Самоорганизацията като ключ към бързата промяна и гъвкавите организации
Самостоятелно направеният трик или: Шампионската лига за проекти за промяна
Дигитализацията е нещо повече от технология. По-скоро организацията трябва да може да мисли за дигитализацията. За мнозина това е равносилно на истинска, дълбока културна промяна! Такава, която е с най-добри перспективи за бъдещето, но културната промяна обикновено се усеща като продължителна и продължителна във времето. Винаги тези съпротивителни сили…! Или? Но какво би било, ако организацията просто се преустрои? Какво би станало, ако това не зависеше от хората? Ами ако всичко вече беше на мястото си и трябваше само да се активира? Какво помага, това е „трикът“ със самоорганизацията!
Index
Научният поглед върху само-организацията
Самоорганизацията е един от онези разговорни термини, които всеки разбира веднага. За съжаление, всеки го разбира по различен начин. За да се избегнат недоразумения, ще ви представим кратко научно описание:
В същността си самоорганизацията е свързана с това как отворените системи, състоящи се от автономни подсистеми, проявяват скокообразно нови свойства.
По този начин отворените системи обхващат всички видове организации, в които се влагат някакви входни данни и (надяваме се) се получава нещо страхотно. Тъй като всички организации се състоят от хора, които са автономни – т.е. правят това, което искат за момента – самоорганизацията в крайна сметка просто описва това, което трябва да се случи, за да може всяка организация да се реорганизира лесно и бързо и „да се надяваме, че по-добре“. Точно това, което искаме …
Нека да попитаме за самоорганизацията: Как организациите се променят бързо?
Има само две неща, които трябва да се случат, за да могат организациите да се променят бързо и да се променят сами:
- На организацията трябва да се даде свободата/пространството да се променя
- и трябва да има сигнал, който да е достатъчно смислен, за да се придържат към него всички.
Доста абстрактно? Но работата е съвсем проста:
#1 Освободете капацитет!
Без свободен капацитет можете да забравите за каквато и да е промяна. Следователно организация, която иска да се промени, трябва да има свободен капацитет – но откъде да го вземе, ако не да го открадне? Повече по този въпрос в статията на близнака „Факторът за успех на бързата дигитализация„. Много малко организации знаят колко капацитет всъщност отдават ежедневно с многозадачна работа и други лудости. Ако познавате проблемното място и го управлявате правилно, е лесно да направите от 30 до 50% (а често и повече) повече – без напрежение и без допълнителни разходи. Така че капацитетът е налице, той просто трябва да бъде повдигнат. По този начин е изпълнено изискване № 1.
#2 Сигналът, който има смисъл!
Когато никой вече не е претоварен, трябва да е ясно какво е спешно в момента. Но не субективно спешно, а обективно и справедливо, така че никой да не се чувства претоварен.
И тук има един универсален трик – нещо много просто:
Това е почти като спиране на светофар. Движим се към червен светофар, имаме приблизителна представа колко далеч е той и колко силно трябва да спираме. Ако разстоянието намалява по-бързо, отколкото ние спираме, това не е добре и трябва да спираме по-силно. Ако спираме по-бързо, отколкото намалява разстоянието, всичко е наред. Може би буферът дори ни позволява да отпуснем малко спирачките. Така че в главата си формираме съотношение между прогреса (на спиране) и разстоянието (буфера) – и в зависимост от това контролираме конкретно.
Този принцип може да се приложи много добре към проекти, инициативи или задачи – гъвкави или класически. Съставяте приблизителен план и от всяка задача изваждате част от времевия резерв, за да го поставите в края – в буфера. Всеки ден наблюдавате и оценявате напредъка и по този начин как напредвате по критичната верига от задачи. И тъй като не всичко върви гладко всеки ден, част от буфера винаги се губи. Ако се изразходва повече буфер, отколкото се генерира напредък? Тогава става въпрос за творчески подход и инвестиране на цялото внимание и подкрепа. Ако напредъкът се постига по-бързо, отколкото се изразходва буферът, всичко е наред и ако е необходимо, можете да помогнете на други (проекти, отдели, колеги), които са се сблъскали с трудности.
Хубавото е, че този принцип е толкова прост и универсален, че винаги работи. В проектите, но също и при гъвкавите версии – всъщност навсякъде, където напредъкът и потреблението на буфера са измерими.
Като се направи така, че потреблението на буфери и напредъкът да са видими за всички, всички разполагат с една и съща информация и могат веднага да видят кои задачи, стъпки от процеса или проекти в момента са най-неподходящи.
И разбира се, има смисъл да помагате на другите в беда – иначе откъде ще дойде помощта, когато собствените ви задачи се объркат?!
Какво е особеното в самоорганизацията?
Вероятно сте си помислили: „Да, има смисъл да се облекчи организацията, това е логично, знам го…“. Вероятно сте си помислили също така: „Да, напредъкът и консумацията на буфери са ясни. Ако проектът ми е „червен“ и някой ми помогне, то и аз ще помогна, ако съм „зелен“. Логично, все пак сме компания и сме успешни в дигитализацията само ако всички проекти са завършени добре и навреме …“.
И точно това е трикът при самоорганизацията! Толкова е просто и всеки го знае от личния си живот. Не е нужно да обяснявате нищо на никого – можете просто да го направите веднага!
Защо не го правят всички?
Самоорганизацията работи само ако правите и двете неща – освобождавате капацитет и изпращате сигнал – почти едновременно. Между освобождаването на организацията и ежедневния сигнал трябва да има само няколко дни или седмици. В противен случай старата система отново поема управлението – и това е всичко.
Освен това всички участници трябва да могат да разпознават сигнала и абсолютно да се придържат към него. Ако не е така, тогава да, сигналът просто няма смисъл.
Самоорганизацията е Шампионската лига на промените
След 20-годишен опит със самоорганизираната промяна мога да кажа с убеденост, че няма нищо по-бързо и по-добро. Организациите, които съм подкрепял с моите екипи, съобщават, че за по-кратко време със същите ресурси се изпълняват два до пет пъти повече проекти или задачи. В същото време промяната често отнема само няколко седмици и се управлява от самия екип.
Разбира се, трикът на самоорганизацията не е магия. Всеки може да го направи, но – подобно на добрия футболен мач – изисква подготовка. И екипът трябва да застане зад него: Той се нуждае от бърз план и добра подкрепа. Повече за това в статията „Помощ, трябва ни план!„.
Една самоорганизираща се компания се преоткрива отново и отново – съвсем случайно
Всеки път, когато в даден проект възникне проблем, той става „червен“ и всеки има индикация, че е необходимо да се предприемат действия. Първото нещо, което трябва да се направи, е да се спаси проектът – това е ясно. Но след известно време разпознавате закономерности: къде се мотае отново и отново?
Ако сега като ръководител успеете да приложите решения в различни отдели, се развива организация, в която отделите, ролите и структурите са без значение. Организация, която непрекъснато се преоткрива и адаптира към реалностите на пазара и клиентите. Или, накратко: нищо друго освен дигитална мрежова организация.
Comments are closed.