Elección de la solución ERP adecuada – Guía para iniciar su viaje a la ERP
¿Qué opciones hay que tener en cuenta antes de comprar un sistema que le sirva?
La elección del ERP adecuado para usted y su empresa va más allá de la realidad inmediata del mercado. La planificación de recursos adecuada debe responder a las expectativas de muchas partes interesadas y, al mismo tiempo, a todos los retos técnicos y requisitos del modelo de negocio.
La elección de la solución ERP adecuada para su empresa implica un paradigma de factores cruciales que deben examinarse detenidamente. Apostar por la plataforma con más prestaciones es una apuesta, ya que muchas condiciones y requisitos específicos quedan sin atender. Dado que no existe una solución ERP universal, el enfoque correcto para conseguir la adecuada no se parece a las populares opciones de ventanilla única.
Algunos de los problemas habituales tras no conseguir una plataforma que funcione son
- altos costes de TCO
- requisitos desconocidos
- capacidades de personalización limitadas
- bajo rendimiento del sistema.
La mejor solución de ERP surge de un largo proceso de evaluación de este conjunto específico de problemas.
Index
Consideraciones importantes sobre los sistemas ERP
Las funciones del ERP y la trampa de las funciones
¿Es buena la abundancia de funciones de ERP? – ¿Qué se siente al tener diez mil cucharas cuando lo único que se necesita es un cuchillo? La mayoría de las soluciones ERP afirman que lo hacen todo porque admiten una prolífica biblioteca de funciones. Es un error común que cometen los ejecutivos al creer que muchas de las funciones existentes deben satisfacer todas las necesidades presentes o futuras. Demasiadas opciones hacen que la mayoría sean automáticamente inútiles. La idea de que estas herramientas se utilizarán algún día es un mito: la mayoría de ellas se quedan tranquilas en un rincón. Tener demasiadas funciones es una carga para las empresas, pero también para sus clientes.
La experiencia del usuario
Como cualquier aplicación de notable éxito, la gran planificación debe ser fácil de usar para todos. A algunos usuarios les encanta y a otros no. Es un desastre en ciernes. La innovación tecnológica con capacidad para mejorar la vida de millones de personas es extremadamente difícil de conseguir. Lo mismo ocurre con los ERP: la mayoría están diseñados para un público amplio con criterios amplios. Sin embargo, una gran experiencia de usuario es necesaria y más que mantener a los actores principales cómodos en su zona de trabajo. Tiene otros efectos positivos claros: la fácil curva de aprendizaje hace que la incorporación sea un juego de niños: y los recién llegados aprenden a utilizarlo rápidamente.
El rendimiento del sistema es clave
Los ERP funcionan bien sobre el papel, pero uno lento le quitará dinero y tiempo a la organización, y robará a los empleados un rendimiento óptimo. Para evaluar con rigor la potencia prometida detrás de la plataforma, hay que conocer íntimamente su comportamiento. Es bueno probarlas primero directamente en su sistema y sus usuarios. Si sus modelos de negocio encajan con el software, pero su equipo tiene alguna preocupación, es mejor que se informe sobre ello antes de hacer una comparación de base.
Entender la dicotomía del ERP: Simplicidad vs. Complejidad
Un sistema ERP bien afinado debe resolver problemas complejos pero, al mismo tiempo, ser sencillo de utilizar para todos. El delicado equilibrio de esta dualidad es naturalmente difícil de mantener. Las grandes soluciones parecen sencillas desde el exterior. Si el diseñador principal del sistema hiciera bien su trabajo, la complejidad quedaría oculta a la vista. Usted no quiere que sus empleados resuelvan más problemas con una solución «universal» defectuosa.
Limitaciones – ¿Resuelve el ERP los problemas de todos?
La planificación de los recursos empresariales no consiste en una solución bien ajustada para los fines exclusivos de la empresa. Todos los empleados, las partes interesadas, los socios o los proveedores deben formar parte del panorama. Un examen tan profundo revelará todas las áreas problemáticas que necesitan ser optimizadas. Los que más utilizan el ERP no siempre tienen la sartén por el mango.
Mejorar sólo lo que hay que mejorar
Su empresa ya debe utilizar aplicaciones de software específicas para los distintos miembros del equipo y las distintas ubicaciones: la oficina, el almacén, el equipo remoto o los agentes de campo. Cada grupo tiene una selección preferida de herramientas de software, y este conjunto de aplicaciones no siempre tiene una gran compatibilidad como parte de un sistema universal. Por ejemplo, una solución ERP viable es aquella en la que todos los agentes utilizan un único punto de acceso. Una fuente fiable de información sobre lo que falta es la evaluación de su equipo. Entrevistar a su equipo es una forma de poner de relieve los requisitos cruciales para su sistema de recursos ideal.
Conectividad global – Equipos remotos y ERP
Si su empresa depende del esfuerzo colectivo de un equipo remoto bien unido, la plataforma debe preservar la integridad de la comunicación y proporcionar privacidad de los datos. COVID-19 fue suficiente para impulsar la popularidad de las soluciones basadas en la nube.
Los grandes sistemas ERP se construyen en torno a la capacidad de expansión
La evaluación de un ERP puede ser una lucha si su empresa en desarrollo necesita constantemente soluciones novedosas para problemas emergentes. No es fácil predecir cómo afectará el crecimiento del negocio a la eficiencia de sus operaciones internas. Con el tiempo, las empresas progresistas adaptan sus soluciones de software al cambio. El crecimiento empresarial requiere nuevas y mejores opciones. Para satisfacer sus modelos de negocio emergentes, su plataforma debe ser adaptable. Por lo tanto, un ERP preparado para el futuro no sólo es rápido y fácil de usar por todos, sino también muy flexible para cubrir los desafíos imprevistos.
7 factores importantes para elegir un sistema ERP
Las funciones del ERP sólo son útiles cuando entran en juego. En el resto de los casos, son soluciones a problemas que quizá nunca se planteen. Si una función no contribuye a las necesidades diarias de su empresa, debe explorar opciones que aborden directamente los problemas existentes.
1. Rendimiento y velocidad
Algunos ERP tienen un retraso notable entre la entrada del usuario y la respuesta de la aplicación, a veces cerca de medio minuto para ver el cuadro de mandos. Desde una perspectiva individual, este tiempo de inactividad de un minuto parece insignificante. Sin embargo, multiplíquelo por el número de cada empleado que lo experimenta, y el daño acumulado se eleva a unas cuantas horas mensuales.
Debido al patrón repetitivo de la mayoría de los retrasos causados por el software, solucionarlos ahorra enormes cantidades de tiempo de inactividad.
2. Coste del ERP y tasas de licencia
El coste es un factor fundamental a la hora de elegir una solución para la gestión de recursos digitales. Un acercamiento a los costes de los ERP revela que la cuota de licencia es una parte considerable. Por lo tanto, las suscripciones individuales de licencias a granel repercuten en el TCO. Las empresas que crecen rápidamente acumulan nuevos gastos y la demanda puede obligarles a cambiar de servicio, a cambiar sus planes de mensuales a anuales o a preferir una licencia por usuario en lugar de una compartida.
3. El coste total de propiedad (TCO)
Aunque el tipo de licencia y la tarifa regular son primordiales para el TCO, no es ni mucho menos el único factor clave que interviene. Veamos todos los factores que participan en el coste total:
- Configuración: configuración del ERP, pago único
- Personalización: adaptación de la plataforma a sus necesidades específicas, pago único
- Tarifa de licencia: /por año /por usuario /por nivel
- Costes del equipo informático interno: si es autogestionado, el equipo informático tiene que estar al día y ser pagado
- Costes de formación: los sistemas más complejos tienen sus correspondientes costes de formación más elevados
- Alojamiento/servidores: el alojamiento de datos tiene muchas opciones: 1) servidores internos, 2) servidores en la nube, o 3) infraestructura gestionada en la nube
4. Rango de personalización y flexibilidad de la plataforma
El sistema de gestión de recursos debe ser fácil de adaptar. Algunas plataformas son extremadamente estrictas con la ampliación y pueden incurrir en costes excesivos. Puede limitar los proyectos futuros y disminuir el rendimiento de la empresa.
5. Datos y propiedad de los datos
La gestión de datos no es específica del sector, sino un factor clave para el éxito de la mayoría de las empresas que operan hoy en día. El control de los datos de las corporaciones determina cómo pueden integrarse sus modelos de negocio con la demanda de servicios futuros.
El GDPR y otras regulaciones de datos ya juegan un papel crucial independientemente del tamaño del proyecto o del negocio.
6. Seguridad y privacidad
Con una buena gestión de los usuarios y menos datos en circulación, la seguridad de los datos es pan comido. Sin embargo, se necesita un conjunto de herramientas para cubrir lo más básico. El SSL y los entornos de servidor seguros siguen siendo elementos necesarios en cualquier plan de ciberseguridad. Una empresa debe contar con fuertes derechos de protección de datos y normas de seguridad que sostengan esa protección.
7. Continuidad del negocio
Un plan de continuidad del negocio es un seguro contra una serie de desastres. Todos los productos de software, como las aplicaciones, deben formar parte de un sistema de copia de seguridad recurrente y un modo de recuperación rápida en caso de fallo.
Las copias de seguridad son esenciales para la integridad de los datos y, sin ellas, los fallos son inevitables y una cuestión de «cuándo».
Una elección difícil: ¿clouud, local o cloud gestionada?
Las soluciones de gestión de datos responden a una cuestión fundamental: cómo gestionar mejor los activos digitales. Sin embargo, hay diferencias fundamentales en cuanto a la disponibilidad de los datos, la seguridad y el modelo de pago.
El cloud (SaaS) es más fácil de escalar y no se necesita un equipo especializado para manejarlo. Sin embargo, los datos pueden estar repartidos en varios servidores compartidos y, debido a las licencias individuales, puede resultar costoso, especialmente en el caso de las empresas que cuentan con una veintena de empleados. El SaaS también tiene un defecto inherente en cuanto a la propiedad de los datos: usted es dueño de sus datos de jure, pero de facto, también lo es el proveedor de servicios. Otro defecto es el control incompleto sobre el acceso a los datos importantes: también existe el peligro de que un tercero canalice los datos a través de una de las aplicaciones en la nube.
En las instalaciones: las soluciones de gestión de datos impiden que agentes externos accedan a los datos debido a su ubicación. Sin embargo, la comodidad tiene un precio. Si está dispuesto a gastar recursos adicionales para un sistema interno, sus datos tienen un caparazón de protección diferente, pero tiene que pagar un equipo de TI dedicado para mantenerlo.
Cloud gestionado es un complejo híbrido entre los dos últimos métodos: usted es dueño de sus datos, pero un equipo externo se encarga de su despliegue. Las soluciones en la nube pueden desanimar a los inversores con muchos empleados debido a las licencias individuales y el consiguiente precio total elevado. Por el contrario, las soluciones de nube gestionada son más atractivas para las empresas, ya que cuantas más personas utilicen el producto, mayor será la rentabilidad de la inversión.
Un sencillo proceso de 7 pasos para la integración del ERP
1. Análisis del negocio
Tenemos que hablar con los empleados y compañeros de trabajo, evaluar constantemente nuestro entorno de trabajo, averiguar posibles casos de uso y expansiones futuras.
2. Ingeniería de requisitos
Reunir todo y hacer una lista de los requisitos empresariales importantes que deben cumplirse para que la integración de un ERP tenga éxito.
3. Comparación de sistemas ERP
Los diferentes enfoques en la comparación de ERP están fuertemente influenciados por dos factores: la intención y el precio. Muchas empresas apuestan por tener muchas funciones de apoyo. Esta estrategia se acerca a las ilusiones y a menudo conduce a un final erróneo. Cuando se trata de las características del ERP, la abundancia es a menudo inferior a la calidad, y la personalización de calidad trae lo mejor de cualquier ERP.
4. Cálculos del TCO
¿Por qué calcular mal el coste total de propiedad es un problema frecuente? Es difícil cubrir los problemas presentes y predecir con exactitud todos los gastos futuros.
5. Personalización
Asegúrese de que su ERP es personalizable y se ajusta a sus necesidades específicas. Muchos sistemas son rígidos y obligan a las empresas a adaptarse a ellos en lugar de ajustar el enfoque al modelo de negocio existente. La personalización facilita que las empresas se diferencien. Un ERP personalizado permite a las empresas crear flujos de trabajo personalizados, mientras que las soluciones genéricas obligan a los empleados a realizar un gran aprendizaje y adaptación.
6. Implementación
Este proceso determina el valor de la eficiencia empresarial del ERP. Saltarse este paso es mucho peor que la evidente pérdida de valor analítico. El ERP debe adaptarse a los hábitos de trabajo y a las expectativas de su equipo y esta relación se manifiesta claramente durante estos primeros días de uso. El periodo de introducción del ERP es cuando debes ponerte con un espejo y medir meticulosamente sus efectos en tu negocio y en tu equipo.
7. Formación
Céntrese en formar bien a su personal. Todo el mundo debe entender lo mejor del ERP y los aspectos más útiles. Al principio, todos necesitan algo de ayuda para aprender el nuevo software. Una formación más rápida es posible a través de una curva de aprendizaje fácil, y el aprendizaje fácil depende de tener una interfaz impecable.
Un esfuerzo adicional durante la fase de formación puede suponer un gran comienzo para aquellos que entienden las ventajas de utilizar el nuevo sistema. Cuanto más conozcan las personas las capacidades del ERP que utilizan, mayor será su valor para ellos y el valor añadido para la empresa.
La formación básica es cada vez más beneficiosa cuanto mayor es el grupo de alumnos.
Reflexiones finales sobre la contratación de ERP
El ERP es fundamental tanto para las PYME como para las empresas. Debe adaptarse a las necesidades técnicas específicas y ser lo suficientemente flexible para afrontar los retos del futuro. Es prudente elegir sistemas rápidos que limiten los tiempos de espera e interfaces sencillas que faciliten la interacción a quienes los utilizan. Una solución ERP perfecta es fácil de conseguir, no abruma a los usuarios con funciones obsoletas, se adapta rápidamente a la lógica empresarial actual y a la demanda futura, y tiene un plan de pagos bien pensado.
Autor: Dr. Andreas Maier, director general y fundador de SIX.MS ERP
Los comentarios están cerrados.