Digitalización de la gestión de pedidos – 5 ventajas Incl. ejemplos prácticos
Un breve resumen de por qué merece la pena digitalizar la gestión de pedidos, con muchos ejemplos prácticos
El éxito de las empresas de servicios técnicos radica en servir al cliente lo más rápidamente posible y con una calidad perfecta. Ya sea la eliminación de averías de una línea telefónica, la creación de una línea de fibra óptica o el desmantelamiento de un sistema antiguo. El cliente espera un servicio perfecto. En este artículo se destacan las mayores ventajas y se apoyan con ejemplos prácticos, para que puedas tomar impulso directamente para tu empresa. Porque la digitalización de la gestión de pedidos, incluidos los procesos de servicio externo, es la clave para una mayor competitividad y una excelente satisfacción del cliente.
El cambio en la economía de las estructuras analógicas a los procesos digitales es omnipresente. Sin duda, tu empresa ya está en medio de la transformación digital. La cuestión principal es: ¿cómo puedes diseñar tus procesos internos para cumplir los requisitos del mundo digital? En este artículo, me gustaría mostrarte cinco ventajas que surgen al digitalizar tu gestión de pedidos. Me refiero específicamente a las necesidades de las empresas de servicios con orientación técnica.
Artículos complementarios sobre el tema
- Guía de la digitalización para responsables de la toma de decisiones – Más claridad en la práctica
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Índice
1. Aumentar la eficacia de tus flujos de trabajo internos
Al principio de la pandemia Corona, el papel seguía siendo el principal medio de transmisión de información. Montañas enteras de archivos se arrastraban de A a B por el patio, al jefe de obra, al cliente y a otros lugares. Una enorme avalancha de papel, no en 1984, sino todavía en 2020. Mirando atrás, parecía la Edad de Piedra.
- El jefe de obra de un cliente todavía buscaba el cable de conexión para descargar la documentación fotográfica de la obra al cliente de la oficina desde su digicam o smartphone.
- Los contables de otro cliente aún distribuían los archivos impresos que debían procesarse ese día en concreto.
- El personal de almacén de otro cliente aún repartía listas de retirada de papel para documentar la retirada de mercancías y el consumo de las mismas. Para después introducirlo todo manualmente en el sistema ERP.
Tras la implantación de una solución de gestión de pedidos profesional e individualizada, estas tareas cotidianas pasaron a ser cosa del pasado.
Porque estos mismos clientes ahora trabajan casi 100% digitalmente, intercambian datos cómodamente a través de la nube y conocen en todo momento la orden de trabajo actual, el cumplimiento exacto del SLA acordado contractualmente, el stock de material de cada vehículo de sus colegas en las obras y mucho más.
Solicitan a sus compañeros la resolución de problemas, informan puntualmente de su trabajo y preparan rápidamente mediciones que sólo necesitan ser comprobadas y liberadas.
Esto hace que los procesos sean eficientes y las herramientas utilizadas ofrecen un alto nivel de comodidad para el empleado.
2. Reducción de costes mediante la automatización de procesos
La reducción de costes mediante la automatización de procesos es un tema importante para empresas de todos los tamaños. Automatizando los procesos empresariales, las empresas no sólo pueden ahorrar tiempo y dinero, sino también mejorar la calidad de sus productos y servicios. La automatización de los procesos empresariales permite a las empresas centrarse en sus competencias básicas y liberar recursos para otras áreas del negocio. Hay muchas formas de automatizar los procesos empresariales mediante el uso de software empresarial especializado. Lo más habitual es utilizar software de planificación de recursos empresariales (ERP) y software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) para automatizar los procesos.
Para las empresas de servicios de orientación técnica, el software especial de gestión de pedidos ofrece una ventaja particular. Allí donde los sistemas CRM no tienen suficientes funciones y los grandes sistemas ERP son demasiado caros e inflexibles para adaptarlos o ampliarlos, un buen software de gestión de pedidos ofrece una ventaja decisiva. Por regla general, ya mapea los procesos más importantes del estándar y puede enriquecerse fácilmente con más lógica de procesos mediante enfoques sin código o de bajo código. La configuración de una solución de software de este tipo no es brujería y también puede ser abordada por personas con menos experiencia técnica. Sobre todo porque ahora hay muchos proveedores que ofrecen sus sistemas como «Software como Servicio» (SaaS) y, por tanto, se encargan ellos mismos de todo el trabajo necesario de mantenimiento y actualización.
Así, las funciones más importantes de la interfaz ya están mapeadas. Hacer que los documentos estén disponibles en varios dispositivos, mostrar los procedimientos de aprobación y los procesos de liberación, registrar y controlar el tiempo, mostrar el estado, notificar la finalización del pedido y liberar las facturas son sólo algunas opciones de automatización que una solución de este tipo ya trae consigo cuando se instala.
3. Ahorro de tiempo para todos los implicados
Otra ventaja de digitalizar tu gestión de pedidos es el ahorro de tiempo para todos los implicados. Al utilizar soluciones de software como un libro de pedidos electrónico, los clientes, los contratistas y también los proveedores de servicios pueden concentrarse más rápida y fácilmente en las tareas esenciales. Buscar información en documentos en papel lleva mucho tiempo y las fuentes de error están preprogramadas. Con una solución digital, todas las partes implicadas tienen acceso a toda la información relevante en cualquier momento y lugar, lo que evita errores y ahorra tiempo.
Ejemplos de ello son:
- En lugar de crear carpetas de pedidos, la información necesaria llega directamente al dispositivo final correspondiente, por ejemplo, un smartphone o una tableta.
- En lugar de telefonear laboriosamente a todos los técnicos de servicio varias veces al día para comprobar el estado actual de los pedidos, la información de los compañeros es visible en una vista central y en tiempo real.
- En lugar de crear y fotografiar manualmente un croquis con el trabajo realizado, se seleccionan directamente los servicios realizados, en base a los cuales se puede realizar la facturación.
- En lugar de coordinar manualmente los distintos oficios y consultar sus tiempos disponibles, se pueden añadir cómodamente en el software.
4. Reducción de las fuentes de error
Los errores ocurren. Porque los errores son humanos. La mala noticia de antemano. El software no eliminará los errores. Pero puede garantizar que los errores se detecten más rápidamente o que no se produzcan en primer lugar.
Un buen ejemplo son los campos de datos que tiene todo software. A los campos de datos se les pueden asignar determinados comandos. Seguro que cada uno de vosotros ha recibido un mensaje de error cuando el IBAN o un número de teléfono se han introducido incorrectamente o en un formato equivocado.
En la gestión de órdenes, sobre todo cuando hay que coordinar varias operaciones entre sí, se pueden evitar los errores. Por ejemplo, un proceso sólo puede continuar cuando las operaciones anteriores han terminado su trabajo.
Esto puede ocurrir, por ejemplo, al emitir una factura final. Un ejemplo práctico que tuve fue que mi cliente sólo podía enviar a su cliente una factura por todos los servicios de todos los oficios. Esto suponía un esfuerzo manual muy elevado para solicitar los servicios a los oficios, recopilarlos, validarlos y luego listarlos en un solo documento. Y esto se hacía de forma que estos servicios pudieran contabilizarse cómodamente en el sistema ERP.
En este caso, la facturación sólo era posible cuando todos los oficios habían documentado y reconocido su parte del servicio. Esto eliminó casi todas las posibilidades de error a lo largo del proceso.
5. Reforzar la fidelidad de tus clientes
Digitalizar la gestión de pedidos tiene una serie de ventajas para las empresas. Por un lado, las empresas pueden reducir su Tiempo de Respuesta Inicial (FTTR) y cumplir sus Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA). También pueden conocer mejor a sus clientes y responder más rápidamente a sus necesidades.
También obtienen mejores datos sobre sus clientes y pueden utilizarlos para mejorar la calidad de sus servicios.
Un ejemplo concreto sería la optimización inteligente de rutas que forma parte del módulo de envío de un software de gestión de pedidos. Cuanto mejores sean las rutas planificadas, con mayor precisión podrá predecir el técnico de servicio cuándo llegará a las instalaciones del cliente. Mensajes como «Su técnico estará con usted mañana entre las 8.00 y las 18.00 horas» son cosa del pasado.
Utilizando un software de gestión de pedidos, la duración de la tramitación completa del pedido puede reducirse considerablemente sin perder calidad.
La mayor velocidad de reacción y el menor tiempo de tramitación del pedido se traducen casi inevitablemente en una mayor satisfacción del cliente.
Conclusión
El uso de un software de gestión de pedidos es imprescindible para los proveedores de servicios técnicos, ¡independientemente del sector! El uso de dicho software tiene muchas más ventajas positivas que negativas.
Sin embargo, existen algunos escollos desde la selección del software hasta su implantación, que por supuesto no se han tenido en cuenta en este artículo.
Y sin embargo, es cierto: si quieres al menos seguir el ritmo de la competencia y luchar por los clientes, tienes que digitalizar tu gestión de pedidos.
El resto será superado sin piedad a diestro y siniestro.
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