Selbstorganisation als Schlüssel zu schnellen Veränderungen und agilen Organisationen

Der Selfmade-Trick oder: die Champions League für Change-Vorhaben

Digitalisierung ist mehr als nur Technik. Vielmehr muss die Organisation Digitalisierung auch denken können. Für viele kommt das einem echten, tiefen Kulturchange gleich! Einem mit besten Zukunftsaussichten zwar, dennoch fühlt sich ein Kulturchange meist aufwändig und langwierig an. Immer diese Widerstände …! Oder? Aber was wäre, wenn die Organisation sich einfach selbst umbauen würde? Wenn es nicht an den Menschen läge? Was, wenn schon alles angelegt wäre und nur noch aktiviert werden müsste? Was hilft, ist der ‚Trick‘ mit der Selbstorganisation!

Die wissenschaftliche Sicht auf Selbstorganisation

Selbstorganisation gehört zu den Begriffen, die umgangssprachlich jeder sofort versteht. Nur leider versteht jeder etwas anderes darunter. Um Missverständnisse zu vermeiden, eine kurze wissenschaftliche Beschreibung:

Im Kern geht es bei Selbstorganisation darum, wie offene Systeme, bestehend aus autonomen Teilsystemen, sprunghaft neue Eigenschaften zeigen.

Offene Systeme umfassen dabei alle Arten von Organisationen, in die etwas an Input gesteckt wird und (hoffentlich) etwas Großartiges herauskommt. Weil alle Organisationen aus Menschen bestehen, die autonom sind – also erstmal machen, was sie wollen –, beschreibt Selbstorganisation letztlich einfach, was passieren muss, damit sich eine beliebige Organisation einfach und schnell neu und ‚hoffentlich besser‘ organisiert. Genau das, was wir wollen …

Fragen wir die Selbstorganisation: Wie verändern sich Organisationen schnell?

Es sind nur zwei Sachen, die passieren müssen, damit Organisationen sich schnell und selbst verändern:

  1. Die Organisation muss die Freiheit/den Spielraum bekommen, sich zu verändern und
  2. es muss ein Signal geben, das für jeden so viel Sinn macht, dass er sich ich daran hält.

Ganz schön abstrakt? Funktioniert aber ganz einfach:

#1 Kapazität freischaufeln!

Ohne freie Kapazität kann man jede Art von Veränderung vergessen. Eine Organisation, die sich selbst verändern will, muss daher freie Kapazitäten haben – aber woher nehmen, wenn nicht stehlen? Dazu mehr im Zwillingsartikel „Der Erfolgsfaktor für schnelle Digitalisierung„. Die wenigsten Organisationen wissen, wie viel Kapazität sie tatsächlich und tagtäglich mit Multitasking und anderen Verrücktheiten verschenken. Wenn man den Engpass kennt und diesen richtig managt, ist es leicht möglich, 30 bis 50 % (und oft sogar noch) mehr zu leisten – ohne Druck und ohne zusätzliche Kosten. Die Kapazität ist also da, sie muss nur gehoben werden. Damit ist Voraussetzung #1 erfüllt.

Wenn Sie wissen wollen, wie groß das Potenzial bei Ihnen ist, dann können sie diesen kostenfreien Multitasking Schnelltest machen. Sie bekommen hier gleich ein paar Hinweise, was zu verbessern wäre und dazu noch eine Benchmark im Vergleich zu 400 anderen Firmen.

#2 Das Signal, das Sinn macht!

Wenn niemand mehr überlastet ist, muss klar sein, was gerade dringlich ist. Aber nicht subjektiv dringlich, sondern objektiv und fair, damit niemand sich übervorteilt fühlen kann.

Auch hier gibt es einen universellen Trick – etwas ganz Einfaches:

Es ist fast so wie beim Bremsen an einer Ampel. Wir fahren auf eine rote Ampel zu, wir haben eine grobe Idee, wie weit es noch ist und wie stark wir bremsen müssen. Wenn der Abstand schneller abnimmt, als wir abbremsen, ist das nicht gut und wir müssen stärker bremsen. Wenn wir schneller abbremsen als der Abstand abnimmt, ist alles in Ordnung. Vielleicht gibt es der Puffer sogar her, etwas von der Bremse zu gehen.  Wir bilden also im Kopf ein Verhältnis von (Brems-)Fortschritt zu Abstand (Puffer) – und steuern in Abhängigkeit davon gezielt nach.

Dieses Prinzip lässt sich sehr gut auf Projekte, Initiativen oder Aufgaben anwenden – agile oder klassische. Man macht einen groben Plan und nimmt aus jeder Aufgabe einen Teil der Zeitreserve raus, um es an das Ende – in einen Puffer – zu packen. Jeden Tag beobachtet und bewertet man den Fortschritt und damit, wie man auf der kritischen Kette an Aufgaben vorankommt. Und weil nicht jeden Tag alles glattläuft, geht auch immer etwas Puffer verloren. Wenn mehr Puffer verbraucht als Fortschritt erzeugt wird? Dann gilt es, kreativ zu sein und alle Aufmerksamkeit und Unterstützung zu investieren. Wenn man schneller vorankommt als der Puffer verbraucht wird, ist alles gut und man kann ggf. anderen (Projekten, Abteilungen, Kollegen), die in Schieflage gekommen sind, helfen.

Das Tolle: Dieses Prinzip ist so simpel und universell, dass es immer funktioniert. In Projekten, aber auch für agile Releases – eigentlich überall, wo ein Fortschritt und ein Pufferverbrauch messbar sind.

CCPM Fieberkurve aus universelles Signal DE
CCPM-Fieberkurve als universelles Signal für Selbstorganisation – Quelle: Wolfram Müller

Indem wir den Pufferverbrauch und Fortschritt allen sichtbar machen, verfügt jeder über dieselben Informationen und erkennt sofort, welche Aufgaben, Prozessschritte oder Projekte gerade am meisten in Schieflage sind.

CCPM Portfolio Übersicht als operative Priorität DE
CCPM-Punktwolke als operative Priorität und Schwerpunkt – Quelle: Wolfram Müller

Und natürlich macht es absolut Sinn, den anderen in Schieflage zu helfen – oder woher kommt die Hilfe sonst, wenn die eigenen Aufgaben in Schieflage geraten?!

Was ist das Besondere an Selbstorganisation?

Wahrscheinlich haben Sie gedacht: „Ja, das mit dem Entlasten der Organisation macht Sinn, ist doch logisch, kenne ich doch …“. Wahrscheinlich haben Sie auch gedacht: „Ja, das mit dem Fortschritt und Pufferverbrauch ist doch klar. Wenn mein Projekt ‚rot‘ ist und mir jemand hilft, dann helfe ich auch, wenn ich ‚grün‘ bin. Macht Sinn, wir sind ja eine Firma und wir sind bei der Digitalisierung nur erfolgreich, wenn alle Projekte gut und rechtzeitig fertig werden …“

Und genau das ist der Trick bei der Selbstorganisation! Es ist so einfach und jeder kennt es aus seinem privaten Leben. Man muss niemandem etwas erklären – sondern kann es einfach sofort tun!

Warum macht das nicht jeder?

Selbstorganisation funktioniert nur, wenn man beides – Kapazitäten freischaufeln und ein Signal setzen – fast gleichzeitig macht. Zwischen Entlastung der Organisation und dem täglichen Signal dürfen nur ein paar Tage oder Wochen liegen. Ansonsten übernimmt wieder das alte System – und das war es.

Außerdem müssen alle Beteiligten das Signal erkennen können und sich unbedingt daran halten. Wenn nicht, ja dann macht das Signal einfach keinen Sinn.

Selbstorganisation ist die Champions League der Changes

Nach gut 20 Jahren Erfahrung mit selbstorganisierten Changes kann ich aus Überzeugung behaupten, dass es nichts Schnelleres und Besseres gibt. Organisationen, die ich mit meinen Teams unterstützt habe, berichten, dass zwei- bis fünfmal mehr Projekte oder Aufträge mit den gleichen Ressourcen in kürzerer Zeit geliefert werden. Gleichzeitig dauert der Change oft nur wenige Woche und wird von der Mannschaft selbst getragen.

Natürlich ist der Trick mit der Selbstorganisation keine Zauberei. Jeder kann es, es braucht aber – wie ein gutes Fußballspiel – Vorbereitung. Und die Mannschaft muss dahinterstehen: Es braucht schnell einen Plan und ein gutes Buy-in. Dazu mehr im Zwillingsartikel „Hilfe wir brauchen einen Plan!„.

Ein selbstorganisierendes Unternehmen erfindet sich immer wieder neu – ganz nebenbei

Jedes Mal, wenn in einem Projekt ein Problem auftaucht, es ‚rot‘ wird, haben alle den Hinweis, dass Handlungsbedarf besteht. Zuerst gilt es, das Projekt zu retten – klar. Aber nach einer Weile erkennt man Muster: Wo hängt es immer und immer wieder?

Wenn man es als Manager nun schafft, bereichsübergreifend Lösungen umzusetzen, entwickelt sich eine Organisation, in der Abteilungen, Rollen und Strukturen nur noch wenig Bedeutung haben. Eine Organisation, die sich selbst immer wieder neu erfindet und sich auf die Gegebenheiten des Marktes und der Kunden einstellt. Oder kurz: nichts anderes als eine digitale Netzwerkorganisation.

Founder of BlueDolphin – the first international community for supporting self-organized changes. As Senior expert for high-performance/high-speed agile transformations at Consileon and former head of PMO of 1&1 Internet, GMX, and web.de, he brought over 500 digital innovations to life. He has always questioned the speed and productivity of organizations – and integrated classic project management with Agile since the beginning. As an international keynote speaker, author of many books about hyper-productivity, and consultant for breakthrough performance increases – Wolfram is known to bring flow to organizations and the sparkling back into the employees’ eyes.

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