L’auto-organisation comme clé du changement rapide et des organisations agiles
Le tour de passe-passe ou : la Ligue des champions pour les projets de changement
La numérisation est plus qu’une simple technologie. Au contraire, l’organisation doit aussi être capable de penser la numérisation. Pour beaucoup, cela équivaut à un changement culturel réel et profond ! Un changement qui offre les meilleures perspectives d’avenir, mais un changement de culture semble généralement long et fastidieux. Toujours ces résistances… ! Ou bien ? Mais qu’en serait-il, si l’organisation se reconstruisait simplement ? Et si cela ne dépendait pas des gens ? Et si tout était déjà en place et qu’il suffisait de l’activer ? Ce qui aide est le « truc » avec l’auto-organisation !
Index
La vision scientifique de l’auto-organisation
L’auto-organisation est l’un de ces termes familiers que tout le monde comprend immédiatement. Malheureusement, chacun le comprend différemment. Pour éviter les malentendus, une courte description scientifique :
À la base, l’auto-organisation concerne la manière dont les systèmes ouverts, composés de sous-systèmes autonomes, présentent de nouvelles propriétés par bonds.
Les systèmes ouverts englobent donc tous les types d’organisations dans lesquelles des données sont introduites et (avec un peu de chance) quelque chose de bien en ressort. Étant donné que toutes les organisations sont composées de personnes autonomes – c’est-à-dire qui font ce qu’elles veulent pour l’instant – l’auto-organisation décrit simplement ce qui doit se passer pour qu’une organisation se réorganise facilement et rapidement et « espérons-le, mieux ». Exactement ce que nous voulons …
Posons la question de l’auto-organisation : Comment les organisations changent-elles rapidement ?
Il n’y a que deux choses qui doivent se produire pour que les organisations changent rapidement et se changent elles-mêmes :
- L’organisation doit disposer de la liberté/de l’espace nécessaire pour changer et
- il doit y avoir un signal qui a suffisamment de sens pour que tout le monde s’y tienne.
Plutôt abstrait ? Mais cela fonctionne très simplement :
#1 Libérez des capacités !
Sans capacité libre, vous pouvez oublier toute forme de changement. Une organisation qui veut se transformer doit donc disposer de capacités libres – mais où les prendre, sinon les voler ? Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans l’article jumeau « Le facteur de réussite d’une numérisation rapide« . Très peu d’organisations savent combien de capacité elles abandonnent réellement au quotidien avec le multitâche et autres folies. Si vous connaissez le goulot d’étranglement et que vous le gérez correctement, il est facile de faire 30 à 50% (et souvent même plus) de plus – sans pression et sans coûts supplémentaires. La capacité est donc là, il suffit de l’augmenter. Ainsi, l’exigence n° 1 est remplie.
#2 Le signal qui a du sens !
Lorsque plus personne n’est surchargé, il faut savoir ce qui est urgent à ce moment-là. Mais pas de manière subjective, mais objective et juste, afin que personne ne se sente surchargé.
Ici aussi, il existe une astuce universelle – quelque chose de très simple :
C’est presque comme freiner à un feu de circulation. Nous nous dirigeons vers un feu rouge, nous avons une idée approximative de sa distance et de la force avec laquelle nous devons freiner. Si la distance diminue plus vite que nous freinons, ce n’est pas bon et nous devons freiner plus fort. Si nous freinons plus vite que la distance ne diminue, tout va bien. Peut-être même que le tampon nous permet de relâcher un peu les freins. Nous formons donc dans notre tête un rapport entre la progression (du freinage) et la distance (tampon) – et en fonction de cela, nous contrôlons spécifiquement.
Ce principe s’applique très bien aux projets, initiatives ou tâches – agiles ou classiques. Vous établissez un plan approximatif et retirez une partie de la réserve de temps de chaque tâche pour la mettre à la fin – dans un tampon. Chaque jour, vous observez et évaluez l’avancement et donc comment vous progressez sur la chaîne critique des tâches. Et comme tout ne se passe pas toujours sans heurts, une partie de la réserve est toujours perdue. Si l’on consomme plus de tampon que l’on progresse ? Il s’agit alors d’être créatif et d’investir toute l’attention et le soutien nécessaires. Si les progrès sont plus rapides que la consommation du tampon, tout va bien et, si nécessaire, vous pouvez aider les autres (projets, départements, collègues) qui ont rencontré des difficultés.
Ce qui est génial, c’est que ce principe est tellement simple et universel qu’il fonctionne toujours. Dans les projets, mais aussi pour les versions agiles – en fait, partout où les progrès et la consommation du tampon sont mesurables.
En rendant la consommation de tampon et les progrès visibles pour tous, chacun dispose des mêmes informations et peut immédiatement voir quelles tâches, étapes de processus ou projets sont actuellement les plus déréglés.
Et bien sûr, il est tout à fait logique d’aider les autres en difficulté – sinon, d’où viendra l’aide quand vos propres tâches tourneront mal ? !
Qu’est-ce que l’auto-organisation a de particulier ?
Vous avez probablement pensé : « Oui, il est logique de soulager l’organisation, c’est logique, je le sais… ». Vous avez probablement aussi pensé : « Oui, l’avancement et la consommation du tampon sont clairs. Si mon projet est ‘rouge’ et que quelqu’un m’aide, alors je vais aussi aider si je suis ‘vert’. C’est logique, nous sommes une entreprise après tout, et nous ne pouvons réussir la numérisation que si tous les projets sont bien terminés et dans les temps… ».
Et c’est exactement l’astuce de l’auto-organisation ! C’est tellement simple, et tout le monde le sait dans sa vie privée. Vous n’avez pas besoin d’expliquer quoi que ce soit à qui que ce soit – vous pouvez simplement le faire tout de suite !
Pourquoi tout le monde ne fait pas ça ?
L’auto-organisation ne fonctionne que si vous faites les deux – libérer la capacité et envoyer un signal – presque simultanément. Il ne devrait y avoir que quelques jours ou semaines entre la libération de l’organisation et le signal quotidien. Sinon, l’ancien système reprend le dessus – et c’est tout.
En outre, toutes les personnes concernées doivent être capables de reconnaître le signal et de s’y tenir absolument. Si ce n’est pas le cas, alors oui, le signal n’a tout simplement aucun sens.
L’auto-organisation est la Ligue des champions du changement
Après une bonne vingtaine d’années d’expérience en matière de changement auto-organisé, je peux affirmer avec conviction qu’il n’y a rien de plus rapide ni de meilleur. Les organisations que j’ai soutenues avec mes équipes indiquent que deux à cinq fois plus de projets ou de missions sont réalisés en moins de temps avec les mêmes ressources. En même temps, le changement ne prend souvent que quelques semaines et est mené par l’équipe elle-même.
Bien sûr, l’astuce de l’auto-organisation n’est pas magique. Tout le monde peut le faire, mais, comme pour un bon match de football, cela demande de la préparation. Et l’équipe doit être derrière : Elle a besoin d’un plan rapide et d’une bonne adhésion. Plus d’informations à ce sujet dans l’article jumeau « Help we need a plan !« .
Une entreprise auto-organisée se réinvente encore et encore – tout à fait par hasard
Chaque fois qu’un problème survient dans un projet, il devient « rouge », tout le monde a le sentiment qu’il faut agir. La première chose à faire est de sauver le projet – bien sûr. Mais au bout d’un certain temps, vous reconnaissez des schémas : où est-ce que le problème se répète sans cesse ?
Si, en tant que manager, vous parvenez à mettre en œuvre des solutions dans tous les départements, une organisation se développe dans laquelle les départements, les rôles et les structures ont peu d’importance. Une organisation qui se réinvente constamment et s’adapte aux réalités du marché et des clients. Ou, en bref : rien d’autre qu’une organisation de réseau numérique.
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