9 puntos para el éxito de la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) – ¿Qué procesos pueden ser automatizados?

Estos 9 puntos ayudan a identificar un proceso adecuado para la automatización

La idoneidad de un proceso para la automatización con la Automatización de Procesos Robóticos puede ser fácilmente comprobada usando 9 factores. Estos 9 factores se presentan y explican en detalle en este artículo. Los factores presentados son tanto técnicos como de gestión empresarial. Especialmente en el campo de la automatización de procesos, lo siguiente es muy importante y siempre debe ser considerado: El hecho de que la automatización de un proceso tenga sentido desde el punto de vista técnico no significa necesariamente un valor añadido para la empresa desde el punto de vista comercial. Y viceversa, también es cierto que sólo porque un proceso deba ser automatizado desde el punto de vista comercial, también es técnicamente posible.

La idoneidad de un proceso para la automatización con la Automatización de Procesos Robóticos puede ser fácilmente comprobada usando 9 factores. Estos 9 factores se presentan y explican en detalle en este artículo. Los factores presentados son tanto técnicos como de gestión empresarial. Especialmente en el campo de la automatización de procesos, lo siguiente es muy importante y siempre debe ser considerado: El hecho de que la automatización de un proceso tenga sentido desde el punto de vista técnico no significa necesariamente un valor añadido para la empresa desde el punto de vista comercial. Y viceversa, también es cierto que sólo porque un proceso deba ser automatizado desde el punto de vista comercial, también es técnicamente posible.

Aquí está el artículo: Qué es la Automatización de Procesos Robóticos (RPA) – Introducción y explicación

9 factores para identificar un proceso adecuado para la automatización

A continuación se presentan un total de nueve puntos que deben tenerse en cuenta al seleccionar el proceso que se va a automatizar. Según el caso, se deben añadir otros criterios:

1. Procesos manuales y repetitivos

El proceso debe caracterizarse por un gran trabajo manual y debe realizarse con mucha frecuencia. El trabajo manual en el proceso debe ser trabajo en el PC en algunas aplicaciones. El trabajo que no se realiza en un PC no se puede automatizar normalmente con la Automatización de Procesos Robóticos. Si el proceso no requiere mucho trabajo manual, el potencial de ahorro a través de la automatización es probablemente también bajo. Además de la cantidad de trabajo, la frecuencia del proceso es un indicador importante de su potencial de automatización. Cuanto más frecuentemente se lleva a cabo un proceso, más útil es su automatización. Si un proceso se produce con frecuencia y conlleva mucho trabajo manual (informático), entonces es un muy buen candidato para la automatización.

2. Los datos procesables son cruciales

Para automatizar el proceso, se requieren datos de entrada procesables por computadora. Estos datos de entrada también deben ser normalizados y coherentes. Los más adecuados son los archivos de Word, Excel y PowerPoint, los correos electrónicos, los XML, los archivos PDF, etc., es decir, los formatos de archivo clásicos de un PC. Si no se dispone de los datos de entrada en esta forma, hay que abstenerse de automatizar el proceso e iniciar un proyecto para generar primero datos de entrada procesables.

3. Hay un claro desencadenante del proceso

Debe haber un claro detonante para el proceso. Por ejemplo, la recepción de un correo electrónico. El procesamiento de los datos también puede ser iniciado por un empleado, pero en términos de automatización, una mayor autonomía del proceso siempre tiene sentido.

4. El proceso no cambiará rápidamente

No hay cambios fundamentales en los sistemas utilizados en el futuro próximo. La automatización de procesos robóticos se basa en el hecho de que las interfaces se automatizan o se utilizan en las API. Si la apariencia de estas interfaces cambia fundamentalmente, la automatización con la Automatización de Procesos Robóticos normalmente ya no funciona y debe ser adaptada. Por consiguiente, si se hace un cambio conocido en la interfaz de un programa, la automatización con la Automatización de Procesos Robóticos debe realizarse después del cambio.

5. El flujo del proceso no cambiará rápidamente

El contenido del punto 4 se aplica igualmente a los cambios en el flujo de procesos. No debería haber cambios planificados en el flujo del proceso. Si el proceso a automatizar va a cambiar en un futuro próximo, la secuencia de proceso desarrollada también debe ser adaptada a las nuevas especificaciones utilizando la Automatización de Procesos Robóticos. Si se conoce tal cambio, el proceso no debería automatizarse por el momento. Sin embargo, una posibilidad de automatizar el proceso es integrar la automatización directamente en la nueva secuencia de proceso planificada.

6. El proceso se basa en reglas

El proceso que se va a automatizar debe basarse en reglas. Las decisiones deben formularse en consecuencia. En los procesos en los que las decisiones se toman por intuición, la Automatización de Procesos Robóticos sólo se puede utilizar con un robot «Atendido». Esto significa que el robot interactúa con el empleado durante la ejecución y hace preguntas.

7. La Automatización de Procesos Robóticos (RPA) debe ser revisada…

Por regla general, la automatización de un proceso tiene sentido desde el punto de vista económico si la automatización ahorra al menos 1,5 a 2 ETC. Cualquier cosa menos que esto no suele valer la pena desde el punto de vista económico.

8. Hay pocos casos especiales

Es aconsejable automatizar los procesos que sólo tienen un bajo índice de posibles casos especiales. Cada variación de un proceso debe ser desarrollada individualmente y cuesta dinero adicional. En la práctica, también es posible enviar casos especiales al empleado para que los procese y hacer que sólo las variantes de proceso más comunes sean procesadas por el robot. En este caso, se recomienda la planificación basada en el principio de Pareto. Los procesos que se automatizan deben ser los que representen la mayor parte del 80% de las ejecuciones del proceso total. Esto debería ser posible con muy poco esfuerzo, ya que sólo se desarrollan los casos estándar que se dan con frecuencia. Los casos especiales que no se producen con frecuencia (es decir, el 20% restante) no deben desarrollarse, sino que sólo deben entregarse a los empleados para su procesamiento manual.

9. El proceso está documentado en detalle

Se debe automatizar un proceso que ya está documentado en detalle y cuya secuencia y todos los casos especiales que se produzcan son conocidos. Esto permite un desarrollo sin complicaciones.

Conclusión

Este artículo explica nueve criterios que deben considerarse al seleccionar un proceso adecuado para la automatización con la Automatización de Procesos Robóticos. Estos criterios pueden y deben complementarse con criterios específicos de la empresa. Si no se cumplen varios de los criterios (técnicos) mencionados anteriormente para un proceso deseado, las condiciones deben crearse en un proyecto preliminar.

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.

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