Escolher a solução ERP certa – Um Guia para iniciar a sua Viagem ERP

A escolha da solução ERP certa para o seu negócio envolve um paradigma de factores cruciais que precisam de ser examinados de perto. Apostar na plataforma com a maioria das características é uma aposta, uma vez que muitas condições e requisitos específicos permanecem sem resposta. Uma vez que não existe uma solução ERP universal, a abordagem certa para obter a solução certa não é nada parecida com as populares opções de “one-stop-shop”.

Alguns dos problemas comuns depois de não conseguir obter uma plataforma de trabalho são

• custos elevados de TCO
• requisitos desconhecidos
• capacidades limitadas de personalização
• mau desempenho do sistema.

A melhor solução ERP vem de um longo processo de avaliação deste conjunto específico de problemas.

Considerações importantes sobre os sistemas ERP

Características do ERP e a Armadilha de Funcionalidades

A abundância de características do ERP é uma coisa boa? – Qual é a sensação de ter dez mil colheres quando tudo o que precisa é de uma faca? A maioria das soluções ERP afirmam que fazem tudo porque suportam uma prolífica biblioteca de funcionalidades. Os executivos cometem erros comuns ao acreditar que muitas das funcionalidades existentes devem satisfazer todas as necessidades presentes ou futuras. Demasiadas opções tornam automaticamente a maioria delas inúteis. A ideia de que estas ferramentas um dia virão a ser utilizadas é um mito – a maioria delas senta-se calmamente no canto. Ter demasiadas funcionalidades é tributar as empresas, mas também os seus clientes.

A Experiência do Utilizador

Como qualquer aplicação com notável sucesso, um grande planeamento deve ser fácil de utilizar por todos. Alguns utilizadores adoram-no e outros não. É um desastre cervejeiro. A inovação tecnológica com a capacidade de melhorar a vida de milhões é extremamente difícil de alcançar. O mesmo se aplica aos ERPs: a maioria é concebida para um vasto público com critérios amplos. No entanto, é necessária uma grande experiência de utilização e mais do que manter os principais actores confortáveis na sua zona de trabalho. Tem outros efeitos positivos distintos: a curva de aprendizagem fácil torna o onboarding uma brisa: e os recém-chegados aprendem a utilizá-lo rapidamente.

O desempenho do sistema é fundamental

Os ERPs funcionam bem no papel, mas um lento vai sugar dinheiro, e tempo da organização, e roubar aos funcionários um desempenho óptimo. Para avaliar rigorosamente o poder prometido por detrás da plataforma, é necessário conhecer intimamente o seu comportamento. É bom testá-los directamente no seu sistema e utilizadores em primeiro lugar. Se os seus modelos de negócio são compatíveis com o software, mas a sua equipa tem uma preocupação, é melhor aprender sobre isto antes de fazer uma comparação de base.

Compreender a dicotomia ERP: Simplicidade vs. Complexidade

Um sistema ERP bem concebido deve resolver problemas complexos mas, ao mesmo tempo, ser simples de utilizar por todos. O delicado equilíbrio desta dualidade é naturalmente difícil de manter. Grandes soluções parecem simples a partir do exterior. Se o projectista do sistema primário fizesse bem o seu trabalho, a complexidade permaneceria escondida da vista. Não quer que os seus empregados resolvam mais problemas com uma solução “universal” imperfeita.

Limitações – Será que o ERP resolve os problemas de todos?

O planeamento dos recursos da empresa não se trata de uma solução bem articulada para os únicos objectivos da empresa. Cada funcionário, interveniente, parceiro, ou fornecedor deve fazer parte do quadro. Um exame tão profundo revelará todas as áreas problemáticas que precisam de ser optimizadas. Aqueles que mais utilizam o ERP nem sempre têm a vantagem.

Melhorar apenas o que precisa de ser melhorado

A sua empresa já deve utilizar aplicações de software específicas para vários membros da equipa e locais: o escritório, o armazém, a equipa remota, ou os agentes de campo. Cada grupo tem uma selecção preferida de ferramentas de software, e este pacote de aplicações nem sempre tem grande compatibilidade como parte de um sistema universal. Por exemplo, uma solução ERP viável é aquela em que todos os agentes utilizam um único ponto de login. Uma fonte fiável de conhecimentos sobre o que está a faltar é a avaliação da sua equipa. Entrevistar a sua equipa é uma forma de destacar requisitos cruciais para o seu sistema de recursos ideal.

Conectividade global – Equipas remotas & ERP

Se o seu negócio depende do esforço colectivo de uma equipa remota bem unida, a plataforma deve preservar a integridade da comunicação e fornecer privacidade de dados. A COVID-19 foi suficiente para aumentar a popularidade das soluções baseadas na nuvem.

Os grandes sistemas ERP são construídos em torno da expansibilidade

A avaliação ERP pode ser uma luta se a sua empresa em desenvolvimento precisa constantemente de soluções inovadoras para problemas emergentes. Não é fácil prever como o crescimento do negócio irá afectar a eficiência das suas operações internas. Eventualmente, as empresas progressivas adaptam as suas soluções de software à mudança. O crescimento das empresas requer novas e melhores opções. Para satisfazer os seus modelos de negócio emergentes, a sua plataforma precisa de ser adaptável. Portanto, um ERP pronto para o futuro não só é rápido e fácil de usar por todos, mas também muito flexível para cobrir desafios imprevistos – portanto, procure uma fácil expansibilidade, acesso API e muito mais.

7 Factores importantes para a escolha de um sistema ERP

As funcionalidades do ERP só são úteis quando entram em jogo. Em todos os outros casos, elas são as soluções para problemas que podem nunca surgir. Se uma característica não contribuir para as suas necessidades diárias de negócio, deverá explorar opções que abordem directamente os problemas existentes.

1. Desempenho e rapidez

Alguns ERPs têm um atraso notável entre a entrada do utilizador e a resposta da aplicação, por vezes perto de meio minuto para ver o painel de instrumentos! De uma perspectiva individual, este tempo de paragem com aspecto de minuto parece negligenciável. Contudo, multiplica-o pelo número de cada funcionário que o experimenta, e os danos cumulativos aumentam para algumas horas mensais.

Devido ao padrão repetitivo da maioria dos atrasos causados pelo software, a sua reparação poupa enormes quantidades de tempo de inactividade.

2. Custo do ERP e taxas de licença

O custo é um factor fundamental na escolha de uma solução para a gestão de recursos digitais. Um grande plano dos custos do ERP revela que a taxa de licença é uma parte considerável. Portanto, as subscrições individuais de licenças in-bulk têm impacto no TCO. Empresas em rápido crescimento acumulam novas despesas, e a procura pode forçá-las a mudar de serviços, alterar os seus planos de mensal para anual, ou preferir uma licença por utilizador em vez de uma licença partilhada.

3. O custo total de Propriedade (TCO)

Embora o tipo de taxa de licença e a taxa regular sejam fundamentais para o TCO, este não é de longe o único factor-chave envolvido. Vejamos todos os factores que participam no custo global:

• Configuração: criação do ERP, taxa única
• Personalização: adaptar a plataforma às suas necessidades específicas, com uma taxa única
• Taxa de licença: /por ano /por utilizador /por escalão
• Custos internos da equipa de TI: se for auto-gerida, então a equipa de TI precisa de estar actualizada e paga
• Custos de formação: os sistemas mais complexos têm custos de formação mais elevados correspondentes
• Alojamento/Servidores: o alojamento de dados vem com muitas opções: 1) servidores internos, 2) servidores em nuvem, ou 3) infra-estruturas geridas em nuvem

4. Gama de personalização e flexibilidade de plataformas

O sistema de gestão de recursos deve ser fácil de adaptar. Algumas plataformas são extremamente rígidas com a expansão e podem incorrer em custos excessivos. Pode limitar projectos futuros e diminuir o desempenho da empresa.

5. Propriedade de dados e dados

A gestão de dados não é específica da indústria, mas um factor chave para o sucesso da maioria das empresas que operam actualmente. O controlo de dados das empresas determina a forma como os seus modelos de negócio se podem integrar com a procura de serviços futuros.

A GDPR e outros regulamentos de dados já desempenham um papel crucial, independentemente da dimensão do projecto ou da empresa.

6. Segurança e Privacidade

Com uma boa gestão dos utilizadores e menos dados circulantes, a segurança dos dados é uma brisa. No entanto, é necessário um pacote de ferramentas para cobrir apenas o básico. O SSL e ambientes de servidor seguros continuam a ser elementos necessários em qualquer plano de segurança cibernética. Uma empresa deve ter fortes direitos de protecção de dados e normas de segurança que sustentem essa protecção.

7. Continuidade do negócio

Um plano de continuidade de negócios é um seguro contra uma série de desastres. Todos os produtos de software, tais como aplicações, devem fazer parte de um sistema de backup recorrente e de um modo de recuperação rápida durante uma falha.

O backup é essencial para a integridade dos dados e, sem ele, a falha torna-se inevitável, e uma questão de “quando”.

Uma escolha difícil: Cloud, On-Premise, ou Managed Cloud?

As soluções de gestão de dados respondem a uma questão central: como gerir melhor os bens digitais. No entanto, existem diferenças fundamentais na disponibilidade de dados, segurança e modelo de pagamento.

A Cloud (SaaS) é mais fácil de escalar, e não é necessária uma equipa especializada para lidar com ela. Contudo, os dados podem estar espalhados por múltiplos servidores partilhados, e devido a licenças individuais, podem tornar-se dispendiosos, especialmente com empresas que gerem uma pontuação de empregados. SaaS também vem com a falha inerente à propriedade de dados: os seus dados são de jure, mas de facto, o fornecedor de serviços também o é. Outra falha é o controlo incompleto sobre o acesso a dados importantes – há também o perigo de um terceiro canalizar dados para longe, utilizando uma das aplicações da nuvem.

On-premise – as soluções de gestão de dados impedem o acesso aos dados por agentes externos devido à sua localização. No entanto, a conveniência tem um preço. Se estiver disposto a gastar recursos extra para um sistema interno, os seus dados têm um escudo de protecção diferente, mas é necessário que se instale uma equipa de TI dedicada para os sustentar.

Managed Cloud é um híbrido complexo entre os dois últimos métodos: é proprietário dos seus dados, mas uma equipa externa trata da sua implementação. As soluções Cloud podem desencorajar os investidores com muitos empregados devido às licenças individuais e ao consequente preço total íngreme. Em contraste, as soluções de nuvens geridas são mais atractivas para as empresas, uma vez que quanto mais pessoas utilizarem o produto, maior será a relação custo-eficácia do investimento.

Um processo simples de 7 passos para integração com o ERP

1. Análise de negócios

Precisamos de falar com empregados e colegas de trabalho, avaliar constantemente o nosso ambiente de trabalho, descobrir potenciais casos de utilização futura e expansões.

2. Engenharia de requisitos

Junte tudo e faça uma lista de requisitos empresariais importantes que precisam de ser satisfeitos para que uma integração ERP seja bem sucedida.

3. Comparar os sistemas ERP

As diferentes abordagens na comparação ERP são fortemente influenciadas por dois factores: intenção e preço. Muitas empresas apostam em ter muitas características de apoio. Esta estratégia está próxima do pensamento desejoso e conduz frequentemente a um jogo final com falhas. Quando se trata de características do ERP, a abundância é muitas vezes inferior à qualidade, e a personalização da qualidade traz o melhor de qualquer ERP.

4. Cálculos de TCO

Porque é que o erro de calcular o custo total de propriedade é um problema frequente? É difícil cobrir os problemas actuais e prever com precisão todas as despesas futuras.

5. Personalização

Certifique-se de que o seu ERP é personalizável e se adapta às suas necessidades únicas. Muitos sistemas são rígidos e obrigam as empresas a adaptarem-se a eles em vez de ajustarem a abordagem ao modelo de negócio existente. A personalização torna mais fácil para as empresas separarem-se. Um ERP personalizado permite às empresas criar fluxos de trabalho personalizados enquanto as soluções genéricas forçam os empregados a fazer muita aprendizagem e adaptação.

6. Implementação

Este processo determina o valor da eficiência empresarial do ERP. Saltar este passo é muito pior do que a evidente perda de valor analítico. O ERP deve corresponder aos hábitos de trabalho e expectativas da sua equipa e esta relação mostra-se claramente durante estes primeiros dias de utilização. O período de introdução do ERP é quando se deve estar de pé com um espelho e medir meticulosamente os seus efeitos no seu negócio e na sua equipa.

7. Formação

Concentre-se em treinar bem o seu pessoal. Todos devem compreender melhor os ERPs e os lados mais úteis. No início, todos precisam de alguma ajuda na aprendizagem de novo software. A formação mais rápida é possível através de uma curva de aprendizagem fácil, e a aprendizagem fácil depende de ter uma interface sem falhas.

Um esforço extra durante a fase de formação pode dar um grande começo àqueles que compreendem os benefícios da utilização do novo sistema. Quanto mais as pessoas souberem sobre as capacidades do ERP que utilizam, melhor será o seu valor para elas e o valor acrescentado para a empresa.

A formação básica é incrementalmente mais benéfica com quanto maior for o grupo de formandos.

Pensamentos finais sobre o sourcing ERP

O ERP é fundamental tanto para as PME como para as empresas. Deve adaptar-se a necessidades técnicas específicas e ser suficientemente flexível para enfrentar futuros desafios. É sensato escolher sistemas rápidos que limitem os tempos de espera e interfaces fáceis que tornem a interacção mais fácil para aqueles que os utilizam. Uma solução ERP perfeita é fácil de obter, não sobrecarrega os utilizadores com características obsoletas, adapta-se rapidamente à lógica empresarial actual e à procura futura, e tem um plano de pagamento bem pensado.

Autor: Dr. Andreas Maier, CEO & Fundador do ERP SIX.MS

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