Из-за Коронавируса от нуля до Удаленной работы за одну неделю: вот как это работает!

Как можно быстрее переключить компанию на удаленную работу и домашний офис?

Советы и хитрости о том, как в кратчайшие сроки внедрить Удаленную работу и Домашний Офис для компании. Мы покажем, какие шаги необходимы.

Из-за ситуации с короной многие компании вынуждены искать решение, как можно быстрее изменить методы работы на «удаленную работу».

В нашем агентстве мы работаем «дистанционно» в течение трех лет — т.е. независимо от местоположения. Изначально причина была проста: таким образом, при наборе партнеров и членов команды я мог сконцентрироваться на том, кто внесет лучший вклад, а кто меньше — на том, кто будет доступен в небольшом городке к югу от Мюнхена. Клиенты теперь счастливы, что у них есть выбор оставить его на чисто цифровое голосование. За последние 3 года мы сами много перепробовали, но и многое отбросили.

Вот в чем суть наших находок, чтобы вы могли быстро внести любые необходимые изменения в связи с ситуацией с коронавирусом.

Хорошо: Может быть, а может быть, и одной недели будет недостаточно. То, что мы можем обещать: Это окупится. Если вы успешно внедрите этот способ работы в вашей организации, это вернет вам гораздо больше пространства для маневра и продуктивности — и это будет продолжаться до тех пор, пока ситуация с коронавирусом не разрешится.

Шаг 1: Предоставьте подходящие инструменты

Удаленная работа требует правильных инструментов. Несмотря на то, что приведенный ниже список кажется сейчас таким аккуратным и логичным… чтобы попасть туда, мы попытались от многих вещей избавиться. В то же время есть и хорошая новость: за последние 3-5 лет спектр программного обеспечения для облегчения удаленной работы значительно расширился. Все рекомендуемые здесь инструменты действительно очень удобны для пользователя.

Следующая настройка здесь должна быть в состоянии быть установлена с существующими ноутбуками для всех участвующих и менее технические знания для команды до 12 человек в течение одного дня.

Совет: Если есть больше команд / людей, лучше всего назначить основного представителя, который будет устанавливать программное обеспечение для компании и «плацдарм» в команде, которая будет интегрировать собственную команду.

Начните с настройки следующих Remote Work Tools (Удаленные рабочие инструменты):

  • Основой для планирования проектов и управления задачами в команде и с клиентами является ASANA. В качестве альтернативы (если ваши проекты не такие сложные или в целом более гибкие) TRELLO также работает очень хорошо.
  • SLACK незаменим для ежедневного общения. Здесь, короткие, быстрые и детальные вещи быстро обмениваются в различных «каналах». Скриншоты позволяют легче показать, о чем идет речь. Практично: Как Асана, так и Трелло могут быть напрямую связаны с Slack — так что вы можете видеть новые и завершенные задачи в Slack непосредственно.
  • Прямое общение все еще очень важно, и с ZOOM вы, наконец, неоптимально возитесь со Skype (с ужасом вспоминаю более европейские командные игры 2010 года «Подождите, Марк снова выпал»). С помощью Zoom вы можете увидеть себя «как обычно», вы можете поделиться экраном, даже использовать функции белой доски и комментариев. Использование Zoom улучшило наш обмен внутри команды и с нашими клиентами.
  • По нашему опыту, работа с контентом лучше всего работает в Google Drive. Документы и листы с их функциями редактирования и комментирования идеально подходят для удаленной координации даже сложных документов в команде, не сходя с ума. И даже люди старшего поколения/небольшой цифровой опыт хорошо с этим справляются.
  • Часто бывает полезно иметь возможность показать, о чем вы говорите. Небольшой тонкий инструмент делает очень приятным рисование скриншотов и комментирование их:Lightshot.

Большинство инструментов, таких как Asana, GDocs, Slack, сейчас также очень хорошо работают в мобильных версиях, так что вы можете быстро заглянуть внутрь и посмотреть, что там.

=> Вы должны быть хорошо подготовлены к удаленной работе с технической стороны.

Вот еще инструменты: 88+ Инструментов Для Предприятий, Домашнего Офиса И Удаленной Работы

Шаг 2: Чтобы проинформировать вашу команду на 1-й день о дистанционной работе.

Конечно, если ваша команда никогда раньше не работала удаленно, то ей нужно будет приспособиться. Я бы дал такой команде следующие очки:

«Нам придётся общаться более тщательно и дисциплинированно.»

На самом деле, самая большая проблема заключается не столько в использовании инструментов, сколько в требуемом для этого уровне навыков общения. Коммуникация, которая является удаленной И асинхронной (другой читает / отвечает позже) требует либо ясновидящих навыков…. 😉 или очень рефлексивная коммуникация.

В офисе быстро сбрасываемого предложения может быть достаточно, потому что другой человек спросит напрямую и получит недостающую информацию. Но в случае сомнения другой человек прерывается в своей работе, что массово происходит за счет производительности труда.

Тяжелый контрольный список, например, для опроса коллеги по Слэку:

  1. Дать контекст — о чем он?
  2. Чего я хочу от другого — и почему?
  3. Что ему нужно знать, чтобы помочь мне?
  4. Насколько это срочно? За что? Или это может подождать? До каких пор?

«Когда все усложняется, говори»

Грубое основное правило: чем конкретнее, проще вещи, которые необходимо прояснить, тем легче это сделать в чате, тем сложнее это становится, тем больше он нуждается в прямом обмене. Так что тебе нужно проверять снова и снова:

Какое у меня сейчас общение?

Вы бы сидели вместе в офисе? Тогда просто сделай это сейчас — просто увеличив масштаб.

Конфликты любого рода являются частью сложного общения — найдите здесь прямое общение как можно быстрее, увеличив масштаб или позвонив по телефону, избегая тем самым ненужных нервных войн.

Обратите внимание на то, кому нужна информация/требуется что-то знать.

Кто должен знать результаты вашей встречи? Информируйте об этом по Slack или в Asana / Trello, если речь идет только о конкретной задаче.

Наше вознаграждение: Больше концентрации и спокойствия на работе, значительно более высокая производительность.


Еще один совет насчет руководства удаленными командами:

Удаленная работа чрезвычайно прозрачна: теперь вы можете видеть, кто вносит свой вклад в достижение каких результатов в день / в течение недели.

Поэтому в руководстве необходимо следить за тем, чтобы быть справедливым и помогать классифицировать, кто в каком рабочем процессе находится. Например, в отделе разработки может стать весьма неблагодарным, если вы тестируете 5 различных подходов к решению, все из которых пока не получаются. Это уже кажется глупым — в Remote Work становится еще более очевидным, что к концу недели у вас не будет конкретного результата в руках. Здесь это очень помогает, если вы a) сигнализируете, что знаете, как его классифицировать, и b) помогаете структурировать рабочий процесс видимым и проверяемым образом («Тест1: Выполнено /Ошибка/Обучение:… и т.д.»).

Шаг 3: Как интегрировать людей в удаленную работу в течение следующих нескольких недель

Удаленное и цифровое или нет: Мы, люди, остаемся людьми, мы хотим общаться в чате у кофеварки, чтобы нас видели и ценили как людей.

За это время мы решили эту проблему за нас:

3 простые меры по интеграции большего числа людей в дистанционную работу

  1. Цифровая кофейная кухня — здесь, в Слаке, канал под названием «Кухня». Там мы здороваемся утром и делимся забавной связью или чем-то средним.
  2. С помощью Geekbot мы установили обновления статуса (ссылка на Slack), которые предоставляют друг другу не только сухую информацию, но и информацию о настроении, а также о том, что еще нас в настоящее время занимает или вдохновляет.
  3. Классическая старая болтовня. Оставьте немного времени и места, выпейте кофе вместе. Не волнуйтесь: Вы легко наверстаете время позже — это хорошо для производительности и скорости решения проблем позже. Это можно прекрасно сделать с помощью зума.

Шаг 4: Отрегулируйте более точно, как только производительность будет восстановлена.

Конечно, каждая компания нуждается в немного разных инструментах и коммуникационных структурах. Как только у вас снова запустятся самые необходимые процессы в удаленной версии, держите глаза открытыми, экспериментируйте, находите свой собственный путь.

Итак, мы надеемся, что вы сможете начать новую фазу с удаленной работы даже при нежелательных обстоятельствах, вызванных вирусом Coronavirus. Углубленные статьи наших коллег (ссылки на которые приведены выше и доступны ниже в виде списка) будут сопровождать Вас более подробной информацией.

Поделитесь опытом и вопросами об удаленной работе благодаря Короновирусу здесь

Inhaberin der Digital Agentur OVERW8. Handwerk gelernt in Zusammenarbeit mit großen Marken, deren Marketing & Vertrieb. Seit 2005 Unternehmerin (Marketing-/Vertriebs-Beratung, digitale Medien). Trendthemen auch mal Jahre voraus (Yoga, Gender Pay Gap, Innovation, E-Books). Faible für coole Marketing & Sales Automation Tools - digitale Prozess-Optimierungsmöglichkeiten sieht sie als perfekte Ergänzung zu handwerklich gut umgesetzter Kreativität.

Комментарии закрыты.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More