Choisir la bonne solution ERP – Un guide pour commencer votre voyage ERP

Quelles sont les options à considérer avant d'acheter un système qui vous convient ?

Le choix du bon ERP pour vous et votre entreprise va au-delà de la réalité immédiate du marché. La bonne planification des ressources doit correspondre aux attentes de nombreuses parties prenantes et répondre simultanément à tous les défis techniques et aux exigences du modèle d’entreprise.

Le choix de la bonne solution ERP pour votre entreprise implique un paradigme de facteurs cruciaux qui doivent être examinés de près. Parier sur la plate-forme offrant le plus de fonctionnalités est un pari, car de nombreuses conditions et exigences spécifiques ne sont pas prises en compte. Étant donné qu’il n’existe pas de solution ERP universelle, la bonne approche pour trouver la bonne solution n’a rien à voir avec les options populaires de type « one-stop-shop ».

Voici quelques-uns des problèmes les plus courants après l’échec de la mise en place d’une plate-forme fonctionnelle

  • coûts TCO élevés
  • exigences inconnues
  • capacités de personnalisation limitées
  • performances médiocres du système.

La meilleure solution ERP résulte d’un long processus d’évaluation de cet ensemble spécifique de problèmes.

Considérations importantes sur les systèmes ERP

Les fonctionnalités ERP et le piège des fonctionnalités

L’abondance de fonctionnalités ERP est-elle une bonne chose ? – Qu’est-ce que cela fait d’avoir dix mille cuillères alors que vous n’avez besoin que d’un couteau ? La plupart des solutions ERP prétendent tout faire car elles prennent en charge une bibliothèque prolifique de fonctionnalités. L’erreur commune des dirigeants est de croire que les nombreuses fonctionnalités existantes doivent répondre à tous les besoins actuels ou futurs. Trop d’options rendent automatiquement la plupart d’entre elles inutiles. L’idée que ces outils seront utilisés un jour est un mythe – la plupart d’entre eux restent tranquillement dans un coin. Disposer de trop de fonctionnalités est un fardeau pour les entreprises, mais aussi pour leurs clients.

L’expérience utilisateur

Comme toute application connaissant un succès notable, une bonne planification doit être facile à utiliser pour tout le monde. Certains utilisateurs l’adorent, d’autres non. C’est un désastre qui se prépare. L’innovation technologique ayant la capacité d’améliorer la vie de millions de personnes est extrêmement difficile à réaliser. Il en va de même pour les ERP : la plupart d’entre eux sont conçus pour un large public avec de larges critères. Néanmoins, une excellente expérience utilisateur est nécessaire et ne se limite pas à maintenir les principaux acteurs à l’aise dans leur zone de travail. Elle a d’autres effets positifs distincts : la courbe d’apprentissage facile fait de l’intégration un jeu d’enfant et les nouveaux arrivants apprennent à l’utiliser rapidement.

Les performances du système sont essentielles

Les ERP fonctionnent bien sur le papier, mais un système lent fera perdre de l’argent et du temps à l’organisation, et privera les employés de performances optimales. Pour évaluer rigoureusement la puissance promise derrière la plate-forme, vous devez connaître intimement son comportement. Il est bon de commencer par les tester directement sur votre système et vos utilisateurs. Si vos modèles d’entreprise sont compatibles avec le logiciel, mais que votre équipe a un souci, il vaut mieux vous renseigner avant de faire une comparaison de base.

Comprendre la dichotomie ERP : simplicité vs complexité

Un système ERP bien conçu doit résoudre des problèmes complexes mais, en même temps, être simple à utiliser pour tout le monde. L’équilibre délicat de cette dualité est naturellement difficile à maintenir. Les grandes solutions semblent simples de l’extérieur. Si le concepteur du système principal faisait bien son travail, la complexité resterait cachée. Vous ne voulez pas que vos employés résolvent davantage de problèmes avec une solution « universelle » défectueuse.

Limites – Le PGI résout-il les problèmes de tout le monde ?

Le progiciel de gestion intégré ne consiste pas en une solution bien ficelée pour les seuls besoins de l’entreprise. Chaque employé, partie prenante, partenaire ou fournisseur doit faire partie du tableau. Un tel examen approfondi révélera toutes les zones problématiques qui doivent être optimisées. Ceux qui utilisent le plus l’ERP n’ont pas toujours le dessus.

N’améliorez que ce qui doit l’être

Votre entreprise doit déjà utiliser des applications logicielles spécifiques pour les différents membres de l’équipe et les différents lieux : le bureau, l’entrepôt, l’équipe à distance ou les agents de terrain. Chaque groupe a sa sélection préférée d’outils logiciels, et cet ensemble d’applications n’a pas toujours une grande compatibilité dans le cadre d’un système universel. Par exemple, une solution ERP viable est celle où tous les agents utilisent un seul point de connexion. L’évaluation de votre équipe est une source fiable de renseignements sur ce qui manque. Interviewer votre équipe est un moyen de mettre en évidence les exigences cruciales pour votre système de ressources idéal.

Connectivité mondiale – Équipes à distance et ERP

Si votre entreprise repose sur l’effort collectif d’une équipe à distance bien soudée, la plate-forme doit préserver l’intégrité de la communication et assurer la confidentialité des données. COVID-19 a suffi à relancer la popularité des solutions basées sur le cloud.

Les grands systèmes ERP sont construits autour de l’extensibilité

L’évaluation d’un système ERP peut s’avérer difficile si votre entreprise en développement a constamment besoin de solutions nouvelles à des problèmes émergents. Il n’est pas facile de prévoir comment la croissance de l’entreprise affectera l’efficacité de vos opérations internes. Les entreprises progressistes finissent par adapter leurs solutions logicielles au changement. La croissance de l’entreprise exige de nouvelles meilleures options. Pour satisfaire vos modèles commerciaux émergents, votre plate-forme doit être adaptable. Par conséquent, un ERP prêt pour l’avenir n’est pas seulement rapide et facile à utiliser par tout le monde, mais il est aussi très flexible pour faire face aux défis imprévus – recherchez donc une extensibilité facile, un accès API, etc.

7 facteurs importants pour le choix d’un système ERP

Les fonctionnalités des ERP ne sont utiles que lorsqu’elles entrent en jeu. Dans tous les autres cas, elles sont les solutions à des problèmes qui ne se poseront peut-être jamais. Si une fonctionnalité ne contribue pas à répondre aux besoins quotidiens de votre entreprise, vous devez explorer les options qui s’attaquent directement aux problèmes existants.

1. Performance et vitesse

Certains ERP présentent un délai notable entre la saisie de l’utilisateur et la réponse de l’application, parfois près d’une demi-minute pour voir le tableau de bord ! D’un point de vue individuel, ce temps d’arrêt d’une minute semble négligeable. Cependant, si vous le multipliez par le nombre d’employés qui le subissent, les dommages cumulés s’élèvent à quelques heures par mois.

En raison du caractère répétitif de la plupart des retards causés par les logiciels, les réparer permet d’économiser d’énormes quantités de temps d’arrêt.

2. Coût de l’ERP et frais de licence

Le coût est un facteur fondamental dans le choix d’une solution de gestion des ressources numériques. Un examen attentif des coûts des ERP révèle que les frais de licence représentent une part considérable. Par conséquent, les abonnements individuels de licences en bloc ont un impact sur le TCO. Les entreprises en croissance rapide accumulent de nouvelles dépenses, et la demande peut les obliger à changer de service, à passer d’un plan mensuel à un plan annuel, ou à préférer une licence par utilisateur à une licence partagée.

3. Le coût total de possession (TCO)

Bien que le type de licence et le tarif régulier soient primordiaux pour le TCO, ce n’est de loin pas le seul facteur clé impliqué. Voyons tous les facteurs qui participent au coût global :

  • Configuration : mise en place de l’ERP, coût unique.
  • Personnalisation : adaptation de la plate-forme à vos besoins spécifiques, frais uniques.
  • Frais de licence : /par an /par utilisateur /par niveau
  • Coûts de l’équipe informatique interne : si l’entreprise est autogérée, l’équipe informatique doit être mise à jour et payée.
  • Coûts de formation : plus les systèmes sont complexes, plus les coûts de formation sont élevés.
  • Hébergement/Serveurs : l’hébergement des données offre de nombreuses options : 1) serveurs internes, 2) serveurs en nuage ou 3) infrastructure gérée en nuage.

4. Possibilité de personnalisation et flexibilité de la plateforme

Le système de gestion des ressources doit être facile à adapter. Certaines plateformes sont extrêmement strictes en matière d’extension et peuvent entraîner des coûts excessifs. Cela pourrait limiter les projets futurs et diminuer les performances de l’entreprise.

5. Données et propriété des données

La gestion des données n’est pas spécifique à un secteur d’activité mais constitue un facteur clé de la réussite de la plupart des entreprises qui opèrent aujourd’hui. Le contrôle des données des entreprises détermine dans quelle mesure leurs modèles économiques peuvent s’intégrer à la demande de services futurs.

Le GDPR et d’autres réglementations relatives aux données jouent déjà un rôle crucial, quelle que soit la taille du projet ou de l’entreprise.

6. Sécurité et confidentialité

Avec une bonne gestion des utilisateurs et moins de données en circulation, la sécurité des données est un jeu d’enfant. Cependant, vous avez besoin d’un faisceau d’outils pour juste couvrir les bases. Le SSL et les environnements de serveurs sécurisés restent des éléments nécessaires dans tout plan de cybersécurité. Une entreprise doit avoir des droits solides en matière de protection des données et des normes de sécurité qui soutiennent cette protection.

7. Continuité des activités

Un plan de continuité des activités est une assurance contre toute une série de catastrophes. Tous les produits logiciels comme les applications doivent faire partie d’un système de sauvegarde récurrent et d’un mode de récupération rapide en cas de panne.

La sauvegarde est essentielle pour l’intégrité des données et, sans elle, la défaillance devient inévitable, et c’est une question de « quand ».

Un choix difficile : Cloud, sur site ou cloud géré ?

Les solutions de gestion des données répondent à une question essentielle : comment gérer au mieux les actifs numériques. Cependant, il existe des différences fondamentales en matière de disponibilité des données, de sécurité et de modèle de paiement.

Le cloud (SaaS) est plus facile à faire évoluer, et vous n’avez pas besoin d’une équipe spécialisée pour le gérer. Cependant, les données peuvent être réparties sur plusieurs serveurs partagés et, en raison des licences individuelles, cela peut s’avérer coûteux, en particulier pour les entreprises qui comptent un certain nombre d’employés. Le SaaS présente également un défaut inhérent concernant la propriété des données : vous êtes propriétaire de vos données de jure, mais de facto, le fournisseur de services l’est aussi. Un autre défaut est le contrôle incomplet de l’accès aux données importantes – il y a également un risque qu’un tiers détourne des données en utilisant l’une des applications du cloud.

Les solutions de gestion des données sur site empêchent l’accès aux données par des agents extérieurs en raison de leur emplacement. Cependant, la commodité a un prix. Si vous êtes prêt à consacrer des ressources supplémentaires à un système interne, vos données bénéficient d’une protection différente, mais vous devez investir dans une équipe informatique dédiée pour la maintenir.

Le cloud géré est un hybride complexe entre les deux dernières méthodes : vous êtes propriétaire de vos données, mais une équipe extérieure s’occupe de leur déploiement. Les solutions de cloud computing peuvent décourager les investisseurs ayant de nombreux employés en raison des licences individuelles et du prix total élevé qui en découle. En revanche, les solutions de cloud gérées sont plus intéressantes pour les entreprises, car plus le nombre d’utilisateurs du produit est élevé, plus l’investissement est rentable.

Un processus simple en 7 étapes pour l’intégration des ERP

1. Analyse de l’entreprise

Nous devons parler aux employés et aux collègues, évaluer constamment notre environnement de travail, déterminer les cas d’utilisation et d’expansion potentiels.

2. Ingénierie des besoins

Il s’agit de rassembler tous les éléments et de dresser une liste des exigences commerciales importantes qui doivent être satisfaites pour réussir l’intégration d’un ERP.

3. Comparaison des systèmes ERP

Les différentes approches dans la comparaison des ERP sont fortement influencées par deux facteurs : l’intention et le prix. De nombreuses entreprises parient sur le fait de disposer de nombreuses fonctionnalités de soutien. Cette stratégie s’apparente à un vœu pieux et conduit souvent à une fin de partie défectueuse. En matière de fonctionnalités ERP, l’abondance est souvent inférieure à la qualité, et une personnalisation de qualité permet de tirer le meilleur parti de tout ERP.

4. Calculs du coût total de possession

Pourquoi le calcul erroné du coût total de possession est-il un problème fréquent ? Il est difficile de couvrir les problèmes actuels et de prévoir avec précision toutes les dépenses futures.

5. Personnalisation

Assurez-vous que votre ERP est personnalisable et qu’il répond à vos besoins spécifiques. De nombreux systèmes sont rigides et obligent les entreprises à s’y adapter au lieu d’adapter l’approche au modèle d’entreprise existant. La personnalisation permet aux entreprises de se démarquer plus facilement. Un ERP personnalisé permet aux entreprises de créer des flux de travail personnalisés, alors que les solutions génériques obligent les employés à faire beaucoup d’apprentissage et d’adaptation.

6. Mise en œuvre

Ce processus détermine la valeur de l’efficacité commerciale de l’ERP. Sauter cette étape est bien pire que la perte évidente de valeur analytique. L’ERP doit correspondre aux habitudes de travail et aux attentes de votre équipe et cette relation apparaît clairement au cours de ces premiers jours d’utilisation. La période d’introduction de l’ERP est le moment où vous devez vous tenir avec un miroir et mesurer méticuleusement ses effets sur votre entreprise et votre équipe.

7. Formation

Concentrez-vous sur la bonne formation de votre personnel. Chacun doit comprendre les meilleurs côtés de l’ERP et les plus utiles. Au début, chacun a besoin d’aide pour apprendre un nouveau logiciel. Une formation plus rapide est possible grâce à une courbe d’apprentissage facile, et un apprentissage facile dépend d’une interface sans faille.

Un effort supplémentaire pendant la phase de formation peut donner un bon départ à ceux qui comprennent les avantages de l’utilisation du nouveau système. Plus les gens connaissent les capacités de l’ERP qu’ils utilisent, plus sa valeur est grande pour eux et la valeur ajoutée pour l’entreprise.

La formation de base est de plus en plus bénéfique au fur et à mesure que le groupe de stagiaires augmente.

Réflexions finales sur le sourcing ERP

L’ERP est essentiel tant pour les PME que pour les entreprises. Il doit s’adapter aux besoins techniques spécifiques et être suffisamment flexible pour faire face aux défis futurs. Il est judicieux de choisir des systèmes rapides qui limitent les temps d’attente et des interfaces simples qui facilitent l’interaction entre ceux qui les utilisent. Une solution ERP parfaite est facile à obtenir, ne submerge pas les utilisateurs avec des fonctionnalités obsolètes, s’adapte rapidement à la logique commerciale actuelle et à la demande future, et dispose d’un plan de paiement bien pensé.

Auteur : Dr. Andreas Maier, PDG et fondateur de SIX.MS ERP

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