5 Tipps für effektive Kommunikation in virtuellen Meetings

Im Jahr 2020 hat sich vieles verändert. Unternehmen, die bisher dem Home Office kritisch gegenüberstanden, haben das Arbeiten in die heimischen vier Wände verlagert. Und MitarbeiterInnen, für die Zoom und Microsoft Teams bislang Fremdwörter waren, lernten Breakout-Sessions zu erstellen und virtuell Beifall zu klatschen. Mittlerweile ist das Arbeiten im Home Office für viele zum Alltag geworden. Aufstehen, schnell einen Kaffee kochen und zack – das erste Online-Meeting beginnt. Häufig bleibt es nicht bei diesem einen Meeting, sondern ein virtuelles Meeting reiht sich an das nächste. Ein kurzes „Hörst du mich?“ zur Begrüßung, schnell die wichtigsten Inhalte besprechen und weiter gehts. Eine internationale Studie belegt: In der Corona-Pandemie ist die Anzahl der Meetings um fast 13 Prozent gestiegen (DeFilippis et al., 2020).

Aber wie können gerade diese virtuellen Meetings effektiv gestaltet werden?

1. It’s time to chat!

In Zeiten der Pandemie muss das gesellschaftliche Leben heruntergefahren werden – im Ergebnis bedeutet dies: Wir verbringen alle viel mehr Zeit zu Hause. Dies führt nicht nur dazu, dass der ein oder andere ein paar Corona-Pfunde mehr auf die Waage bringt, sondern birgt auch das Risiko der Vereinsamung (Bentley et al., 2016; Cascio, 2000). Egal wie sehr man das virtuelle Arbeiten auch mag – der nette Plausch in der Kaffee-Küche fehlt auf Dauer. Daher empfiehlt sich, das beste aus der Situation zu machen und sich bewusst Zeit für den informellen Austausch mit KollegInnen zu nehmen. Haben Sie schon einmal über ein virtuelles Feierabend-Bier oder gemeinsames Zoom-Kuchenessen nachgedacht?

2. In der Kürze liegt die Würze.

Nicht nur die Anzahl der Meetings hat in der Corona-Pandemie zugenommen, sondern auch die allgemeine Arbeitszeit ist um durchschnittlich 48,5 Minuten gestiegen (DeFilippis et al., 2020). Bereits vor der Pandemie volle Terminkalender sind somit jetzt nicht unbedingt leerer. Es empfiehlt sich daher, eine klare Agenda für das Meeting anzusetzen und die stringent abzuarbeiten. So schonen Sie die Terminkalender aller. Momentmal – heißt es in Tipp 1 nicht, man soll sich mehr Zeit für seine KollegInnen nehmen? Korrekt! Allerdings erschwert insbesondere das Arbeiten in den eigenen vier Wänden die Abgrenzung von Arbeit- und Privatleben. Versuchen Sie auch im Home Office den Arbeitstag zu einer festen Zeit zu beenden, dann können Sie den Feierabend-Austausch viel mehr genießen.

3. Zeit ist Geld.

Meetings kosten viel Geld. Statistiken zeigen, dass für schlecht organisierte Meetings in Deutschland im Jahr 2019 rund 73 Milliarden ausgeben wurden (Doodle, 2019). In Zeiten der Pandemie, wo die Terminkalender voll sind und die Finanzen eng bemessen, lohnt es sich einmal mehr die Relevanz von Meetings in Betracht zu ziehen und diese gut vorzubereiten.

Bevor Sie Ihre Meeting-Einladung verschicken, empfiehlt es sich folgende Fragen zu beantworten:

• Ist das Meeting relevant?
• Wer kann inhaltlich zu dem Meeting beitragen und wer kann im Nachgang durch eine Follow-Up-Mail informiert werden?

4. Zeigen Sie sich.

Seit Wochen wollten Sie aufräumen, der Friseurbesuch ist auch schon wieder etwas länger her und in der Jogginghose ist es am Schreibtisch sowieso am bequemsten? Dennoch sollten Sie in virtuellen Meetings Gesicht zeigen und Ihre Kamera einschalten. Zum einen sind Gesichtsausdruck und Mimik zentral für die Kommunikation von Emotionen. Zum anderen bietet dies Ihnen auch einen guten Grund mal wieder aufzuräumen und sich zurecht zu machen.

5. Mix and match – passende Tools für passende Aufgaben

Zoom, Microsoft Teams und Co. sind zu unseren ständigen Begleitern in der Arbeitswelt geworden. Aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht die drögen virtuellen Meetings durch einen Wechsel von digitalen Tools aufzulockern? Beispielsweise bietet Ihnen Mentimeter die Möglichkeit anonyme Umfragen in Echtzeit durchzuführen und mit Miro können Teams gemeinsam an einer Pinnwand arbeiten und Arbeitsfortschritte visualisieren.

Eine Vielzahl von Tools macht die Zusammenarbeit nicht nur abwechslungsreicher und spannender, sondern bietet Meeting-Teilnehmenden auch die Möglichkeit, ihre eigenen Kommunikationsstärken auszuleben.

Diese fünf Tipps geben nur einige Anreize, um Ihre virtuellen Meetings effektiver zu gestalten. Machen Sie das Beste aus der virtuellen Zusammenarbeit und werden Sie kreativ – so wird das Arbeiten zu Hause nicht nur effektiver, sondern macht auch gleich viel mehr Spaß!

Literatur

Bentley, T. A., Teo, S. T. T., McLeod, L., Tan, F., Bosua, R., & Gloet, M. (2016). The role of organisational support in teleworker wellbeing: A socio-technical systems approach. Applied Ergonomics, 52, 207–215. https://doi.org/10.1016/j.apergo.2015.07.019

Cascio, W. F. (2000). Managing a virtual workplace. Academy of Management Perspectives, 14(3), 81–90. https://doi.org/10.5465/ame.2000.4468068

DeFilippis, E., Impink, S. M., Singell, M., Polzer, J. T., & Sadun, R. (2020). Collaborating During Coronavirus: The Impact of COVID-19 on the Nature of Work. National Bureau of Economic Research. https://www.nber.org/papers/w27612

Doodle. (2019). The state of meetings report. https://meeting-report.com/

Lioba Gierke

Lioba Gierke ist Psychologin und promoviert aktuell an der WHU - Otto Beisheim School of Management im Bereich "Leadership". In ihrer Forschung befasst sie sich mit dem Einfluss der Digitalisierung auf die Kommunikation im Arbeitskontext.