Grâce à Coronavirus, de zéro à Remote Work en une semaine : c’est comme ça que ça marche !
Comment pouvez-vous faire passer votre entreprise au travail à distance et au bureau à domicile le plus rapidement possible ?
Conseils et astuces pour introduire le travail à distance et le bureau à domicile pour une entreprise dans les plus brefs délais. Nous montrons quelles sont les étapes nécessaires.
En raison de la situation de corona, de nombreuses entreprises sont obligées de trouver une solution pour changer leurs méthodes de travail en « travail à distance » le plus rapidement possible.
Dans notre agence, nous travaillons « à distance » depuis trois ans – c’est-à-dire indépendamment du lieu. La raison initiale en était simple : de cette façon, lors du recrutement de partenaires et de membres de l’équipe, je pouvais me concentrer sur ceux qui apporteraient la meilleure contribution et moins sur ceux qui seraient disponibles dans une petite ville au sud de Munich. Les clients sont maintenant heureux d’avoir le choix de le laisser à un vote purement numérique. Au cours des trois dernières années, nous avons nous-mêmes fait de nombreux essais, mais nous avons aussi abandonné beaucoup de choses.
Voici l’essentiel de nos conclusions, afin que vous puissiez rapidement apporter les modifications nécessaires en raison de la situation des coronavirus.
Ok : Peut-être ou même probablement qu’une semaine ne sera pas suffisante. Ce que nous pouvons promettre : Cela sera payant. Si vous introduisez avec succès cette méthode de travail dans votre organisation, vous retrouverez une marge de manœuvre et une productivité bien plus importantes – et ce, jusqu’à bien après la situation du coronavirus.
Index
Étape 1 : Fournir les bons outils
Le travail à distance nécessite les bons outils. Même si la liste ci-dessous semble si ordonnée et logique maintenant… pour y arriver, nous avons essayé et jeté beaucoup de choses. En même temps, voici la bonne nouvelle : au cours des 3 à 5 dernières années, la gamme de logiciels facilitant le travail à distance s’est considérablement améliorée. Tous les outils recommandés ici sont vraiment très conviviaux.
La configuration suivante devrait pouvoir être mise en place avec les ordinateurs portables existants pour toutes les personnes concernées et une compréhension moins technique pour une équipe de 12 personnes maximum en une journée.
Conseil : s’il y a plus d’équipes/de personnes, il est préférable de nommer un représentant principal qui mettra en place le logiciel pour l’entreprise et une « tête de pont » dans l’équipe qui intégrera la propre équipe.
Commencez par mettre en place les outils de travail à distance suivants :
- La base de la planification du projet et de la gestion des tâches au sein de l’équipe et avec les clients est ASANA. Alternativement (si vos projets ne sont pas aussi complexes ou généralement plus fluides), vous pouvez également TRELLO très bien.
- Car la communication quotidienne est Slack indispensable. Ici, des choses courtes, rapides et détaillées sont rapidement échangées dans différents « canaux ». Les captures d’écran permettent de montrer plus facilement de quoi il s’agit. Pratique : Asana et Trello peuvent tous deux être directement liés à Slack – vous pouvez donc voir directement les nouvelles tâches et les tâches terminées dans Slack.
- La communication directe est toujours très importante et avec ZOOM vous êtes aussi enfin le bricolage non optimal avec Skype (avec horreur, je repense aux appels d’équipe à l’échelle européenne autour de 2010 « attends, Marc est encore tombé »). Avec le zoom, vous pouvez vous voir « comme d’habitude », vous pouvez partager l’écran, et même utiliser les fonctions de tableau blanc et de commentaires. L’utilisation de Zoom a amélioré nos échanges au sein de l’équipe et avec nos clients.
- Selon notre expérience, le travail sur le contenu fonctionne mieux dans Google Drive. Les documents et les fiches sont parfaits avec leurs fonctions de révision et de commentaire, de sorte que même les documents complexes peuvent être bien coordonnés à distance en équipe sans devenir fous. Et même les personnes de l’ancienne génération de travailleurs / peu d’expérience numérique s’entendent bien avec elle.
- Il est souvent utile de pouvoir montrer de quoi vous parlez. Un petit outil très fin permet de faire des captures d’écran et de les commenter : Lightshot.
La plupart des outils comme Asana, GDocs, Slack fonctionnent maintenant aussi très bien dans les versions mobiles, de sorte que vous pouvez rapidement regarder dedans et voir ce qu’il y a dedans.
=> Vous devez être bien préparé pour le travail à distance du point de vue technique.
Une liste avec d’autres outils de bureau à domicile : Plus De 88 Outils Pour L’entreprise, Le Bureau À Domicile Et Le Travail À Distance
Étape 2 : Pour informer votre équipe le premier jour sur le travail à distance
Bien entendu, si votre équipe n’a jamais travaillé à distance auparavant, elle devra s’adapter. Je voudrais donner les points suivants à une telle équipe :
« Nous devrons communiquer plus soigneusement et avec plus de discipline. »
En fait, le plus grand défi n’est pas tant l’utilisation des outils que le niveau de compétences en communication qu’elle requiert. La communication à distance ET asynchrone (l’autre lit / répond plus tard) nécessite soit des compétences de clairvoyance… ) ou une communication très réfléchie.
Au bureau, la phrase qui est rapidement jetée peut être suffisante, car l’autre personne demandera directement et obtiendra directement les informations manquantes. Mais en cas de doute, l’autre personne est interrompue dans son travail, ce qui se fait massivement au détriment de la productivité.
Liste de contrôle approximative, par exemple pour une enquête auprès d’un collègue sur Slack :
- Donner le contexte – de quoi s’agit-il ?
- Qu’est-ce que j’attends de l’autre – et pourquoi ?
- Que doit-il savoir pour pouvoir m’aider ?
- Quelle est l’urgence de la situation ? Pour quoi faire ? Ou cela peut-il attendre ? Jusqu’à quand ?
« Quand les choses se compliquent, parlez »
Règle de base approximative : plus les choses à clarifier sont concrètes et simples, plus il est facile de le faire par chat, plus cela devient complexe, plus il faut un échange direct. Il faut donc vérifier encore et encore :
Quel type de communication ai-je ici en ce moment ?
Vous seriez-vous rencontrés au bureau ? Alors, faites-le maintenant – en zoomant.
Les conflits de toute nature font partie d’une communication complexe – trouvez le dialogue direct le plus rapidement possible en zoomant ou par téléphone, ce qui permet d’éviter les guerres de nerfs inutiles.
Faire attention à qui a besoin d’informations / a besoin de savoir quelque chose
Qui a besoin de connaître le résultat de votre réunion ? Informez-vous auprès de Slack ou à Asana / Trello s’il ne s’agit que d’une tâche concrète.
Notre récompense : plus de concentration et de tranquillité d’esprit au travail, une productivité nettement plus élevée
Encore un conseil sur la conduite d’équipes à distance :
Le travail à distance est extrêmement transparent : vous pouvez désormais voir qui contribue à quoi, un jour / sur la semaine.
En matière de gestion, il faut donc veiller à rester juste et à aider à classer qui est dans quel type de processus de travail. Par exemple, il peut devenir assez ingrat au sein du département de développement si vous testez 5 approches différentes d’une solution, qui ne fonctionnent pas encore toutes. Cela semble déjà stupide – dans le cadre du travail à distance, il devient encore plus évident que vous n’aurez pas de résultat concret entre les mains à la fin de la semaine. Dans ce cas, il est très utile a) de signaler que vous savez comment le classer et b) de contribuer à structurer le processus de travail de manière visible et vérifiable (« Test1 : Réalisé /Echoué/Enseignement :… etc. »)
Étape 3 : Comment intégrer les personnes dans le travail à distance au cours des prochaines semaines
A distance et numérique ou pas : nous, les humains, restons humains, nous voulons discuter à la machine à café et être vus et appréciés en tant qu’êtres humains.
Entre-temps, nous avons résolu ce problème pour nous :
3 mesures simples pour intégrer plus d’humanité dans le travail à distance
- Un café-cuisine numérique – ici à Slack une chaîne appelée « The Kitchen ». Nous y disons bonjour le matin et partageons un lien amusant ou quelque chose entre les deux.
- Grâce à Geekbot, nous avons mis en place des mises à jour de statut (liées à Slack) qui se fournissent mutuellement non seulement des informations arides, mais aussi des informations sur les humeurs et sur ce qui nous occupe ou nous inspire actuellement.
- Le vieux bavardage classique. Laissez-lui un peu de temps et d’espace, prenez un café ensemble. Ne vous inquiétez pas : vous pourrez facilement rattraper le temps perdu par la suite – c’est bon pour la productivité et le taux de résolution des problèmes par la suite. Peut être fait à merveille via le zoom.
Étape 4 : Ajustement plus précis une fois la productivité rétablie
Bien sûr, chaque entreprise a besoin d’outils et de structures de communication légèrement différents. Dès que les processus les plus nécessaires fonctionnent à nouveau dans la version à distance, gardez les yeux ouverts, expérimentez, trouvez votre propre chemin.
Nous espérons donc que vous pourrez commencer votre nouvelle phase avec le travail à distance même en cas d’événement indésirable causé par un coronavirus. Les articles de fond des collègues (liés ci-dessus et disponibles ici-bas sous forme de liste) vous accompagneront avec plus de détails.
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