nach B über den Hof, zum Bauleiter, zum Kunden und sonst wo hingeschleppt. Eine riesige Papierflut, die nicht 1984 sondern noch 2020 stattfand. Rückblickend war das gefühlt die Steinzeit.

• Da haben Bauleiter eines Kunden noch das Verbindungskabel gesucht, um von der Digicam oder dem Smartphone Fotodokumentationen von der Baustelle auf den Büro-Client zu laden.
• Da haben die Abrechner eines anderen Kunden noch täglich die ausgedruckten Akten verteilt, die es an dem jeweiligen Tag zu bearbeiten galt.
• Da haben Lageristen eines weiteren Kunden noch Entnahmelisten auf Papier ausgegeben, um die Warenentnahme und den Warenverbrauch dokumentieren zu können. Nur, um danach alles händisch in das ERP-System einzugeben.

Nach der Implementierung einer professionellen und individuellen Auftragsmanagementlösung gehörten diese Alltagsarbeiten der Vergangenheit an.

Denn dieselben Kunden arbeiten heute fast zu 100% digital, tauschen Daten bequem über die Cloud aus und kennen jederzeit den aktuellen Arbeitsauftrag, die genaue Einhaltung der vertraglich vereinbarten SLA, die Materialbestückung eines jeden Fahrzeuges der Kollegen auf den Baustellen und noch viel mehr.

Sie fordern Kollegen für eine Störungsbeseitigung an, melden ihre Arbeit zeitnah zurück und fertigen schnell Aufmaße an, die nur noch kontrolliert und freigegeben werden müssen.

Dadurch werden Prozesse effizient und die eingesetzten Tools bieten einen hohen Komfort für den Mitarbeiter an.

2. Kostensenkung durch Prozessautomatisierung

Kostensenkung durch Prozessautomatisierung ist ein wichtiges Thema für Unternehmen aller Größen. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen nicht nur Zeit und Kosten sparen, sondern auch die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen verbessern. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Unternehmen, sich auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren und Ressourcen für andere Bereiche des Unternehmens freizusetzen. Es gibt viele Möglichkeiten, Geschäftsprozesse durch den Einsatz von spezieller Unternehmens-Software zu automatisieren. Meistens sind Enterprise Resource Planning (ERP)-Software und Customer Relationship Management (CRM)-Software im Einsatz, um Prozesse zu automatisieren.

Für technisch orientierte Dienstleistungsunternehmen bietet spezielle Auftragsmanagementsoftware einen besonderen Hebel. Denn wo CRM-Systeme nicht ausreichende Funktionen aufweisen und die großen ERP-Systeme zu teuer und zu unflexibel sind, um angepasst oder erweitert zu werden, bietet eine gute Auftragsmanagementsoftware einen entscheidenden Vorteil. Sie bildet in der Regel bereits im Standard die wichtigsten Prozesse ab und kann leicht durch No Code- oder Low Code-Ansätze mit weiterer Prozesslogik angereichert werden. Dabei ist die Konfiguration einer solchen Softwarelösung kein Hexenwerk und kann auch von technisch weniger versierten Personen in Angriff genommen werden. Vor allem, weil es mittlerweile viele Anbieter gibt, die ihre Systeme als „Software as a Service“ (SaaS) anbieten und somit alle notwendigen Wartungs- und Aktualisierungsarbeiten selbst übernehmen.

Somit sind bereits die wichtigsten Schnittstellenfunktionen abgebildet. Dokumente auf mehreren Geräten verfügbar machen, Genehmigungsverfahren und Freigabeprozesse darstellen, Zeiterfassung und -kontrolle, Statusanzeigen, Auftragsfertigmeldung und Rechnungsfreigaben sind nur wenige Automatisierungsmöglichkeiten, die eine solche Lösung bereits mit der Installation mit sich bringt.

3. Zeitersparnis für alle Beteiligten

Ein weiterer Vorteil der Digitalisierung Ihres Auftragsmanagements ist die Zeitersparnis für alle Beteiligten. Durch die Nutzung von Softwarelösungen wie zum Beispiel einem elektronischen Auftragsbuch können sich Auftraggeber, Auftragnehmer und auch Dienstleister schneller und einfacher auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren. Die Suche nach Informationen in Papierunterlagen ist zeitaufwändig und Fehlerquellen sind vorprogrammiert. Mit einer digitalen Lösung haben alle Beteiligten jederzeit und überall Zugriff auf alle relevanten Informationen – so können Fehler vermieden und Zeit gespart werden.

Beispiele hierfür sind:

• Statt Auftragsmappen zu erstellen kommen die benötigten Informationen direkt am entsprechenden Endgerät, z.B. einem Smartphone oder einem Tablet, an.
• Statt mühsam mit allen Service Technikern mehrmals am Tag zu telefonieren, um den aktuellen Stand der Aufträge zu prüfen, sind die Rückmeldungen der Kollegen auf einer zentralen Ansicht und in Echtzeit sichtbar.
• Statt händisch eine Skizze mit den erledigten Arbeiten zu erstellen und abzufotografieren, werden die erbrachten Leistungen direkt ausgewählt, auf deren Basis die Abrechnung erfolgen kann.
• Statt verschiedene Gewerke händisch zu koordinieren und deren verfügbaren Zeiten abzufragen, können sie in der Software bequem hinzugebucht werden.

4. Reduzierung von Fehlerquellen

Fehler passieren. Denn Fehler sind menschlich. Die schlechte Nachricht vorab. Eine Software wird keine Fehler eliminieren. Sie kann aber dafür sorgen, dass Fehler schneller entdeckt werden, oder gar nicht erst zustande kommen.

Ein gutes Beispiel sind hier die Datenfelder, die jede Software hat. Datenfelder können mit bestimmten Befehlen belegt werden. Jeder von Ihnen hat bestimmt schon einmal eine Fehlermeldung bekommen, wenn die IBAN oder eine Telefonnummer falsch oder im falschen Format eingegeben wurde.

Im Auftragsmanagement, vor allem, wenn mehrere Gewerke miteinander koordiniert werden müssen, können Fehler vermieden werden. Z.B. kann ein Prozess nur dann fortgeführt werden, wenn die vorigen Gewerke mit ihrer Arbeit fertig sind.

Das kann zum Beispiel bei der Stellung einer Abschlussrechnung der Fall sein. Ein Praxisbeispiel, das ich hatte, war, dass mein Kunde seinem Kunden nur eine Rechnung aller Leistungen aller Gewerke schicken durfte. Somit entstand ein sehr hoher manueller Aufwand, um die Leistungen von den Gewerken einzufordern, zu sammeln, zu validieren und dann in einem Dokument aufzulisten. Und zwar so, dass diese Leistungen bequem im ERP-System verbucht werden konnten.

In diesem Fall wurde das Stellen der Rechnung nur dann möglich, wenn alle Gewerke ihren Teil der Leistung dokumentiert und quittiert hatten. Dadurch konnten fast alle Fehlermöglichkeiten entlang des Prozesses eliminiert werden.

5. Stärkung Ihrer Kundenbindung

Die Digitalisierung des Auftragsmanagements hat eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen. Zum einen können Unternehmen ihre First Time to Response (FTTR) verringern und ihre Service Level Agreements (SLAs) einhalten. Darüber hinaus können sie ihre Kunden besser kennenlernen und schneller auf deren Bedürfnisse reagieren.

Zudem erhalten sie bessere Daten über ihre Kunden und können diese nutzen, um die Qualität ihrer Dienste zu verbessern.

Ein konkretes Beispiel wäre die intelligente Routenoptimierung, die Bestandteil des Dispositionsmoduls einer Auftragsmanagementsoftware ist. Umso besser die geplanten Routen sind, umso genauer kann der Service Techniker voraussagen, wann er beim Kunden sein wird. Meldungen wie “Ihr Techniker wird morgen zwischen 8 und 18 Uhr bei Ihnen sein” gehören somit der Vergangenheit an.

Durch den Einsatz einer Auftragsmanagementsoftware kann die Dauer der kompletten Auftragsabwicklung signifikant gesenkt werden, ohne dabei an Qualität zu verlieren.

Durch die höhere Reaktionsgeschwindigkeit und die geringere Abwicklungszeit des Auftrags ergibt sich fast zwangsläufig eine höhere Kundenzufriedenheit.

Fazit

Der Einsatz einer Auftragsmanagementsoftware ist für technische Dienstleister, unabhängig von der Branche, ein Muss! Es gibt viel mehr positive Nutzenpunkte, die der Einsatz einer solchen Software mit sich bringt, als negative.

Trotzdem gibt es einige Fallstricke von der Softwareauswahl bis zur Implementierung, die in diesem Artikel natürlich nicht betrachtet wurden.

Und doch gilt: Wer mindestens mit dem Wettbewerb mithalten und um Kunden kämpfen möchte, der muss sein Auftragsmanagement digitalisieren.

Der Rest wird gnadenlos links und rechts überholt.

Francesco Fusaro

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.