Numérisation de la gestion des commandes – 5 avantages Incl. des exemples pratiques
Un bref aperçu des raisons pour lesquelles la numérisation de la gestion des commandes vaut la peine, avec de nombreux exemples pratiques.
Le succès des entreprises de services techniques réside dans le fait de servir les clients le plus rapidement possible et avec une qualité parfaite. Qu’il s’agisse de déparasiter une ligne téléphonique, de créer une ligne de fibre optique ou de démonter une ancienne installation. Le client exige un service parfait. Dans cet article, les points les plus utiles sont présentés et étayés par des exemples pratiques, afin que tu puisses prendre directement des impulsions pour ton entreprise. Car la numérisation de la gestion des commandes, y compris les processus de service sur le terrain, est la clé d’une plus grande compétitivité et d’une excellente satisfaction client.
Le passage des structures analogiques aux processus numériques est omniprésent dans l’économie. Ton entreprise aussi est certainement déjà en plein dans la transformation numérique. La question principale est la suivante : comment organiser tes processus internes de manière à répondre aux exigences du monde numérique ? Dans cet article, je voudrais te montrer cinq avantages à numériser ta gestion des commandes. J’aborde ici spécifiquement les besoins des entreprises de services à orientation technique.
Articles complémentaires sur le sujet
- Guide de la numérisation pour les décideurs – Plus de clarté dans la pratique
- Cadre ADKAR – maîtriser les changements dans les projets de numérisation
Index
1. Augmenter l’efficacité de tes processus de travail internes
Au début de la pandémie de Corona, le papier était encore le principal moyen de transmission des informations. Des montagnes de dossiers étaient alors transportées de A à B à travers la cour, chez le chef de chantier, chez le client et ailleurs. Un énorme flot de papier, qui n’a pas eu lieu en 1984 mais en 2020. Rétrospectivement, c’était l’âge de pierre.
- A l’époque, les chefs de chantier d’un client cherchaient encore le câble de connexion pour télécharger des documents photographiques du chantier sur le client du bureau à partir de leur appareil photo numérique ou de leur smartphone.
- Les comptables d’un autre client distribuaient encore chaque jour les dossiers imprimés qui devaient être traités ce jour-là.
- Les magasiniers d’un autre client ont encore distribué des listes de prélèvement sur papier pour pouvoir documenter le prélèvement et la consommation de marchandises. Pour ensuite tout saisir manuellement dans le système ERP.
Après l’implémentation d’une solution de gestion des commandes professionnelle et personnalisée, ces tâches quotidiennes sont devenues de l’histoire ancienne.
En effet, ces mêmes clients travaillent aujourd’hui presque à 100% en numérique, échangent facilement des données via le cloud et connaissent à tout moment l’ordre de travail actuel, le respect exact des SLA convenus par contrat, la dotation en matériel de chaque véhicule des collègues sur les chantiers et bien plus encore.
Ils demandent à des collègues de venir réparer un problème, rendent compte de leur travail en temps voulu et réalisent rapidement des relevés qui n’ont plus qu’à être contrôlés et validés.
Les processus deviennent ainsi efficaces et les outils utilisés offrent un grand confort aux employés.
2. Réduction des coûts grâce à l’automatisation des processus
La réduction des coûts grâce à l’automatisation des processus est un sujet important pour les entreprises de toutes tailles. En automatisant les processus commerciaux, les entreprises peuvent non seulement économiser du temps et des coûts, mais aussi améliorer la qualité de leurs produits et services. L’automatisation des processus commerciaux permet aux entreprises de se concentrer sur leurs compétences clés et de libérer des ressources pour d’autres domaines de l’entreprise. Il existe de nombreuses possibilités d’automatiser les processus commerciaux en utilisant un logiciel d’entreprise spécifique. La plupart du temps, les logiciels Enterprise Resource Planning (ERP) et Customer Relationship Management (CRM) sont utilisés pour automatiser les processus.
Pour les entreprises de services à orientation technique, les logiciels spécifiques de gestion des commandes offrent un levier particulier. En effet, là où les systèmes CRM n’offrent pas suffisamment de fonctions et où les grands systèmes ERP sont trop chers et trop peu flexibles pour être adaptés ou étendus, un bon logiciel de gestion des commandes offre un avantage décisif. En règle générale, il représente déjà les processus les plus importants dans sa version standard et peut facilement être enrichi d’une logique de processus supplémentaire grâce à des approches no code ou low code. La configuration d’une telle solution logicielle n’a rien de sorcier et peut être entreprise même par des personnes moins expérimentées sur le plan technique. Surtout qu’il existe aujourd’hui de nombreux fournisseurs qui proposent leurs systèmes en tant que « Software as a Service » (SaaS) et qui se chargent donc eux-mêmes de tous les travaux de maintenance et de mise à jour nécessaires.
Ainsi, les fonctions d’interface les plus importantes sont déjà représentées. Rendre les documents disponibles sur plusieurs appareils, afficher les procédures d’approbation et de validation, enregistrer et contrôler le temps, afficher les statuts, signaler la fin des commandes et valider les factures ne sont que quelques-unes des possibilités d’automatisation qu’une telle solution apporte dès son installation.
3. Gain de temps pour toutes les personnes concernées
Un autre avantage de la numérisation de ta gestion de commande est le gain de temps pour toutes les personnes concernées. En utilisant des solutions logicielles telles qu’un carnet de commandes électronique, les donneurs d’ordre, les entrepreneurs et même les prestataires de services peuvent se concentrer plus rapidement et plus facilement sur les tâches essentielles. La recherche d’informations dans les documents papier prend beaucoup de temps et les sources d’erreurs sont inévitables. Avec une solution numérique, toutes les personnes concernées ont accès à toutes les informations pertinentes, à tout moment et partout, ce qui permet d’éviter les erreurs et de gagner du temps.
Voici quelques exemples :
- Au lieu de créer des dossiers de commande, les informations nécessaires arrivent directement sur le terminal correspondant, par exemple un smartphone ou une tablette.
- Au lieu de téléphoner péniblement à tous les techniciens de service plusieurs fois par jour pour vérifier l’état actuel des commandes, les retours des collègues sont visibles sur une vue centrale et en temps réel.
- Au lieu de créer manuellement un croquis avec les travaux effectués et de le photographier, les services fournis sont directement sélectionnés, sur la base desquels la facturation peut être effectuée.
- Au lieu de coordonner manuellement différents corps de métier et de demander leur temps disponible, ils peuvent être facilement ajoutés dans le logiciel.
4. Réduction des sources d’erreur
Les erreurs arrivent. Car les erreurs sont humaines. La mauvaise nouvelle pour commencer. Un logiciel n’éliminera pas les erreurs. Mais il peut faire en sorte que les erreurs soient détectées plus rapidement ou qu’elles ne se produisent pas du tout.
Un bon exemple est celui des champs de données dont dispose chaque logiciel. Les champs de données peuvent être affectés à certaines commandes. Chacun d’entre toi a certainement déjà reçu un message d’erreur lorsque l’IBAN ou un numéro de téléphone a été saisi de manière incorrecte ou dans le mauvais format.
Dans la gestion des commandes, surtout lorsque plusieurs corps de métier doivent être coordonnés, les erreurs peuvent être évitées. Par exemple, un processus ne peut être poursuivi que si les corps de métier précédents ont terminé leur travail.
Cela peut être le cas, par exemple, lors de la présentation d’une facture finale. Un exemple pratique que j’ai eu est que mon client ne pouvait envoyer à son client qu’une seule facture de toutes les prestations de tous les corps de métier. Il en résulte un travail manuel très important pour demander les prestations aux corps de métier, les collecter, les valider et les lister ensuite dans un document. Et ce, de manière à ce que ces prestations puissent être facilement comptabilisées dans le système ERP.
Dans ce cas, la facturation n’a été possible que lorsque tous les corps de métier ont documenté et validé leur partie de la prestation. Ainsi, presque toutes les possibilités d’erreurs ont été éliminées le long du processus.
5. Renforcer la fidélité de tes clients
La numérisation de la gestion des commandes présente un certain nombre d’avantages pour les entreprises. D’une part, les entreprises peuvent réduire leur First Time to Response (FTTR) et respecter leurs accords de niveau de service (SLA). De plus, elles peuvent mieux connaître leurs clients et répondre plus rapidement à leurs besoins.
De plus, elles obtiennent de meilleures données sur leurs clients et peuvent les utiliser pour améliorer la qualité de leurs services.
Un exemple concret serait l’optimisation intelligente des itinéraires, qui fait partie du module de planification d’un logiciel de gestion des commandes. Plus les itinéraires planifiés sont bons, plus le technicien de service peut prédire avec précision quand il sera chez le client. Les messages du type « ton technicien sera chez toi demain entre 8 et 18 heures » appartiennent donc au passé.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des commandes permet de réduire de manière significative la durée du traitement complet des commandes, sans pour autant perdre en qualité.
Grâce à la vitesse de réaction plus élevée et à la réduction du temps de traitement de la commande, il en résulte presque inévitablement une plus grande satisfaction du client.
Conclusion
L’utilisation d’un logiciel de gestion des commandes est un must pour les prestataires de services techniques, quel que soit leur secteur d’activité ! Il y a beaucoup plus d’avantages positifs que d’inconvénients à utiliser un tel logiciel.
Néanmoins, il y a quelques pièges à éviter, du choix du logiciel à sa mise en œuvre, qui n’ont bien sûr pas été abordés dans cet article.
Et pourtant, la règle est la suivante : si tu veux au moins rivaliser avec la concurrence et te battre pour les clients, tu dois numériser ta gestion des commandes.
Les autres se feront impitoyablement dépasser à gauche et à droite.
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