¿Qué son los eventos digitales y sus ventajas y desventajas?

¿Qué son los eventos digitales de todos modos y dónde pueden ser utilizados?

Gracias a Corona hay cada vez más eventos digitales. Mostramos qué son los eventos digitales y qué ventajas y desventajas tienen.

«Juntos somos fuertes». El hombre es sin duda un animal de rebaño. Nos gusta estar con los demás. En reuniones privadas así como en ferias, talleres o eventos de debate. La mayoría de los eventos de este año han sido víctimas del virus corona. Las normas de higiene y distancia prohíben la reunión de muchas personas, al menos en la forma actual. Los eventos digitales están reemplazando cada vez más a las reuniones convencionales.

Explicación de los términos

Se reconoce el problema. Muchas compañías ahora «sólo» se están ajustando a la nueva situación. Esto significa que se ven obligados a desarrollar nuevas estrategias, como por ejemplo, cómo trasladar con éxito los acontecimientos al mundo digital. Hay muchos instrumentos técnicos disponibles para permitir que los eventos se celebren en línea.

El reto: encontrar la correcta entre muchas posibilidades y reunirla en un paquete de medidas adecuadas. El caos suele comenzar con los más diversos términos que se utilizan.

1. Eventos remotos

Un evento remoto se define como una colaboración a distancia, por ejemplo, a través del correo electrónico. Normalmente los eventos de equipo o talleres de equipo dentro de una organización se llaman eventos remotos.

2. Eventos virtuales

En los eventos virtuales no hay contacto físico entre los participantes. Se crean plataformas en las que los participantes pueden moverse en espacios digitales con avatares personalizados. El contenido puede ser diseñado interactivamente. Las presentaciones y conferencias pueden ser grabadas y descargadas. Este formato es particularmente adecuado para ferias comerciales o presentaciones de productos.

3. Eventos en línea

Actualmente, la mayoría de las personas perciben los eventos en línea como seminarios web, GoToWebinar, WebEx, Zoom, webcasts, sesiones informativas en la web, Facebook Live, YouTube Live y Google Hangout. La idea básica es que reúnen a un grupo de personas para experimentar el contenido en un formato virtual en vivo, a menudo en forma de videoconferencia. Nuestro colega Wolfgang Rathert ya ha descrito en detalle cómo llevar a cabo un evento en línea.

4. Eventos Digitales

Los eventos digitales son eventos interactivos, escenificados y orientados a la experiencia, que se realizan en el espacio digital (en línea) con una amplia variedad de plataformas y herramientas.

¿Qué hace que un evento digital sea exitoso?

Como en cualquier evento análogo, un concepto amplio y bien pensado es la clave del éxito. El siguiente factor de éxito es el contenido adaptado al formato digital.

A diferencia de los eventos en vivo, el evento digital requiere un talento especial de entretenimiento de los presentadores y oradores para mantener a los participantes conectados a la transmisión durante un largo período de tiempo. Incluso en los eventos analógicos, el aburrimiento no es un placer, pero en los eventos digitales es muy crítico, porque los participantes aburridos simplemente se apagan con sólo pulsar un botón. Por eso deberías empezar a atar a los interesados a ti incluso antes de tu evento digital: Por ejemplo, en comunidades, foros y sitios web en los que se puede organizar el encuentro de los participantes con oradores y poner en práctica juegos y rompecabezas interactivos para despertar el interés en el propio evento. Aproveche la oportunidad para preguntar a los participantes qué les gustaría ver en el evento digital y cuáles son sus expectativas. También es importante explicar qué infraestructura técnica se requiere para participar con éxito en el evento digital.

No olvide los elementos interactivos durante el evento. Por ejemplo, integrar pizarras en línea para la colaboración digital o elementos lúdicos digitales.

No lo olvides… la comunicación después del evento. Aquí es donde se coloca el interés por el próximo evento. La forma más conveniente es enlazar con el sitio web del evento digital y las comunidades en las redes sociales como LinkedIn. De esta manera, usted publica toda la información útil del evento digital y recibe retroalimentación directa.

Sin embargo, la mejor manera de dirigirse directamente a los participantes sigue siendo la comunicación estructurada por correo electrónico. Después del evento, analizará a fondo lo que ha logrado su evento digital y lo que puede hacer aún mejor en el futuro.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los eventos digitales?

Los acontecimientos internos y externos son indispensables no sólo en el sector empresarial. Suelen ser una parte integral de las comunicaciones corporativas. Y si la comunicación de presencia no es posible, los eventos digitales proporcionan un remedio. Por cierto, hay una clara tendencia a una menor presentación de los productos y a un contenido y conocimientos especializados más útiles. Los eventos digitales no sólo deben considerarse como un sustituto, sino también en el futuro como una posibilidad más de que la gente se reúna y trabaje junta.

Ventajas de los eventos digitales

  • El gran alcance de Internet permite una capacidad ilimitada para su evento, en todo el mundo.
  • Conocer en detalle a los participantes y oradores es posible gracias a una cooperación más intensa.
  • Rentable, ya que los organizadores y los participantes no tienen que pagar los gastos de viaje y alojamiento ni la comida.
  • Se puede ahorrar tiempo eliminando los viajes hacia y desde el evento.
  • Mejores posibilidades de evaluación para el seguimiento de temas, ponentes, sesiones, etc.
  • Nuevos impulsos creativos a través de modernas formas digitales de colaboración y generación de ideas

Desventajas de los eventos digitales

  • El prerrequisito básico para un evento digital es la tecnología. Puede convertirse en un factor perturbador (velocidad de conexión, configuraciones erróneas, directrices de TI en la empresa, etc.)
  • La falta de contacto personal crea menos familiaridad y emociones y el sentido de comunidad es más difícil de transmitir.
  • Con un evento digital mundial, la diferencia horaria global debe ser tenida en cuenta.
  • La creación de redes es, por supuesto, más fácil con la comunicación cara a cara en un evento real que a través de canales digitales, al menos de forma más familiar.
  • La atención y la creatividad a menudo no pueden desarrollarse de la misma manera que hubiera sido posible en un lugar particularmente inspirador, ya que todavía está en su entorno familiar, como su lugar de trabajo.

Resumen

De acuerdo con las circunstancias, los eventos digitales han ganado enormemente en importancia en 2020. Las posibilidades técnicas son múltiples y ofrecen ya una sólida infraestructura para la realización con éxito de diferentes tipos de eventos. Sin embargo, se requieren enormes conocimientos y habilidades para planificar y ejecutar digitalmente un evento, una feria comercial o una ceremonia de entrega de premios. Cada tipo de evento, ya sea in situ o digital, tiene sus ventajas y desventajas.

Autores: Inga Schmidt y Christoph Blase

Die Digitalisierungsspezialisten von „von Neuem“ unterstützen Sie dabei, mit wissenschaftlichem Hintergrund und praktischer Erfahrung die digitale Transformation erfolgreich zu gestalten. Ob unser Kunde oder der Kunde unseres Kunden: Der Mensch steht immer im Mittelpunkt unserer Beratung. Wir verfolgen eine radikale Kundenzentrierung.

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