Wegen Coronavirus von Null auf Remote Work in einer Woche: So geht’s!

Wie kann man seine Firma auf Remote Work und Home Office schnellst möglich umstellen

Aufgrund der Corona Situation sind viele Unternehmen gezwungen, eine Lösung dafür zu finden, wie sie möglichst rasch ihre Arbeitsweise auf „Remote Work“ umstellen.

In unserer Agentur arbeiten wir seit drei Jahren “Remote” – d.h. unabhängig vom Ort. Der ursprüngliche Grund dafür war einfach: Auf diese Art konnte ich mich beim Recruitment von Arbeitspartnern und Team-Mitgliedern ganz darauf konzentrieren, wer den besten Beitrag bringt und weniger darauf, wer hier in einem kleinen Ort südlich vor München verfügbar wäre. Inzwischen freuen sich auch die Kunden darüber, dass sie die Wahl haben, es bei einer rein digitalen Abstimmung zu belassen. In den letzten 3 Jahren haben wir selbst viel ausprobiert, vieles auch wieder verworfen.

Hier nun die Essenz unserer Erkenntnisse, damit Sie eine ggfs. durch die Coronavirus Situation notwendige Umstellung rasch hinbekommen.

Ok: Vielleicht oder wahrscheinlich sogar wird eine Woche nicht ganz ausreichen. Was wir versprechen können: Es wird sich auszahlen. Wenn Sie diese Art des Arbeitens in Ihrer Organisation erfolgreich einführen, wird Ihnen das deutlich mehr Handlungsspielraum und Produktivität zurückgeben – und das bis weit nach nach der Coronavirus Situation.

Schritt 1: Die richtigen Werkzeuge bereitstellen

Zum Remote Arbeiten braucht es die richtigen Werkzeuge. Auch wenn die Liste hier unten jetzt so aufgeräumt und logisch daher kommt… um dahin zu kommen haben wir Vieles ausprobiert und wieder verworfen. Gleichzeitig hier die gute Nachricht: In den letzten 3-5 Jahren hat sich das Angebot an Remote Work erleichternder Software dramatisch verbessert. Alle hier empfohlenen Tools sind wirklich sehr anwenderfreundlich aufgesetzt.

Das folgende Setup hier sollten Sie bei vorhandenen Laptops für alle Beteiligten und ein weniger Technik-Verständnis für ein Team von bis zu 12 Leuten innerhalb eines Tages aufgesetzt bekommen können.

Tipp: Bei mehr Teams / Menschen  ernennen Sie am besten einen Hauptbeauftragten , der die Software an sich für das Unternehmen anlegt und jeweils einen ‚Brückenkopf‘ im Team, der das eigene Team dort integriert.

Starten Sie damit, folgende Remote Work Tools aufzusetzen:

  • Basis zur Projektplanung und Management von Aufgaben im Team und mit Kunden ist ASANA. Alternativ (wenn Ihre Projekte nicht so komplex oder generell fluider sind) geht auch TRELLO sehr gut.
  • Für die tägliche Kommunikation ist Slack unentbehrlich. Hier werden rasch kurze, schnelle detaillierte Dinge in verschiedenen ‘Kanälen’ ausgetauscht. Screenshots erleichtern es, zu zeigen, worum es geht. Praktisch: Sowohl Asana als auch Trello können direkt mit Slack verknüpft werden – so sieht man in Slack direkt neue und erledigte Aufgaben.
  • Direkte Kommunikation ist nach wie vor sehr wichtig und mit ZOOM ist man auch endlich das unoptimale Gefummel mit Skype (mit Grauen denke ich an europaweitere Teamcalls so um das Jahr 2010 herum zurück “Moment, Marc ist wieder rausgefallen”.) Mit Zoom sieht man sich ‘wie normal’, kann den Bildschirm dabei teilen, sogar Whiteboard und Kommentarfunktionen nutzen. Zoom zu nutzen hat unseren Austausch im Team und mit unseren Kunden nochmal entscheidend verbessert.
  • Inhaltliche Arbeit funktioniert unserer Erfahrung nach am besten in Google Drive. Die Docs und Sheets sind mit ihren Überarbeitungs- und Kommentarfunktionen perfekt, um auch komplexe Dokumente im Team remote gut abzustimmen ohne wahnsinnig zu werden. Und selbst Menschen der älteren Arbeitsgeneration / wenig Digitalerfahrung kommen damit gut klar.
  • Häufig ist es hilfreich, zeigen zu können, wovon man redet. Ein kleines feines Tool macht es sehr angenehm, Screenshots zu ziehen und zu kommentieren: Lightshot.

Die meisten Tools wie Asana, GDocs, Slack funktionieren inzwischen auch in den Mobile Versionen ausgezeichnet, so dass auch unterwegs mal rasch reinschauen / was arretieren drin ist.

=> Damit müssten Sie zum Remote Arbeiten von Tech Seite her erstmal gut aufgestellt sein.

Schritt 2: So briefen Sie Ihr Team an Tag 1 auf Remote Work

Wenn Ihr Team vorher noch nie Remote gearbeitet hat, wird es sich natürlich erstmal umstellen müssen. Folgende Punkte würde ich einem solchen Team mit auf den Weg geben:

“Wir werden aufmerksamer und disziplinierter kommunizieren müssen”

Tatsächlich ist die größte Herausforderungen weniger die Nutzung der Tools, sondern das Level an Kommunikationsfähigkeiten, das es erfordert. Kommunikation, die remote UND asynchron (der andere liest / antwortet später) erfordert entweder hellseherische Fähigkeiten… 😉 oder sehr reflektiertes Kommunizieren.

Im Büro mag der schnell hingeworfene Satz ausreichen, weil der andere dann direkt nachfragt und die fehlenden Infos direkt bekommt. Dafür wird aber im Zweifel der andere auch in seiner Arbeit unterbrochen, was massiv auf Kosten der Produktivität geht.

Grobe Checkliste z.B. für eine Anfrage an einen Kollegen auf Slack:

  1. Kontext geben – worum geht es?
  2. Was will ich vom anderen – und warum?
  3. Was muss er wissen, damit er mir helfen kann?
  4. Wie dringend ist es? Wofür? Oder kann es warten? Bis wann?

“Wenn es komplizierter wird, sprecht direkt”

Grobe Grundregel: Je konkreter, simpler die zu klärenden Dinge sind, desto eher geht es auch einfach per Chat, je komplexer es wird, desto mehr braucht es den direkten Austausch. Man muss also schon immer wieder prüfen:

Was für eine Art von Kommunikation habe ich hier gerade vorliegen?

Hätten Sie sich im Büro zusammengesetzt? Dann macht es jetzt einfach auch – nur eben per Zoom.

Konflikte jeglicher Art gehören zu komplexer Kommunikation – findet hier möglichst rasch in den direkten Dialog per Zoom oder Telefon gehen und vermeidet so unnötige Nervenkriege.

Achtet darauf, wer Informationen braucht / etwas wissen muss

Wer muss vom Ergebnis Eures Meetings wissen? Informiert darüber per Slack oder in Asana / Trello wenn es nur um eine konkrete Aufgabe geht.

Unser Lohn: Mehr Fokus und Ruhe beim Arbeiten, deutlich höhere Produktivität


Ein Tipp noch zur Führung von Remote Teams:

Remote Work ist ungeheuer transparent: Jetzt zeigt sich, wer am Tag / über die Woche welche Ergebnisse beiträgt.

In der Führung muss man daher darauf achten, fair zu bleiben bzw. Einzuordnen zu helfen, wer sich in welcher Art von Arbeitsprozess befindet. Es kann z.B. im Arbeitsbereich Development recht undankbar werden, wenn man eben gerade 5 verschiedene Lösungsansätze durchgetestet, die alle noch nicht hinhauen. Das fühlt sich eh schon blöd an – im Remote Work wird jetzt noch offensichtlicher, dass man Ende der Woche kein konkretes Ergebnis in Händen hält. Hier hilft es enorm, wenn man a) signalisiert, dass man das einzuordnen weiß und b) dass man dabei unterstützt, den Arbeitsprozesse dennoch sicht- und abhakbar zu strukturieren ( “Test1: Durchgeführt /Failed/Learnings:.. etc.)

Schritt 3: So integrieren Sie in den nächsten Wochen den Mensch ins Remote Work

Remote und digital hin oder her: Wir Menschen bleiben Menschen, wir wollen mal an der Kaffeemaschine einen Schwatz halten und auch als Mensch gesehen und geschätzt werden.

Das haben wir bei uns inzwischen vor allem so gelöst:

3 einfache Maßnahmen, um mehr Menschlichkeit im Remote Work zu integieren

  • 1. Eine digitale Kaffeeküche – bei uns in Slack ein Channel mit dem Namen “The Kitchen”. Da sagen wir morgens hallo und teilen mal zwischendurch einen lustigen Link oder sowas.
  • 2. Über Geekbot haben wir uns  (verknüpft mit Slack) Status Updates eingerichtet, die uns gegenseitig nicht nur mit trockenen Infos versorgen, sondern auch mit Input zu Stimmungen und was uns sonst derzeit beschäftigt oder inspiriert.
  • 3. Der klassische alte Schwätzchen. Lassen Sie ein wenig Zeit und Raum dafür, holen Sie sich gemeinsam einen Kaffee. Keine Angst: Die Zeit holen Sie später locker wieder rein – sie tut später wieder der Produktivität und der Problemlösungsrate gut. Kann man wunderbar per Zoom machen.

Schritt 4: Sobald die Produktivität wieder gesichert ist, genauer anpassen

Jedes Unternehmen braucht natürlich etwas andere Tools und Kommunikationsstrukturen. Sobald Sie die notwendigsten Prozess auch in der Remote Version wieder am Laufen haben, halten Sie die Augen auf, experimentieren Sie, finden Sie Ihren ganz eigenen Weg.

So, wir hoffen, dass Sie damit selbst mit einem durch Coronavirus ungewollten Anlaß erstmal gut in Ihre neue Phase mit Remote Work gut starten können. Die vertiefenden Artikel der Kollegen (oben verlinkt sowie hier unten als Liste verfügbar) begleiten Sie mit weiteren Details.

Teilen Sie Ihre Erfahrungen und Fragen mit Remote Work aufgrund Coronovirus hier gern

Inhaberin der Digital Agentur OVERW8. Handwerk gelernt in Zusammenarbeit mit großen Marken, deren Marketing & Vertrieb. Seit 2005 Unternehmerin (Marketing-/Vertriebs-Beratung, digitale Medien). Trendthemen auch mal Jahre voraus (Yoga, Gender Pay Gap, Innovation, E-Books). Faible für coole Marketing & Sales Automation Tools - digitale Prozess-Optimierungsmöglichkeiten sieht sie als perfekte Ergänzung zu handwerklich gut umgesetzter Kreativität.

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