Was sind digitale Veranstaltungen und deren Vor- und Nachteile?

„Gemeinsam sind wir stark“. Der Mensch ist ohne Frage ein Herdentier. Wir sind gern mit anderen beisammen. Auf privaten Treffen ebenso wie auf Messen, Workshops oder in Diskussionsveranstaltungen. Die meisten Veranstaltungen sind in diesem Jahr dem Coronavirus zum Opfer gefallen. Hygiene- und Abstandsregel verbieten das Zusammenkommen vieler Menschen – zumindest in der bisherigen Form. An die Stelle konventioneller Meetings treten zunehmend digitale Veranstaltungen.

Begriffserklärung

Das Problem ist erkannt. Viele Unternehmen stellen sich jetzt „nur“ noch auf die neue Situation ein. Das bedeutet: Sie sind gezwungen neue Strategien zu entwickeln, etwa wie man Veranstaltungen erfolgreich in die digitale Welt verlegen kann. Es stehen viele technische Tools zur Verfügung, um Veranstaltungen auch online durchführen zu können. Die Herausforderung: Aus vielen Möglichkeiten die passende zu finden und in ein geeignetes Maßnahmenpaket zu schnüren. Das Chaos beginnt oft aber schon bei unterschiedlichsten Begriffen, die verwendet werden.

1. Remote Events

Als Remote Event wird eine Zusammenarbeit auf Distanz, etwa per E-Mail definiert. In der Regel werden Team-Events oder Team-Workshops innerhalb einer Organisation als Remote Events bezeichnet.

2. Virtuelle Events

Bei virtuellen Events existiert zwischen den Teilnehmenden keinerlei physischer Kontakt. Dabei werden Plattformen kreiert, auf denen sich die Teilnehmenden mit personalisierten Avataren in digitalen Räumen bewegen können. Inhalte können interaktiv gestaltet werden. Präsentationen und Vorträge können aufgezeichnet und runtergeladen werden. Dieses Format eignet sich insbesondere für Messen oder Produktpräsentationen.

3. Online Events

Online-Veranstaltungen werden zurzeit von den meisten Menschen als Webinare, GoToWebinar, WebEx, Zoom, Webcasts, Web-Briefings, Facebook Live, YouTube Live und Google Hangout wahrgenommen. Die Grundidee ist, dass sie eine Gruppe von Menschen zusammenbringen, um Inhalte in einem virtuellen Live-Format zu erleben – und das oft in Form von Videokonferenzen. Wie Sie ein Online Event durchführen, wurde von unserem Kollegen Wolfgang Rathert bereits ausführlich beschrieben.

4. Digitale Events

Digitale Events sind interaktive, inszenierte und erlebnisorientierte Ereignisse, die im digitalen Raum (online) mit unterschiedlichsten Plattformen und Tools realisiert werden.

Was macht ein digitales Event erfolgreich?

Wie bei jeder analogen Veranstaltung ist eine umfassende und durchdachte Konzeption der Schlüssel für den Erfolg. Der nächste Erfolgsfaktor ist der auf das digitale Format abgestimmte Content.

Etwas anders als bei Live-Veranstaltungen erfordert das digitale Event von den Moderatoren und Referenten ein besonderes Entertainment-Talent um die Teilnehmenden über einen langen Zeitraum an die Übertragung zu binden. Aufkommende Langeweile ist schon bei analogen Veranstaltungen keine Freude, bei digitalen ist sie sehr kritisch, denn gelangweilte Teilnehmende schalten sich einfach per Knopfdruck weg. Deshalb: Fangen Sie schon vor Ihrer digitalen Veranstaltung an, Interessenten an sich zu binden: Etwa in Communities, Foren und Websites, in denen Sie die Bekanntschaft der Teilnehmenden mit Sprechern arrangieren sowie interaktive Spiele und Rätsel implementieren können, um das Interesse an der Veranstaltung selbst zu wecken. Nutzen Sie die Möglichkeit dabei die Teilnehmenden zu fragen, was sie auf der digitalen Veranstaltung sehen möchten und welche Erwartungshaltung sie haben. Wichtig ist dabei auch zu erklären, welche technische Infrastruktur für eine erfolgreiche Teilnahme am digitalen Event benötig wird.

Während der Veranstaltung vergessen Sie die interaktiven Elemente nicht. Eine digitale Veranstaltung darf nicht nur eine Frontalbeschallung sein, integrieren Sie etwa online Whiteboards für eine digitale Zusammenarbeit oder digitale spielerische Elemente.

Nicht zu vergessen – die Kommunikation nach der Veranstaltung. Hier wird das Interesse für die nächste Veranstaltung gelegt. Am bequemsten ist es, die Website der digitalen Veranstaltung und die Communitys in sozialen Netzwerken wie etwa LinkedIn zu verlinken. So veröffentlichen Sie alle nützlichen Informationen der digitalen Veranstaltung und erhalten direktes Feedback.

Eine direkte Ansprache der Teilnehmenden gelingt Ihnen aber immer noch am besten mit strukturierter E-Mail-Kommunikation. Nach der Veranstaltung analysieren Sie gründlich, was hat Ihre digitale Veranstaltung gebracht und was können Sie in der Zukunft noch besser machen.

Welche Vor- & Nachteile haben digitale Events?

Nicht nur im Business-to-Business-Bereich sind interne und externe Veranstaltungen unverzichtbar. Sie sind in der Regel ja ein fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation. Und wenn eine Präsenz-Kommunikation nicht möglich ist, dann sorgen digitale Events für Abhilfe. Der Trend geht dabei übrigens eindeutig in Richtung zu weniger Produktpräsentation und hin zu mehr nützlichem Content- und Experten-Wissen. Digitale Events sind nicht nur als Ersatz zu verstehen, sondern auch in Zukunft als eine weitere Möglichkeit des Zusammenkommens und des Zusammenarbeitens von Menschen zu verstehen.

Vorteile von digitalen Events

• Eine sehr hohe Reichweite des Internets ermöglicht eine unbegrenzte Kapazität Ihrer Veranstaltung und das weltweit.
• Genaues Kennenlernen von Teilnehmenden und Referenten durch intensiviere Zusammenarbeit möglich.
• Kostengünstig, da die Veranstalter und Teilnehmenden kein Anreise- und Unterbringungskosten sowie Verpflegungskosten tragen müssen.
• Mit dem Wegfall von An- und Abreise kann Zeit gespart werden.
• Bessere Bewertungsmöglichkeiten für die Nachbereitung von Themen, Speakern, Sessions, etc.
• Neue kreative Anstöße durch moderne digitale Formen der Zusammenarbeit und Ideenfindung

Nachteile von digitalen Events

• Die Grundvoraussetzung für ein digitales Event ist die Technik. Sie kann zum Störungsfaktor werden (Verbindungsgeschwindigkeit, falsche Einstellungen, IT-Richtlinien beim Unternehmen etc.).
• Fehlender persönlicher Kontakt schafft weniger Vertrautheit und Emotionen sowie das Gemeinschaftsgefühl sind schwerer zu vermitteln.
• Bei weltweiter digitaler Veranstaltung muss die globale Zeitverschiebung berücksichtigt werden.
• Networking ist bei einer Präsenz-Kommunikation auf einem realen Event natürlich einfacher als über digitale Kanäle, zumindest gewohnter.
• Die Aufmerksamkeit und die Kreativität können sich oft nicht so entfalten, wie es an einem besonders inspirierenden Ort funktioniert hätte, da man sich immer noch in seiner gewohnten Umgebung etwa seines Arbeitsplatzes befindet.

Zusammenfassung

Digitale Events haben den Umständen entsprechend im Jahr 2020 enorm an Bedeutung gewonnen. Die technischen Möglichkeiten sind vielfältig und bieten bereits heute eine solide Infrastruktur für eine erfolgreiche Durchführung von unterschiedlichsten Arten von Veranstaltungen. Allerdings erfordert es enormes Fachwissen und Fertigkeiten eine Veranstaltung, eine Messe oder eine Preisverleihung digital zu planen und durchzuführen. Jede Art von Veranstaltung, ob vor Ort oder digital, hat ihre Vor- und Nachteile.

Autoren: Inga Schmidt und Christoph Blase

von Neuem GmbH - Unternehmensberatung für digitale Transformation

Die Digitalisierungsspezialisten von „von Neuem“ unterstützen Sie dabei, mit wissenschaftlichem Hintergrund und praktischer Erfahrung die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten. Ob unser Kunde oder der Kunde unseres Kunden: Der Mensch steht immer im Mittelpunkt unserer Beratung. Wir verfolgen eine radikale Kundenzentrierung.