Выбор правильного ERP-решения — руководство для начала вашего ERP-путешествия

Выбор правильного ERP-решения для вашего бизнеса включает в себя парадигму важнейших факторов, которые требуют тщательного изучения. Ставка на платформу с наибольшим количеством функций — это авантюра, поскольку многие специфические условия и требования остаются неучтенными. Поскольку универсального ERP-решения не существует, правильный подход к его приобретению не похож на популярные варианты «одного окна».

Некоторые из распространенных проблем, возникающих после того, как не удается получить работающую платформу, следующие

• высокая стоимость TCO
• неизвестные требования
• ограниченные возможности кастомизации
• низкая производительность системы.

Лучшее ERP-решение появляется в результате длительного процесса оценки этого конкретного пучка проблем.

Важные соображения по ERP-системам

Функции ERP и ловушка функций

Является ли обилие функций ERP хорошим явлением? — Каково это — иметь десять тысяч ложек, когда вам нужен только нож? Большинство ERP-решений утверждают, что они делают все, потому что поддерживают обширную библиотеку функций. Распространенная ошибка руководителей заключается в том, что многие существующие функции должны удовлетворять все текущие или будущие потребности. Слишком большое количество опций автоматически делает большинство из них бесполезными. Идея о том, что эти инструменты когда-нибудь пригодятся, является мифом — большинство из них тихо сидят в углу. Слишком большое количество функций обременительно не только для бизнеса, но и для его клиентов.

Пользовательский опыт

Как и любое приложение, пользующееся заметным успехом, «Великое планирование» должно быть простым в использовании для всех. Некоторые пользователи любят его, а другие — нет. Это порождает катастрофу. Технологические инновации, способные улучшить жизнь миллионов людей, крайне сложно реализовать. То же самое относится и к ERP: большинство из них рассчитаны на широкую аудиторию с широкими критериями. Тем не менее, отличный пользовательский опыт необходим и не только для того, чтобы главным действующим лицам было комфортно в своей рабочей зоне. Он имеет и другие явные положительные эффекты: легкая кривая обучения делает внедрение системы легким делом, а новички быстро осваивают ее.

Производительность системы — ключевой момент

ERP хорошо работает на бумаге, но медленная система будет отнимать у организации деньги и время, а также лишать сотрудников оптимальной производительности. Чтобы строго оценить обещанную мощь платформы, вы должны досконально знать ее поведение. Сначала полезно протестировать их непосредственно на вашей системе и пользователях. Если ваши бизнес-модели подходят для программного обеспечения, но у вашей команды есть опасения, вам лучше узнать об этом, прежде чем делать базовое сравнение.

Поймите дихотомию ERP: простота против сложности

Хорошо отшлифованная ERP-система должна решать сложные задачи, но в то же время быть простой в использовании для всех. Хрупкий баланс этой двойственности, естественно, трудно поддерживать. Со стороны отличные решения кажутся простыми. Если основной разработчик системы хорошо выполнил свою работу, сложность останется скрытой от глаз. Вы же не хотите, чтобы ваши сотрудники решали еще больше проблем с помощью несовершенного «универсального» решения.

Ограничения — Решает ли ERP проблемы всех?

Планирование ресурсов предприятия — это не хорошо отлаженное решение, предназначенное исключительно для целей компании. Каждый сотрудник, заинтересованная сторона, партнер или поставщик должен быть частью картины. Такое глубокое изучение выявит все проблемные области, которые нуждаются в оптимизации. Те, кто больше всего пользуется ERP, не всегда имеют преимущество.

Улучшайте только то, что нуждается в улучшении

Ваша компания наверняка уже использует определенные программные приложения для различных членов команды и мест работы: офиса, склада, удаленной команды или полевых агентов. Каждая группа имеет предпочтительный выбор программных инструментов, и эта связка приложений не всегда имеет хорошую совместимость как часть одной универсальной системы. Например, работоспособным ERP-решением является такое, в котором все агенты используют единую точку входа. Надежным источником информации о том, чего не хватает, является оценка вашей команды. Опрос команды — это способ выявить важнейшие требования к вашей идеальной системе ресурсов.

Глобальная связь — удаленные команды и ERP

Если ваш бизнес зависит от коллективных усилий хорошо сплоченной удаленной команды, платформа должна сохранять целостность связи и обеспечивать конфиденциальность данных. COVID-19 было достаточно, чтобы поднять популярность облачных решений.

Отличные ERP-системы строятся на основе расширяемости

Оценка ERP может оказаться непростой задачей, если вашей развивающейся компании постоянно требуются новые решения возникающих проблем. Нелегко предсказать, как рост бизнеса повлияет на эффективность ваших внутренних операций. В конце концов, прогрессивные предприятия адаптируют свои программные решения к изменениям. Рост бизнеса требует новых лучших вариантов. Чтобы удовлетворить новые бизнес-модели, ваша платформа должна быть адаптивной. Поэтому ERP, готовая к будущему, должна быть не только быстрой и простой в использовании для всех, но и очень гибкой для решения непредвиденных задач. Поэтому обратите внимание на легкость расширения, доступ к API и многое другое.

7 важных факторов для выбора ERP-системы

Функции ERP полезны только тогда, когда они используются. Во всех остальных случаях они являются решением проблем, которые могут никогда не возникнуть. Если функция не способствует выполнению ваших ежедневных бизнес-требований, вам следует изучить варианты, которые непосредственно решают существующие проблемы.

1. Производительность и скорость

Некоторые ERP имеют заметную задержку между вводом данных пользователем и ответом приложения, иногда почти полминуты, чтобы увидеть приборную панель! С индивидуальной точки зрения, это минутное время простоя выглядит незначительным. Однако если умножить его на число всех сотрудников, которые его испытывают, то совокупный ущерб вырастет до нескольких часов в месяц.

Из-за повторяющегося характера большинства задержек, вызванных программным обеспечением, их устранение позволяет сэкономить огромное количество времени простоя.

2. Стоимость ERP и лицензионные платежи

Стоимость является основополагающим фактором при выборе решения для управления цифровыми ресурсами. При ближайшем рассмотрении стоимости ERP выясняется, что лицензионные отчисления составляют значительную часть. Поэтому индивидуальные подписки на пакетные лицензии влияют на TCO. Быстрорастущие компании накапливают новые расходы, и спрос может заставить их перейти на другие услуги, изменить планы с ежемесячных на ежегодные или предпочесть лицензию на одного пользователя вместо общей.

3. Общая стоимость владения (TCO)

Хотя тип лицензионной платы и регулярная ставка имеют первостепенное значение для TCO, это далеко не единственный ключевой фактор. Давайте рассмотрим все факторы, участвующие в общей стоимости:

• Установка: настройка ERP, единовременная плата
• Настройка: адаптация платформы к вашим конкретным потребностям, одноразовая плата
• Лицензия-штраф: /за год /за пользователя /за уровень
• Затраты на внутреннюю IT-команду: если система управляется самостоятельно, то IT-команда должна быть обновлена и оплачена.
• Затраты на обучение: более сложные системы имеют соответственно более высокие затраты на обучение
• Хостинг/серверы: хостинг данных имеет множество вариантов: 1) внутренние серверы, 2) облачные серверы или 3) инфраструктура, управляемая облаком

4. Диапазон настройки и гибкость платформы

Система управления ресурсами должна быть легко адаптируемой. Некоторые платформы чрезвычайно строги к расширению и могут повлечь за собой чрезмерные расходы. Это может ограничить будущие проекты и снизить производительность компании.

5. Данные и право собственности на данные

Управление данными не зависит от конкретной отрасли, но является ключевым фактором успеха большинства предприятий, работающих сегодня. Контроль корпораций над данными определяет, насколько хорошо их бизнес-модели смогут интегрироваться со спросом на будущие услуги.

GDPR и другие правила регулирования данных уже играют решающую роль независимо от проекта или размера бизнеса.

6. Безопасность и конфиденциальность

При хорошем управлении пользователями и меньшем количестве циркулирующих данных безопасность данных не вызывает затруднений. Тем не менее, для обеспечения базовых требований вам потребуется целый набор инструментов. SSL и защищенные серверные среды остаются необходимыми элементами любого плана кибербезопасности. Компания должна иметь надежные права на защиту данных и стандарты безопасности, обеспечивающие эту защиту.

7. Непрерывность бизнеса

План обеспечения непрерывности бизнеса — это страховка от множества катастроф. Все программные продукты, такие как приложения, должны быть частью системы периодического резервного копирования и режима быстрого восстановления при сбоях.

Резервное копирование необходимо для обеспечения целостности данных, и без него сбой становится неизбежным и вопросом «когда».

Трудный выбор: облако, локальная система или управляемое облако?

Решения по по управлению данными отвечают на главный вопрос: как лучше управлять цифровыми активами. Однако существуют фундаментальные различия в доступности данных, безопасности и модели оплаты.

Облако (SaaS) легче масштабировать, и для работы с ним не нужна специализированная команда. Однако данные могут быть распределены по нескольким общим серверам, а из-за индивидуальных лицензий это может обойтись недешево, особенно для компаний, в которых работает несколько сотрудников. SaaS также имеет недостаток, связанный с правом собственности на данные: вы владеете своими данными де-юре, но де-факто ими владеет и поставщик услуг. Еще одним недостатком является неполный контроль над доступом к важным данным — существует также опасность утечки данных третьими лицами с помощью одного из облачных приложений.

На месте — решения по управлению данными предотвращают доступ к данным сторонних агентов из-за их местонахождения. Однако за удобство приходится платить. Если вы готовы потратить дополнительные ресурсы на внутреннюю систему, ваши данные будут иметь другую защиту, но для ее поддержания вам придется раскошелиться на специальную команду ИТ-специалистов.

Управляемое облако — это сложный гибрид между двумя последними методами: вы владеете своими данными, но их развертыванием занимается внешняя команда. Облачные решения могут отпугнуть инвесторов с большим количеством сотрудников из-за индивидуальных лицензий и, как следствие, высокой общей цены. Напротив, управляемые облачные решения более привлекательны для предприятий, поскольку чем больше людей пользуются продуктом, тем выше экономическая эффективность инвестиций.

Простой 7-шаговый процесс интеграции ERP-систем

1. Анализ бизнеса

Нам необходимо поговорить с сотрудниками и коллегами, постоянно оценивать рабочую обстановку, выяснять возможные варианты будущего использования и расширения.

2. Разработка требований

Соберите все воедино и составьте список важных бизнес-требований, которые должны быть выполнены для успешной интеграции ERP.

3. Сравнение ERP-систем

На различные подходы в сравнении ERP-систем большое влияние оказывают два фактора: намерения и цена. Многие предприятия делают ставку на наличие большого количества вспомогательных функций. Эта стратегия близка к принятию желаемого за действительное и часто приводит к ошибочному итогу. Когда дело доходит до функций ERP, изобилие часто уступает качеству, а качественная настройка приносит лучшее из любой ERP.

4. Расчеты TCO

Почему неправильный расчет совокупной стоимости владения является частой проблемой? Трудно охватить текущие проблемы и точно предсказать все будущие расходы.

5. Настройка

Убедитесь, что ERP настраивается и соответствует вашим уникальным требованиям. Многие системы негибки и заставляют компании приспосабливаться к ним, вместо того чтобы адаптировать подход к существующей бизнес-модели. Персонализация облегчает компаниям задачу выделиться. Настроенная ERP позволяет компаниям создавать индивидуальные рабочие процессы, в то время как типовые решения заставляют сотрудников многому учиться и адаптироваться.

6. Внедрение

Этот процесс определяет эффективность ERP для бизнеса. Пропуск этого шага гораздо хуже, чем очевидная потеря аналитической ценности. ERP должна соответствовать рабочим привычкам и ожиданиям вашей команды, и эта связь четко проявляется в течение первых нескольких дней использования. Вводный период ERP — это время, когда вы должны стоять с зазеркальем и скрупулезно измерять его влияние на ваш бизнес и команду.

7. Обучение

Сосредоточьтесь на хорошем обучении персонала. Каждый должен понимать лучшие и наиболее полезные стороны ERP. Вначале всем нужна помощь в освоении нового программного обеспечения. Более быстрое обучение возможно благодаря легкой кривой обучения, а легкое обучение зависит от наличия безупречного интерфейса.

Дополнительные усилия на этапе обучения могут дать высокий старт тем, кто понимает преимущества использования новой системы. Чем больше люди знают о возможностях ERP, которую они используют, тем выше ее ценность для них и добавленная стоимость для компании.

Базовое обучение становится все более выгодным, чем выше группа обучаемых.

Заключительные мысли по поводу ERP-сорсинга

ERP имеет решающее значение как для МСП, так и для предприятий. Она должна адаптироваться к конкретным техническим потребностям и быть достаточно гибкой для решения будущих задач. Разумно выбирать быстрые системы, ограничивающие время ожидания, и простые интерфейсы, облегчающие взаимодействие для тех, кто их использует. Идеальное ERP-решение легко получить, оно не перегружает пользователей устаревшими функциями, быстро адаптируется к текущей бизнес-логике и будущему спросу, а также имеет хорошо продуманный план оплаты.

Автор: д-р Андреас Майер (Dr. Andreas Maier), генеральный директор и основатель SIX.MS ERP

SIX ERP - by SIX Management Solutions

SIX ERP is a leading enterprise solution with transparent pricing and no hidden costs. Manage your full company with a single solution incl. Modules like CRM, HRM, Project Management, Warehousing, Sales Management, Invoicing, Accounting, and Payroll. What makes SIX ERP unique is the industry-leading speed, easy user interfaces, and a fast and efficient user experience. Every module is fully integrated, so all data is centrally accessible and connected. The best is that SIX is fully scalable, used by SMBs and global corporations, and we build on transparency. There is one price, no hidden costs, unlimited modules, unlimited users, and unparalleled scalability. You own the data, and we manage the servers, maintenance, and updates. Even if you have special requirements, you will not find a better ERP system that can be adapted and expanded to meet all of your specific needs — the right basis for your transformation and growth without the headaches of traditional ERP systems.