6 Tipps zur Auswahl des richtigen Enterprise-CMS für dein Unternehmen
Worauf kommt es bei der Auswahl eines Enterprise Content-Management-Systems an?
Im Zuge der Corona-Pandemie ist die Bedeutung von digitalen Kanälen für Unternehmen erneut gewachsen. Eine Unterstützung bei der Erstellung und Distribution von Inhalten für diese Kanäle bieten Content-Management-Systeme (CMS). Sie lassen sich vielfältig einsetzen und sind längst nicht nur für Webseiten im Einsatz, sondern auch für Blogs, Online-Shops, Social Media und Co. CMS bieten Unternehmen und deren Nutzer:innen viele Vorteile, wenn sie den konkreten Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens entsprechen. Dominik Angerer, Mitgründer und CEO von Storyblok, erklärt, worauf es bei der Auswahl des richtigen Enterprise-CMS ankommt.
Wenn du dich für ein Unternehmens-CMS entscheidest, ist es normal, sich anfangs von der großen Auswahl an Anbietern ein wenig überwältigt zu fühlen. Schließlich gibt es viele Aspekte, die du bei der Wahl deines Anbieters berücksichtigen solltest. Mit unserem praktischen Leitfaden unterstützen wir dich bei der Auswahl des richtigen Enterprise-CMS für dein Unternehmen.
Index
Die Bedeutung der Auswahl eines Enterprise-CMS
Es gibt viele Unterschiede zwischen großen und kleinen Unternehmen. Das gilt vor allem, wenn es um den Einsatz von Technologie-Lösungen geht. Große Unternehmen lassen sich nicht mit der gleichen Basistechnologie betreiben wie ein kleines Unternehmen. Hierfür gibt es mehrere Gründe:
| KMUs | Große Unternehmen |
| Sprechen eine kleinere Anzahl an Kund:innen in einem begrenzten Rahmen an | Sprechen eine größere Anzahl an Kund:innen an |
| Ein Datenleck oder eine Panne in der IT-Sicherheit sind geringfügig und gefährden nicht allzu viele Daten | Eine Sicherheitslücke in der IT betrifft viel mehr Benutzer und erfordern mehr Ressourcen zur Wiederherstellung |
| Geringerer Bedarf an der Erstellung von Inhalten bedeutet, dass nicht immer die neueste Technologie benötigt wird | Größere Unternehmen müssen ständig neue Wege finden, um mit mehr Kund:innen in Kontakt zu treten |
| Wenige Wettbewerber | Viele Wettbewerber |
Daraus resultiert ein recht simples Fazit: Die Skalierung ist der Schlüssel. Besonders wichtig ist es daher, dein Unternehmen einem Content-Management-System anzuvertrauen, das darauf ausgelegt ist, dich entsprechend zu unterstützen.
6 Aspekte, die du bei der Wahl deines Unternehmens-CMS berücksichtigen solltest
Es gilt bei der Auswahl des passenden CMS auf einige wesentliche Elemente zu achten, um sicherzustellen, dass du dich für jene Lösung entscheidest, die am ehesten deinen Anforderungen entspricht. Erfahre im Folgenden, welche Faktoren für die Wahl des richtigen CMS ausschlaggebend sind.
1. Wachstumstaugliche Struktur
Kommen wir noch einmal auf die Frage der Größe zurück: Es kommt nicht nur darauf an, wo du jetzt stehst, sondern auch darauf, wo du hinwillst. Einige Systeme sind besser geeignet, Wachstum zu unterstützen als andere. Achte daher auf einige Anzeichen dafür, dass dein ausgewähltes System in der Lage ist, deine ehrgeizigen Ziele zu unterstützen, darunter:
- API-First, damit du neue Technologien sofort einbinden kannst
- Funktionen, die eine Internationalisierung fördern, solltest du eine Expansion in neue Märkte anstreben
- Eine vorhersehbare Preisstruktur, damit du dein Budget besser planen kannst
Eine Überlegung wert ist auch ein System mit MACH-Architektur: eine hochmoderne Software-Architektur, die auf die vier Prinzipien Microservices, API-first, Cloud-native und Headless setzt und für eine sehr hohe Entwicklungsgeschwindigkeit steht. Neben anderen Vorteilen bietet dir diese Art des Aufbaus auch Zugang zu den extrem gut skalierbaren Ressourcen der Cloud.
Ein weiterer guter Indikator, um einzuschätzen, ob sich das potenzielle Unternehmens-CMS auch für dein Unternehmen eignet, sind bisherige Kunden und Referenzen. Wenn das System bislang keine Unternehmen deiner Größe und deines Umfangs unterstützt, solltest du vorsichtig sein. Andernfalls könnten deine Anforderungen möglicherweise über das hinausgehen, was das System leisten kann.
2. Sicherheit
Sicherheit ist unbestreitbar eines der wichtigsten Anliegen für jedes Unternehmen, gerade im digitalen Umfeld. Die Bedeutung nimmt mit der Menge an sensiblen Informationen über unzählige Kund:innen noch zu. Die Wahl eines Unternehmens-CMS, das dich und deine Benutzer:innen schützt, ist daher von entscheidender Bedeutung. Achte deshalb auf bestimmte Funktionen, wie beispielsweise:
- Eine unterteilte Programmstruktur, die die Ausbreitung von Sicherheitsbedrohungen verhindert
- Ein Änderungsprotokoll, um zu sehen, wer zu welchem Zeitpunkt welche Änderungen vorgenommen hat
- Optionen für die 2-Faktor-Authentifizierung
- Inhaltssperren, um unbefugte Änderungen zu verhindern
Doch kein Schutz ist perfekt. Hacking-Angriffe können bedauerlicherweise jederzeit passieren, weswegen du dich auch darauf vorbereiten solltest. Achte daher auf unterstützende Funktionen wie automatische Backups außerhalb des eigenen Standorts zur Wiederherstellung und einen gut erreichbaren Kundensupport.
3. Customer Journey-Tools
Apropos Kundenbetreuung: Lass uns auch darüber sprechen, wie diese auf deiner Seite aussieht. Kunden haben heute große Erwartungen an Unternehmen: mehrere Möglichkeiten, mit deiner Marke zu interagieren, eine konsistente Erfahrung über mehrere Kanäle hinweg und ein intuitives Design sind nur einige Beispiele. Entscheide dich für ein Enterprise-CMS, mit dem du all dies bieten kannst, und zwar mit Funktionen wie
- Unterstützung für mehrere Kanäle im Internet der Dinge (IoT)
- Universelles Backend, das identische Inhalte an alle Ihre Frontends ausgibt
- Best-of-Breed-Ansatz, der dich bei der fachgerechten Aufbereitung deiner Inhalte mit Tools unterstützt, auf die sich dein Unternehmen bereits verlässt
- Flexible Bearbeitung, damit du Änderungen so schnell wie möglich vornehmen kannst
- Entwicklerfreie CMS-Wartung, die dir mehr Zeit für die Erstellung hochwertiger Customer Journeys gibt
- Vermarkter-Agentur, die es dir ermöglicht, neue Inhalte zu veröffentlichen und alte Elemente wiederzuverwenden, ohne auf Entwickler angewiesen zu sein
Denke daran, dass all dies nicht nur „nice to have“ ist, sondern unerlässlich. Der einfachste Weg, Kund:innen zu verlieren, ist nämlich, ihre grundlegenden Erwartungen nicht zu erfüllen – daher sollte die Customer Journey hohe Priorität genießen. Behalte darüber hinaus auch im Auge, was deine Konkurrent:innen tun. Auf diese Weise kannst du schnell Dienstleistungen anbieten, die gleichwertig, wenn nicht sogar besser sind, als deren Angebote.
4. Wichtige Leistungsmerkmale
Heutzutage ist vieles auf Schnelllebigkeit ausgerichtet. Nutzerinnen und Nutzer, die deine Inhalte konsumieren möchten, möchten das jetzt tun, und nicht erst später. Du solltest es daher unbedingt vermeiden, deine Kund:innen warten zu lassen. Solltest du es doch tun, wird sich die digitale Performance auf die Markenreputation auswirken – ganz egal, wie gut deine Dienstleistungen und Produkte sind. Dein CMS-Anbieter sollte sich dessen ebenfalls bewusst sein und unterstützende Funktionen anbieten wie:
- Uptime Service Level Agreements (SLA), um mit dem Anbieter genau festzulegen, wie lange ein Server während des Jahres ausfallen darf, damit du für deine Kund:innen stets online bleibst
- Tools für die Suchmaschinenoptimierung (SEO), die dir helfen, in der Rangliste aufzusteigen
- Die Fähigkeit, große Mengen an Traffic zu bewältigen
- A/B-Split-Tests für maximale Wirksamkeit der Inhalte
- In-Engine-Bildoptimierung für schnellere Ladezeiten
TIPP: Du solltest auch bedenken, wie sich Wachstumsphasen auf die Leistung auswirken werden. Wenn die Durchführung von Änderungen beispielsweise viele Ausfallzeiten erfordert, ist diese CMS-Lösung möglicherweise nicht die richtige für dich.
5. Teamarbeit
Große Unternehmen erfordern große Teams. Von den Entwicklern über die Vermarkter bis hin zu den Erstellern von Inhalten: du solltest dich für ein Enterprise-CMS entscheiden, bei dem alle mit anpacken können. Wähle ein System, das alle Abteilungen unterstützt, die Zugriff benötigen. Folgende Features sind hier von Vorteil:
- Visueller Echtzeit-Editor mit intuitiven Bearbeitungswerkzeugen
- Kommentarfunktion, damit alle auf dem gleichen Stand sind
- Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe und Genehmigungsprozesse
- Planungsfunktionen für eine vorhersehbare Ausgabe von Inhalten
- Automatisierung von Prozessen
Mit Blick auf das Pricing solltest du vorab überlegen, wie viel jede:r zusätzliche Benutzer:in dich langfristig kosten wird. Auf diese Weise kannst du unangenehme Überraschungen vermeiden, wenn dein Unternehmen expandiert.
6. Benutzerfreundlichkeit
Zum Schluss noch ein Wort zur Benutzerfreundlichkeit. Wie bereits erwähnt, haben Unternehmen oft große Teams. Jede Nutzerin und jeder Nutzer verfügt über spezielles technisches Fachwissen, gleichzeitig möchte sich niemand mit deinem System abmühen. Achte also bei der Auswahl eines CMS für dein Unternehmen auf die Benutzerfreundlichkeit. Es gibt ein paar wichtige Anzeichen, die auf eine einfache Benutzererfahrung hindeuten, wie beispielsweise:
- Optimierter Bearbeitungsprozess, bei dem deine Änderungen leicht zu erkennen sind
- Design, das es Vermarktern ermöglicht, Änderungen vorzunehmen, ohne Entwickler hinzuziehen zu müssen
- Wiederverwendbare Komponenten für eine schnellere und konsistentere Bearbeitung
- Gut organisiertes Asset-Management
- Automatische Speicherung zur Vermeidung von Datenverlusten
Du solltest auch darauf achten, wie gut der Kundensupport wirklich ist. Lange Wartezeiten zwischen den Anfragen und eine wenig hilfreiche Dokumentation mögen anfangs noch unwichtig erscheinen – doch spätestens, wenn du sie brauchst, sind sie ein großes Hindernis. Scheue dich daher nicht, dich vor deiner Entscheidung zu erkundigen, wie umfangreich die Support-Ressourcen sind.
Die Wahl des richtigen Unternehmens-CMS – wo anfangen?
In diesem kurzen Leitfaden wurden dir eine erste Übersicht und nützliche Tipps mit an die Hand gegeben, die du zur Bewertung eines Enterprise-CMS heranziehen kannst. Aber wie findest du überhaupt ein geeignetes CMS? Eine eigene Google-Recherche kann ein guter Anfang sein, wenn du die hier genannten Tipps dabei im Hinterkopf behältst. Denke nur stets daran, deine konkreten Bedürfnisse im Auge zu behalten. Zusätzliche Funktionen sind großartig, aber wenn ein System deine grundlegenden Anforderungen nicht erfüllt, sind diese Funktionen auf lange Sicht nur wenig wert.
Autor: Dominik Angerer, Co-Founder und CEO von Storyblok
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