Из-за Коронавируса от нуля до Удаленной работы за одну неделю: вот как это работает!
Как можно быстрее переключить компанию на удаленную работу и домашний офис?
Советы и хитрости о том, как в кратчайшие сроки внедрить Удаленную работу и Домашний Офис для компании. Мы покажем, какие шаги необходимы.
Из-за ситуации с короной многие компании вынуждены искать решение, как можно быстрее изменить методы работы на «удаленную работу».
В нашем агентстве мы работаем «дистанционно» в течение трех лет — т.е. независимо от местоположения. Изначально причина была проста: таким образом, при наборе партнеров и членов команды я мог сконцентрироваться на том, кто внесет лучший вклад, а кто меньше — на том, кто будет доступен в небольшом городке к югу от Мюнхена. Клиенты теперь счастливы, что у них есть выбор оставить его на чисто цифровое голосование. За последние 3 года мы сами много перепробовали, но и многое отбросили.
Вот в чем суть наших находок, чтобы вы могли быстро внести любые необходимые изменения в связи с ситуацией с коронавирусом.
Хорошо: Может быть, а может быть, и одной недели будет недостаточно. То, что мы можем обещать: Это окупится. Если вы успешно внедрите этот способ работы в вашей организации, это вернет вам гораздо больше пространства для маневра и продуктивности — и это будет продолжаться до тех пор, пока ситуация с коронавирусом не разрешится.
Index
Шаг 1: Предоставьте подходящие инструменты
Удаленная работа требует правильных инструментов. Несмотря на то, что приведенный ниже список кажется сейчас таким аккуратным и логичным… чтобы попасть туда, мы попытались от многих вещей избавиться. В то же время есть и хорошая новость: за последние 3-5 лет спектр программного обеспечения для облегчения удаленной работы значительно расширился. Все рекомендуемые здесь инструменты действительно очень удобны для пользователя.
Следующая настройка здесь должна быть в состоянии быть установлена с существующими ноутбуками для всех участвующих и менее технические знания для команды до 12 человек в течение одного дня.
Совет: Если есть больше команд / людей, лучше всего назначить основного представителя, который будет устанавливать программное обеспечение для компании и «плацдарм» в команде, которая будет интегрировать собственную команду.
Начните с настройки следующих Remote Work Tools (Удаленные рабочие инструменты):
- Основой для планирования проектов и управления задачами в команде и с клиентами является ASANA. В качестве альтернативы (если ваши проекты не такие сложные или в целом более гибкие) TRELLO также работает очень хорошо.
- SLACK незаменим для ежедневного общения. Здесь, короткие, быстрые и детальные вещи быстро обмениваются в различных «каналах». Скриншоты позволяют легче показать, о чем идет речь. Практично: Как Асана, так и Трелло могут быть напрямую связаны с Slack — так что вы можете видеть новые и завершенные задачи в Slack непосредственно.
- Прямое общение все еще очень важно, и с ZOOM вы, наконец, неоптимально возитесь со Skype (с ужасом вспоминаю более европейские командные игры 2010 года «Подождите, Марк снова выпал»). С помощью Zoom вы можете увидеть себя «как обычно», вы можете поделиться экраном, даже использовать функции белой доски и комментариев. Использование Zoom улучшило наш обмен внутри команды и с нашими клиентами.
- По нашему опыту, работа с контентом лучше всего работает в Google Drive. Документы и листы с их функциями редактирования и комментирования идеально подходят для удаленной координации даже сложных документов в команде, не сходя с ума. И даже люди старшего поколения/небольшой цифровой опыт хорошо с этим справляются.
- Часто бывает полезно иметь возможность показать, о чем вы говорите. Небольшой тонкий инструмент делает очень приятным рисование скриншотов и комментирование их:Lightshot.
Большинство инструментов, таких как Asana, GDocs, Slack, сейчас также очень хорошо работают в мобильных версиях, так что вы можете быстро заглянуть внутрь и посмотреть, что там.
=> Вы должны быть хорошо подготовлены к удаленной работе с технической стороны.
Вот еще инструменты: 88+ Инструментов Для Предприятий, Домашнего Офиса И Удаленной Работы
Шаг 2: Чтобы проинформировать вашу команду на 1-й день о дистанционной работе.
Конечно, если ваша команда никогда раньше не работала удаленно, то ей нужно будет приспособиться. Я бы дал такой команде следующие очки:
«Нам придётся общаться более тщательно и дисциплинированно.»
На самом деле, самая большая проблема заключается не столько в использовании инструментов, сколько в требуемом для этого уровне навыков общения. Коммуникация, которая является удаленной И асинхронной (другой читает / отвечает позже) требует либо ясновидящих навыков…. 😉 или очень рефлексивная коммуникация.
В офисе быстро сбрасываемого предложения может быть достаточно, потому что другой человек спросит напрямую и получит недостающую информацию. Но в случае сомнения другой человек прерывается в своей работе, что массово происходит за счет производительности труда.
Тяжелый контрольный список, например, для опроса коллеги по Слэку:
- Дать контекст — о чем он?
- Чего я хочу от другого — и почему?
- Что ему нужно знать, чтобы помочь мне?
- Насколько это срочно? За что? Или это может подождать? До каких пор?
«Когда все усложняется, говори»
Грубое основное правило: чем конкретнее, проще вещи, которые необходимо прояснить, тем легче это сделать в чате, тем сложнее это становится, тем больше он нуждается в прямом обмене. Так что тебе нужно проверять снова и снова:
Какое у меня сейчас общение?
Вы бы сидели вместе в офисе? Тогда просто сделай это сейчас — просто увеличив масштаб.
Конфликты любого рода являются частью сложного общения — найдите здесь прямое общение как можно быстрее, увеличив масштаб или позвонив по телефону, избегая тем самым ненужных нервных войн.
Обратите внимание на то, кому нужна информация/требуется что-то знать.
Кто должен знать результаты вашей встречи? Информируйте об этом по Slack или в Asana / Trello, если речь идет только о конкретной задаче.
Наше вознаграждение: Больше концентрации и спокойствия на работе, значительно более высокая производительность.
Еще один совет насчет руководства удаленными командами:
Удаленная работа чрезвычайно прозрачна: теперь вы можете видеть, кто вносит свой вклад в достижение каких результатов в день / в течение недели.
Поэтому в руководстве необходимо следить за тем, чтобы быть справедливым и помогать классифицировать, кто в каком рабочем процессе находится. Например, в отделе разработки может стать весьма неблагодарным, если вы тестируете 5 различных подходов к решению, все из которых пока не получаются. Это уже кажется глупым — в Remote Work становится еще более очевидным, что к концу недели у вас не будет конкретного результата в руках. Здесь это очень помогает, если вы a) сигнализируете, что знаете, как его классифицировать, и b) помогаете структурировать рабочий процесс видимым и проверяемым образом («Тест1: Выполнено /Ошибка/Обучение:… и т.д.»).
Шаг 3: Как интегрировать людей в удаленную работу в течение следующих нескольких недель
Удаленное и цифровое или нет: Мы, люди, остаемся людьми, мы хотим общаться в чате у кофеварки, чтобы нас видели и ценили как людей.
За это время мы решили эту проблему за нас:
3 простые меры по интеграции большего числа людей в дистанционную работу
- Цифровая кофейная кухня — здесь, в Слаке, канал под названием «Кухня». Там мы здороваемся утром и делимся забавной связью или чем-то средним.
- С помощью Geekbot мы установили обновления статуса (ссылка на Slack), которые предоставляют друг другу не только сухую информацию, но и информацию о настроении, а также о том, что еще нас в настоящее время занимает или вдохновляет.
- Классическая старая болтовня. Оставьте немного времени и места, выпейте кофе вместе. Не волнуйтесь: Вы легко наверстаете время позже — это хорошо для производительности и скорости решения проблем позже. Это можно прекрасно сделать с помощью зума.
Шаг 4: Отрегулируйте более точно, как только производительность будет восстановлена.
Конечно, каждая компания нуждается в немного разных инструментах и коммуникационных структурах. Как только у вас снова запустятся самые необходимые процессы в удаленной версии, держите глаза открытыми, экспериментируйте, находите свой собственный путь.
Итак, мы надеемся, что вы сможете начать новую фазу с удаленной работы даже при нежелательных обстоятельствах, вызванных вирусом Coronavirus. Углубленные статьи наших коллег (ссылки на которые приведены выше и доступны ниже в виде списка) будут сопровождать Вас более подробной информацией.
Поделитесь опытом и вопросами об удаленной работе благодаря Короновирусу здесь
Комментарии закрыты.