订单管理数字化 – 5 大优势 包括实例

从模拟结构到数字流程的经济变革无处不在。贵公司肯定已经处于数字化转型的中期。主要问题是：如何设计内部流程，以满足数字化世界的要求？在本文中，我将向您介绍订单管理数字化后的五大优势。我将特别针对技术型服务公司的需求进行阐述。

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1. 提高内部工作流程的效率

在日冕大流行之初，纸张仍然是传递信息的主要媒介。堆积如山的文件从 A 地拖到 B 地，再拖到现场经理、客户和其他地方。巨大的纸张洪流，不是 1984 年的洪流，而是 2020 年的洪流。现在回想起来，感觉就像石器时代。

• 一位客户的工地经理还在寻找连接电缆，以便从他的数码相机或智能手机上下载施工现场的照片文件到办公室客户那里。
• 另一家客户的会计仍在分发当天必须处理的打印文件。
• 另一家客户的仓库工作人员仍在分发纸质提货单，以记录提货和货物消耗情况。事后只能将所有内容手动输入企业资源规划系统。

在实施了专业的个性化订单管理解决方案后，这些日常工作都成为了过去式。

因为这些客户现在几乎 100% 采用数字化方式工作，通过云计算方便地交换数据，并随时了解当前的工作订单、合同约定的服务水平协议的准确遵守情况、施工现场同事的每辆车的材料库存情况等等。

他们要求同事排除故障，及时汇报工作，并快速准备只需检查和发布的测量数据。

这不仅提高了流程效率，而且所使用的工具也为员工提供了极大的便利。

2 通过流程自动化降低成本

通过流程自动化降低成本对各种规模的公司来说都是一个重要的课题。通过业务流程自动化，企业不仅可以节省时间和金钱，还能提高产品和服务的质量。业务流程自动化可以让公司专注于核心竞争力，并为其他业务领域腾出资源。通过使用专业企业软件实现业务流程自动化的方法有很多。最常见的是使用企业资源规划（ERP）软件和客户关系管理（CRM）软件来实现流程自动化。

对于以技术为导向的服务公司来说，专门的订单管理软件具有特殊的优势。如果客户关系管理（CRM）系统没有足够的功能，而大型企业资源规划（ERP）系统又过于昂贵和缺乏灵活性，无法进行调整或扩展，那么优秀的订单管理软件就能提供决定性的优势。通常情况下，它已将最重要的流程映射到标准中，并可通过无代码或低代码方法轻松丰富更多的流程逻辑。这种软件解决方案的配置并非巫术，技术经验较少的人也能胜任。特别是因为现在有许多供应商以 “软件即服务”（SaaS）的方式提供系统，从而自行负责所有必要的维护和更新工作。

因此，最重要的界面功能已经映射出来。在多个设备上提供文件、显示审批程序和发布流程、时间记录和控制、状态显示、订单完成通知和发票发布，这些都是此类解决方案安装后带来的自动化选项。

3. 为所有相关人员节省时间

订单管理数字化的另一个优势是为所有相关人员节省时间。通过使用电子订单簿等软件解决方案，客户、承包商和服务提供商可以更快、更轻松地集中精力完成重要任务。在纸质文件中搜索信息既费时，又容易出错。有了数字化解决方案，所有相关方都可以随时随地获取所有相关信息，从而避免错误并节省时间。

例如

• 无需创建订单文件夹，所需信息可直接到达相应的终端设备，如智能手机或平板电脑。
• 无需每天费力地给所有服务技术人员打几次电话来检查订单的当前状态，同事们的反馈可以在中央视图上实时看到。
• 无需手动绘制和拍摄已完成工作的草图，而是直接选择已完成的服务，并据此计费。
• 无需人工协调不同工种并查询其可用时间，只需在软件中添加即可。

4. 减少错误源

错误时有发生。因为错误是人为的。预先告诉你一个坏消息。软件无法消除错误。但它可以确保更快地发现错误，或者从一开始就不出错。

每个软件都有的数据字段就是一个很好的例子。数据字段可以分配特定的命令。当 IBAN 或电话号码输入错误或格式错误时，每个人肯定都收到过错误信息。

在订单管理中，尤其是当几笔交易必须相互协调时，错误是可以避免的。例如，只有在前一笔交易完成后，才能继续执行流程。

例如，在开具最终发票时就会出现这种情况。我遇到的一个实际例子是，我的客户只允许向他的客户发送一张包含所有工种服务的发票。这就需要大量的人工工作，要求各行各业提供服务、收集服务、验证服务，然后在一份文件中列出服务清单。而这样做的目的是为了方便在企业资源规划系统中预订这些服务。

在这种情况下，只有当所有行业都记录并确认其服务部分时，才能开具发票。这几乎消除了整个过程中所有出错的可能性。

5. 增强客户忠诚度

订单管理数字化对企业有很多好处。首先，企业可以缩短首次响应时间（FTTR），满足服务水平协议（SLA）。企业还可以更好地了解客户，更快地满足他们的需求。

它们还能获得有关客户的更多数据，并利用这些数据提高服务质量。

一个具体的例子就是订单管理软件调度模块中的智能路线优化功能。计划的路线越好，服务技术人员就能越准确地预测何时到达客户现场。因此，”您的技术人员将在明天上午 8 点到下午 6 点之间到达 “之类的信息已成为过去。

通过使用订单管理软件，可以在不降低质量的前提下大大缩短整个订单处理过程的时间。

更高的反应速度和更短的订单处理时间几乎不可避免地会带来更高的客户满意度。

结论

对于任何行业的技术服务提供商来说，使用订单管理软件都是必须的！使用此类软件的好处远远多于坏处。

尽管如此，从软件选择到实施过程中也存在一些陷阱，当然，本文没有考虑到这些陷阱。

然而，事实确实如此：如果你想至少在竞争中保持领先并争取客户，你就必须将订单管理数字化。

其余的都将被无情地超越。

Francesco Fusaro

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.