9 pontos para a Automação de Processos Robóticos (RPA) de sucesso – Que processos podem ser automatizados?

Estes 9 pontos ajudam a identificar um processo adequado para a automatização

A adequação de um processo para automatização com Automação Robótica de Processos pode ser facilmente verificada usando 9 factores. Estes 9 factores são apresentados e explicados em pormenor neste artigo. Os factores apresentados são simultaneamente factores técnicos e de gestão empresarial. Especialmente no campo da automatização de processos, o seguinte é muito importante e deve ser sempre considerado: Só porque a automatização de um processo faz sentido do ponto de vista técnico, não significa necessariamente um valor acrescentado para a empresa do ponto de vista empresarial. E vice-versa, é também verdade que só porque um processo deve ser automatizado do ponto de vista empresarial, é também tecnicamente possível.

A adequação de um processo para automatização com Automação Robótica de Processos pode ser facilmente verificada usando 9 factores. Estes 9 factores são apresentados e explicados em pormenor neste artigo. Os factores apresentados são simultaneamente factores técnicos e de gestão empresarial. Especialmente no campo da automatização de processos, o seguinte é muito importante e deve ser sempre considerado: Só porque a automatização de um processo faz sentido do ponto de vista técnico, não significa necessariamente um valor acrescentado para a empresa do ponto de vista empresarial. E vice-versa, é também verdade que só porque um processo deve ser automatizado do ponto de vista empresarial, é também tecnicamente possível.

Aqui para o artigo: O que é a Robotic Process Automation (RPA) – Introdução e explicação

9 factores para a identificação de um processo adequado para a automatização

Em seguida, apresenta-se um total de nove pontos, todos eles devem ser considerados ao seleccionar um processo a ser automatizado. Dependendo do caso, devem ser acrescentados outros critérios:

1. Processos manuais e repetitivos

O processo deve ser caracterizado por muito trabalho manual e deve ser levado a cabo com muita frequência. O trabalho manual no processo deve ser trabalhado no PC em algumas aplicações. O trabalho que não tem lugar num PC não pode normalmente ser automatizado com a Automação de Processos Robóticos. Se o processo não exigir muito trabalho manual, o potencial de poupança através da automatização é provavelmente também baixo. Para além da quantidade de trabalho, a frequência do processo é um indicador importante do seu potencial de automatização. Quanto mais frequentemente um processo é levado a cabo, mais útil é a sua automatização. Se um processo ocorre frequentemente e envolve muito trabalho manual (informático), então é um bom candidato à automatização.

2. Os dados processáveis são cruciais

A fim de automatizar o processo, são necessários dados de entrada processáveis por computador. Estes dados de entrada devem também ser padronizados e consistentes. Os mais adequados são ficheiros Word, Excel e PowerPoint, e-mails, XMLs, ficheiros PDF, etc. – isto é, formatos de ficheiros clássicos num PC. Se os dados de entrada não estiverem disponíveis nesta forma, deve abster-se de automatizar o processo e iniciar um projecto para gerar primeiro dados de entrada processáveis.

3. Há um claro gatilho para o processo

Deve haver um gatilho claro para o processo. Por exemplo, a recepção de um e-mail. O processamento de dados também pode ser iniciado por um empregado, mas em termos de automatização, uma maior autonomia do processo faz sempre sentido.

4. O processo não irá mudar rapidamente

Não há alterações fundamentais nos sistemas utilizados num futuro próximo. A Robotic Process Automation baseia-se no facto de que as interfaces são automatizadas ou utilizadas em APIs. Se o aspecto destas interfaces mudar fundamentalmente, a automatização com a Robotic Process Automation normalmente já não funciona e deve ser adaptada. Assim, se uma alteração conhecida for feita a uma interface de programa, a automatização com Automação de Processos Robóticos deve ser realizada após a alteração.

5. O fluxo do processo não irá mudar rapidamente

O conteúdo do ponto 4 aplica-se igualmente a alterações no fluxo do processo. Não deverá haver alterações planeadas no fluxo do processo. Se o processo a ser automatizado for alterado num futuro próximo, a sequência de processo desenvolvida deve também ser adaptada às novas especificações utilizando a Robotic Process Automation. Se tal mudança for conhecida, o processo não deve ser automatizado por enquanto. Uma possibilidade de automatizar o processo é, no entanto, integrar a automatização directamente na nova sequência de processo planeada.

6. O processo é baseado em regras

O processo a ser automatizado deve ser baseado em regras. As decisões devem ser formuladas em conformidade. Em processos onde as decisões são tomadas numa base de intuição, a Robotic Process Automation só pode ser utilizada com um robô “Atendido”. Isto significa que o robô interage com o empregado durante a execução e faz perguntas.

7. Robotic Process Automation (RPA) muss sich rechnen

Como regra, a automatização de um processo faz sentido do ponto de vista económico se pelo menos 1,5 a 2 FTEs forem salvos pela automatização. Qualquer coisa menos do que isto geralmente não vale a pena de um ponto de vista económico.

8. Há poucos casos especiais

É aconselhável automatizar processos que tenham apenas uma baixa taxa de possíveis casos especiais. Cada variação de um processo deve ser desenvolvida individualmente e custa dinheiro adicional. Na prática, é também possível enviar casos especiais ao empregado para processamento e ter apenas as variantes de processo mais comuns processadas pelo robô. Neste caso, recomenda-se um planeamento baseado no princípio de Pareto. Os processos que são automatizados devem ser os que representam a maioria de 80% do total dos processos executados. Isto deve ser possível com muito pouco esforço, uma vez que apenas os casos padrão que ocorrem frequentemente são desenvolvidos. Os casos especiais que não ocorrem frequentemente (ou seja, os restantes 20%) não devem ser desenvolvidos, mas apenas entregues aos empregados para processamento manual.

9. O processo é documentado em detalhe

Um processo deve ser automatizado que já está documentado em detalhe e cuja sequência e todos os casos especiais que ocorrem são conhecidos. Isto permite um desenvolvimento sem complicações.

Conclusão

Este artigo explica nove critérios que devem ser considerados ao seleccionar um processo adequado para a automatização com Automação Robótica de Processos. Estes critérios podem e devem ser complementados por critérios específicos da empresa. Se vários dos critérios (técnicos) acima mencionados para um processo desejado não forem preenchidos, as condições devem ser criadas em conformidade num projecto preliminar.

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.

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