Digitalização da gestão de encomendas – 5 vantagens Incl. exemplos práticos

A mudança na economia de estruturas analógicas para processos digitais é omnipresente. A tua empresa já está certamente no meio da transformação digital. A questão principal é: como podes conceber os teus processos internos para satisfazer os requisitos do mundo digital? Neste artigo, gostaria de te mostrar cinco vantagens que surgem quando digitalizas a tua gestão de encomendas. Abordo especificamente as necessidades das empresas de serviços tecnicamente orientadas.

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1. Aumentar a eficiência dos teus fluxos de trabalho internos

No início da pandemia do coronavírus, o papel ainda era o principal meio de transmissão de informação. Montanhas inteiras de ficheiros eram arrastadas de A para B através do estaleiro, para o diretor da obra, para o cliente e outros locais. Uma enorme inundação de papel, não em 1984, mas ainda em 2020. Olhando para trás, parecia a Idade da Pedra.

• O diretor de obra de um cliente ainda procurava o cabo de ligação para descarregar documentação fotográfica do estaleiro para o cliente do escritório a partir da sua câmara digital ou smartphone.
• Os contabilistas de outro cliente ainda distribuíam os ficheiros impressos que tinham de ser processados nesse dia específico.
• Os funcionários do armazém de outro cliente ainda distribuíam listas de retirada em papel para documentar a retirada de mercadorias e o consumo de mercadorias. Só depois é que introduzia tudo manualmente no sistema ERP.

Após a implementação de uma solução de gestão de encomendas profissional e individual, estas tarefas quotidianas tornaram-se uma coisa do passado.

Porque estes mesmos clientes trabalham agora quase 100% digitalmente, trocam dados convenientemente através da nuvem e sabem a qualquer momento a ordem de trabalho atual, o cumprimento exato do SLA acordado contratualmente, o stock de material de cada veículo dos seus colegas nos locais de construção e muito mais.

Solicitam aos colegas a resolução de problemas, comunicam prontamente o seu trabalho e preparam rapidamente medições que só precisam de ser verificadas e libertadas.

Isto torna os processos eficientes e as ferramentas utilizadas oferecem um elevado nível de comodidade ao empregado.

2. Redução de custos através da automatização de processos

A redução de custos através da automatização de processos é um tópico importante para empresas de todas as dimensões. Ao automatizar os processos de negócio, as empresas podem não só poupar tempo e dinheiro, mas também melhorar a qualidade dos seus produtos e serviços. A automatização dos processos empresariais permite que as empresas se concentrem nas suas competências principais e libertem recursos para outras áreas do negócio. Existem muitas formas de automatizar os processos empresariais através da utilização de software empresarial especializado. Geralmente, o software de planeamento de recursos empresariais (ERP) e o software de gestão da relação com os clientes (CRM) são utilizados para automatizar processos.

Para as empresas de serviços tecnicamente orientadas, o software de gestão de encomendas especiais oferece uma vantagem particular. Quando os sistemas CRM não têm funções suficientes e os grandes sistemas ERP são demasiado caros e inflexíveis para serem adaptados ou expandidos, um bom software de gestão de encomendas oferece uma vantagem decisiva. Regra geral, já mapeia os processos mais importantes na norma e pode ser facilmente enriquecido com mais lógica de processo através de abordagens no-code ou low-code. A configuração de uma solução de software deste tipo não é feitiçaria e também pode ser feita por pessoas com menos experiência técnica. Especialmente porque existem agora muitos fornecedores que oferecem os seus sistemas como “Software as a Service” (SaaS) e, assim, tratam eles próprios de todo o trabalho de manutenção e atualização necessário.

Assim, as funções de interface mais importantes já estão mapeadas. A disponibilização de documentos em vários dispositivos, a apresentação de procedimentos de aprovação e de processos de libertação, o registo e controlo de tempo, a apresentação de estados, a notificação de conclusão de encomendas e a libertação de facturas são apenas algumas das opções de automatização que uma solução deste tipo já traz consigo quando é instalada.

3. Poupança de tempo para todos os intervenientes

Outra vantagem da digitalização da gestão de encomendas é a economia de tempo para todos os envolvidos. Ao utilizar soluções de software como um livro de encomendas eletrónico, os clientes, os empreiteiros e também os prestadores de serviços podem concentrar-se mais rápida e facilmente nas tarefas essenciais. A procura de informações em documentos em papel é morosa e as fontes de erro estão pré-programadas. Com uma solução digital, todas as partes envolvidas têm acesso a toda a informação relevante em qualquer altura e em qualquer lugar – evitando assim erros e poupando tempo.

Exemplos disto são:

• Em vez de criar pastas de encomendas, a informação necessária chega diretamente ao dispositivo final correspondente, por exemplo, um smartphone ou tablet.
• Em vez de telefonar laboriosamente a todos os técnicos de assistência várias vezes por dia para verificar o estado atual das encomendas, o feedback dos colegas é visível numa vista central e em tempo real.
• Em vez de criar e fotografar manualmente um esboço com o trabalho concluído, os serviços realizados são diretamente seleccionados, com base nos quais a faturação pode ser efectuada.
• Em vez de coordenar manualmente diferentes profissões e consultar os seus tempos disponíveis, estes podem ser convenientemente adicionados no software.

4. Redução das fontes de erro

Os erros acontecem. Porque os erros são humanos. As más notícias são antecipadas. O software não elimina os erros. Mas pode garantir que os erros sejam detectados mais rapidamente ou que não ocorram em primeiro lugar.

Um bom exemplo são os campos de dados que todos os softwares têm. Aos campos de dados podem ser atribuídos determinados comandos. Cada um de ti já recebeu certamente uma mensagem de erro quando o IBAN ou um número de telefone foi introduzido incorretamente ou no formato errado.

Na gestão de ordens, especialmente quando várias transacções têm de ser coordenadas entre si, os erros podem ser evitados. Por exemplo, um processo só pode ser continuado quando as transacções anteriores tiverem terminado o seu trabalho.

Este pode ser o caso, por exemplo, da emissão de uma fatura final. Um exemplo prático que tive foi o facto de o meu cliente só poder enviar ao seu cliente uma fatura para todos os serviços de todas as empresas. Isto resultava num esforço manual muito elevado para solicitar os serviços às empresas, recolhê-los, validá-los e depois listá-los num único documento. E isto era feito de forma a que estes serviços pudessem ser convenientemente registados no sistema ERP.

Neste caso, a faturação só era possível quando todas as empresas tivessem documentado e reconhecido a sua parte do serviço. Assim, elimina quase todas as possibilidades de erro ao longo do processo.

5. Reforça a fidelização dos seus clientes

A digitalização da gestão das encomendas tem várias vantagens para as empresas. Por um lado, as empresas podem reduzir o seu Tempo de Resposta Inicial (FTTR) e cumprir os seus Acordos de Nível de Serviço (SLA). Podem também conhecer melhor os seus clientes e responder mais rapidamente às suas necessidades.

Além disso, obtêm melhores dados sobre os seus clientes e podem utilizá-los para melhorar a qualidade dos seus serviços.

Um exemplo concreto seria a otimização inteligente de rotas que faz parte do módulo de expedição de um software de gestão de encomendas. Quanto melhor forem as rotas planeadas, mais precisamente o técnico de serviço pode prever quando estará no local do cliente. Mensagens como “O teu técnico estará contigo amanhã entre as 8 e as 18 horas” pertencem assim ao passado.

Ao utilizar um software de gestão de encomendas, a duração do processamento completo da encomenda pode ser significativamente reduzida sem perda de qualidade.

A maior velocidade de reação e o menor tempo de processamento de encomendas resultam quase inevitavelmente numa maior satisfação do cliente.

Conclusão

A utilização de um software de gestão de encomendas é uma obrigação para os prestadores de serviços técnicos, independentemente do sector! As vantagens da utilização deste software são muito mais positivas do que negativas.

No entanto, existem algumas armadilhas desde a seleção do software até à sua implementação, que obviamente não foram consideradas neste artigo.

E, no entanto, é verdade: se queres, pelo menos, acompanhar a concorrência e lutar pelos clientes, tens de digitalizar a tua gestão de encomendas.

O resto será impiedosamente ultrapassado a torto e a direito.

Francesco Fusaro

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.