Quels sont les événements numériques, leurs avantages et leurs inconvénients ?

« Ensemble, nous sommes forts ». L’homme est sans conteste un animal de troupeau. Nous aimons être avec les autres. Lors de réunions privées ainsi que lors de salons, d’ateliers ou de discussions. La plupart des événements de cette année ont été victimes du virus corona. Les règles d’hygiène et de distance interdisent le rassemblement de nombreuses personnes – du moins sous la forme actuelle. Les événements numériques remplacent de plus en plus les réunions traditionnelles.

Explication des termes

Le problème est reconnu. De nombreuses entreprises ne font plus que s’adapter à la nouvelle situation. Cela signifie qu’ils sont obligés de développer de nouvelles stratégies, comme par exemple comment réussir à faire passer les événements dans le monde numérique. Il existe de nombreux outils techniques permettant d’organiser des événements en ligne.

Le défi : trouver la bonne solution parmi de nombreuses possibilités et la rassembler dans un ensemble de mesures appropriées. Le chaos commence souvent par les termes les plus divers qui sont utilisés.

1. Événements à distance

Un événement à distance est défini comme une collaboration à distance, par exemple par courrier électronique. En général, les événements d’équipe ou les ateliers d’équipe au sein d’une organisation sont appelés événements à distance.

2. Événements virtuels

Dans les événements virtuels, il n’y a pas de contact physique entre les participants. Des plateformes sont créées sur lesquelles les participants peuvent se déplacer dans des espaces numériques avec des avatars personnalisés. Le contenu peut être conçu de manière interactive. Les présentations et les conférences peuvent être enregistrées et téléchargées. Ce format est particulièrement adapté aux foires commerciales ou aux présentations de produits.

3. Événements en ligne

Les événements en ligne sont actuellement perçus par la plupart des gens comme des webinaires, GoToWebinar, WebEx, Zoom, webcasts, web briefings, Facebook Live, YouTube Live et Google Hangout. L’idée de base est qu’ils rassemblent un groupe de personnes pour qu’elles expérimentent le contenu dans un format virtuel en direct – souvent sous forme de vidéoconférence. Notre collègue Wolfgang Rathert a déjà décrit en détail la manière de mener un événement en ligne.

4. Événements numériques

Les événements numériques sont des événements interactifs, mis en scène et axés sur l’expérience, qui sont réalisés dans l’espace numérique (en ligne) avec une grande variété de plateformes et d’outils.

Qu’est-ce qui fait le succès d’un événement numérique ?

Comme pour tout événement analogue, un concept complet et bien pensé est la clé du succès. Le prochain facteur de succès est un contenu adapté au format numérique.

Quelque peu différent des événements en direct, l’événement numérique requiert un talent particulier de divertissement de la part des présentateurs et des orateurs afin de maintenir les participants connectés à l’émission sur une longue période de temps. Même lors d’événements analogiques, l’ennui n’est pas un plaisir, mais lors d’événements numériques, il est très critique, car les participants qui s’ennuient s’éteignent simplement en appuyant sur un bouton. C’est pourquoi vous devriez commencer à lier les parties intéressées à vous avant même votre événement numérique : Par exemple, dans les communautés, les forums et les sites web où vous pouvez faire en sorte que les participants rencontrent des intervenants et mettre en place des jeux et des puzzles interactifs pour susciter l’intérêt pour l’événement lui-même. Profitez de l’occasion pour demander aux participants ce qu’ils souhaitent voir lors de l’événement numérique et quelles sont leurs attentes. Il est également important d’expliquer quelle infrastructure technique est nécessaire pour une participation réussie à l’événement numérique.

N’oubliez pas les éléments interactifs pendant l’événement. Un événement numérique ne doit pas être un simple système sonore frontal, par exemple en intégrant des tableaux blancs en ligne pour la collaboration numérique ou des éléments ludiques numériques.

N’oubliez pas – la communication après l’événement. C’est là que se situe l’intérêt pour le prochain événement. Le moyen le plus pratique est de se connecter au site web de l’événement numérique et aux communautés sur les réseaux sociaux tels que LinkedIn. De cette façon, vous publiez toutes les informations utiles de l’événement numérique et recevez un retour d’information direct.

Toutefois, la meilleure façon de s’adresser directement aux participants reste la communication structurée par courrier électronique. Après l’événement, vous analyserez en profondeur ce que votre événement numérique a réalisé et ce que vous pouvez faire encore mieux à l’avenir.

Quels sont les avantages et les inconvénients des événements numériques ?

Les événements internes et externes sont indispensables non seulement dans le secteur du business-to-business. Ils font généralement partie intégrante de la communication des entreprises. Et si la communication de présence n’est pas possible, les événements numériques apportent un remède. D’ailleurs, la tendance est clairement à la réduction de la présentation des produits et à l’augmentation des contenus utiles et des connaissances spécialisées. Les événements numériques ne doivent pas seulement être considérés comme un substitut, mais aussi, à l’avenir, comme une possibilité supplémentaire pour les gens de se réunir et de travailler ensemble.

Avantages des événements numériques

• Une très grande portée d’Internet permet une capacité illimitée pour votre événement, dans le monde entier.
• Une coopération plus intensive permet de mieux connaître les participants et les intervenants.
• Rentable, car les organisateurs et les participants n’ont pas à payer les frais de voyage et d’hébergement ni les repas.
• Il est possible de gagner du temps en éliminant les déplacements pour se rendre à l’événement et en revenir.
• De meilleures possibilités d’évaluation pour le suivi des thèmes, des intervenants, des sessions, etc.
• De nouvelles impulsions créatives grâce à des formes numériques modernes de collaboration et de génération d’idées

Inconvénients des événements numériques

• La condition de base pour un événement numérique est la technologie. Elle peut devenir un facteur de perturbation (vitesse de connexion, mauvais réglages, directives informatiques de l’entreprise, etc.)
• Le manque de contact personnel crée moins de familiarité et d’émotions et le sentiment de communauté est plus difficile à transmettre.
• Avec un événement numérique mondial, le décalage horaire global doit être pris en compte.
• La mise en réseau est bien sûr plus facile avec une communication en face à face lors d’un événement réel qu’avec les canaux numériques, du moins de manière plus familière.
• Souvent, l’attention et la créativité ne peuvent pas se développer de la même manière qu’elles l’auraient fait dans un lieu particulièrement inspirant, car vous êtes toujours dans votre environnement familier, comme votre lieu de travail.

Résumé

Selon les circonstances, les événements numériques ont énormément gagné en importance en 2020. Les possibilités techniques sont multiples et offrent déjà une infrastructure solide pour la réalisation réussie de différents types d’événements. Toutefois, la planification et l’exécution numériques d’un événement, d’un salon ou d’une cérémonie de remise de prix exigent une expertise et des compétences considérables. Tout type d’événement, qu’il soit sur site ou numérique, a ses avantages et ses inconvénients.

Les auteurs : Inga Schmidt et Christoph Blase

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