因冠状病毒一周内从零到远程办公:这是怎么回事!

如何尽快将公司转为远程办公和家庭办公?

如何在短时间内为公司引入远程办公和家庭办公的技巧和方法。我们展示了它需要哪些步骤。

由于科罗娜的情况,很多公司不得不寻找如何尽快改变工作方式,改为 “远程办公 “的解决方案。

在我们机构,我们已经 “远程 “工作–即不分地点–三年了。最初的理由很简单:这样一来,在招聘合作伙伴和团队成员时,我可以把注意力放在谁能做出最好的贡献上,而不是放在谁能在慕尼黑南部的一个小镇上可用。同时,客户也乐于在纯数字投票中选择留下。在过去的3年里,我们自己尝试了很多东西,也抛弃了很多东西。

下面是我们所了解到的精华内容,以便大家在必要的时候,由于冠状病毒的情况,可以快速的进行转换。

好吧:也许或者可能连一个星期都不够。我们能承诺的。会有回报的。如果你成功地将这种工作方式引入到你的组织中,就会给你换回明显更多的操作空间和生产力–而且这要等到冠状病毒情况发生之后。

步骤1:提供合适的工具

要远程工作,你需要正确的工具。即使下面的清单现在看来是如此整洁和合乎逻辑……为了达到这个目的,我们已经尝试和抛弃了很多东西。同时,这里有一个好消息:在过去的3-5年里,远程工作便利软件的范围有了很大的提高。这里推荐的所有工具的设置都非常人性化。

你应该可以在一天之内为一个最多12人的团队进行以下设置,每个人都可以使用笔记本电脑,并且有一点技术知识。

小贴士:对于团队/人员较多的情况,最好指定一个主要代表,由他为公司创造软件本身,在团队中指定一个 “桥头堡”,将自己的团队整合到那里。

首先设置以下远程工作工具。

  • 团队中以及与客户的项目规划和任务管理的基础是ASANA。另外(如果你的项目不是那么复杂,或者一般比较流畅)TRELLO也很好用。
  • 对于日常沟通,Slack是不可缺少的。在这里,短平快的详细事情在不同的 “渠道 “中快速交换。截图更容易显示出它的意义。实用:Asana和Trello都可以直接链接到Slack–这样你就可以在Slack中直接看到新的和已完成的任务。
  • 直接沟通还是非常重要的,有了ZOOM,你终于可以摆脱对Skype的不理想的摆弄了(恐怖的是,我回想起2010年前后更多的欧洲团队电话 “等等,Marc又掉线了”)。有了Zoom,你可以 “像平常一样 “看到对方,分享屏幕,甚至白板和评论。使用Zoom对我们团队内部以及与客户的互动方式产生了巨大的影响。
  • 根据我们的经验,内容工作在Google Drive中效果最好。Docs和Sheet的修改和评论功能,非常适合在团队中远程协调甚至是复杂的文档,而不会让人发疯。而即使是老一辈的上班族/没什么数码经验的人也能很好地与之相处。
  • 通常情况下,能够表明你在说什么是有帮助的。一款精美的小工具,可以非常方便的提取截图并进行注释。Lightshot

现在大部分的工具,比如Asana、GDocs、Slack在移动版中也能很好的使用,这样即使在旅途中也能快速查看/锁定一些东西。

=> 有了这些,你应该可以很好地从技术方面进行远程工作。

更多家庭办公工具:88+商务、家庭办公和远程办公的工具。

第二步:如何在第一天向你的团队介绍远程工作。

如果你的团队以前从未远程工作过,他们当然要先适应。对于这样的团队,我会给予以下几点评价。

“我们在交流中要更加注意和规范”

其实,最大的挑战并不在于工具的使用,而是它对沟通技巧的要求程度。远程和异步的沟通(对方先阅读/后回复)需要千里眼技能….。;)或非常反思交流。

在办公室里,快速抛出一句话可能就够了,因为对方就会直接问,马上得到缺失的信息。但在疑惑的情况下,对方的工作被打断,这对工作效率是极大的不利。

粗略的核对表,例如在Slack上向同事提出请求。

  1. 给予背景–这是什么意思?
  2. 我想从对方那里得到什么–为什么?
  3. 他需要知道什么才能帮我?
  4. 有多急?为什么?还是可以等?直到什么时候?

“事情复杂了就直接说”

粗略的经验法则:需要澄清的问题越具体、越简单,越有可能通过聊天简单澄清;问题越复杂,越需要直接交流。所以你要再三检查。

我在这里看的是什么样的交流?

你们会在办公室里一起坐下来吗?那现在干脆也做–只是通过放大。

任何形式的冲突都是复杂沟通的一部分–尽快找到这里,通过放大或电话直接对话,避免不必要的神经战。

注意谁需要信息/需要知道的东西。

谁需要知道你们会议的结果?通过Slack或在Asana / Trello中通知他们,如果只是关于一个特定的任务。

我们的奖励:工作时更加专注和冷静,工作效率明显提高。


还有一个关于带领远程团队的建议。

远程工作是非常透明的:现在可以看出谁在一天/一周内贡献了哪些成果。

因此,在管理中,必须注意保持公平,或帮助分类谁在哪一类工作过程中。例如,在开发领域,如果你刚刚测试了5种不同的解决方案方法,但都还没有成功,那就会很不甘心。这已经让人感觉很愚蠢了–在远程工作中,到了周末你手中不会有一个具体的结果,这就更加明显了。在这里,如果你a)表明你知道如何对其进行分类,b)你支持以一种可见的、可检查的方式来构建工作过程(“Test1: Performed /Failed/Learnings:…等),那么这将对你有很大的帮助。

第三步:未来几周如何将人融入到远程工作中去?

远程和数字与否:我们人类依然是人,我们希望在咖啡机前聊聊天,也希望作为人类被看到和欣赏。

这就是我们在这段时间里自己解决的方法。

3个简单措施,让远程工作融入更多人文关怀

  1. 一个数字咖啡厨房–在Slack中,我们有一个频道叫 “厨房”。我们早上在那里打招呼,中间分享一个有趣的链接什么的。
  2. 通过Geekbot我们建立了状态更新(链接到Slack),不仅为对方提供了干货信息,还提供了心情的输入,以及目前还有什么想法或灵感。
  3. 经典老聊。留一点时间和空间给它,一起喝杯咖啡。别担心:你以后会很容易把时间补回来–这对以后的工作效率和解决问题的速度都有好处。可以通过变焦来完成精彩。

第四步:当生产力再次得到保障后,要进行更精确的调整。

当然,每个公司需要的工具和沟通结构略有不同。只要你在远程版中又运行了最必要的进程,就要睁大眼睛,进行试验,找到属于自己的方法。

所以,我们希望这能给你一个良好的开端,让你进入远程办公的新阶段,即使暂时有了冠状病毒不受欢迎的场合。我们同事的深度文章(上面有链接,下面以列表的形式提供)将伴随着你进一步的细节。

欢迎在这里分享您对冠状病毒引起的远程工作的经验和问题。

Inhaberin der Digital Agentur OVERW8. Handwerk gelernt in Zusammenarbeit mit großen Marken, deren Marketing & Vertrieb. Seit 2005 Unternehmerin (Marketing-/Vertriebs-Beratung, digitale Medien). Trendthemen auch mal Jahre voraus (Yoga, Gender Pay Gap, Innovation, E-Books). Faible für coole Marketing & Sales Automation Tools - digitale Prozess-Optimierungsmöglichkeiten sieht sie als perfekte Ergänzung zu handwerklich gut umgesetzter Kreativität.

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