9 Punkte für erfolgreiche Robotic Process Automation (RPA) – Welche Prozesse sind automatisierbar?

Diese 9 Punkte helfen bei der Identifikation eines für die Automatisierung geeigneten Prozesses

Die Eignung eines Prozesses für die Automatisierung mit Robotic Process Automation kann auf einfache Art und Weise anhand von 9 Faktoren überprüft werden. Diese 9 Faktoren werden in diesem Artikel vorgestellt und ausführlich erläutert. Die vorgestellten Faktoren sind sowohl technischer als auch betriebswirtschaftlicher Natur. Gerade im Gebiet der Prozessautomatisierung ist folgendes sehr wichtig und sollte immer beachtet werden: Nur weil die Automatisierung eines Prozesses aus technischer Sicht Sinn macht, muss sie noch lange keinen Mehrwert für das Unternehmen aus betriebswirtschaftlichen Gesichtspunkten bedeuten. Und umgekehrt gilt auch, dass nur weil ein Prozess aus betriebswirtschaftlicher Sicht automatisiert werden sollte, dies auch technisch möglich ist.

Was Robotic Process Automation überhaupt ist, wird in meinem anderen Artikel hier beschrieben.

9 Faktoren zur Identifikation eines für die Automatisierung geeigneten Prozesses

Im folgenden werden insgesamt neun Punkte vorgestellt, die alle bei der Auswahl eines zu automatisierenden Prozesses beachtet werden sollten. Je nach Fall sollten weitere Kriterien ergänzt werden:

1. Manuelle und repetitive Prozesse

Der Prozesse sollte von viel manueller Arbeit geprägt sein und sehr häufig durchgeführt werden. Die manuelle Arbeit im Prozesse muss dabei Arbeit am PC in irgendwelchen Anwendungen sein. Arbeit, die nicht am PC stattfindet, kann mit Robotic Process Automation in der Regel auch nicht automatisiert werden. Wenn der Prozess nicht viel manuelle Arbeit erfordert, ist das Einsparpotenzial durch Automatisierung vermutlich ebenfalls gering. Zusätzlich zur Menge der Arbeit ist die Häufigkeit des Prozesses ein wichtiger Indikator für sein Automatisierungspotential. Je häufiger ein Prozess durchgeführt wird, desto sinnvoller ist seine Automatisierung. Wenn ein Prozess sowohl häufig auftritt als auch mit viel manueller (Rechner-)Arbeit verbunden is, dann ist er ein sehr guter Kandidat für eine Automatisierung.

2. Verarbeitbare Daten sind entscheidend

Damit der Prozess automatisierter ist, werden für den Computer verarbeitbare Eingabedaten benötigt. Diese Eingabedaten sollten ebenfalls standardisiert und konsistent sein. Am besten geeignet sind Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien, eMails, XMLs, PDF Dateien und so weiter – also klassische Dateiformate auf einem PC. Falls die Eingabedaten in dieser Form nicht vorliegen, sollte man von der Automatisierung des Prozesses absehen und erstmal ein Projekt zur Generierung von verarbeitbaren Eingabedaten starten.

3. Es gibt einen klaren Auslöser für den Prozess

Es muss einen klaren Auslöser für den Prozess geben. Zum Beispiel den Empfang einer eMail. Die Verarbeitung von Daten kann zwar auch durch einen Mitarbeiter gestartet werden, aber im Sinne der Automatisierung ist eine höhere Autonomie des Prozesses immer sinnvoll.

4. Der Prozess wird sich nicht schnell ändern

Es stehen keine grundsätzlichen Änderungen in den verwendeten Systemen in der nahen Zukunft an. Robotic Process Automation basiert darauf, dass Oberflächen automatisiert werden oder im APIs verwendet werden. Wenn sich diese Oberflächen in ihrem Erscheinungsbild grundsätzlich verändern, funktioniert die Automatisierung mit Robotic Process Automation in der Regel erstmal nicht mehr und muss angepasst werden. Entsprechend sollte bei einer bekannten Änderung in einer Programmoberfläche die Automatisierung mit Robotic Process Automation entsprechend nach der Änderung durchgeführt werden.

5. Der Prozessablauf wird sich nicht schnell ändern

Die Inhalte von Punkt 4 gelten natürlich genauso für Änderungen im Prozessablauf. Es sollte keine geplanten Änderungen im Prozessablauf geben. Wenn der zu automatisierende Prozess sich in naher Zukunft ändern soll, muss auch der entwickelte Ablauf mit Robotic Process Automation an die neuen Vorgaben angepasst werden. Wenn so eine Änderung bekannt ist, sollte von der Automatisierung dieses Prozesses vorerst abgesehen werden. Eine Möglichkeit den Prozess dennoch zu automatisieren, ist die direkte Integration der Automatisierung in den neuen geplanten Prozessablauf.

6. Der Prozess ist regelbasiert

Der zu automatisierende Prozess muss regelbasiert sein. Die Entscheidungen müssen entsprechend formulierter sein. In Prozessen in den Entscheidungen nach einem Bauchgefühl getroffen werden, kann Robotic Process Automation nur mit einem „Attended“ Roboter eingesetzt werden. Das bedeutet, dass der Roboter mit dem Mitarbeiter bei der Durchführung interagiert und Rückfragen stellt.

7. Robotic Process Automation (RPA) muss sich rechnen

In der Regel ist die Automatisierung eines Prozesses aus wirtschaftlicher Sicht sinnvoll, wenn mindestens 1,5 bis 2 FTEs durch die Automatisierung eingespart werden. Alles darunter liegende lohnt sich aus der wirtschaftlichen Sicht zumeist nicht. 

8. Es gibt wenige Sonderfälle

Es empfiehlt sich Prozesse zu automatisieren, die nur eine geringe Rate an möglichen Sonderfällen haben. Jede Variation eines Prozesses muss individuell entwickelt werden und kostet zusätzlich Geld. In der Praxis ist es auch möglich, Sonderfälle zur Bearbeitung an den Mitarbeiter auszusteuern und die ausschließlich die gängigsten Prozessvarianten durch den Roboter bearbeiten zu lassen. Hier empfiehlt sich die Planung anhand des Pareto Prinzips. Es sollten die Abläufe automatisiert werden, die am meisten zu 80% der Gesamtprozessdurchläufe beitreten. Dies sollte mit einem sehr geringen Aufwand möglich sein, da ausschließlich die häufig auftretenden Standardfälle entwickelt werden. Die nicht häufig vorkommenden Sonderfälle (sprich die restlichen 20%) sollten nicht entwickelt werden, sondern lediglich zur manuellen Bearbeitung an die Mitarbeiter übergeben werden. 

9. Der Prozess ist ausführlich dokumentiert

Es sollte ein Prozess automatisiert werden, der bereits ausführlich dokumentiert ist und dessen Ablauf und alle auftretenden Sonderfälle bekannt sind. Dadurch lässt sich eine komplikationsfreie Entwicklung erreichen.

Fazit

Dieser Artikel erläutert neun Kriterien, die bei der Auswahl eines geeigneten Prozesses für die Automatisierung mit Robotic Process Automation berücksichtigt werden sollten. Diese Kriterien können und sollten durch unternehmensspezifische Kriterien ergänzt werden. Falls mehrere der oben genannten (technischen) Kriterien für einen Wunschprozess nicht erfüllt sind, sollten in einem Vorabprojekt die Bedingungen entsprechend geschaffen werden.

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisert. Mit seiner Beratung maeva.ai automatisiert er zahlreiche Prozesse bei mittelständischen Unternehmen und Konzernen mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups und Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.

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