Debido a Coronavirus de cero a Trabajo Remoto en una semana: ¡Así es como funciona!

¿Cómo puede cambiar su empresa a un trabajo a distancia y a la oficina en casa lo más rápido posible?

Consejos y trucos sobre cómo introducir el trabajo a distancia y el Home Office para una empresa en el menor tiempo posible. Mostramos qué pasos son necesarios.

Debido a la situación de la corona, muchas empresas se ven obligadas a encontrar una solución para cambiar sus métodos de trabajo a «trabajo a distancia» lo más rápidamente posible.

En nuestra agencia hemos estado trabajando «a distancia» durante tres años, es decir, independientemente de la ubicación. La razón original de esto era simple: De esta manera, al reclutar socios y miembros del equipo, podía concentrarme en quién haría la mejor contribución y menos en quién estaría disponible en una pequeña ciudad al sur de Munich. Los clientes ahora están felices de tener la opción de dejarlo en una votación puramente digital. En los últimos 3 años hemos probado muchas cosas nosotros mismos, pero también hemos descartado muchas cosas.

Aquí está la esencia de nuestros hallazgos, para que puedan hacer rápidamente cualquier cambio necesario debido a la situación del coronavirus.

Ok: Tal vez o probablemente incluso una semana no sea suficiente. Lo que podemos prometer: Se pagará. Si introduce con éxito esta forma de trabajo en su organización, le devolverá mucho más espacio de maniobra y productividad, y esto continuará mucho después de la situación del coronavirus.

Paso 1: Proporcionar las herramientas adecuadas

El trabajo a distancia requiere las herramientas adecuadas. Aunque la lista que sigue parece tan ordenada y lógica ahora… para llegar a ella hemos intentado y descartado muchas cosas. Al mismo tiempo aquí está la buena noticia: En los últimos 3-5 años el rango de trabajo a distancia facilitando el software ha mejorado dramáticamente. Todas las herramientas recomendadas aquí son realmente muy fáciles de usar.

La siguiente configuración aquí debería ser capaz de ser configurada con los portátiles existentes para todos los involucrados y una comprensión menos técnica para un equipo de hasta 12 personas en un día.

Consejo: Si tienes más equipos / personas, es mejor nombrar a un representante principal que establezca el software para la empresa y una «cabeza de puente» en el equipo que integre tu equipo.

Comience configurando las siguientes herramientas de trabajo a distancia:

  • La base para la planificación de proyectos y la gestión de tareas en equipo y con los clientes es ASANA. Alternativamente (si sus proyectos no son tan complejos o generalmente más fluidos) TRELLO también funciona muy bien.
  • SLACK es indispensable para la comunicación diaria. Aquí, las cosas cortas, rápidas y detalladas se intercambian rápidamente en diferentes «canales». Las capturas de pantalla hacen más fácil mostrar de qué se trata. Práctico: Tanto Asana como Trello pueden ser vinculados directamente a Slack, así que puedes ver las tareas nuevas y completadas en Slack directamente.
  • La comunicación directa sigue siendo muy importante y con ZOOM por fin eres el inoportuno jugueteando con Skype (con horror pienso en más llamadas de equipo a nivel europeo alrededor de 2010 «Espera, Marc se cayó otra vez»). Con el Zoom puedes verte «normal», puedes compartir la pantalla, incluso usar la pizarra y las funciones de comentario. El uso del Zoom ha mejorado nuestro intercambio dentro del equipo y con nuestros clientes.
  • Según nuestra experiencia, el trabajo con el contenido funciona mejor en Google Drive. Los documentos y hojas con sus funciones de revisión y comentario son perfectos para coordinar remotamente incluso documentos complejos en un equipo sin volverse loco. E incluso la gente de la generación de trabajo más vieja / poca experiencia digital se lleva bien con ella.
  • A menudo es útil poder mostrar lo que se está hablando. Una pequeña y fina herramienta hace que sea muy agradable dibujar capturas de pantalla y comentar: Lightshot.

La mayoría de las herramientas como Asana, GDocs, Slack ahora también funcionan muy bien en las versiones móviles, para que puedas mirar rápidamente y ver lo que hay ahí.

=> Deberías estar bien preparado para trabajar a distancia desde el lado de la tecnología.

Más herramientas se pueden encontrar aquí: Más De 88 Herramientas Para La Empresa, La Oficina En Casa Y El Trabajo A Distancia

Paso 2: Informar a su equipo en el día 1 sobre el trabajo a distancia

Por supuesto, si su equipo nunca ha trabajado remotamente antes, tendrán que ajustarse. Yo le daría los siguientes puntos a tal equipo:

«Necesitaremos comunicarnos con más cuidado y con más disciplina.»

De hecho, el mayor desafío no es tanto el uso de las herramientas como el nivel de habilidades de comunicación que requiere. La comunicación que es remota Y asincrónica (el otro lee / responde más tarde) requiere o bien habilidades clarividentes… 😉 o una comunicación muy reflexiva.

En la oficina, la frase que se lanza rápidamente puede ser suficiente, porque la otra persona preguntará directamente y obtendrá la información que falta directamente. Pero en caso de duda, la otra persona es interrumpida en su trabajo, lo cual es masivamente a expensas de la productividad.

Una lista de control aproximada, por ejemplo, para una investigación a un colega en Slack:

  1. Dando contexto – ¿de qué se trata?
  2. ¿Qué quiero del otro, y por qué?
  3. ¿Qué necesita saber para poder ayudarme?
  4. ¿Qué tan urgente es? ¿Para qué? ¿O puede esperar? ¿Hasta cuándo?

«Cuando las cosas se compliquen, habla»

Regla básica aproximada: Cuanto más concretas y simples sean las cosas a aclarar, más fácil es hacerlo por chat, más complejo se vuelve, más necesita un intercambio directo. Así que tienes que comprobarlo una y otra vez:

¿Qué clase de comunicación tengo aquí ahora mismo?

¿Se habrían sentado juntos en la oficina? Entonces hazlo ahora, sólo con el zoom.

Los conflictos de cualquier tipo forman parte de la comunicación compleja – encuentre el diálogo directo aquí lo más rápido posible haciendo zoom o por teléfono, evitando así innecesarias guerras de nervios.

Presta atención a quién necesita información / necesita saber algo

¿Quién necesita saber el resultado de su reunión? Informar sobre ello por medio de Slack o en Asana / Trello si sólo se trata de una tarea concreta.

Nuestra recompensa: Más concentración y calma en el trabajo, productividad significativamente mayor


Un consejo más sobre cómo dirigir equipos remotos:

El trabajo a distancia es tremendamente transparente: Ahora puedes ver quién contribuye con qué resultados en un día / durante la semana.

Por lo tanto, en la gestión hay que asegurarse de ser justo y ayudar a clasificar quién está en qué tipo de proceso de trabajo. Por ejemplo, puede llegar a ser bastante ingrato en el departamento de desarrollo si se prueban 5 enfoques diferentes para una solución, todos los cuales no funcionan todavía. Esto ya se siente estúpido – en Trabajo a Distancia se hace aún más obvio que no tendrás un resultado concreto en tus manos al final de la semana. Aquí ayuda enormemente si a) señalas que sabes cómo clasificarlo y b) ayudas a estructurar el proceso de trabajo de una manera visible y comprobable («Prueba1: Realizado /Fallido/Aprendizaje:… etc.)

Paso 3: Cómo integrar a las personas en el trabajo a distancia en las próximas semanas

Remoto y digital o no: Los humanos seguimos siendo humanos, queremos tener una charla en la máquina de café y ser vistos y apreciados como seres humanos.

Mientras tanto, hemos resuelto este problema para nosotros:

3 medidas simples para integrar más humanidad en el trabajo a distancia

  1. Una cocina de café digital – aquí en Slack un canal llamado «La Cocina». Allí nos saludamos por la mañana y compartimos un vínculo divertido o algo intermedio.
  2. A través de Geekbot hemos establecido actualizaciones de estado (vinculadas a Slack) que se proveen mutuamente no sólo con información seca, sino también con información sobre los estados de ánimo y lo que actualmente nos ocupa o inspira.
  3. La clásica charla vieja. Deje un poco de tiempo y espacio para ello, y tomen un café juntos. No te preocupes: recuperarás fácilmente el tiempo después, es bueno para la productividad y la tasa de resolución de problemas más adelante. Se puede hacer maravillosamente con el zoom.

Paso 4: Ajustar con más precisión una vez que la productividad vuelve a subir

Por supuesto, cada empresa necesita herramientas y estructuras de comunicación ligeramente diferentes. Tan pronto como tengas los procesos más necesarios funcionando de nuevo en la versión remota, mantén los ojos abiertos, experimenta, encuentra tu propio camino.

Por lo tanto, esperamos que pueda comenzar su nueva fase con el Trabajo a Distancia incluso con una ocasión no deseada causada por el Coronavirus. Los artículos en profundidad de nuestros colegas (enlazados arriba y disponibles aquí abajo como una lista) le acompañarán con más detalles.

Inhaberin der Digital Agentur OVERW8. Handwerk gelernt in Zusammenarbeit mit großen Marken, deren Marketing & Vertrieb. Seit 2005 Unternehmerin (Marketing-/Vertriebs-Beratung, digitale Medien). Trendthemen auch mal Jahre voraus (Yoga, Gender Pay Gap, Innovation, E-Books). Faible für coole Marketing & Sales Automation Tools - digitale Prozess-Optimierungsmöglichkeiten sieht sie als perfekte Ergänzung zu handwerklich gut umgesetzter Kreativität.

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