Digitale Transformation beginnt beim Mitarbeiter

Digitale Transformation ist in aller Munde. Die meisten der Unternehmen beginnen mit ihren Digitalisierungsoffensiven jedoch hauptsächlich im „Außenbereich“ – sprich Richtung Kunde.

Sie

• etablieren modernere Kundenportale
• veröffentlichen Apps
• nutzen AR & VR Experience für Produkte oder Dienstleistungen
• …etc.

Auf die MitarbeiterInnen wird meist vergessen

In vielen Unternehmen wird jedoch oft noch so gearbeitet, wie vor 5 oder 10 Jahren:

• Die Toollandschaft für den IT-Arbeitsplatz ist heterogen und keineswegs aufeinander abgestimmt. Cloudtechnologien teilweise im Einsatz: In Form von nicht durch IT-Abteilung freigegebener „Schatten-IT“, in einem Proof of Concept in der IT-Abteilung oder im besten Fall vereinzelt für bestimmte Usecases in den Business Abteilungen.
• State-of-the-Art Kommunikationsmittel sind oft ebenfalls nicht durchgängig implementiert. Oft gibt es gerade in größeren Unternehmen oder Großkonzernen für den gleichen Usecase mehrere Tools in den unterschiedlichen Silos. Dies sorgt für Verwirrung bei den Mitarbeitern bzw. auch für Medienbrüchen untereinander.
• Meist ist auch die Usability dieser Tools nicht gerade zeitgemäß.
• Das Ergebnis: Die Benutzer weichen auf andere brauchbare Lösungen aus wie zB WhatsApp o.ä. – somit sind wir wieder bei der „Schatten-IT“ angelangt.

Wenn man es mit der Digitalen Transformation wirklich ernst nimmt, darf
man nicht (nur) beim Kunden beginnen.

Sondern man muss sich auch auf die/den MitarbeiterInnen konzentrieren. Und hier durchaus auf den Menschen und seinen Bedürfnissen im Arbeitsalltag. Digitalisierung sollte genauso wie für den Kunden auch für die/den MitarbeiterIn eine Erleichterung darstellen. Oft wird hier vernachlässigt, dass dies auch große kaufmännische Auswirkungen haben kann – Stichwort: Produktivität.

Die Lösung: Der Digital Workplace

Im Bereich IT-Mitarbeiterarbeitsplatz ist das Modewort seit gut zwei Jahren der „Digital Workplace“. Viele sprechen auch von einem Digital Workspace. Wobei letzteres hauptsächlich durch Virtualisierungstechnologien realisiert wird. Viele Unternehmen beschäftigen sich derzeit mit diesem Thema. Alleine an den Stellenausschreibungen der IT-Abteilungen merkt man, dass es hier auch starken Bedarf an neuen Mitarbeitern gibt.

Was ist nun ein Digital Workplace oder zu Deutsch ein Digitaler Arbeitsplatz?

Digital ist der heutige IT-Arbeitplatz auch schon. Wo ist nun der Unterschied?
Der Einsatz eines Digital Workplaces soll immer eine klare Steigerung der Produktivität und Flexibilität für den Mitarbeiter zum Ziel haben.
Konkret bedeutet dies, dass die Medienbrüche abgeschafft werden müssen und  auf top-moderne Technologien gesetzt werden muss. Technologien ähnlich deren die die MitarbeiterInnen auch aus dem Privaten kennen.  Dies darf aber nicht punktuell erfolgen, sondern ganzheitlich. Und genau hier ist schon der erste Fehler den viele Verantwortliche bei diesem Thema machen: Aus dem Business Bereich kommt die Forderung an die IT-Abteilung moderner zu werden. Oft ist die IT-Abteilung immer noch sehr Technologie-fokussiert. Und das war auch der klare Auftrag der letzten Jahre an die IT-Abteilungen.

Ein Beispiel: Ein Softwarehersteller bringt eine neue, innovative Kommunikationsplattform auf den Markt, wo man neben Chat nun auch persistent Chat nutzen kann und darüber hinaus gemeinsam in Echtzeit an Dateien arbeiten kann. Und nicht nur das: man kann sehr einfach über die Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten – mit Partner, Agenturen oder externen Mitarbeitern. Und dies alles in einer Cloudplattform auf jeder gängigen OS-Plattform. Die IT-Abteilungen nehmen diesen Trend war, merken dass genau dies von den Business gefordert wird. Es wird die Chance erkannt dadurch auch „Schatten-IT“ reduzieren zu können. Und ab nun spricht man von einem Digital Workplace Projekt und startet mit der Einführung dieses Tools.

Was ist nun der Fehler?

Genau diese Vorgehensweise unterscheidet sich kaum mit der in der Vergangenheit.
Es ist nach wie vor ein Tool-getrieben Ansatz und man fokussiert sich „nur“ auf eine neue Technologie.
Der einzige Unterschied: Dieses Mal kommt man an der Cloudlösung nicht mehr vorbei.

Der Digital Workplace ist weder ein Tool noch eine reines Technologie Projekt.

Ein Digital Workplace Projekt umfasst viel mehr

Genauer gesagt unterteilt sich ein Digital Workplace Projekt in folgende Bestandteile:

• Vision & Strategie

Bevor man beginnt muss klar sein, wie der Workplace heute aussieht, welche Personas ihn wie nutzen und was aktuell die Pain-Points für die Benutzer im Unternehmen sind. Meist kann man diese Antworten nicht alleine in der IT-Abteilung finden. Somit muss man beginnen den Dialog mit den Benutzern zu suchen – zB in Form von Interviews von verschiedenen Personengruppen im Unternehmen.
Aus diesem Überblick (Assessment, Persona Analyse) leitet man das Zielbild für die Zukunft für das Unternehmen ab und entwickelt eine klare Strategie. Wichtig dabei ist, dass jedes Unternehmen anders ist, eine andere Kultur und Tradition hat. Darum muss die neue Strategie auch auf das Unternehmen abgestimmt sein. Diese muss von den verschiedenen Stakeholdern und am besten vom Top-Management nicht nur finanziell, sondern vollumfänglich unterstützt werden. Sollte ein solches Projekt ohne top-down Support gestartet werden wird es bei Weitem nicht so erfolgreich sein, als mit dessen Support.

Volle (Signal)wirkung erzeugt man nur durch 100%igen Support des Top-Managements.
Dies bedeutet auch, dass das Top-Management über das Projekt aktiv spricht und es als Teil der Unternehmensstrategie sieht.

• UserFirst

Das wichtigste Ziel eines solchen Projektes ist, dass die Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen. Das bedeutet nicht die Technologie, nicht die IT – sondern jeder einzelne Unternehmensmitarbeiter. Der neue Digitale Arbeitsplatz soll als klares Ziel haben die Mitarbeiter-Produktivität, sowie deren Flexibilität massiv zum Status-quo zu steigern. Diese Fokussierung hilft  später auch bei der Employer Branding Strategie und beim Recruiting neuer MitarbeiterInnen für das Unternehmen. Gerade die neuen Generationen an Mitarbeitern (GenY, GenZ) erwarten sich genau dies von ihrem Arbeitgeber.

• Technologie

Ohne Technologie – kein Digital Workplace. Wie oben erwähnt macht die Technologie selbst alleine nicht einen Digital Workplace aus. Dennoch ist es u.a. einer der wichtigsten Bausteine. Jedoch nicht der alleinige und auch nicht unbedingt der einzige wichtige Baustein. Mehr dazu später. Die Lösung wird aber defintiv aus der Cloud kommen. Einen State-of-the-Art Digital Workplace mit legacy onpremise Technologien zu realisieren ist mittlerweile unmöglich. Die bekanntesten Plattformen bieten derzeit Microsoft mit Office 365 bzw. Google mit ihrer G-Suite an. Für welchen Anbieter man sich schlussendlich entscheidet bedarf einer genauen Analyse, Gegenüberstellung der konkreten Anforderungen und natürlich auch einer Prüfung welcher zur Gesamtstrategie des eigenen Unternehmens besser passt. Dabei ist es wichtig, dass es mit der neuen Technologie keine oder kaum Medienbrüche zwischen den unterschiedlichen Usecases für den Mitarbeiter gibt. Nur dies steigert auch die Produktivität zu den heutigen IT-Arbeitsplätzen. Ein ebenfalls wichtiger Erfolgsfaktor bei Auswahl der technischen Lösung ist, dass diese Plattform unabhängig ist. Die zukünftige Technologie  muss auf allen wichtigen Plattformen wie Windows, MacOS, iOS, Android sowie im Browser funktionieren (Flexibilität).

• Geschwindigkeit

Digitale Transformation und Geschwindigkeit gehen oft einher. Egal, ob es neue disruptive Geschäftsmodelle sind oder es sich um einen neuen Digitalen Arbeitsplatz handelt:

Speed is key!

Nur wenn die IT-Abteilungen auch eine neue Umsetzungsgeschwindigkeit an den Tag legen schaffen sie es in einem weiteren Schritt vom Systemerhalter zum „Enabler“. Gerade bei Workplace Projekten war man es gewohnt zuzuwarten und auch mal andere „die Tester“ für neue Technologien sein zu lassen. Um später von deren Fehlern lernen zu können. Diese Strategie haben viele Enterprise IT-Abteilungen jahrelang, auch sehr erfolgreich verfolgt. Nur dies gehört ab nun der Vergangenheit an. Zu einem attraktiven Arbeitgeber, gehört neben einer coolen Unternehmenskultur auch eine cooler Arbeitsplatz und somit auch ein State-of-the-Art
Digitaler Arbeitsplatz.

• Change Management

Um komplett neue Technologien umfangreich einzuführen und dabei noch ordentlich an Geschwindigkeit zuzulegen ist eines enorm wichtig und ein wesentlicher Erfolgsfaktor:  Ein professionelles Change Management

Technologie ist nur die „halbe Miete“.
Die anderen 50% sind wie ich diesen Change professionell für die Mitarbeiter begleite.
Herbert Lohninger

Dieses Change Management kann von spezialisierten Partnern übernommen werden oder von eigenen Change Experten im Unternehmen. Oder auch von der IT-Abteilung selbst. Wichtig ist, dass es professionell ist. Bei diesem Punkt ist es ebenfalls wichtig, dass man verschiedene Stakeholder frühzeitig einbindet und auch im Projekt mitarbeiten lässt.
Gute Beispiele dafür sind die HR Abteilung, Unternehmenskommunikation oder auch der Betriebsrat.
Es wird ebenfalls empfohlen ein Change Management nicht nur für die Benutzer, sondern auch für die IT-Mitarbeiter/innen aufzusetzen. Die meisten kommen von der Onpremise-Welt und dieser Change bedeutet eine sehr große, auch persönliche, Umstellung. Viele IT-Mitarbeitern macht anfangs die zunehmende Geschwindigkeit Angst, aber auch die „geringere  Macht“ über die Systeme. Die System stehen nicht mehr im eigenen Rechenzentrum und  oft entscheidet der neue Cloudplattform Anbieter wann welches Update oder Feature kommt. Früher hat dies die hauseigene IT sehr kontrolliert selbst verwaltet.

• User Adoption

Wurde der Digital Workplace erfolgreich gelaunched, obige Punkte berücksichtigt und professionell umgesetzt ist es wichtig in einem weiteren Schritt die sogenannte User Adoption zu starten. Change Management berücksichtigt meist nur, wie man so friktionsfrei wie möglich von A nach B kommt. Das bedeutet, dass sich die Mitarbeiter so schnell wie möglich mit den neuen Technologien zurecht finden, der Migrationsschmerz abgefangen wird und der Benutzer sich wieder auf seine tägliche Arbeit konzentrieren kann. Im Change Management ist meist auch ein Teil der neuen Kommunikationsmöglichkeiten mit abgedeckt, um sofort auch den „Innovationsfaktor“ den Mitarbeitern nahe zu bringen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter die ein oder andere Möglichkeit sofort nutzen können. Generation Y oder Z hat meist hier keinerlei Probleme damit. Dennoch wird man nicht alle neue Möglichkeiten in ein Change Programm packen können und viele der Benutzer werden auch nicht von heute auf morgen ihre Gewohnheiten ändern. Hier kommt ein sogenanntes User Adoption Programm zum Einsatz. Dies soll nach dem erfolgreichen Einsatz eines Digital Workplaces die Benutzer stetig begleiten, damit sie alle neuen Möglichkeiten auch zu ihren eigenen Vorteil ausnutzen können. Damit ist klar die Steigerung ihrer Produktivität durch Vereinfachungen, aber auch die Flexibilität gemeint. Unter Flexibilität versteht man, dass man mit einem neuen Digitalen Arbeitsplatz (passende Hardware vorausgesetzt) auch von überall aus arbeiten kann. Und dies auch Geräte unabhängig. Egal, ob im Office, am Flughafen, im Zug, Co-Working Space oder zu Hause. Einfach – ohne Hürden und dennoch mit einer hochmodernen Security.

• Kontinuierliche Verbesserungen

Die Arbeit ist nun nicht abgeschlossen. Sondern sie fängt gerade an. Dank der Cloudanbieter wird man sich regelmäßig mit neuen Verbesserungen beschäftigen müssen. Egal, ob es neue Features wie Live-Übersetzungen in Videokonferenzen sind oder andere Technologien bis hin zur künstlichen Intelligenz zB in Form eines neuen Digitalen Assistenten.
Auch dieser Punkt wird die IT-Abteilungen weiter fordern.

Die Unternehmensmitarbeiter werden es der IT-Abteilung aber erfahrungsgemäß
sehr danken und so hat diese einen weiteren Schritt
vom früheren Systemerhalter zum Business Enabler geschafft.

Herbert Lohninger

Als Head of Digital Workplace Services bei einem internationalen Konzern mit Sitz in Österreich verantwortet er den neuen digitalen Arbeitsplatz weltweit und unterstützt so die Digitalisierungsstrategie des Konzerns. Er ist seit mehr als 20 Jahren im Bereich IT tätig. Davon die letzten 13 Jahre in Führungspositionen. Seit 2013 ist er außerdem leidenschaftlicher Keynote Speaker und Trainer zu den Themen Digitalisierung, Leadership & Kultur und natürlich seinem Spezialgebiet „Digitalisierung am Mitarbeiterarbeitsplatz“. Seine Auftritte erstrecken sich mittlerweile über den Globus: z.B. USA, Stockholm, Amsterdam, Zürich, Frankfurt, Madrid und natürlich in seiner Heimat Österreich .