9 points pour une automatisation réussie des processus robotiques (RPA) – Quels processus peuvent être automatisés ?

L’adéquation d’un processus à l’automatisation avec l’automatisation des processus robotisés peut être facilement vérifiée à l’aide de 9 facteurs. Ces 9 facteurs sont présentés et expliqués en détail dans cet article. Les facteurs présentés sont à la fois des facteurs techniques et de gestion d’entreprise. Dans le domaine de l’automatisation des processus, les éléments suivants sont très importants et doivent toujours être pris en compte : Ce n’est pas parce que l’automatisation d’un processus a du sens d’un point de vue technique qu’elle signifie nécessairement une valeur ajoutée pour l’entreprise d’un point de vue commercial. Et inversement, il est également vrai que, si un processus doit être automatisé d’un point de vue commercial, il est aussi techniquement possible.

Voici l’article : Qu’est-ce que l’automatisation des processus robotisés (RPA) – Introduction et explication

9 facteurs pour identifier un processus adapté à l’automatisation

Dans ce qui suit, neuf points au total sont présentés, qui doivent tous être pris en compte lors de la sélection d’un processus à automatiser. Selon le cas, d’autres critères devraient être ajoutés :

1. Processus manuels et répétitifs

Le processus doit être caractérisé par un travail manuel important et doit être effectué très fréquemment. Dans certaines applications, le travail manuel doit être effectué sur le PC. Le travail qui n’a pas lieu sur un PC ne peut généralement pas être automatisé avec l’Automatisation des processus robotisés. Si le processus ne nécessite pas beaucoup de travail manuel, le potentiel d’économie par l’automatisation est probablement aussi faible. Outre la quantité de travail, la fréquence du processus est un indicateur important de son potentiel d’automatisation. Plus un processus est fréquent, plus son automatisation est utile. Si un processus se produit fréquemment et implique beaucoup de travail manuel (informatique), il est alors un très bon candidat pour l’automatisation.

2. Il est essentiel de disposer de données exploitables

Afin d’automatiser le processus, il faut des données d’entrée pouvant être traitées par ordinateur. Ces données d’entrée doivent également être normalisées et cohérentes. Les formats les mieux adaptés sont les fichiers Word, Excel et PowerPoint, les courriels, les XML, les fichiers PDF, etc. Si les données d’entrée ne sont pas disponibles sous cette forme, il convient de s’abstenir d’automatiser le processus et de lancer d’abord un projet visant à générer des données d’entrée traitables.

3. Il y a un déclencheur évident pour le processus

Il doit y avoir un déclencheur clair pour le processus. Par exemple, la réception d’un courrier électronique. Le traitement des données peut également être lancé par un employé, mais en termes d’automatisation, une plus grande autonomie du processus a toujours un sens.

4. Le processus ne changera pas rapidement

Il n’y a pas de changements fondamentaux dans les systèmes utilisés dans un avenir proche. L’automatisation des processus robotiques repose sur le fait que les interfaces sont automatisées ou utilisées dans des API. Si l’apparence de ces interfaces change fondamentalement, l’automatisation avec Robotic Process Automation ne fonctionne généralement plus et doit être adaptée. Par conséquent, si une modification connue est apportée à une interface de programme, l’automatisation avec Robotic Process Automation doit être effectuée après la modification.

5. Le déroulement du processus ne changera pas rapidement

Le contenu du point 4 s’applique également aux changements dans le déroulement du processus. Il ne devrait pas y avoir de changements prévus dans le déroulement du processus. Si le processus à automatiser doit changer dans un avenir proche, la séquence de processus développée doit également être adaptée aux nouvelles spécifications à l’aide de l’automatisation des processus robotisés. Si un tel changement est connu, le processus ne devrait pas être automatisé pour l’instant. Une possibilité d’automatiser le processus consiste néanmoins à intégrer l’automatisation directement dans la nouvelle séquence de processus prévue.

6. Le processus est basé sur des règles

Le processus à automatiser doit être basé sur des règles. Les décisions doivent être formulées en conséquence. Dans les processus où les décisions sont prises au feeling, l’automatisation des processus robotiques ne peut être utilisée qu’avec un robot « assisté ». Cela signifie que le robot interagit avec l’employé pendant l’exécution et lui pose des questions.

7. Robotic Process Automation (RPA) muss sich rechnen

En règle générale, l’automatisation d’un processus a du sens d’un point de vue économique si elle permet d’économiser au moins 1,5 à 2 ETP. Moins que cela ne vaut généralement pas la peine d’un point de vue économique.

8. Il y a peu de cas particuliers

Il est conseillé d’automatiser les processus qui n’ont qu’un faible taux de cas spéciaux possibles. Chaque variante d’un processus doit être développée individuellement et coûte de l’argent supplémentaire. En pratique, il est également possible d’envoyer des cas particuliers à l’employé pour traitement et de faire traiter par le robot uniquement les variantes de processus les plus courantes. Dans ce cas, une planification basée sur le principe de Pareto est recommandée. Les processus qui sont automatisés devraient être ceux qui représentent le plus 80% du total des processus exécutés. Cela devrait être possible avec très peu d’efforts, puisque seuls les cas standard les plus fréquents sont développés. Les cas particuliers qui ne se présentent pas fréquemment (c’est-à-dire les 20 % restants) ne doivent pas être développés, mais seulement être remis aux employés pour un traitement manuel.

9. Le processus est documenté en détail

Il convient d’automatiser un processus déjà documenté en détail et dont la séquence et tous les cas particuliers qui se produisent sont connus. Cela permet un développement sans complication.

Conclusion

Cet article explique les neuf critères à prendre en compte lors de la sélection d’un procédé approprié pour l’automatisation avec Robotic Process Automation. Ces critères peuvent et doivent être complétés par des critères spécifiques aux entreprises. Si plusieurs des critères (techniques) mentionnés ci-dessus pour un processus souhaité ne sont pas remplis, les conditions doivent être créées en conséquence dans un avant-projet.

Marcel Schneider

Marcel hat sich bereits vor über 10 Jahren auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert. Er unterstützt zahlreiche Unternehmen bei der Automatisierung Ihrer Prozesse mit Hilfe von künstlicher Intelligenz und Intelligent/Robotic Process Automation. Außerdem ist er Gründer des Stuttgarter AI/KI Meetups, des Digital Process Automation Meetup in Köln und er ist Speaker auf zahlreichen Veranstaltung.