Vom Home-Office zum hybridem Arbeiten – Deine Checkliste für 2022

Wie stellt man die Produktivität von hybriden Teams sicher?

Mit diesen Fragen kannst du Home-Office bzw. mobiles Arbeiten mit Präsenzarbeit so kombinieren, dass produktives Arbeiten in einem dynamischen hybriden Team entsteht.

Anfang 2021 war Remote Work vor allem Home-Office. Inzwischen geht es eher darum, wie sich Home-Office bzw. mobiles Arbeiten mit Präsenzarbeit am besten kombiniert – also um hybrides Arbeiten

Entsprechend habe ich meine Checkliste von Anfang 2021 angepasst und aktualisiert, als Anregung für produktives und zufriedenstellendes hybrides Arbeiten.

Klare Strukturen für die Effizienz

Anfang 2021 ging es vor allem darum, den Zoo an Tools zu bändigen und Wildwuchs der vielen neuen Möglichkeiten zu verhindern. Die wichtigsten Fragen zu effizienten Strukturen für die Arbeit auf Entfernung waren:

  • Ist allen Beteiligten klar, welches Tool zu welchem Zweck benutzt wird und gibt es für jeden Zweck immer nur eines?
  • Gibt es Tools für die gleichzeitige gemeinsame Bearbeitung von Informationen (z. B. Whiteboards, Fernzugriff auf Bildschirme, Dokument-Bearbeitung mit Versionierung)?
  • Ist die Ablagestruktur (z. B. Team- oder Projekt-Kanäle) verständlich, sind die Ablagen durchsuchbar und haben alle den Zugriff, den sie benötigen?
  • Werden die geteilten Informationen auf sicheren Servern gehalten?
  • Wird Duplizierung von Informationen vermieden?
  • Wird zwischen temporären und bleibenden Informationen (z. B. Chats vs. Dokumentation) unterschieden und werden die temporäre auch zeitnah wieder gelöscht?
  • Ist allen klar, welche Informationen aktiv an Beteiligte weitergegeben müssen (z. B. über Benachrichtigungen) und welcher Personenkreis betroffen ist?

Wenn jetzt die Arbeitsorte wechseln, ist es besonders wichtig, dass Informationen, Materialien und Ergebnisse aktuell und von überall her zugänglich sind. Damit jetzt keine „informative Zweiklassengesellschaft“ entsteht, gilt zusätzlich::

  • Gibt es klare, auch für andere Teams/Bereiche leicht einsehbare Informationen, wer gerade wie und wo erreichbar ist?
  • Wird für denselben Zweck überall dasselbe Tool benutzt, also sowohl in Präsenz als auch entfernt?
  • Können alle Beteiligten diese Tools souverän nutzen?
  • Können die Personen im Büro immer noch gleichzeitig und gemeinsam mit entfernt Arbeitenden z.B. auf Whiteboards bearbeiten?
  • Wird Duplizierung von Informationen vermieden? Gibt es einen „Ort der Wahrheit“, der auf jeden Fall aktuell ist?

(Digitale) Kommunikation reibungsloser gestalten

Für remote Work zielten die Fragen in diesem Abschnitt darauf, dass kein Mehraufwand durch Wartezeiten und Missverständnisse entsteht:

  • Wie sind Personen einfach ad-hoc erreichbar für kurze Fragen mit schneller Antwort, und wie ist die Verfügbarkeit für solche Anfragen eindeutig erkennbar?
  • Ist allen Beteiligten klar, auf welche Wartezeiten sie sich bei welchem Kommunikationsmittel einstellen müssen?
  • Mit welchem Kommunikationsmittel wird welcher Verteiler erreicht? Ist eine aktive Kommunikation („push“) erforderlich, oder kann die Information für spätere Abholung („pull“) hinterlegt werden?
  • Wenn Abstimmungen länger als in Präsenz dauern: Sind die Wartezeiten und Missverständnisse vermeidbar, wenn sich die Beteiligten in Videokonferenzen treffen?
  • Werden in Videokonferenzen die üblichen Meeting-Regeln angewendet (Agenda, nur notwendige Personen, Moderation und Redezeit-Begrenzung, Themenspeicher etc.)? Werden große Videokonferenzen in kleinere Arbeitsgruppen aufgeteilt (z. B. nicht mehr Teilnehmer als auf einem Bildschirm angezeigt werden können)?

Die Kommunikation im persönlichen, realen Zusammentreffen fällt den meisten Menschen leichter. Vor Ort nutzen wir gern Flurfunk, über den Tisch rufen oder mal kurz vorbeischauen. Damit auch im Hybriden Teilhabe am Gruppengeschehen möglich, helfen diese Fragen:

  • Wie signalisieren Personen vor Ort, wenn sie ad-hoc für kurze Fragen erreichbar sind? Wie ist das für Team-Mitglieder, die nicht vor Ort sind, erkennbar? Und umgekehrt?
  • Gibt es regelmäßige Austauschformate, in denen alle Team-Mitglieder unabhängig vom aktuellen Arbeitsort teilnehmen?
  • Passen die Vereinbarungen über aktive („push“) oder passive (für spätere Abholung hinterlegte, „pull“) Kommunikation auch vor Ort?
  • Sind alle mit den Wartezeiten bei entfernt stattfindenden Arbeiten einverstanden? Widerstehen alle dem Reflex, vor Ort Umgehungen durch „Mal-Schnell-Selbst-Machen“ zu schaffen?
  • Wird vor jedem Präsenz-Meeting – auch ad-hoc-Treffen – gefragt, wer von den entfernt arbeitenden Team-Mitgliedern dabei sein muss?
  • Sind bei hybriden Meetings alle Teilnehmenden für alle gut zu erkennen und zu verstehen? Wird auf gleichwertige Kommunikationsmittel geachtet, z.B. wenn nicht-öffentliche Anmerkungen vor Ort ausgetauscht werden können, können entfernte Teilnehmende private Chats nutzen?

Eingespielte integrierte Geschäftsprozesse beibehalten

Anfang 2021 ging es hier vor allem darum, Geschäftsprozesse ohne Prozessbrüche zu schaffen. Um ungeeigneten Prozessen auf die Spur zu kommen, sind dies die wichtigsten Fragen:

  • Wurden Abläufe 1 : 1 von Präsenz-Arbeit in Remote Work übertragen? Kann das Ziel der Abläufe jetzt nicht einfacher erreicht werden (z. B. durch Zusammenfassung oder Weglassen von Schritten)?
  • Wozu dienen die Abläufe, in denen zwischen Papier und digitalen Medien gewechselt werden muss? Was davon ist im Digitalen für diese Abläufe nicht mehr nötig (z. B. Rechnungen auszudrucken, wenn Email-Versand erfolgen kann)?
  • Werden einfache Möglichkeiten digitaler Workflows wie Kanban- oder Aufgabenboards genutzt?
  • Ergeben sich vermehrt Wartezeiten oder Fehler-Situationen, weil die Person, in deren Kopf das Wissen vorhanden ist, nicht ad-hoc erreichbar ist? Wozu wird dieses Wissen in der Regel benötigt und wie kann es verteilt werden (z. B. als Wiki)?

Die verbesserten Abläufe ohne hinderliche Medienbrüche (Rückgriff auf Papier) und Informationslücken (telefonische Bestellung fehlt im System) und das implizites Wissen allen zugänglich zu machen, behalten auch im Hybriden Sinn. Umso wichtiger, dass es keine Rückfälle oder neuen Hindernisse gibt:

  • Wurde in einer Retrospektive gemeinsam entschieden, welche Abläufe und Neuerungen beibehalten werden sollen?
  • Wo wurde in alte Abläufe zurückgefallen und warum?
  • Was haben andere Teams an Erfahrungen zu bieten, kann davon etwas übernommen werden?

Neues Potenzial entdecken

Remote Work kann als Türöffner für die Integration von Just-in-Time-Expertise in die Teams dienen. Dazu hatte ich u.a. diese Tipps:

  • Gibt es im Remote Work Alternativen für Flurfunk und Teeküchen-Gespräche, z. B. persönliche Chats außerhalb der Team-Grenzen (z.B. Donut-Meetings, Mystery Coffee o.ä.)? Sind Video-Treffen mit offener Teilnehmenden-Gruppe (z. B. gemeinsame Sport-Einheiten, Meetups mit Impuls-Vorträgen zu ganz anderen Themen etc.)?
  • Werden die Teams darin unterstützt, selbst solche informellen virtuellen Treffen zu gestalten?
  • Werden Team-Feedback-Runden und Retrospektiven auch im Remote Work regelmäßig beibehalten?
  • Unterstützen Moderatoren bei Konfliktlösungen per Video?
  • Wie kann auch auf Entfernung ein offener Umgang mit Fehlern oder Misserfolgen gefördert werden (z.B. Vorhaben und ihre (Zwischen-)Ergebnisse breiter bekannt machen, Events mit Erfahrungsberichten gestalten)?

Aus den Erfahrungen mit den neuen Tools, der Zusammenarbeit über Entfernung und dem Ausprobieren von mehr Flexibilität kann noch mehr entstehen, hier ein paar Anregungen:

  • Was lässt sich aus dem Remote Work für die Präsenzarbeit lernen? Wie steht es z. B. um ein Aufgabenboard für alle?
  • Wo können Abläufe durch die teilweise Anwesenheit jetzt noch besser werden (z.B. ein Mentoring für neue Kolleg:innen einführen)?
  • Ist Zeit dadurch freigeworden, dass veraltete Abläufe digitalisiert wurden? Wie könnte das vor Ort neu genutzt werden?
  • Was hat das Team besonders vermisst, wofür soll die Zeit im Büro jetzt insbesondere genutzt werden?
  • Welche zusätzlichen Möglichkeiten bietet die Anwesenheit vor Ort (z,B. sich stärker mit Kolleg:innen aus den anderen Bereichen zu vernetzen, die auch nur zum Teil vor Ort sind)?
  • Wo können eingeführte Neuerungen weiter ausgebaut werden (z. B. das Wiki vom Nachschlagewerk zu einem Wissensmanagement erweitern)?
  • Wie kann die Aufmerksamkeit für digitalisierbare (z.B. Papier-gebundene) Abläufe erhalten bleiben?
  • Werden virtuelle Meetups mit externen oder internen Fachleuten auf Präsenzveranstaltungen ausgeweitet?

Fazit: Positive Energie weiter nutzen

Hybrides Arbeiten ist im Grunde nichts Neues. Außendienstler, internationale Projekt-Teams oder externe Mitarbeitende und ihre Führungskräfte kennen diese Art zu arbeiten seit langem.

Es gibt also reichhaltige Erfahrungen und im Zweifel auch Tipps, was hilfreich sein könnte. Jedenfalls gibt es keinen Grund, in Kontroll- und Überwachungsreflexe, ständige Erreichbarkeits-Ansprüche („sie sitzt doch da, dann kann ich sie ja auch fragen“) oder unproduktive manuelle Prozesse zurückzufallen.

Die Rückkehr auf bekanntes Präsenz-Terrain in Kombination mit der Erfahrung, diese Veränderungen gestemmt zu haben, kann viel mehr Energie freisetzen. Auf geht’s, die neue Zukunft professioneller und zufriedenstellender Zusammenarbeit will gestaltet werden!

Corinna Hischke ist Diplom-Informatikerin mit ungewöhnlich vielseitigem Background. Als Expertin für Team-Prozesse kombiniert sie People-Skills mit Organisation auf digitalem Insider-Niveau. Über Workshops, Coaching und Beratung liefert sie inspirierende Impulse und praxisnahes Know-How für Führungskräfte, immer mit dem Fokus auf Umsetzbarkeit im jeweiligen Umfeld.

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