Die Auswahl der richtigen ERP-Lösung – Ein Leitfaden für den Start Ihrer ERP-Reise

Bei der Wahl der richtigen ERP-Lösung für Ihr Unternehmen sind eine Reihe von Faktoren entscheidend, die genau geprüft werden müssen. Auf die Plattform mit den meisten Funktionen zu setzen, ist ein Glücksspiel, da viele spezifische Bedingungen und Anforderungen unberücksichtigt bleiben. Da es keine allgemeingültige ERP-Lösung gibt, ist der richtige Ansatz, um die richtige Lösung zu finden, nicht mit den beliebten One-Stop-Shop-Optionen zu vergleichen.

Einige der häufigsten Probleme nach dem Scheitern, eine funktionierende Plattform zu bekommen, sind

• hohe TCO-Kosten
• unbekannte Anforderungen
• begrenzte Anpassungsmöglichkeiten
• schlechte Systemleistung.

Die beste ERP-Lösung ist das Ergebnis eines langwierigen Prozesses, in dem dieses spezifische Bündel von Problemen bewertet wird.

Wichtige Überlegungen zu ERP-Systemen

ERP-Funktionen und die Funktionsfalle

Ist die Fülle an ERP-Funktionen eine gute Sache? – Wie fühlt es sich an, zehntausend Löffel zu haben, wenn man nur ein Messer braucht? Die meisten ERP-Lösungen behaupten, dass sie alles können, weil sie eine umfangreiche Bibliothek von Funktionen unterstützen. Ein häufiger Fehler, den Führungskräfte machen, ist der Glaube, dass viele vorhandene Funktionen alle aktuellen oder zukünftigen Anforderungen erfüllen müssen. Zu viele Optionen machen die meisten von ihnen automatisch unbrauchbar. Die Vorstellung, dass diese Tools eines Tages zum Einsatz kommen werden, ist ein Mythos – die meisten von ihnen liegen still in der Ecke. Zu viele Funktionen zu haben, ist nicht nur für Unternehmen, sondern auch für ihre Kunden anstrengend.

Das Benutzererlebnis

Wie jede App mit nennenswertem Erfolg sollte auch eine gute Planung für jeden einfach zu bedienen sein. Einige Nutzer lieben sie, andere nicht. Das ist eine sich anbahnende Katastrophe. Technologische Innovationen, die das Leben von Millionen von Menschen verbessern können, sind extrem schwer zu erreichen. Das Gleiche gilt für ERPs: Die meisten sind für ein breites Publikum mit umfangreichen Kriterien konzipiert. Dennoch ist eine gute Benutzererfahrung notwendig und mehr als nur die Bequemlichkeit der Hauptakteure in ihrem Arbeitsbereich. Die einfache Lernkurve macht das Onboarding zu einem Kinderspiel, und Neulinge lernen schnell, das System zu nutzen.

Systemleistung ist der Schlüssel

ERPs funktionieren auf dem Papier gut, aber ein langsames System entzieht dem Unternehmen Geld und Zeit und raubt den Mitarbeitern die optimale Leistung. Um die versprochene Leistung der Plattform genau beurteilen zu können, müssen Sie ihr Verhalten genau kennen. Es ist sinnvoll, sie zunächst direkt an Ihrem System und Ihren Benutzern zu testen. Wenn Ihre Geschäftsmodelle mit der Software übereinstimmen, Ihr Team aber Bedenken hat, sollten Sie sich darüber informieren, bevor Sie einen Basisvergleich durchführen.

Verstehen Sie die ERP-Dichotomie: Einfachheit vs. Komplexität

Ein gut durchdachtes ERP-System muss komplexe Probleme lösen, gleichzeitig aber auch für jeden einfach zu bedienen sein. Das empfindliche Gleichgewicht dieser Dualität ist natürlich schwer zu halten. Großartige Lösungen erscheinen von außen betrachtet einfach. Wenn der primäre Systementwickler seine Arbeit gut gemacht hat, bleibt die Komplexität dem Betrachter verborgen. Sie wollen nicht, dass Ihre Mitarbeiter noch mehr Probleme mit einer mangelhaften „universellen“ Lösung lösen.

Grenzen – Löst das ERP alle Probleme?

Beim Enterprise Resource Planning geht es nicht um eine gut gestrickte Lösung für die alleinigen Zwecke des Unternehmens. Jeder Mitarbeiter, Interessensvertreter, Partner oder Lieferant muss Teil des Bildes sein. Eine solche tiefgreifende Untersuchung wird alle problematischen Bereiche aufdecken, die optimiert werden müssen. Diejenigen, die das ERP am meisten nutzen, haben nicht immer die Oberhand.

Verbessern, was verbessert werden muss

Ihr Unternehmen verwendet bereits spezifische Softwareanwendungen für verschiedene Teammitglieder und Standorte: das Büro, das Lager, das Außendienstteam oder die Außendienstmitarbeiter. Jede Gruppe hat eine bevorzugte Auswahl an Softwaretools, und dieses Bündel von Anwendungen ist als Teil eines universellen Systems nicht immer sehr kompatibel. Eine praktikable ERP-Lösung ist beispielsweise eine, bei der alle Mitarbeiter einen einzigen Anmeldepunkt verwenden. Eine zuverlässige Quelle für Erkenntnisse darüber, was fehlt, ist die Bewertung Ihres Teams. Durch eine Befragung Ihrer Mitarbeiter können Sie wichtige Anforderungen an Ihr ideales Ressourcensystem herausfinden.

Globale Konnektivität – Remote-Teams & ERP

Wenn Ihr Unternehmen auf die kollektive Leistung eines gut vernetzten Teams angewiesen ist, muss die Plattform die Integrität der Kommunikation wahren und den Datenschutz gewährleisten. COVID-19 war ausreichend, um die Popularität von Cloud-basierten Lösungen zu steigern.

Gute ERP-Systeme sind auf Erweiterbarkeit ausgelegt

Eine ERP-Evaluierung kann schwierig sein, wenn Ihr sich entwickelndes Unternehmen ständig neue Lösungen für neue Probleme benötigt. Es ist nicht leicht vorherzusagen, wie sich das Geschäftswachstum auf die Effizienz Ihrer internen Abläufe auswirken wird. Schließlich passen fortschrittliche Unternehmen ihre Softwarelösungen an den Wandel an. Geschäftswachstum erfordert neue beste Optionen. Um Ihren neuen Geschäftsmodellen gerecht zu werden, muss Ihre Plattform anpassungsfähig sein. Ein zukunftsfähiges ERP-System ist daher nicht nur schnell und einfach zu bedienen, sondern auch sehr flexibel, um unvorhergesehene Herausforderungen zu meistern – achten Sie also auf einfache Erweiterbarkeit, API-Zugang und mehr.

7 wichtige Faktoren bei der Auswahl eines ERP-Systems

ERP-Funktionen sind nur dann nützlich, wenn sie zum Einsatz kommen. In allen anderen Fällen sind sie Lösungen für Probleme, die vielleicht nie auftreten. Wenn eine Funktion nicht zu Ihren täglichen Geschäftsanforderungen beiträgt, sollten Sie nach Optionen suchen, die bestehende Probleme direkt angehen.

1. Leistung und Geschwindigkeit

Bei einigen ERP-Systemen kommt es zu einer spürbaren Verzögerung zwischen Benutzereingabe und Antwort der Anwendung, manchmal bis zu einer halben Minute, bis das Dashboard angezeigt wird! Aus der Sicht eines einzelnen Mitarbeiters erscheint diese minutenlange Ausfallzeit vernachlässigbar. Multipliziert man sie jedoch mit der Anzahl der Mitarbeiter, die davon betroffen sind, steigt der kumulierte Schaden auf einige Stunden pro Monat an.

Da sich die meisten softwarebedingten Verzögerungen wiederholen, lassen sich durch deren Behebung enorme Mengen an Ausfallzeiten einsparen.

2. ERP-Kosten und Lizenzgebühren

Die Kosten sind ein wesentlicher Faktor bei der Auswahl einer Lösung für das digitale Ressourcenmanagement. Ein genauer Blick auf die ERP-Kosten zeigt, dass die Lizenzgebühren einen beträchtlichen Teil ausmachen. Daher wirken sich einzelne Abonnements von In-Bulk-Lizenzen auf die TCO aus. Schnell wachsende Unternehmen häufen neue Ausgaben an, und die Nachfrage kann sie dazu zwingen, ihre Dienste zu wechseln, ihre Pläne von monatlichen zu jährlichen Plänen zu ändern oder eine Einzelplatzlizenz einer gemeinsam genutzten vorzuziehen.

3. Die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership – TCO)

Obwohl die Art der Lizenzgebühr und der reguläre Tarif für die TCO ausschlaggebend sind, handelt es sich dabei bei weitem nicht um den einzigen Schlüsselfaktor. Sehen wir uns alle Faktoren an, die an den Gesamtkosten beteiligt sind:

• Setup: Einrichten des ERP, einmalige Gebühr
• Anpassung/Customization: Anpassung der Plattform an Ihre spezifischen Bedürfnisse, einmalige Gebühr
• Lizenz-Gebühr: /pro Jahr /pro Benutzer /pro Stufe
• Interne IT-Team-Kosten: wenn selbst verwaltet, dann muss das IT-Team auf dem Laufenden gehalten und bezahlt werden
• Schulungskosten: komplexere Systeme haben entsprechend höhere Schulungskosten
• Hosting/Server: Für das Datenhosting gibt es viele Möglichkeiten: 1) interne Server, 2) Cloud-Server oder 3) Cloud-verwaltete Infrastruktur

4. Umfang der Anpassungen und Flexibilität der Plattform

Das Ressourcenverwaltungssystem sollte leicht anpassbar sein. Einige Plattformen sind bei Erweiterungen extrem streng und können übermäßige Kosten verursachen. Dies kann zukünftige Projekte einschränken und die Leistung des Unternehmens verringern.

5. Daten & Dateneigentum

Die Datenverwaltung ist nicht branchenspezifisch, sondern ein Schlüsselfaktor für den Erfolg der meisten heute tätigen Unternehmen. Die Datenkontrolle von Unternehmen entscheidet darüber, wie gut sich ihre Geschäftsmodelle mit der Nachfrage nach zukünftigen Dienstleistungen vereinbaren lassen.

GDPR und andere Datenvorschriften spielen bereits eine entscheidende Rolle, unabhängig von der Projekt- oder Unternehmensgröße.

6. Sicherheit und Datenschutz

Mit einer guten Benutzerverwaltung und weniger zirkulierenden Daten ist die Datensicherheit ein Kinderspiel. Allerdings braucht man ein ganzes Bündel von Tools, um nur die Grundlagen abzudecken. SSL und sichere Serverumgebungen sind nach wie vor unverzichtbare Bestandteile eines jeden Cybersicherheitsplans. Ein Unternehmen muss über starke Datenschutzrechte und Sicherheitsstandards verfügen, die diesen Schutz aufrechterhalten.

7. Geschäftskontinuität

Ein Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs ist eine Versicherung gegen eine Reihe von Katastrophen. Alle Softwareprodukte, wie z. B. Apps, sollten Teil eines wiederkehrenden Sicherungssystems und eines schnellen Wiederherstellungsmodus bei Ausfällen sein.

Die Datensicherung ist für die Datenintegrität unerlässlich, und ohne sie ist ein Ausfall unvermeidlich und eine Frage des „Wann“.

Eine schwere Entscheidung: Cloud, On-Premise oder Managed Cloud?

Datenverwaltungslösungen beantworten eine zentrale Frage: Wie lassen sich digitale Bestände am besten verwalten? Es gibt jedoch grundlegende Unterschiede bei der Datenverfügbarkeit, der Sicherheit und dem Zahlungsmodell.

Die Cloud (SaaS) ist einfacher zu skalieren, und Sie brauchen kein spezialisiertes Team, um sie zu verwalten. Allerdings sind die Daten möglicherweise auf mehrere gemeinsam genutzte Server verteilt, und aufgrund der individuellen Lizenzen kann es teuer werden, vor allem bei Unternehmen, die viele Mitarbeiter beschäftigen. SaaS hat auch einen inhärenten Mangel in Bezug auf das Dateneigentum: Sie sind de jure der Eigentümer Ihrer Daten, aber de facto ist es auch der Dienstanbieter. Ein weiteres Manko ist die unvollständige Kontrolle über den Zugriff auf wichtige Daten – es besteht auch die Gefahr, dass ein Dritter die Daten über eine der Cloud-Anwendungen abzweigt.

On-Premise-Lösungen für das Datenmanagement verhindern, dass Daten aufgrund ihres Standorts von Dritten eingesehen werden können. Dieser Komfort hat jedoch seinen Preis. Wenn Sie bereit sind, zusätzliche Ressourcen für ein firmeninternes System auszugeben, sind Ihre Daten zwar anders geschützt, aber Sie müssen auch für ein engagiertes IT-Team aufkommen, um es zu unterhalten.

Managed Cloud ist eine komplexe Mischung aus den beiden letztgenannten Methoden: Sie sind Eigentümer Ihrer Daten, aber ein externes Team kümmert sich um deren Bereitstellung. Cloud-Lösungen können Investoren mit vielen Mitarbeitern aufgrund der individuellen Lizenzen und des daraus resultierenden hohen Gesamtpreises abschrecken. Im Gegensatz dazu sind verwaltete Cloud-Lösungen für Unternehmen attraktiver, da die Investition umso kosteneffizienter ist, je mehr Personen das Produkt nutzen.

Ein einfacher 7-Schritte-Prozess für die ERP-Integration

1. Geschäftliche Analyse

Wir müssen mit Angestellten und Kollegen sprechen, unser Arbeitsumfeld ständig bewerten, mögliche zukünftige Anwendungsfälle und Erweiterungen herausfinden.

2. Anforderungsanalyse

Bringen Sie alles zusammen und erstellen Sie eine Liste wichtiger Geschäftsanforderungen, die erfüllt werden müssen, damit eine ERP-Integration erfolgreich ist.

3. Vergleich von ERP-Systemen

Die unterschiedlichen Ansätze beim ERP-Vergleich werden stark von zwei Faktoren beeinflusst: Absicht und Preis. Viele Unternehmen setzen darauf, viele unterstützende Funktionen zu haben. Diese Strategie grenzt an Wunschdenken und führt oft zu einem fehlerhaften Endspiel. Wenn es um ERP-Funktionen geht, ist die Fülle oft geringer als die Qualität, und eine hochwertige Anpassung bringt das Beste aus jedem ERP heraus.

4. TCO-Berechnungen

Warum ist die Fehlberechnung der Gesamtbetriebskosten ein häufiges Problem? Es ist schwierig, die gegenwärtigen Ausgaben abzudecken und alle zukünftigen Ausgaben genau vorherzusagen.

5. Anpassung

Stellen Sie sicher, dass Ihr ERP-System anpassbar ist und Ihren individuellen Anforderungen entspricht. Viele Systeme sind starr und zwingen Unternehmen dazu, sich an sie anzupassen, anstatt den Ansatz an das bestehende Geschäftsmodell zu adaptieren. Durch die individuelle Anpassung können sich Unternehmen leichter von anderen abheben. Ein benutzerdefiniertes ERP ermöglicht es Unternehmen, personalisierte Arbeitsabläufe zu erstellen, während generische Lösungen die Mitarbeiter zwingen, viel zu lernen und sich anzupassen.

6. Einführung

Dieser Prozess bestimmt den Wert der geschäftlichen Effizienz von ERP. Diesen Schritt zu überspringen ist weitaus schlimmer als der offensichtliche Verlust an analytischem Wert. ERP muss zu den Arbeitsgewohnheiten und Erwartungen Ihres Teams passen, und diese Beziehung zeigt sich deutlich in diesen ersten Tagen der Nutzung. Die Einführungsphase von ERP ist die Zeit, in der Sie die Auswirkungen auf Ihr Unternehmen und Ihr Team genauestens beobachten und messen sollten.

7. Ausbildung

Konzentrieren Sie sich auf eine gute Ausbildung Ihrer Mitarbeiter. Jeder muss das ERP am besten verstehen und die nützlichsten Seiten kennen. Am Anfang braucht jeder etwas Hilfe beim Erlernen einer neuen Software. Eine schnellere Einarbeitung ist durch eine einfache Lernkurve möglich, und einfaches Lernen hängt von einer einwandfreien Schnittstelle ab.

Eine zusätzliche Anstrengung während der Schulungsphase kann denjenigen, die die Vorteile des neuen Systems verstehen, einen guten Start ermöglichen. Je mehr die Mitarbeiter über die Möglichkeiten des von ihnen genutzten ERP-Systems wissen, desto größer ist dessen Wert für sie und der Mehrwert für das Unternehmen.

Die Grundschulung ist umso vorteilhafter, je größer die Gruppe der Schulungsteilnehmer ist.

Abschließende Gedanken zum ERP-Sourcing

ERP ist sowohl für KMU als auch für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es muss sich an die spezifischen technischen Anforderungen anpassen und flexibel genug sein, um künftigen Herausforderungen zu begegnen. Es ist ratsam, schnelle Systeme zu wählen, die die Wartezeiten begrenzen, und einfache Schnittstellen, die den Nutzern die Interaktion erleichtern. Eine perfekte ERP-Lösung ist leicht zu bekommen, überfordert die Nutzer nicht mit veralteten Funktionen, passt sich schnell an die aktuelle Geschäftslogik und den künftigen Bedarf an und verfügt über einen gut durchdachten Zahlungsplan.

Autor: Dr. Andreas Maier, CEO & Gründer von SIX.MS ERP

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