Por causa do Coronavirus do zero ao trabalho remoto numa semana: É assim que funciona!

Como pode mudar a sua empresa para trabalho remoto e escritório em casa o mais rapidamente possível?

Dicas e truques sobre como introduzir o trabalho remoto e o Home Office para uma empresa no mais curto espaço de tempo possível. Mostramos que passos são necessários.

Devido à situação corona, muitas empresas são forçadas a encontrar uma solução para mudar os seus métodos de trabalho para “trabalho à distância” o mais rapidamente possível.

Na nossa agência temos trabalhado “à distância” durante três anos – ou seja, independentemente da localização. A razão original era simples: Desta forma, ao recrutar parceiros e membros da equipa, podia concentrar-me em quem daria a melhor contribuição e menos em quem estaria disponível numa pequena cidade a sul de Munique. Os clientes estão agora felizes por terem a opção de o deixar numa votação puramente digital. Nos últimos 3 anos, nós próprios tentámos muito, mas também descartamos muitas coisas.

Aqui está a essência das nossas descobertas, para que possa fazer rapidamente quaisquer alterações necessárias devido à situação do coronavírus.

Ok: Talvez ou provavelmente até mesmo uma semana não será suficiente. O que podemos prometer: Vai dar frutos. Se introduzir com sucesso esta forma de trabalhar na sua organização, ela devolver-lhe-á muito mais espaço de manobra e produtividade – e isto continuará até muito depois da situação do coronavírus.

Passo 1: Fornecer as ferramentas certas

O trabalho à distância requer as ferramentas certas. Embora a lista abaixo pareça tão arrumada e lógica agora… para lá chegar já tentámos e descartamos muitas coisas. Ao mesmo tempo, aqui estão as boas notícias: nos últimos 3-5 anos, a gama de software de facilitação de trabalho à distância melhorou drasticamente. Todas as ferramentas aqui recomendadas são realmente muito fáceis de utilizar.

A seguinte configuração aqui deve poder ser estabelecida com computadores portáteis existentes para todos os envolvidos e uma compreensão menos técnica para uma equipa de até 12 pessoas no espaço de um dia.

Dica: Se houver mais equipas / pessoas, é melhor nomear um representante principal que criará o software para a empresa e uma “cabeça de ponte” na equipa que integrará a própria equipa.

Comece por configurar as seguintes ferramentas de trabalho à distância:

  • A base para o planeamento e gestão de tarefas em equipas e com clientes é a ASANA. Em alternativa (se os seus projectos não forem tão complexos ou geralmente mais fluidos) a TRELLO também funciona muito bem.
  • Pois a comunicação diária é Slack indispensável. Aqui, coisas curtas, rápidas e detalhadas são rapidamente trocadas em diferentes ‘canais’. As imagens de ecrã tornam mais fácil mostrar do que se trata. Prático: Tanto Asana como Trello podem ser directamente ligados a Slack – para que possa ver directamente tarefas novas e concluídas em Slack.
  • A comunicação directa continua a ser muito importante e com o ZOOM, finalmente, é o que não é óptimo a mexer com o Skype (com horror, penso que de volta a mais chamadas de equipa à escala europeia por volta de 2010 “Espera, Marc caiu de novo”). Com o Zoom pode ver-se a si próprio “como normal”, pode partilhar o ecrã, até usar o quadro branco e funções de comentário. A utilização do Zoom melhorou o nosso intercâmbio no seio da equipa e com os nossos clientes.
  • Na nossa experiência, o trabalho de conteúdo funciona melhor no Google Drive. Os Documentos e Folhas com as suas funções de revisão e comentários são perfeitos para coordenar remotamente até documentos complexos numa equipa, sem enlouquecer. E até as pessoas da geração de trabalho mais velha / pouca experiência digital se dão bem com ela.
  • É muitas vezes útil poder mostrar do que se está a falar. Uma pequena ferramenta fina torna muito agradável desenhar screenshots e comentar: Lightshot.

A maioria das ferramentas como Asana, GDocs, Slack estão agora também a funcionar muito bem nas versões móveis, para que se possa olhar rapidamente para dentro e ver o que está lá dentro.

=> Deve estar bem preparado para o trabalho à distância a partir do lado técnico.

Mais ferramentas estão disponíveis aqui: 88+ Ferramentas Para Empresas, Escritório Em Casa E Trabalho Remoto

Passo 2: Para informar a sua equipa no Dia 1 sobre Trabalho à Distância

Claro que, se a sua equipa nunca trabalhou à distância antes, terá de se adaptar. Eu daria os seguintes pontos a uma tal equipa:

“Vamos precisar de comunicar com mais cuidado e com mais disciplina”.

De facto, o maior desafio não é tanto a utilização das ferramentas mas o nível de capacidades de comunicação que requer. A comunicação que é remota E assíncrona (a outra lê / responde mais tarde) requer ou habilidades clarividentes… 😉 ou uma comunicação muito reflexiva.

No escritório, a frase que é rapidamente atirada ao chão pode ser suficiente, porque a outra pessoa vai pedir directamente e obter directamente a informação em falta. Mas em caso de dúvida a outra pessoa é interrompida no seu trabalho, o que é maciçamente à custa da produtividade.

Lista de verificação grosseira, por exemplo, para um inquérito a um colega em Slack:

  1. Dar contexto – de que se trata?
  2. O que é que eu quero do outro – e porquê?
  3. O que é que ele precisa de saber para que me possa ajudar?
  4. Quão urgente é isso? Para quê? Ou pode esperar? Até quando?

“Quando as coisas se complicarem, fale mais alto”

Regra básica grosseira: quanto mais concretas, mais simples são as coisas a esclarecer, mais fácil é fazê-lo por chat, quanto mais complexo se torna, mais precisa de troca directa. Por isso, tem de verificar repetidamente:

Que tipo de comunicação é que tenho aqui neste momento?

Ter-se-iam reunido no escritório? Então faça-o agora – apenas fazendo zoom in.

Conflitos de qualquer tipo fazem parte de uma comunicação complexa – encontrar o diálogo directo o mais rapidamente possível através do zoom ou do telefone, evitando assim guerras desnecessárias de nervos.

Preste atenção a quem precisa de informação / precisa de saber alguma coisa

Quem precisa de saber o resultado da sua reunião? Informar sobre isso por Slack ou em Asana / Trello se se tratar apenas de uma tarefa concreta.

A nossa recompensa: mais concentração e calma no trabalho, produtividade significativamente mais elevada


Mais uma dica sobre como liderar equipas remotas:

O trabalho à distância é tremendamente transparente: agora é possível ver quem contribui com que resultados num dia / durante a semana.

Na gestão, é necessário, portanto, assegurar-se de que se mantém justo e ajudar a classificar quem está em que tipo de processo de trabalho. Por exemplo, pode tornar-se bastante ingrato no departamento de desenvolvimento se estiver a testar 5 abordagens diferentes para uma solução, todas elas ainda não funcionam. Isto já parece estúpido – no Trabalho Remoto torna-se ainda mais óbvio que não terá um resultado concreto nas suas mãos até ao final da semana. Aqui ajuda enormemente se a) sinalizar que sabe como classificá-lo e b) ajudar a estruturar o processo de trabalho de uma forma visível e verificável (“Test1: Performed /Failed/Learnings:… etc.)

Passo 3: Como integrar as pessoas no trabalho remoto durante as próximas semanas

Remoto e digital ou não: Nós humanos permanecemos humanos, queremos ter uma conversa na máquina de café e ser vistos e apreciados como seres humanos.

Entretanto, resolvemos este problema para nós:

3 medidas simples para integrar mais humanidade no trabalho remoto

  1. Uma cozinha de café digital – aqui em Slack um canal chamado “The Kitchen”. Lá dizemos olá pela manhã e partilhamos uma ligação engraçada ou algo no meio.
  2. Através do Geekbot criámos actualizações de estado (ligadas à Slack) que nos fornecem não só informação seca, mas também informações sobre o estado de espírito e o que mais nos ocupa ou inspira actualmente.
  3. A velha tagarelice clássica. Deixar um pouco de tempo e espaço para isso, tomar um café juntos. Não se preocupe: mais tarde recuperará facilmente o seu tempo – é bom para a produtividade e para a taxa de resolução de problemas mais tarde. Pode ser feito maravilhosamente através de zoom.

Passo 4: Ajustar com maior precisão assim que a produtividade voltar a aumentar

Evidentemente, cada empresa necessita de ferramentas e estruturas de comunicação ligeiramente diferentes. Assim que tiver os processos mais necessários a decorrer novamente na versão remota, mantenha os olhos abertos, experimente, encontre o seu próprio caminho.

Assim, esperamos que consiga iniciar a sua nova fase com o trabalho remoto mesmo com uma ocasião indesejada causada pelo Coronavirus. Os artigos aprofundados dos nossos colegas (ligados acima e disponíveis aqui abaixo como uma lista) irão acompanhá-lo com mais detalhes.

Inhaberin der Digital Agentur OVERW8. Handwerk gelernt in Zusammenarbeit mit großen Marken, deren Marketing & Vertrieb. Seit 2005 Unternehmerin (Marketing-/Vertriebs-Beratung, digitale Medien). Trendthemen auch mal Jahre voraus (Yoga, Gender Pay Gap, Innovation, E-Books). Faible für coole Marketing & Sales Automation Tools - digitale Prozess-Optimierungsmöglichkeiten sieht sie als perfekte Ergänzung zu handwerklich gut umgesetzter Kreativität.

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