Избор на правилното ERP решение – Ръководство за започване на ERP пътуването

Изборът на правилното ERP решение за вашия бизнес включва парадигма от ключови фактори, които трябва да бъдат внимателно проучени. Изборът на платформата с най-много функции е риск, защото много специфични ваши изисквания може да останат без покритие. Тъй като не съществува универсално ERP решение, правилният избор се състои от множество фактори.

Някои от най-често срещаните проблеми след избор на неподходяща платформа са:

• високи общи разходи за собственост
• неизвестни изисквания
• ограничена персонализация
• слаба производителност

Изборът на подходящото ERP решение се прави след задълбочен процес на оценка на съвкупността от тези проблеми.

Особености на ERP системите, с които трябва да сте наясно

ERP функции и приложението им в бъдеще

Добре ли е една ERP система да разполага с множество функции? – Какво би било усещането да разполагате с десет хиляди лъжици, а да ви трябва една вилица? Повечето ERP решения създават впечатлението, че са подходящи за всеки бизнес, защото разполагат с богат набор от функции. Често срещана грешка на ръководителите е да вярват, че високия брой функции ще задоволи всяко текущо или бъдещо изискване. Огромният брой функции води до неизползваемост на повечето от тях. Идеята, че тези инструменти ще влязат в употреба някой ден, е мит – повечето от тях седят тихо в ъгъла. Наличието на твърде много функции е натоварващо за компаниите и техните клиенти.

Удобство за потребителя

Както всяко успешно приложение, така и еднa ERP система трябва да е лесна за използване от всеки.  На някои потребители им харесва, а на други – не. Технологична иновация с капацитет да подобри живота на милиони се постига изключително трудно. Същото важи и за ERP системите, тъй като повечето от тях са предназначени за широка аудитория с много изисквания. Въпреки това е необходимо отлично удобство за потребителите, което да бъде нещо повече от това да помага само на основните действащи лица в работните им процеси. Възможността за лесно използване допринася и за други положителни ефекти: лесно привеждане на системата в действие, новите потребители се научават да използват системата бързо.

Производителността е от ключово значение

ERP системите работят добре на хартия, но бавната система ще изцеди пари и време и ще лиши служителите от оптимална производителност. За да оцените обещаната мощност на платформата, трябва да познавате отблизо нейното поведение. Добре е първо да се тества директно с вашата инфраструктура и потребители. Ако бизнес моделите ви съвпадат със софтуера, но екипът ви има притеснения, по-добре не правете прибързана оценка.

Потребителски интерфейс: прост срещу сложен

Добре шлифованата ERP система трябва да решава сложни проблеми, но в същото време да се използва с лекота от всеки. Деликатният баланс на тези две свойства е труден за поддържане. Добрите ERP системи изглеждат прости отвън. Ако главният дизайнер на системата си е свършил добре работата, сложността би останала скрита зад интерфейса.

Ограничения – решава ли всички проблеми една ERP система?

Планирането на ресурсите на компаниите не е свързано само с вътрешните им процеси. Всеки служител, заинтересована страна, партньор или доставчик трябва да бъде част от общата картина. Подобно задълбочено проучване ще разкрие всички проблемни области, които се нуждаят от оптимизиране.

Усъвършенстване само на това, което се нуждае от усъвършенстване

Вашата компания вече трябва да използва определени софтуерни приложения, необходими на различните отдели и работни места: офис, склад, отдалечен екип или полеви агенти. Всеки отдел използва различни софтуерни инструменти и тези пакети приложения не винаги работят като единна система. Едно работещо ERP решение е такова, когато всички отдели използват една точка за вход. Надежден източник на информация за това, което липсва, е оценката на вашия екип. Интервюирането на екипа ви е начин да подчертаете решаващите изисквания за избор на идеалната система за управление на ресурси.

Глобална свързаност – отдалечени екипи & ERP

Ако бизнесът ви разчита на колективните усилия на добре сплотен отдалечен екип, платформата трябва да запазва целостта на комуникацията и да осигурява защита на данните. COVID-19 беше достатъчен, за да повиши популярността на облачните решения.

Добрите ERP системи са изградени с идеята за разширяване

Изборът на ERP система може да се окаже труден, ако компанията постоянно се развива и има нужда от нови функции. Не е лесно да се предвиди как растежът на бизнеса ще се отрази на ефективността на вътрешните ви операции. В крайна сметка прогресивните компании адаптират своите софтуерни решения към промените. За да задоволи нововъзникващите бизнес модели, вашата платформа трябва да бъде адаптивна. Затова една ERP система, която е готова за бъдещето, е не само бърза и лесна за използване от всички, но и много гъвкава, за да може да покрие непредвидени предизвикателства – затова търсете висока гъвкавост, достъп до API и др.

7 важни фактора при избор на ERP система

ERP функциите са полезни само когато се използват. Във всички останали случаи те са решения на проблеми, които може никога да не възникнат. Ако дадена функция не допринася за ежедневните ви бизнес изисквания, трябва да проучите варианти, които директно решават съществуващите проблеми.

1. Производителност и скорост

Някои ERP системи имат забележимо забавяне между въвеждането на данни от потребителя и реакцията на приложението, понякога до половин минута за зареждане на таблото! От индивидуална гледна точка този кратък период изглежда незначителен. Умножете го обаче по броя на всеки служител, и сумарното загубено време в изчакване на системата стига до няколко часа месечно.

Поради повтарящия се модел на повечето забавяния, причинени от софтуера, отстраняването им спестява ценно време.

2. Разходи за ERP и такси лиценз

Разходите са основен фактор при избиране на система за управление на ресурси. Внимателното разглеждане на разходите за ERP система разкрива, че таксата за лиценз представлява значителна част от тях. Поради това индивидуалните абонаменти за едросерийни лицензи оказват влияние върху общите разходи за собственост. Бързо развиващите се компании натрупват нови разходи и може да ги принуди да сменят услугите, да променят плановете си от месечни на годишни или да предпочетат лиценз за всеки потребител пред общия лиценз.

3. Общи разходи за собственост (TCO)

Въпреки че видът на лицензионната такса и редовната тарифа са от първостепенно значение за общите разходи за собственост, това далеч не е единственият ключов фактор. Нека да видим всички фактори, участващи в общите разходи:

• Настройка: настройка на ERP, еднократна такса
• Персонализиране: адаптиране на платформата към вашите специфични нужди, еднократно заплащане
• Такса за лиценз: /за година /за потребител /за достъп до функции на определено ниво
• Разходи за вътрешен IT-екип: ако се управлява самостоятелно, IT-екипът трябва да бъде винаги на ниво
• Разходи за обучение: по-сложните системи имат съответно по-високи разходи за обучение
• Хостинг / Сървъри: хостингът на данни се предлага с много възможности: 1) вътрешни сървъри, 2) облачни сървъри или 3) инфраструктура, управлявана в облак

4. Ниво на персонализация и гъвкавост

Системата за управление на ресурси трябва да е лесна за адаптиране. Някои платформи са изключително строги по отношение на разширяването и могат да доведат до прекомерни разходи. Това може да ограничи бъдещи проекти и да намали ефективността на компанията.

5. Данни и собственост на данни

Управлението на данни не е специфично за дадена индустрия, а е ключов фактор за успеха на повечето работещи днес компании. Контролът на данните на корпорациите определя доколко добре техните бизнес модели могат да се интегрират с търсенето на бъдещи услуги.

ОРЗД и други регулации за данните вече играят решаваща роля, независимо от размера на проекта или бизнеса.

6. Сигурност и поверителност

С добро управление на потребителите и по-малко циркулиращи данни сигурността на данните е лесна задача. Въпреки това се нуждаете от набор от инструменти, за да покриете само основните неща. SSL и сигурните сървърни среди остават необходими елементи във всеки план за киберсигурност. Компанията трябва да има силни права за защита на данните и стандарти за сигурност, които поддържат тази защита.

7. Непрекъснатост на бизнеса

Планът за непрекъсваемост на бизнеса е застраховка срещу редица бедствия. Всички софтуерни продукти като приложения, трябва да са част от система за периодично архивиране и с възможност за бързо възстановяване при повреда.

Резервните копия са от съществено значение за целостта на данните и без тях повредата става неизбежна и въпроса е „кога“.

Труден избор: облак, на място или управляван облак?

Решенията за управление на данни дават отговор на един основен въпрос: как да управляваме цифровите активи най-добре. Съществуват обаче съществени различия в наличността на данните, сигурността и модела на плащане.

Облак (SaaS) – решение за лесно за мащабиране и не се нуждаете от специализиран екип за работа с него. Данните обаче могат да бъдат разпределени на множество споделени сървъри, а поради индивидуалните лицензи това може да излезе скъпо, особено при компании, които управляват десетки служители. SaaS идва и с присъщия недостатък по отношение на собствеността на данните: вие притежавате данните си де юре, но де факто и доставчикът на услугата. Друг недостатък е ограниченият контрол върху достъпа до съществени данни – съществува и опасност трета страна да изнесе данни, използвайки някое от облачните приложения.

На място – решенията за управление на данни предотвратяват достъпа от вън до данните поради тяхното местоположение. Сигурността обаче има своята цена. Ако сте готови да похарчите допълнителни ресурси за вътрешна система, данните ви имат различна защитна обвивка, но трябва да отделяте средства за IT екип, който да я поддържа.

Управляван облак – сложен хибрид между последните два метода: вие притежавате данните си, но външен екип се занимава с тяхното внедряване. Облачните решения могат да обезкуражат инвеститорите с много служители заради индивидуално базираните лицензи. За разлика от другите варианти, управляваните облачни решения са по-привлекателни за големите компании, тъй като колкото повече хора използват продукта, толкова по-голяма е рентабилността на инвестицията.

Ясен процес от 7 стъпки за ERP интеграция

1. Бизнес анализ

Трябва да разговаряме със служителите и колегите си, постоянно да оценяваме работната среда, да разберем потенциалните бъдещи изисквания и възможности за разширяване.

2. Инженеринг на изискванията

Съберете всичко заедно и съставете списък с важните бизнес изисквания, които трябва да бъдат изпълнени, за да интегритате правилната ERP система.

3. Сравнение на ERP системи

Различните подходи при сравняването на ERP системи се влияят силно от два фактора: необходимост и цена. Много компании залагат на това да имат много функции. Тази стратегия е близка до сладък сън и често води до фатален край. Когато става въпрос за ERP функции, изобилието често отстъпва на качеството, а качествената персонализация носи най-доброто от всяка ERP.

4. Калкулация на TCO

Защо грешната калкулация на общите разходи за собственост е често срещан проблем? Трудно е да се обхванат настоящите проблеми и в същото време да се предвидят всички бъдещи разходи.

5. Персонализация

Уверете се, че ERP системата ви може да се персонализира и отговаря на вашите уникални изисквания. Много системи са закостенели и принуждават компаниите да се адаптират към тях. Персонализацията улеснява компаниите да се отличат от останалите. Персонализираната ERP система позволява на компаниите да създават персонализирани работни процеси, докато общите решения принуждават служителите да правят много обучения и да се адаптират.

6. Внедряване

Този процес определя ефективността на ERP системата. Пропускането на тази стъпка е много по-лошо от очевидната загуба на аналитична стойност. ERP системата трябва да съответства на работните навици и очакванията на вашия екип и тази връзка ясно проличава през първите няколко дни на използване. Периодът на внедряване е моментът, в който трябва да вземете лупата и щателно да измерите ефекта му върху вашия бизнес и екип.

7. Обучение

Съсредоточете се върху доброто обучение на вашия персонал. Всеки трябва да разбере най-полезните страни на една ERP система. В началото всеки се нуждае от помощ при усвояване на нов софтуер. По-бързото обучение е възможно чрез последователност, а лесното обучение зависи от наличието на безупречен интерфейс.

Допълнителните усилия по време на фазата на обучение могат да дадат висок старт на тези, които разбират ползите от използването на новата система. Колкото повече хора знаят за възможностите на ERP системата, която използват, толкова по-висока е стойността на системата за тях и за компанията.

Ползата от основното обучение е по-висока когато броя на обучаваните е по-висок.

Финално заключение

ERP системите са от решаващо значение както за малкия и среден бизнес, така и за корпорациите. ERP системата трябва да се адаптира към специфичните технически нужди и да бъде достатъчно гъвкава, за да посрещне бъдещите предизвикателства. Разумно е да се избират бързи системи, които ограничават времето за изчакване, и с удобни интерфейси, които улесняват интеракцията със системата. Перфектното ERP решение се интегрира с лекота, не затрупва потребителите с ненужни функции, бързо се адаптира както към текущия бизнес, така и към бъдещите изисквания, и има обмислен и ясен план за ценообразуване.

Автор: Д-р Андреас Майер (Dr. Andreas Maier), главен изпълнителен директор и основател на SIX.MS ERP

SIX ERP - by SIX Management Solutions

SIX ERP is a leading enterprise solution with transparent pricing and no hidden costs. Manage your full company with a single solution incl. Modules like CRM, HRM, Project Management, Warehousing, Sales Management, Invoicing, Accounting, and Payroll. What makes SIX ERP unique is the industry-leading speed, easy user interfaces, and a fast and efficient user experience. Every module is fully integrated, so all data is centrally accessible and connected. The best is that SIX is fully scalable, used by SMBs and global corporations, and we build on transparency. There is one price, no hidden costs, unlimited modules, unlimited users, and unparalleled scalability. You own the data, and we manage the servers, maintenance, and updates. Even if you have special requirements, you will not find a better ERP system that can be adapted and expanded to meet all of your specific needs — the right basis for your transformation and growth without the headaches of traditional ERP systems.